Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Vereniging en stichting
Notulen van een vereniging of stichting zijn het schriftelijke verslag van een vergadering van een orgaan (de algemene ledenvergadering of het bestuur), waarin de besluiten en de stemverhoudingen staan; juridisch telt vooral welk orgaan het besluit nam en of dat orgaan daartoe bevoegd was.
Op basis van het Burgerlijk Wetboek Boek 2 en publieke verenigings- en stichtingsbronnen. Algemene informatie, geen juridisch advies. Laatst bijgewerkt: juni 2026.
Of zie hoe je dit met Notuly vastlegtKort antwoord
Notulen van een vereniging of stichting zijn het schriftelijke verslag van een vergadering van een orgaan, met de besproken punten, de genomen besluiten en de stemverhoudingen. Het verschil met een gewoon verslag zit niet in de vorm, maar in de vraag die eronder ligt: welk orgaan nam het besluit, en mocht dat orgaan dat. Voor de kale betekenis van het woord notulen kun je terecht op ons overzicht van notulen; deze pagina blijft bij de vereniging en de stichting, want daar gelden eigen regels.
Het korte antwoord is dat goede notulen van een vereniging of stichting drie dingen scherp houden: welk orgaan besloot, welke meerderheid het besluit haalde, en of decharge apart en compleet is vastgelegd. Het lastige is dat je dat moet doen terwijl je vaak zelf in de vergadering zit en wilt meebeslissen. Hieronder zetten we eerst de regels op een rij, daarna laten we zien hoe dat in de praktijk eenvoudiger kan.
Hoe dat in de praktijk knelt, zie je het beste op de avond zelf.
Op de avond zelf
Stel: het is de jaarlijkse algemene ledenvergadering van een sportvereniging. De penningmeester zit vooraan. Er wordt gestemd over een contributieverhoging en over het verlenen van decharge aan het bestuur over het afgelopen jaar. Hij wil zelf zijn stem uitbrengen, maar moet ondertussen exact noteren wie waarvoor stemde en of het quorum gehaald is.
Een week later, bij het uitwerken, twijfelt hij. Hebben we nou decharge verleend, of alleen de jaarrekening goedgekeurd? En haalden we de meerderheid die de statuten eisen? Het knelpunt is niet de vorm van het verslag, maar of het de juiste dingen vastlegt: welk orgaan, welke bevoegdheid, welke meerderheid, welk besluit.
Die twee twijfels (welke meerderheid, en wat decharge precies is) beantwoorden we hieronder, en ze beginnen bij de vraag welk orgaan eigenlijk wat mag.
Twee organen
De algemene ledenvergadering is bij een vereniging het hoogste orgaan. Volgens artikel 2:40 lid 1 BW komen aan de ALV alle bevoegdheden toe die niet bij wet of statuten aan een ander orgaan zijn opgedragen (de zogenoemde restbevoegdheden). Het bestuur bestuurt de vereniging (artikel 2:44 BW) en roept de ALV bijeen (artikel 2:41 BW). Twee organen dus, met een duidelijke rolverdeling: de leden beslissen over de grote lijnen, het bestuur voert uit en bereidt voor.
Notulen van een ALV leggen vast wat het ledenorgaan besloot, want de ALV is het orgaan met de restbevoegdheden: alles wat de wet of de statuten niet aan een ander orgaan geven, beslist de ledenvergadering. Denk aan de benoeming en het ontslag van bestuurders, de jaarrekening, een statutenwijziging en de ontbinding van de vereniging. Voor die besluiten doet het ertoe dat de oproeping klopte, dat het quorum gehaald is (genoeg leden aanwezig om geldig te kunnen beslissen) en dat de stemverhouding per besluit is genoteerd.
Notulen van een bestuursvergadering leggen vast wat het uitvoerende orgaan besloot, want het bestuur is belast met het dagelijks besturen. Het verschil met de ALV is het orgaan en zijn taak: de ALV is het ledenorgaan met de restbevoegdheden, de bestuursvergadering is het uitvoerend overleg dat de vereniging stuurt en de ALV voorbereidt. Wie aanwezig en stemgerechtigd was, en welk besluit aan wie is toebedeeld, hoort hier in de notulen.
