Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Sessieverslagen en voortgangsverslagen voor je behandeldossier, zonder dat je er 's avonds voor gaat zitten.
Veel psychologen denken dat AI sowieso niet bij psychische gegevens mag. Dat klopt niet helemaal. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en verwerken mag in beginsel niet, maar onder voorwaarden mag het wel (AVG art. 9). De echte vraag is dus niet of AI mag, maar waar de data staat en wie erop traint.
Wat is het
Notuleren voor de psycholoog is het vastleggen van een sessie of intake en het omzetten naar een sessieverslag dat in het behandeldossier kan. Het gaat om het sessieverslag en het voortgangsverslag, de intake en de bespreking van het behandelplan: het gespreks- en verslagdeel van je werk, niet om een tool die meeschrijft in de spreekkamer of in je EPD.
Daarmee verschuift de aandacht naar twee praktische vragen. Eerst: mag je een sessie opnemen om er een verslag van te maken? Als deelnemer aan het gesprek mag dat, mits je de cliënt informeert en akkoord vastlegt. En daarna: wat komt er in dat verslag te staan? Omdat de cliënt het mag inzien, loopt daar een grens doorheen tussen wat je als feit opschrijft en wat je als interpretatie opschrijft. Allebei hieronder, eerst de vraag of het mag.
Mag het
Wie zelf aan een gesprek deelneemt, mag het opnemen om er een verslag van te maken. Een psycholoog die zijn eigen sessie vastlegt, is deelnemer aan dat gesprek, dus dat mag. De grens zit niet in het opnemen zelf. Hij zit in wat je de cliënt vertelt, en in waar de opname en het verslag belanden: niet ergens waar jij geen grip op hebt.
Dat eerste is geen formaliteit. Een sessie gaat over iemands psychische gezondheid, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG art. 9). Verwerken daarvan mag in beginsel niet, behalve onder een uitzondering, zoals uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a) of het kader van de gezondheidszorg en behandeling (sub h). Praktisch: je informeert de cliënt dat je opneemt, en je legt vast dat hij akkoord is. Dat is de verwerkingsgrond, en het hoort sowieso bij de relatie.
Dit gaat over jou, de behandelaar, die zijn eigen sessie vastlegt. De omgekeerde vraag, of een cliënt zijn behandelaar mag opnemen, is een andere kwestie met andere regels en blijft hier buiten beschouwing. Mag je een gesprek opnemen in het algemeen, daar gaat mag ik een gesprek opnemen dieper op in. Waar het hier om draait, is wat er straks in dat verslag terechtkomt.
Het verslag
Een sessieverslag legt vast wat besproken en afgesproken is, in begrijpelijke taal, omdat de cliënt het mag inzien. Dat laatste is het scharnier: je schrijft niet voor jezelf alleen, je schrijft iets wat de cliënt kan opvragen en lezen. Daar volgt de toon van het hele verslag uit.
Vier dingen liggen wettelijk vast, en ze sturen samen hoe een verslag eruitziet:
Het inzagerecht maakt een onderscheid scherp dat elke behandelaar kent maar zelden expliciet maakt: wat je als feit opschrijft, en wat je als interpretatie opschrijft. Dat onderscheid is geen woordenspel, en het verdient een eigen blok.
In de praktijk
In de praktijk is het opnemen een handeling aan het begin van de sessie en een aan het eind. Daartussen voer je gewoon je gesprek, zonder dat je meeschrijft. De verwerking tot een conceptverslag gebeurt daarna, niet tijdens het gesprek. Hieronder de stappen, met de tijd die elke stap kost.
| Stap | Wat je doet | Tijd |
|---|---|---|
| 1. Starten | Je vertelt de cliënt dat je opneemt, en start de opname | Enkele seconden |
| 2. De sessie | Je voert het gesprek, telefoon op tafel, geen aantekeningen | De sessie zelf |
| 3. Stoppen | Je stopt de opname aan het eind | Enkele seconden |
| 4. Verwerken | Een conceptverslag met besproken punten en afspraken komt per mail | Gemiddeld 1 tot 5 minuten |
| Stap | Wat je doet | Tijd |
|---|---|---|
| 1. Starten | Je vertelt de cliënt dat je opneemt, en start de opname | Enkele seconden |
| 2. De sessie | Je voert het gesprek, telefoon op tafel, geen aantekeningen | De sessie zelf |
| 3. Stoppen | Je stopt de opname aan het eind | Enkele seconden |
| 4. Verwerken | Een conceptverslag met besproken punten en afspraken komt per mail | Gemiddeld 1 tot 5 minuten |
De verwerking duurt gemiddeld 1 tot 5 minuten, bij een lang gesprek tot ongeveer 8 minuten. Het concept staat dus tussen twee sessies door al klaar, wachtend tot jij het naleest. De minuut die je vaker hoort, gaat ergens anders over: zo snel wordt de audio na verwerking gewist, niet zo snel is het verslag klaar.
