Juridisch.

Bij Notuly zijn uw gesprekken van u. Wij zijn een doorgeefluik, geen archief. Hieronder staat precies wat er met uw data gebeurt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Zakelijk gebruik (Business): Uw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke. Notuly is verwerker en handelt in opdracht van uw organisatie.

Particulier gebruik (Starter/Pro): Scolutions B.V. (Notuly) is verwerkingsverantwoordelijke.

2. Total Zero Retention

Wij bewaren niets. Geen audio, geen transcripties, geen samenvattingen.

Zodra de notulen succesvol zijn verstuurd, wordt alles verwijderd:

• Audio: Binnen 1 minuut na verwerking permanent verwijderd.
• Tekst: Zodra de mail is verzonden, weg uit ons systeem.

Wij bouwen geen archief op van uw gesprekken. De notulen leven in uw mailbox, niet bij ons.

3. No Train Policy

Uw data is geen trainingsmateriaal.

Wij gebruiken uw gesprekken, transcripties of samenvattingen niet om AI-modellen te trainen, te finetunen of te verbeteren. Ook delen wij uw data niet met derden voor dit doel.

Uw bedrijfsgeheimen blijven uw bedrijfsgeheimen.

4. Infrastructuur

• Servers: Amsterdam. Data verlaat de EU niet.
• AI-verwerking: Eigen infrastructuur. Geen verwerking door OpenAI, Microsoft of andere Amerikaanse partijen.
• Internationale doorgifte: Geen. Uw data wordt niet doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte.
• Datacenter: EU-hosting (Amsterdam), met versleuteling en strikte technische en organisatorische maatregelen; voldoet aan de AVG.

5. Welke data slaan we wél op?

Om de dienst te laten werken, bewaren we het absolute minimum:

Kaartnummers worden niet door ons opgeslagen maar door onze betaalprovider Stripe.

6. Grondslag verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• Uitvoering overeenkomst: Uw accountgegevens en metadata zijn nodig om de dienst te leveren.
• Wettelijke verplichting: Facturatiegegevens bewaren wij conform fiscale wetgeving (7 jaar).
• Gerechtvaardigd belang: Essentiële cookies en logging voor het functioneren en beveiligen van de dienst.

7. Beveiliging

8. Uw verantwoordelijkheid: toestemming opnemen

U bent verantwoordelijk voor het informeren van deelnemers dat het gesprek wordt opgenomen. Notuly verwerkt in uw opdracht; u bepaalt wie er wordt opgenomen en wie de notulen ontvangt.

9. Subverwerkers

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde leveranciers voor hosting en betalingen. Met alle partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten die garanderen dat zij uw data niet mogen gebruiken voor eigen doeleinden. Alle subverwerkers werken op basis van een zero retention overeenkomst.

Een volledig overzicht van onze subverwerkers vindt u in de Verwerkersovereenkomst, beschikbaar via team@notuly.nl.

10. Datalekken

Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden:

• Wij melden dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Bij hoog risico voor uw privacy informeren wij u direct.
• Zakelijke klanten worden binnen 48 uur geïnformeerd conform de Verwerkersovereenkomst.

11. Uw rechten

Onder de AVG heeft u recht op:

• Inzage: Welke gegevens hebben wij van u?
• Correctie: Kloppen uw gegevens niet? Wij passen ze aan.
• Verwijdering: Het recht om vergeten te worden.
• Export: Uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar: Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Beperking: Verwerking tijdelijk stopzetten.

Dit regelt u via uw dashboard of door te mailen naar team@notuly.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Niet tevreden? U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Accountverwijdering

Bij verwijdering van uw account worden alle gegevens binnen 30 dagen permanent verwijderd. Uitgezonderd zijn gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturen: 7 jaar).

13. Audit

Zakelijke klanten kunnen audits uitvoeren om naleving van de Verwerkersovereenkomst te controleren. Details over auditrechten, voorwaarden en procedures staan in de Verwerkersovereenkomst.

14. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend essentiële en functionele cookies:

Geen tracking. Wij gebruiken geen analytics, advertentie- of trackingcookies. Uw surfgedrag wordt niet gevolgd of gedeeld met derden.

Uw cookiekeuze aanpassen kan op elk moment via cookie-instellingen .

15. Minderjarigen

Notuly is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Bent u ouder of voogd en vermoedt u dat een minderjarige zich heeft geregistreerd? Neem contact op via team@notuly.nl.

16. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De actuele versie staat altijd op notuly.nl/privacy met de datum van laatste wijziging.

17. Contact

Algemene vragen: team@notuly.nl
Privacy en security: security@notuly.nl

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Vragen over privacy kunt u richten aan security@notuly.nl.

18. Verwerkersovereenkomst

Verwerkt u via Notuly persoonsgegevens van derden? Een verwerkersovereenkomst is beschikbaar op verzoek via team@notuly.nl.

Welkom bij Notuly. Wij houden het graag simpel, maar voor de juridische duidelijkheid zijn hier de spelregels. Door Notuly te gebruiken, gaat u akkoord met deze voorwaarden.