Een gewoon besluit van een vereniging wordt in beginsel genomen met een gewone (volstrekte) meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten een grotere meerderheid of een quorum eisen (artikel 2:40 lid 2 BW). Als uitzondering geldt de verzwaarde regel voor een statutenwijziging: tenzij de statuten anders bepalen, is daarvoor ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen nodig (artikel 2:42 en 2:43 BW). Bij alles geldt: de eigen statuten zijn leidend, want die mogen strengere eisen stellen dan de wet.
Bij een stichting ligt dit anders, en dat verschil is groter dan de meeste bestuurders denken.
Alleen een bestuur
Een stichting heeft geen leden en dus geen ledenvergadering; het bestuur is in beginsel het enige verplichte orgaan (artikel 2:285 en 2:291 BW). Er kan een raad van toezicht of een orgaan van aangeslotenen of donateurs zijn, maar dat is optioneel en hangt af van de statuten. Voor de notulen heeft dat een direct gevolg: bij een stichting is de bestuursvergadering het besluitvormende moment dat je vastlegt, want er is geen ledenvergadering die het besluit achteraf nog bekrachtigt.
Dat zie je het scherpst bij de jaarstukken en de decharge. Een stichtingsbestuur dat in een gewone bestuursvergadering de jaarstukken en de decharge moet regelen, heeft geen ledenvergadering om op terug te vallen. Het besluit dat in die vergadering valt, is meteen het eindbesluit, en de notulen ervan staan op zichzelf. Daarom is het orgaan-onderscheid hier geen formaliteit maar het hart van de zaak.
Om dat onderscheid in een oogopslag scherp te houden, zetten we de organen naast elkaar.
De geldigheidskaart
De geldigheid van een besluit hangt af van het orgaan dat het nam en zijn bevoegdheid, niet van de vorm van het verslag. De kaart hieronder zet per orgaan op een rij waar het bevoegd toe is en wat de notulen daarvan moeten dragen.
| Orgaan | Bevoegdheid | Wat in de notulen het besluit draagt |
|---|---|---|
| ALV (vereniging) | Hoogste orgaan, restbevoegdheden (artikel 2:40 BW): benoeming en ontslag van het bestuur, de jaarrekening, statutenwijziging, ontbinding. | Een correcte oproeping, het quorum, de stemverhouding per besluit (in beginsel een gewone meerderheid, artikel 2:40 lid 2), en de exacte besluittekst. |
| Bestuur (vereniging en stichting) | Dagelijks bestuur en uitvoering; bij de stichting tevens het besluitvormende orgaan. | Wie aanwezig en stemgerechtigd was, het genomen besluit, en aan wie de uitvoering is toebedeeld. |
| De stichting zonder leden | Geen ALV; het bestuur beslist, eventueel met een raad van toezicht (artikel 2:291 BW). | Het bestuursbesluit zelf is het eindpunt. Let op tegenstrijdig belang en op het ontbreken van een ledencontrole. |
ALV (vereniging)
Bevoegdheid
Hoogste orgaan, restbevoegdheden (artikel 2:40 BW): benoeming en ontslag van het bestuur, de jaarrekening, statutenwijziging, ontbinding.
Wat in de notulen het besluit draagt
Een correcte oproeping, het quorum, de stemverhouding per besluit (in beginsel een gewone meerderheid, artikel 2:40 lid 2), en de exacte besluittekst.
Bestuur (vereniging en stichting)
Bevoegdheid
Dagelijks bestuur en uitvoering; bij de stichting tevens het besluitvormende orgaan.
Wat in de notulen het besluit draagt
Wie aanwezig en stemgerechtigd was, het genomen besluit, en aan wie de uitvoering is toebedeeld.
De stichting zonder leden
Bevoegdheid
Geen ALV; het bestuur beslist, eventueel met een raad van toezicht (artikel 2:291 BW).
Wat in de notulen het besluit draagt
Het bestuursbesluit zelf is het eindpunt. Let op tegenstrijdig belang en op het ontbreken van een ledencontrole.