De grens
Omdat de cliënt het verslag mag inzien, loopt er een grens door wat je opschrijft: feiten en afspraken horen er gewoon in, interpretatie mag erin maar herkenbaar als interpretatie, en losse persoonlijke werkaantekeningen horen er niet in. Onderstaande tabel zet die drie naast elkaar. Het is het verschil tussen wat je waarneemt en wat je daarvan maakt.
| Wel opnemenobservatie en afspraak | Met zorginterpretatie en hypothese | Niet opnemenpersoonlijke werkaantekening |
|---|---|---|
| Feitelijk besproken klachten | Professionele duiding van wat je hoort | Losse gedachten en geheugensteuntjes voor jezelf |
| Wat de cliënt zelf zegt, zo letterlijk mogelijk | Werkhypotheses over wat er speelt | Aantekeningen die je nog niet wilt delen |
| Gemaakte afspraken, huiswerk, vervolg | Diagnostische overwegingen | Voorlopige indrukken zonder onderbouwing |
| Feiten, geen aannames | Duiding mag, mits onderbouwd met feiten en herkenbaar als interpretatie (de cliënt leest mee) | Werkaantekeningen blijven buiten het verslag (let op: stel je het verslag uit, dan kunnen ze alsnog onder het inzagerecht vallen) |
| Wel opnemenobservatie en afspraak | Met zorginterpretatie en hypothese | Niet opnemenpersoonlijke werkaantekening |
|---|---|---|
| Feitelijk besproken klachten | Professionele duiding van wat je hoort | Losse gedachten en geheugensteuntjes voor jezelf |
| Wat de cliënt zelf zegt, zo letterlijk mogelijk | Werkhypotheses over wat er speelt | Aantekeningen die je nog niet wilt delen |
| Gemaakte afspraken, huiswerk, vervolg | Diagnostische overwegingen | Voorlopige indrukken zonder onderbouwing |
| Feiten, geen aannames | Duiding mag, mits onderbouwd met feiten en herkenbaar als interpretatie (de cliënt leest mee) | Werkaantekeningen blijven buiten het verslag (let op: stel je het verslag uit, dan kunnen ze alsnog onder het inzagerecht vallen) |
Dit is een richtlijn voor het schrijven, geen juridisch oordeel per geval. Stand juni 2026, gebaseerd op de NIP-beroepscode en het inzagerecht uit de WGBO.
De kolom die psychologen het vaakst verkeerd inschatten, is de derde. Want "niet opnemen" betekent niet "veilig opgeborgen".
Waarom uitstellen riskant is
Een verslag uitstellen voelt als tijd doorschuiven. Dat pakt zelden zo uit. Zolang er geen net sessieverslag is, is de grens tussen je losse werkaantekeningen en het dossier minder scherp, en kan een cliënt eerder vragen wat je hebt vastgelegd. Een tijdig verslag haalt die aantekeningen uit de grijze zone. Persoonlijke werkaantekeningen vallen in beginsel buiten het dossier (WGBO, art. 7:456 BW over inzage), maar die afbakening hangt af van het geval.
Zo bezien beschermt een goed, tijdig verslag niet alleen de cliënt, maar ook jou. Het zet je waarnemingen en je duiding op de plek waar ze horen, in begrijpelijke taal, zodat je losse krabbels niet jaren in dat schemergebied blijven hangen. Het verslag is niet het werk dat je 's avonds nog moet doen. Het is het werk dat je positie netjes houdt.
Die drie eisen botsen schijnbaar met je agenda. De truc is niet harder werken aan het verslag, maar het op een ander moment laten ontstaan: niet 's avonds, maar terwijl de volgende cliënt nog in de wachtkamer zit.
