Veilig notuleren
Je neemt een gesprek op met een app. Waar gaat die opname heen, wie kan erbij, en wanneer is hij weg? Bij Notuly is het antwoord simpel: verwerken in Amsterdam, verslag in je mail, audio binnen een minuut na verwerking gewist.
Beschikbaar op macOS, Windows, iOS en Android.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
De basis
Veilig notuleren betekent dat je controle hebt over wat er met je gespreksopname gebeurt. Waar gaat de audio naartoe? Hoe lang wordt die bewaard? Wordt je gesprek gebruikt om AI mee te trainen? En wie kan er bij je verslagen?
Die vragen zijn relevant zodra je een notulen-app gebruikt. Elke app die je gesprek opneemt, stuurt de audio ergens naartoe voor verwerking. Bij sommige apps is dat een server in Nederland. Bij andere een server in de VS, beheerd door een partij die je niet kent.
Het verschil is niet altijd zichtbaar. De meeste apps beloven dat je data "veilig" is. Maar veilig kan van alles betekenen. Veilig met encryptie, maar opgeslagen voor onbepaalde tijd. Veilig achter een wachtwoord, maar toegankelijk voor de leverancier. Veilig volgens Amerikaanse standaarden, maar niet volgens de AVG.
En er speelt wetgeving mee. Verwerk je een gesprek zakelijk, dan vraagt de AVG om openheid: je vertelt de deelnemers wat je vastlegt en waarom. Laat je de opname verwerken door een externe dienst, dan verwerk je persoonsgegevens via een derde partij. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij.
De risico's
De risico's zitten niet in de app zelf, maar in wat er met je audio gebeurt na het gesprek: opslag op buitenlandse servers, gebruik voor AI-training, en geen controle over wie erbij kan.
Na het gesprek wordt je opname verwerkt. Bij veel apps blijft die daarna staan. Soms dagen, soms maanden, soms voor onbepaalde tijd. Je salarisonderhandeling, je klantgesprek, je MT-overleg: het staat in een archief van een bedrijf dat je niet kent.
Veel AI-tools gebruiken je data om hun modellen te verbeteren. Soms staat dat in de voorwaarden, soms niet. Fragmenten van jouw gesprek dragen dan bij aan een systeem waar ook je concurrent mee werkt.
Zodra je een app gebruikt die gesprekken opneemt, verwerk je persoonsgegevens via een derde partij. De AVG schrijft voor dat je daar een verwerkersovereenkomst voor hebt. Niet elke app biedt die aan. Zonder die overeenkomst ben jij aansprakelijk, niet de app.
Checklist
Dit zijn geen theoretische risico's; ze horen bij elke app die bewaart. De vraag is dus: hoe check je het? Met vijf vragen, en die gelden voor elke aanbieder. Niet alleen voor Notuly.
Kort antwoord
Of een notuleer-app veilig is, check je zelf in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst van de aanbieder. Let op vijf punten: waar de audio wordt verwerkt, hoe lang die bewaard blijft, of er op je data getraind wordt, welke subverwerkers meekijken en of er een verwerkersovereenkomst beschikbaar is.
In Nederland? In de EU? Of in de VS, waar andere privacywetten gelden? Data die de EU verlaat valt onder andere wetgeving. Bij vertrouwelijke gesprekken is dat relevant.
Wordt je opname direct gewist, of blijft die dagen of weken staan? Elke dag dat je audio ergens op een server staat, is een dag extra risico. Vraag specifiek naar de retentieperiode.
Bij veel apps standaard wel. Soms kun je het uitzetten, soms niet. Het loont om de voorwaarden te lezen. Staat er niks over, ga er dan niet van uit dat het niet gebeurt.
Gebruik je de app zakelijk? Dan verwerk je persoonsgegevens via een externe dienst. De AVG schrijft voor dat je een verwerkersovereenkomst afsluit met de aanbieder. Niet elke app biedt die aan. Vraag ernaar voor je begint.
De verslagen die de app maakt: zijn die van jou? Of claimt de aanbieder er rechten op? Check de voorwaarden. Je wilt niet dat jouw verslagen eigendom zijn van iemand anders.
Heeft een app op al deze vragen een goed antwoord, dan kun je er veilig mee werken. Welke app het ook is. Samen vormen deze vragen de eisen waarop je notuleer-software voor je organisatie selecteert.