Besluit: de ALV verleent het bestuur decharge over 2025. Stemverhouding: 38 voor, 2 tegen, 1 onthouding. Quorum gehaald volgens de statuten.
Zo ziet een correct vastgelegde besluit- of dechargeregel eruit: de besluittekst, de stemverhouding en het quorum bij elkaar. Voor een volledig uitgewerkt verslag met sjabloon kun je terecht bij ons notulen-voorbeeld; deze pagina blijft bij de rechtspersoon-context.
Een besluit op deze kaart is bijzonder, omdat de notulen er het enige bewijs van vormen.
Het bewijsstuk
Decharge is het besluit waarmee een orgaan het bestuur kwijting verleent voor het gevoerde beleid over een periode, en het beperkt de interne bestuurdersaansprakelijkheid uit artikel 2:9 BW. Het is daarmee geen administratief afrondingspunt, maar een besluit met gevolgen die jaren later kunnen meetellen.
Drie dingen maken decharge bijzonder voor de notulen. Het eerste: decharge is een eigen, apart besluit, niet hetzelfde als het goedkeuren of vaststellen van de jaarrekening. Leg het los vast. Het tweede: decharge reikt alleen zover als wat de vergadering uit de stukken kon kennen; wat niet uit de jaarrekening, het bestuursverslag of de notulen bleek, valt er in beginsel buiten. De notulen zijn hier dus het bewijsstuk, want ze leggen vast wat aan de vergadering is voorgelegd.
Het derde is de vraag wie decharge verleent. Bij een vereniging zonder raad van toezicht of accountant benoemt de ALV een kascommissie die namens de leden de jaarrekening onderzoekt en daarover aan de ALV rapporteert; op basis van dat verslag besluit de ALV over de decharge (artikel 2:48 BW). Bij een stichting verleent het orgaan dat de statuten aanwijzen de decharge, anders een raad van toezicht; is dat er niet, dan ligt het ingewikkelder, want een bestuur kan zichzelf niet zomaar dechargeren. Raadpleeg in dat geval een jurist. Precies hier ligt een stichting anders dan een vereniging, en dat sluit terug aan op de geldigheidskaart.
Waarom decharge apart telt
Van alle besluiten op een vergadering is decharge het besluit waarvan de notulen niet de samenvatting maar het bewijs zijn. Een vage of ontbrekende vastlegging van decharge raakt jaren later rechtstreeks de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders.
Daarmee komt de vraag bovendrijven wat er nu in die notulen hoort, en wanneer een hulpmiddel juist niet nodig is.
Wat hoort erin
Notulen van een ALV of bestuursvergadering leggen de nadruk op de besluiten, niet op een woordelijk verslag. Dat geldt ook voor de notulen van een jaarvergadering, waar de jaarrekening en de decharge op de agenda staan. In de praktijk zijn dit de vaste onderdelen:
Voor een algemeen uitgewerkt voorbeeld en een sjabloon, los van de rechtspersoon-context, kun je terecht op ons notulen-voorbeeld. Deze pagina blijft bij de vereniging en de stichting, want daar gelden eigen regels.
Met die onderdelen op orde blijft een vraag over die het vaakst misgaat: wat als het besluit zelf niet klopt?
De grenzen
Klopt er iets niet aan een besluit, dan is het nietig of vernietigbaar, en dat verschil bepaalt wat je nog kunt doen.
Een besluit is nietig als het in strijd is met de wet of de statuten; daar geldt geen termijn, het wordt geacht nooit te zijn genomen.
Een besluit is vernietigbaar bij strijd met totstandkomingsvoorschriften, met de redelijkheid en billijkheid, of met een reglement; dan kan een belanghebbende vernietiging vragen binnen een jaar nadat hij van het besluit kennis nam of het voldoende bekend was gemaakt.
Het verschil tussen de notulen van een vereniging en die van een VvE zit in de rechtsgrond: een vereniging of stichting valt onder BW Boek 2 (vernietiging binnen een jaar, artikel 2:15), een VvE onder het appartementsrecht in BW Boek 5 (vernietiging binnen een maand, artikel 5:130). Wie de notulen van een vereniging van eigenaars zoekt, vindt die uitwerking op notulen VvE; deze pagina noemt het verschil alleen als contrast.