Hoe Notuly dit oplost
Concreet: je legt de telefoon op tafel, neemt de sessie op, en een gestructureerd conceptverslag met de besproken punten, de afspraken en het vervolg komt per mail bij jou binnen. Jij maakt er het verslag van dat het dossier in gaat. Notuly is het startpunt; het oordeel blijft van jou.
De hele AI-stap, van spraak naar tekst tot de samenvatting, draait op Notuly's eigen, zelf-gehoste modellen op servers in Amsterdam. Geen Amerikaanse partij in de keten, de data verlaat de EU niet.
De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Wat blijft, is de tekst. Het geluid verdwijnt, de tekst is van jou.
Op je gesprekken wordt niet getraind, en dat staat in de verwerkersovereenkomst die je standaard krijgt.
Voor de zorg zit het verschil precies in die drie punten: dat is wat een sessie over psychische gezondheid veilig verwerkbaar maakt. Meer over hoe je dat zelf controleert, lees je op veilig notuleren en in het verhaal over AI zonder dat je data naar de VS gaat.
Wat blijft, is de tekst, en daar bepaal jij zelf wat je mee doet: je kiest of je alleen de samenvatting of ook de volledige transcriptie bewaart of in het dossier zet. Notuly herkent standaard zelf het type gesprek. Wil een praktijk een vast format, dan zet een beheerder dat als eigen sjabloon klaar in het teamportaal (zie de datasheet hieronder). Hoe een goed gespreksverslag eruitziet, lees je apart.
Feiten-datasheet
Dezelfde dag, anders ingedeeld
Dezelfde donderdagmiddag, vier sessies, maar nu zonder de avond erachteraan.
Tussen de derde en de vierde cliënt door staat het conceptverslag van de derde al in de mail: de besproken klachten, de gemaakte afspraken, het huiswerk. Je leest het na, haalt er de duiding bij die jij eraan geeft, en het verslag van die sessie is af. Niet vanavond, maar nu, in die paar minuten ertussen. Wat overblijft aan het eind van de dag is niet een stapel krabbels, maar vier verslagen die het dossier in kunnen.
Het verschil zit niet in mooiere zinnen. Het zit in wanneer het verslag klaar is: overdag op de praktijk, in plaats van 's avonds na het eten.
Eerlijk over de grenzen
Notuly legt een gesproken sessie vast en maakt daar een conceptverslag van. Meer niet. Het is geen live-scribe die in de spreekkamer meeschrijft in je dossier, en het schrijft niet rechtstreeks in je EPD. Jij verwerkt het verslag zelf in het dossier of het EPD.
Er is geen automatische EPD-koppeling en geen DSM-classificatie. Wat in het dossier komt en welke classificatie klopt, blijft jouw oordeel.
Notuly is niet bedoeld om een gesprek heimelijk vast te leggen; je informeert de cliënt dat je opneemt. En het vervangt je dossiervoering niet: het verslag is een weergave van wat is gezegd, geen behandelbesluit.
Ben je geen psycholoog maar fysiotherapeut, dan werkt het rapporteren anders (KNGF, SOEP); daarvoor is er notuleren voor de fysiotherapeut.
Voor de praktijkhouder of regiebehandelaar
De vier vragen die je stelt voordat je dit voor een team uitrolt, kort beantwoord.
Een gratis startniveau om het te proberen, en betaalde abonnementen per gebruiker voor praktijken. Actuele tarieven staan hieronder bij de prijzen. De afweging is simpel: de prijs per behandelaar tegen de avonduren die je team terugkrijgt. Wat dat per week scheelt, reken je door met de verspilling-calculator.
Het verslag dat Notuly aanlevert is een concept in begrijpelijke taal, dus de cliënt kan het volgen als hij het opvraagt (WGBO, art. 7:456 BW). Jij redigeert het tot het verslag dat het dossier in gaat en bepaalt zelf of je naast de samenvatting ook de transcriptie bewaart.
Een verwerkersovereenkomst is standaard beschikbaar en verwerking vindt plaats in Nederland (servers in Amsterdam). Omdat het om psychische gegevens gaat (AVG art. 9), informeer je de cliënt en leg je toestemming vast; dat blijft de handeling van de behandelaar.