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter: het verslag staat in je eigen mailbox, niet bij ons. Wat wij niet bewaren, kan ook niet lekken.
Wij werken conform:
ISO 27001.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.
De regels
In Nederland mag je een gesprek opnemen waar je zelf aan deelneemt, ook zonder het te melden. Verwerk je het gesprek zakelijk, dan vraagt de AVG om openheid richting de deelnemers. Een gesprek opnemen waar je niet aan deelneemt, is strafbaar.
Twee lagen. De eerste: je mag een gesprek opnemen waar je zelf deel van uitmaakt (Wetboek van Strafrecht, artikel 139a); melden is daarvoor niet verplicht. De tweede: verwerk je het gesprek zakelijk, dan vraagt de AVG om openheid. Mondeling melden aan het begin is dan voldoende; schriftelijke toestemming is niet nodig. Dat geldt aan tafel en in een online meeting.
Wat niet mag: een gesprek opnemen waar je niet aan deelneemt. Een microfoon in een vergaderruimte leggen en zelf de kamer verlaten, dat is strafbaar. De situaties en uitzonderingen staan op mag ik een gesprek opnemen.
Praktische tip: begin elk gesprek met "Ik neem dit op, dan hoeven we het verslag niet zelf uit te werken. Akkoord?" De meeste mensen vinden het prima.
Laat je de opname verwerken door een app, dan verwerk je persoonsgegevens van de deelnemers. De AVG is dan van toepassing: artikel 6 voor de grondslag, artikel 28 voor de verwerker. Je hebt een verwerkersovereenkomst nodig met de aanbieder; zonder die overeenkomst ben jij aansprakelijk als er iets misgaat. Wat erin hoort, lees je op verwerkersovereenkomst. Bij Notuly is die beschikbaar vanaf een Team-licentie (zie prijzen).
Twee dingen blijven bij jou, welke app je ook kiest: jij meldt dat je opneemt, en jij checkt het verslag voordat je het deelt. Notuly is een slimme app, geen mens.
Naast de AVG gelden er per sector aanvullende normen: voor de overheid de BIO en de Wet open overheid, in de zorg NEN 7510, en in juridische en financiële beroepen het beroepsgeheim. Hieronder wat dat betekent voor je gesprekken.
Sectoren
BIO-normen en data binnen de EU. En de Wet open overheid: wordt een gesprek opgeslagen, dan kan het worden opgevraagd. Bij Notuly valt er bij de leverancier niks op te vragen; de audio bestaat niet meer en het verslag staat in jullie eigen mailomgeving. Lees meer op Notuly voor gemeenten.
NEN 7510 voor informatiebeveiliging. Cliëntgesprekken bevatten medische of persoonlijke informatie; vertrouwelijkheid is een eis, geen optie. Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Dat betekent: niks dat rondzwerft in een systeem waar het niet hoort. Lees meer op Notuly voor de zorg.
Beroepsgeheim. Een advocaat of accountant die klantgesprekken opneemt via een app die data opslaat in de VS, loopt een reëel risico. Bij Notuly blijft het verslag in je eigen mailomgeving, niet in een extern archief. Lees meer op Notuly voor de advocaat.
Werk je in een beroep met een geheimhoudingsplicht, dan staat per beroep beschreven wat opnemen en uitwerken betekent: voor de advocaat en de notaris (beroepsgeheim), voor de psycholoog en de fysiotherapeut (beroepsgeheim en AVG in de zorg), en voor coaching (vertrouwelijkheid via de gedragscode).
Vergelijken
We hielden de openbare privacydocumentatie van elf veelgebruikte notuleer- en transcriptie-apps naast die van Notuly. De grootste bevinding zit niet in de serverlocatie, maar in het bewaren. Vrijwel alle apps bewaren je tekst standaard, vaak onbeperkt; een deel bewaart ook de audio. Notuly wist allebei: de audio binnen een minuut na verwerking, de tekst zodra de mail is verstuurd.
Locatie en bewaren zijn bovendien twee losse assen. Een Europese aanbieder kan alsnog lang bewaren, en een Amerikaanse kan netjes wissen. Check dus altijd allebei. En Amerikaanse verwerking betekent: je gesprek valt onder Amerikaanse wetgeving. Waarom dat uitmaakt, lees je op AI zonder data naar de VS.