Kondig voor de vergadering aan dat je de bijeenkomst opneemt om er notulen van te maken, zodat iedereen het weet en bezwaar kan maken. Dat is een praktische stap die losstaat van de juridische grondslag (die staat verderop bij de privacy). Zo weet iedereen waar hij aan toe is voordat de opname begint.
Niet elke vergadering vraagt om een opname-tool. Een klein bestuur dat in tien minuten klaar is, doet het met een paar aantekeningen. Wil iemand niet opgenomen worden, dan gebruik je pen en papier. En een vereniging met een vaste professionele notulist heeft het al geregeld. De eerlijke grens is bovendien deze: een tool legt vast en vat samen, maar bepaalt niet of een besluit bevoegd en geldig is, en of de decharge juridisch reikt zoals bedoeld. Dat blijft mensenwerk, en bij twijfel een jurist.
Het draaipunt
De regels en de organen zijn helder. Het knelpunt zit niet in weten wat er moet gebeuren, maar in het tegelijk meedoen aan de ALV en exact vastleggen welk orgaan wat besloot, met welke stemverhouding, en of decharge apart en compleet is genoteerd.
Het alternatief
Notuly maakt automatisch een verslag van je fysieke ALV of bestuursvergadering. Je legt je telefoon midden op tafel tijdens de ALV of de bestuursvergadering, de vergadering wordt verwerkt op servers in Amsterdam, en kort daarna staat er een gestructureerd verslag met een aparte besluitenlijst en de actiepunten in je mail, met de sprekers uit elkaar gehaald.
Zo ziet dat eruit. Je legt de telefoon neer en doet gewoon mee: je brengt je stem uit over de contributie, je stelt je vraag, zonder dat je tussendoor zit te typen. Aan het eind stop je de opname. Kort daarna heb je een verslag dat de agenda volgt, met een aparte besluitenlijst per besluit met de stemverhouding, en de sprekers onderscheiden zodat je ziet wie wat zei. Jij houdt de regie: je scherpt de besluittekst aan en zorgt dat decharge als apart besluit netjes staat. Of het nu om een verenigingsbestuur of een stichtingsbestuur gaat, het secretariaat doet het uitschrijven niet meer zelf.
De doorlooptijd van opname gestopt tot verslag in je mail is gemiddeld 1 tot 5 minuten, bij een lange vergadering tot ongeveer 8. Wil je zien hoe het stap voor stap werkt, kijk dan bij hoe het werkt of bij automatisch notuleren.
Je doet mee aan de ALV of bestuursvergadering en stopt aan het eind de opname. Geen toetsenbord nodig.
Kort daarna een gestructureerd verslag dat de agenda volgt, met een aparte besluitenlijst per besluit met de stemverhouding.
De vergadering wordt verwerkt op servers in Amsterdam, met de sprekers uit elkaar gehaald. Jij houdt de regie over de besluittekst.
De opname
De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist; er blijft geen doorzoekbaar geluidsarchief achter. Wat blijft, is de schriftelijke tekst (het verslag, de besluitenlijst en het transcript), en die houdt de vereniging of stichting zelf zolang dat nodig is. Je houdt dus de besluiten die je nodig hebt, niet het geluid dat je niet nodig hebt.
Dat is bij een vereniging of stichting geen detail, want het gaat om de gegevens van je leden of donateurs. De volledige verwerking, van spraak naar tekst tot de samenvatting, draait op Notuly's eigen, zelf-gehoste AI in Nederland (servers in Amsterdam). De data verlaat de EU niet en gaat niet naar Amerikaanse cloud- of AI-partijen. Er wordt niet getraind op jullie vergaderingen, en de verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is standaard beschikbaar. De grondslag voor de verwerking en het informeren van de leden of donateurs blijven de verantwoordelijkheid van de vereniging of stichting zelf. Meer daarover staat op veilig notuleren.