Nee, bewust niet. Notuly levert een conceptverslag aan; de classificatie en wat er in het dossier komt, blijven jouw oordeel, en je plaatst het verslag zelf in je EPD. Wel kan een beheerder in het teamportaal een vast sessieverslag-format als eigen sjabloon klaarzetten, zodat een heel team in dezelfde structuur werkt. Meer over de werking staat op hoe het werkt.
Ja, als deelnemer aan de sessie mag je die opnemen voor je eigen verslag. Je informeert de cliënt wel dat je opneemt en legt vast dat hij akkoord is, omdat het om bijzondere persoonsgegevens gaat. (De omgekeerde situatie, een cliënt die zijn behandelaar opneemt, valt onder andere regels.)
Dat hangt af van de tool, niet van AI op zich. Gegevens over psychische gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG art. 9), dus de tool moet de data in de EU houden, er niet op trainen, en een verwerkersovereenkomst bieden. Notuly verwerkt in Nederland (servers in Amsterdam) en traint niet op je data.
Erin horen de besproken klachten, wat de cliënt zegt, en de gemaakte afspraken, als feiten. Professionele duiding mag erin, maar herkenbaar als interpretatie. Losse persoonlijke werkaantekeningen horen niet in het verslag.
Ja, de cliënt heeft recht op inzage en een afschrift van het dossier (WGBO, art. 7:456 BW). Schrijf het verslag daarom in begrijpelijke taal, want de cliënt kan het opvragen en lezen.
Ten minste 20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier (WGBO, art. 7:454 lid 3 BW). "Ten minste", omdat goed hulpverlenerschap een langere bewaartermijn kan rechtvaardigen.
Nee, de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist en er is geen doorzoekbaar archief. De tekst blijft wel, en jij bepaalt zelf of je de samenvatting en eventueel de transcriptie bewaart.
Observatie is wat feitelijk besproken is en wat de cliënt zegt; interpretatie is jouw professionele duiding daarvan. Beide mogen in het dossier, maar de interpretatie moet onderbouwd en herkenbaar als interpretatie zijn, omdat de cliënt meeleest.
Je beroepsgeheim blijft volledig gelden (NIP-beroepscode; art. 88 Wet BIG, art. 7:457 BW). Daarom mag de inhoud van de sessie alleen verwerkt worden in een keten die in de EU blijft en niet op je data traint, zoals een eigen, zelf-gehoste AI in Amsterdam.
Nee, Notuly levert een conceptverslag aan; jij verwerkt dat zelf in het dossier of EPD. Er is geen automatische EPD-koppeling en geen DSM-classificatie, en jij blijft eindverantwoordelijk voor wat in het dossier komt.
Beslis-checklist
Ja, mits aan drie voorwaarden is voldaan.
Je informeert de cliënt en legt toestemming vast.
Een sessie gaat over psychische gezondheid, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG art. 9). Je vertelt dat je opneemt en legt akkoord vast. Dat is de verwerkingsgrond.
De data blijft in de EU en er wordt niet op getraind.
De inhoud van de sessie mag de EU niet verlaten en mag geen trainingsdata worden. Een eigen, zelf-gehoste AI op servers in de EU vult dat in; een publieke chatbot of een Amerikaanse tool meestal niet.
Jij controleert het verslag voordat het het dossier in gaat.
De AI levert een concept. Jij toetst of de feiten kloppen, of de interpretatie herkenbaar is als interpretatie, en of het leesbaar is voor de cliënt. Het verslag en het dossier blijven jouw verantwoordelijkheid.
Lees ook
Wat een app met je gesprek doet, en hoe je de privacy zelf controleert.
LezenWaar de data staat en waarom dat voor de zorg uitmaakt.
LezenHoe een goed, leesbaar verslag van een gesprek eruitziet.
LezenDe regels rond het opnemen van een gesprek, met de wet erbij.
LezenRapporteren met KNGF en SOEP, voor de fysiotherapeut.
LezenOpnemen, verwerken, ontvangen in je mail.
LezenKies een sessie die je vanavond toch had moeten uitwerken, en kijk wat er in je mail komt. Wil je eerst de privacy nalopen, dan staat dat op veilig notuleren.
Bronnen
Algemene informatie, geen juridisch of medisch advies. Laatst bijgewerkt: juni 2026.
Laatst bijgewerkt: juni 2026