Notulen in het Engels: van minutes tot AOB.

Notulen zijn in het Engels minutes. Het woord is altijd meervoud: je schrijft the minutes, nooit a minute, want dat is een minuut op de klok. In de kop van een document staat meestal Minutes of the meeting, in mailverkeer afgekort tot MoM.

Het werkwoord is to take the minutes: Charlie is taking the minutes today. Het zelfstandig gebruikte minuting kom je in formele stukken tegen; wat je niet schrijft is to minute out, want die vorm bestaat niet. Wie het doet, is de minute taker, in formele organen ook minutes secretary.

Let op het verschil met notes: dat zijn losse aantekeningen van één persoon. Minutes zijn het officiële verslag van wat de vergadering heeft besproken en besloten, en worden in de volgende vergadering vastgesteld. Waar het woord notulen vandaan komt en wat het in het Nederlands precies dekt, lees je op de pagina over notulen.

Documenten en rollen

Vaste agendapunten, in de Engelse volgorde

Besluiten en acties

De vergadering zelf

Twee termen vragen om een toelichting bij eerste gebruik. Een medezeggenschapsraad heeft geen staande Engelse tegenhanger: participation council is de gangbare weergave, maar leg in één bijzin uit wat het orgaan doet. Ondernemingsraad kun je wel gewoon works council noemen; die term is binnen de EU ingeburgerd.

1. Opening and welcome · de opening, met een welkom aan wie er nieuw is.
2. Apologies for absence · de afmeldingen, vaak kortweg Apologies.
3. Adoption of the agenda · de vaststelling van de agenda.
4. Minutes of the previous meeting · het verslag van de vorige vergadering, dat hier wordt vastgesteld.
5. Matters arising · naar aanleiding van die notulen, een eigen agendapunt.
6. Announcements · de mededelingen.
7. Correspondence · de ingekomen stukken.
8. Agenda items · de inhoudelijke punten, genummerd.
9. Any other business (AOB) · de rondvraag.
10. Date of next meeting · de datum van de volgende vergadering.
11. Close · de sluiting, met het tijdstip erbij.

Present of in attendance

Present zijn de leden van het orgaan zelf, meestal de stemgerechtigden. In attendance zijn de mensen die erbij waren zonder lid te zijn: adviseurs, toehoorders, een controller die één punt komt toelichten, de notulist.

Voor een bestuur, een raad of een aandeelhoudersvergadering is dat verschil wezenlijk, want de lijst laat zien wie mocht meebeslissen. Schoof iemand alleen voor één punt aan, schrijf er dan bij om welk punt het ging.

Matters arising is een eigen agendapunt

Nederlandse notulisten voegen dit vaak samen met het vorige punt, en daar gaat het mis. Minutes of the previous meeting gaat alleen over het vaststellen van dat verslag: klopt het, en wordt het goedgekeurd. Matters arising gaat over de punten uit dat verslag die nog lopen.

Twee kopjes dus, met twee soorten inhoud. Britse gemeenteraden en universiteiten hanteren die scheiding standaard.

Apologies is geen beleefdheidsvorm

Apologies betekent hier niet dat iemand zijn excuses aanbiedt, maar dat hij zich heeft afgemeld; voluit staat er apologies for absence. Wie zich niet heeft afgemeld en er ook niet was, valt onder absent without apologies. Ook dat is informatie: bij formele organen telt het mee voor de aanwezigheidsregistratie.

1. Verleden tijd, consequent

Nederlandse notulen staan vaak in de tegenwoordige tijd: de directeur licht toe dat het budget krap is. Engelse notulen doen dat nooit, daar wordt het The director explained that the budget was tight. De vergadering is voorbij op het moment dat iemand het verslag leest, en dat hoor je aan elke zin.

2. Indirecte rede, met backshift

Wat iemand zei, geef je indirect weer, en dan schuift de tijd een stap terug. I will send the figures wordt He said he would send the figures; we are behind schedule wordt She reported that they were behind schedule. Dit is de fout die Nederlandse notulisten het vaakst maken: ze zetten het werkwoord van de spreker onveranderd in de zin en laten de tijd staan.

