Vergader je online, fysiek of allebei?
Veel notulen apps werken met een bot die aanschuift in je online meeting. Voer je fysieke gesprekken, dan heb je een app nodig die het gesprek aan tafel opneemt.
Notuly dekt allebei. Aan tafel leg je de telefoon neer; online notuleert de desktop-app voor macOS en Windows rechtstreeks vanaf je laptop, in Teams, Zoom en Google Meet, zonder bot in je meeting.
Hybride werkt ook: Daniël zit in de vergaderruimte met de desktop-app aan, Sam en Laila bellen in via Teams. Eén opname, één verslag, binnen tien minuten bij alle drie in de mail.
Otter, Fireflies en Fathom draaien vooral om de online meeting; een fysiek gesprek leggen ze vast via hun mobiele app, Otter en Fireflies ook met een audio-upload. Copilot blijft binnen Teams; aan tafel gaat dat via de Facilitator-agent in de mobiele Teams-app, met een Copilot-licentie.
Waar gaat je data naartoe?
Otter, Fireflies en Fathom verwerken je gesprekken standaard op servers in de VS en bewaren de opname in een archief. Copilot houdt het transcript standaard in je Microsoft-omgeving. Drie vragen per tool: wordt audio bewaard, wordt er getraind op je data, en is er een verwerkersovereenkomst?
Eerlijk is eerlijk: Fireflies traint niet op je gesprekken en heeft dat met 0-day retention-afspraken netjes geregeld. Otter traint wel, op gede-identificeerde data (behalve op Enterprise), en Fathom ook, tenzij je dat uitzet. En een verwerkersovereenkomst is niet hetzelfde als data die de EU niet verlaat: een Amerikaans bedrijf valt onder Amerikaans recht.
Bij Notuly zit er geen Amerikaanse partij in de verwerking van je gesprek: alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam, audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist en Notuly traint nooit op je data. Werk je met klantgegevens, persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige informatie, lees dan ook hoe je beoordeelt of een AI-tool AVG-proof is en de gids over veilig notuleren.
Transcriptie of samenvatting?
Alle vijf leveren iets na de vergadering, maar niet hetzelfde. Sommige tools geven vooral een letterlijke transcriptie; andere maken er een gestructureerd verslag van, met samenvatting, besluiten en actiepunten. Dat laatste is voor de meeste teams veel bruikbaarder.
Bij Notuly krijg je na elk gesprek het verslag, met de samenvatting, de genomen besluiten en actiepunten met naam; de volledige transcriptie komt standaard als bijlage mee, en die kun je uitzetten. Direct in je mail, ook bij deelnemers buiten je organisatie. Geen dashboard, geen app openen: het verslag is er voordat je bij de auto bent.
Meer over hoe dat werkt lees je bij automatisch notuleren. Alles over woord voor woord uitwerken staat in de gids over de transcriptie-app.
Wat kost een notulen app?
De meeste notulen apps hebben een gratis versie en een betaald abonnement, maar wat je gratis krijgt verschilt flink. En voor sommige gratis tools betaal je met je data.
Notuly Starter is gratis: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens; de actuele Notuly-bedragen staan op notuly.nl/prijzen. Fireflies Pro kost $10 per maand (jaarlijks), Fathom Premium $16 per maand (jaarlijks) en Otter Pro $8,33 per maand (jaarlijks). Copilot zit in een licentie per gebruiker: Microsoft 365 Copilot Bedrijven kost 18,20 euro per maand bij jaarbetaling, exclusief btw; wie vóór 1 januari 2027 instapt, krijgt het eerste jaar korting.
Kies je voor een hele organisatie?
Kies je niet alleen voor jezelf maar voor een team of een hele organisatie? Loop dan eerst de inkoop-eisen voor notuleer-software langs voordat je vergelijkt. Voor een organisatie tellen andere dingen mee dan voor jezelf, van beheer tot verwerkersovereenkomst.
Wanneer kies je Otter, Fireflies, Fathom of Copilot?
Wil je een doorzoekbaar archief van al je online meetings, dan zijn Fireflies en, als je in het Engels vergadert, Otter goede keuzes. Otter schrijft live mee tijdens de meeting; Fireflies koppelt met meer dan honderd tools, van CRM tot Slack.
Fathom past als je een gratis meeting-bot zoekt en er geen moeite mee hebt dat je data in de VS staat. Copilot past als je organisatie in Microsoft 365 zit en vrijwel alles via Teams loopt; het helpt daar ook buiten het notuleren, in mail en documenten.
Wanneer kies je Notuly?
Als je in het Nederlands vergadert en geen archief van je gesprekken wilt: Notuly slaat je gesprekken niet op, en het verslag staat in je eigen mailbox. Of als je meetings door elkaar fysiek, hybride en online zijn en je één notulist voor alles wilt.
En als privacy zwaar telt: alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam, de hele AI-stap draait op onze eigen modellen en de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Voor de zorg, gemeenten en juridische dienstverlening is die route vaak doorslaggevend.