Ook de grote vergaderplatforms bieden eigen AI-functies, meestal onder een bestaand contract. Bij Microsoft Copilot blijft je gesprek in je eigen Microsoft-omgeving; wat er na afloop bewaard blijft, bepaalt vooral je beheerder. En wie een gesprek in ChatGPT plakt, heeft er ongemerkt een verwerker bij. Hoe dat zit, lees je op is ChatGPT AVG-proof en datalek bij AI-tools.
De vergelijking per tool, functie voor functie: Notuly vs Copilot, Notuly vs Fireflies en Notuly vs Otter. Vijf tools naast elkaar staat in beste notulen app. Wil je vooraf zelf toetsen, gebruik dan het keuzekader op AVG-proof AI-tool kiezen.
Het proces
Dit is de route die je audio aflegt. Kort, rechtdoor, en aan het einde is de audio gewist.
Open de app of start Notuly in je online meeting en druk op de opnameknop. Aan tafel? Telefoon in het midden. De audio gaat versleuteld naar Nederlandse servers in Amsterdam.
De hele AI-stap draait op onze eigen modellen, op servers in Amsterdam. De enkele subverwerker zit in de EU en mag je audio niet bewaren en er niet op trainen.
Iedereen krijgt het verslag met besluiten en actiepunten in de mail. De audio is binnen een minuut na verwerking gewist; de tekst volgt zodra de mail is verstuurd.
Er is geen stap vier. Geen archief, geen backup, geen "voor het geval dat". Het is weg. Hoe het verslag zelf tot stand komt, lees je op automatisch notuleren.
In een online meeting schuift er bovendien geen bot aan als extra deelnemer. Hoe dat werkt, staat op notuleren zonder bot in je vergadering.
Op al je apparaten
Beeldbellen via Teams, Zoom of Google Meet? De desktop-app notuleert rechtstreeks vanaf je laptop. En met de iPhone- en Android-app leg je elk gesprek onderweg vast.
Veilig notuleren betekent dat je controle hebt over wat er met je gespreksopname gebeurt: waar de audio naartoe gaat, hoe lang die bewaard wordt, en of het gebruikt wordt voor AI-training.
Een verwerkersovereenkomst (AVG artikel 28) is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam, en data verlaat de EU niet. De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist en Notuly slaat je gesprekken niet op.
In Amsterdam. Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, en data verlaat de EU niet. Er is geen internationale doorgifte.
Nee. Niet nu, niet later. Staat ook in ons privacybeleid: notuly.nl/privacy.
De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter: het verslag staat in je eigen mailbox, niet bij ons.
Voor het opnemen zelf geldt geen meldplicht als je zelf aan het gesprek deelneemt. Zodra een organisatie dat gesprek verwerkt, vraagt de AVG om openheid over wat je vastlegt en waarom. Eén zin aan het begin van het gesprek is genoeg, en het is wel zo netjes. De regels per situatie staan op notuly.nl/mag-ik-een-gesprek-opnemen.
Ja. Conform artikel 28 AVG, beschikbaar vanaf een Team-licentie. Op Enterprise is een custom DPA mogelijk. Mail naar team@notuly.nl.
Notuly meldt datalekken binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Zakelijke klanten worden binnen 48 uur geïnformeerd. Omdat audio binnen een minuut na verwerking wordt gewist en er geen archief bestaat, valt er weinig te lekken.
Notuly vraagt geen Microsoft-licentie, en alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam. De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist en Notuly slaat je gesprekken niet op. Hoe Copilot met je data omgaat, zetten we met bronnen op een rij op notuly.nl/notuly-vs-copilot.
Een verwerkersovereenkomst is een contract tussen jou en een dienstverlener die persoonsgegevens verwerkt in jouw opdracht. De AVG schrijft voor dat je dit regelt als je een notuleer-app zakelijk inzet. Bij Notuly is deze beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Telefoon op tafel of desktop-app aan. Gesprek voeren, verslag in de mail, audio binnen een minuut na verwerking gewist. Drie gesprekken gratis per maand, zonder betaalgegevens.
Veelgestelde vragen