3. Passief voor besluiten, actief voor acties

Een besluit is van de vergadering, niet van een persoon, en dat schrijf je passief op: It was agreed that, It was noted that, It was resolved that. Een actie heeft juist wel een naam en een datum, en die schrijf je actief en compact: JB to circulate the draft budget before 12 March. Zo zie je in één oogopslag welke regels iets van iemand vragen.

4. Formeel register, één spellingvariant

Geen samentrekkingen: did not in plaats van didn't. Geen oordelen over wat iemand zei, alleen wat gezegd is, en volledige namen bij de eerste vermelding, daarna initialen. Kies één spellingvariant en houd die vol; voor Nederlandse organisaties met Europese partners is Brits Engels gangbaar, dus organisation en recognise.

Bronnen

• Cambridge Dictionary, notulen (Nederlands-Engels) De vertaling minutes, en het meervoudige gebruik van het woord.
• Loughborough University, Agendas: standard items De vaste agendapunten van een Engelstalige vergadering en hun volgorde.
• Sheffield Students' Union, Agendas and minutes Apologies als eigen agendapunt, en het onderscheid tussen aanwezigen en toehoorders.
• Westminster City Council, Minutes and matters arising Matters arising als agendapunt naast de vaststelling van het vorige verslag.
• Secretaressenet, Notuleren in het Engels Engelse notulen in de verleden tijd, met de indirecte rede.

Peildatum van deze bronnen: 2 augustus 2026. Taal- en vergaderconventies verschillen per organisatie; staat er in je eigen reglement of huisstijl iets anders, dan wint dat.

Minutes of the Board Meeting

1. Opening and welcome. The chair opened the meeting at 14:30 and welcomed those present. Sam was welcomed for item 4.
2. Minutes of the previous meeting. The minutes of the meeting of 12 February 2026 were approved without amendment and signed by the chair.
3. Matters arising. It was noted that the revised planning had been circulated on 20 February. Laila reported that the supplier had confirmed the delivery date and said she would put the confirmation in writing.
4. Budget for the second quarter. Sam presented the draft budget and explained that the margin was tighter than in the previous quarter. It was agreed that the budget would be adopted with one amendment: the training costs would be reviewed in June. Nora abstained.
5. Any other business (AOB). Charlie asked whether the reporting format could be simplified. It was agreed that a proposal would be presented at the next meeting.
6. Date of next meeting. The date of the next meeting was set at 9 April 2026, 14:30. The chair closed the meeting at 15:02.

Action points

Kijk terug naar de werkwoorden: opened, reported, presented, was agreed, was noted. Alles staat in de verleden tijd, de besluiten passief en de acties met een naam en een datum, en wat Laila zei staat in de indirecte rede. De namen staan voluit; in een langer verslag ga je na de eerste vermelding over op initialen.

Werk je liever met een Nederlands model, kijk dan bij het notulen voorbeeld in het Nederlands. Hoe je van aantekeningen naar een afgerond verslag komt, staat bij notulen uitwerken.

Een aandeelhoudersvergadering heet in het Engels general meeting of shareholders; in de context van Boek 2 BW kom je vaak kortweg the general meeting tegen. De jaarvergadering is de annual general meeting, afgekort AGM, en een tussentijdse of bijzondere vergadering is de extraordinary general meeting, afgekort EGM. Een algemene ledenvergadering van een vereniging is een general meeting of members.

In dit soort verslagen verandert het woord voor een besluit. Waar een gewoon overleg decisions kent, spreekt een formeel orgaan van resolutions, en de lijst daarvan heet een schedule of resolutions. Je schrijft ze passief op: It was resolved that the annual accounts be adopted.

Verder gebruik je quorum voor het quorum, proxy voor een volmacht, abstention voor een stemonthouding, vote against voor een tegenstem en roll call vote voor een hoofdelijke stemming.

Vermeld bij dit soort vergaderingen altijd wie present was en wie in attendance, en noteer bij een stemming het aantal stemmen voor, tegen en onthouden. Dat is precies waar de lezer later op terugvalt.

Deze sectie gaat over de taal. De Nederlandse regels rond de vergadering zelf, zoals de besluitvorming en de vaststelling van het verslag, staan bij notulen van een vereniging of stichting.