1. De Dienst

Notuly is een Software-as-a-Service (SaaS) die audio omzet in tekst en samenvattingen. Wij leveren deze dienst op basis van een inspanningsverplichting. Hoewel onze AI zeer geavanceerd is, kunnen wij geen 100% foutloze transcripties garanderen.

2. Gebruik & Verantwoordelijkheid

U bent verantwoordelijk voor wat u opneemt. Belangrijk: In veel jurisdicties (waaronder Nederland) is het verplicht om deelnemers te informeren dat een gesprek wordt opgenomen. U garandeert dat u toestemming heeft van alle betrokkenen om het gesprek op te nemen en te laten verwerken door Notuly. Notuly is niet aansprakelijk voor onrechtmatig verkregen opnames.

3. Abonnementen & Betaling

Notuly biedt gratis en betaalde abonnementen.

Consumentenabonnementen (Starter & Pro)

• Betaling: Abonnementen worden vooraf betaald per maand of jaar.
• Opzeggen: U kunt op elk moment opzeggen. Uw abonnement loopt dan door tot het einde van de lopende periode.
• Restitutie: Wij geven geen geld terug voor reeds aangebroken periodes, tenzij wij wettelijk in gebreke blijven.

Zakelijke abonnementen (Business)

• Looptijd en facturatie: Zoals vastgelegd in de offerte (maandelijks of jaarlijks).
• Opzegging: Schriftelijk, uiterlijk één maand voor het einde van de lopende periode.
• Verlenging: Niet tijdig opgezegd? Het contract wordt automatisch verlengd met dezelfde periode.
• Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
• Licenties: Persoonsgebonden maar overdraagbaar binnen de organisatie. Delen of doorverkopen is niet toegestaan.

4. Beperking van Aansprakelijkheid

Notuly is een hulpmiddel ter ondersteuning, geen vervanging voor professioneel advies.

• Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit fouten in de transcriptie of samenvatting (bijv. een verkeerd genoteerd bedrag of datum). Controleer altijd het verslag.
• Onze totale aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat u in de afgelopen 12 maanden aan ons heeft betaald.
• Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of winstderving.

5. Eigendom

Uw Data: U behoudt alle rechten op de inhoud van uw gesprekken en de gegenereerde notulen.
Onze Software: Notuly, het design, de code en het merk zijn eigendom van Scolutions B.V.

6. Privacy & Gegevensverwerking

Notuly verwerkt persoonsgegevens in uw opdracht. Op deze verwerking is ons Privacybeleid van toepassing, beschikbaar op notuly.nl/privacy.

Voor zakelijke klanten is een Verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG beschikbaar. Mail naar team@notuly.nl.

7. Fair Use Policy

Onze "Onbeperkte" abonnementen zijn bedoeld voor normaal zakelijk gebruik (Fair Use). Indien wij excessief gebruik constateren (bijvoorbeeld duizenden uren per maand of geautomatiseerd gebruik), behouden wij ons het recht voor om uw account te pauzeren of te beëindigen.

8. Beschikbaarheid

Wij streven naar een hoge beschikbaarheid maar garanderen geen ononderbroken toegang. Wij mogen de dienst tijdelijk onderbreken voor onderhoud, bij voorkeur buiten kantooruren en waar mogelijk met vooraankondiging.

9. Opschorting & Beëindiging

Wij mogen uw account per direct opschorten of beëindigen bij:

• Niet tijdige betaling (na herinnering)
• Schending van deze voorwaarden
• Illegaal of onrechtmatig gebruik
• Misbruik of gedrag dat de dienst of andere gebruikers schaadt

Bij beëindiging heeft u 30 dagen om uw data te exporteren. Daarna wordt alles permanent verwijderd.

10. Wanbetaling

Bij niet tijdige betaling:

• Sturen wij een herinnering
• Na 14 dagen: toegang tot de dienst wordt opgeschort
• Wij zijn gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen
• Incassokosten komen voor rekening van de klant

11. Prijswijzigingen

Wij mogen onze prijzen aanpassen. Voor lopende jaarcontracten gelden prijswijzigingen pas bij de eerstvolgende verlenging. Wij informeren u minimaal 30 dagen van tevoren.

12. Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk voor tekortkomingen als gevolg van omstandigheden buiten onze macht, waaronder storingen bij derden, internetuitval, natuurrampen, pandemieën of overheidsmaatregelen.

13. Vrijwaring

U vrijwaart Notuly voor alle claims van derden die voortvloeien uit uw gebruik van de dienst, waaronder claims wegens het opnemen van gesprekken zonder toestemming.

14. Verboden Gebruik

Het is niet toegestaan om Notuly te gebruiken voor:

• Het opnemen van gesprekken zonder toestemming van alle deelnemers
• Illegale activiteiten
• Het doorverkopen of herverdelen van de dienst
• Geautomatiseerd gebruik anders dan via onze officiële integraties
• Reverse engineering van onze software

15. Wijzigingen

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Bij grote wijzigingen informeren wij u per e-mail. Als u de dienst blijft gebruiken na de wijziging, gaat u akkoord met de nieuwe voorwaarden.

16. Toepasselijk Recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Notuly gevestigd is.