Voor de beslisser
Er is een gratis startniveau, dus een klein bestuur kan zonder drempel beginnen en eerst zelf zien of het werkt; betaalde abonnementen lopen per gebruiker op. De actuele tarieven staan hieronder bij de prijzen, zodat dit blok niet veroudert. Een vereniging of stichting vergadert maar enkele keren per jaar, dus de kosten blijven laag.
De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist, blijft binnen Nederland (servers in Amsterdam), verlaat de EU niet en wordt niet voor AI-training gebruikt. Er is geen geluidsarchief dat gelekt of opgevraagd kan worden; je houdt alleen de schriftelijke tekst.
De verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is standaard beschikbaar. De grondslag voor de verwerking en het informeren van de leden of donateurs blijven de verantwoordelijkheid van de vereniging of stichting zelf.
Je krijgt elke keer dezelfde opzet: een verslag dat de agenda volgt met een aparte besluitenlijst, ongeacht wie er notuleerde. Eén manier van vastleggen betekent dat het dossier van het bestuur of het secretariaat niet afhangt van wie er dat jaar toevallig notuleerde.
Notulen van een vereniging of stichting zijn het schriftelijke verslag van een vergadering van een orgaan (de algemene ledenvergadering of het bestuur), waarin de besluiten en de stemverhoudingen staan. Juridisch telt vooral welk orgaan het besluit nam en of dat orgaan daartoe bevoegd was.
De ALV is bij een vereniging het hoogste orgaan met de restbevoegdheden (artikel 2:40 BW); de bestuursvergadering is het uitvoerende orgaan dat de vereniging bestuurt (artikel 2:44 BW). Notulen van een ALV leggen ledenbesluiten vast, zoals de jaarrekening en de benoeming van het bestuur; notulen van een bestuursvergadering leggen de uitvoerende besluiten vast.
Nee, een stichting heeft geen leden en dus geen ledenvergadering; het bestuur is in beginsel het enige verplichte orgaan (artikel 2:285 en 2:291 BW). De bestuursvergadering is daarmee het besluitvormende moment dat je vastlegt.
Een besluit is rechtsgeldig als het bevoegde orgaan het op de juiste manier nam; een gewoon besluit van een vereniging vraagt in beginsel een gewone (volstrekte) meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten een grotere meerderheid of een quorum eisen (artikel 2:40 lid 2 BW). Voor een statutenwijziging is in beginsel twee derde van de uitgebrachte stemmen nodig (artikel 2:42 en 2:43 BW). De eigen statuten zijn leidend.
Een besluit is nietig (artikel 2:14 BW) bij strijd met de wet of de statuten en wordt geacht nooit te zijn genomen; daar geldt geen termijn. Een besluit is vernietigbaar (artikel 2:15 BW) bij een gebrek in de totstandkoming of strijd met de redelijkheid en billijkheid; dan kan een belanghebbende binnen een jaar na kennisname vernietiging vragen.
Decharge is het besluit waarmee een orgaan het bestuur kwijting verleent voor het gevoerde beleid en het beperkt de interne bestuurdersaansprakelijkheid uit artikel 2:9 BW. Je legt het apart vast omdat het iets anders is dan het goedkeuren van de jaarrekening, en omdat decharge alleen reikt tot wat de vergadering uit de stukken kon kennen. De notulen zijn daarvan het bewijs.
Bij een vereniging verleent de ALV de decharge, vaak op basis van het verslag van een kascommissie die zij benoemt (artikel 2:48 BW). Bij een stichting verleent het orgaan dat de statuten aanwijzen de decharge, anders een raad van toezicht; ontbreekt zo'n orgaan, dan ligt het ingewikkelder en is een jurist verstandig, want een bestuur kan zichzelf niet zomaar dechargeren.
Notulen van een ALV of bestuursvergadering leggen de nadruk op de besluiten, niet op een woordelijk verslag. In de praktijk horen erin: de opening en datum, de aanwezigheid en het quorum, de agendapunten kort, de besluiten met de stemverhouding (voor, tegen, onthoudingen), de actiepunten met wie en wanneer, bij de jaarvergadering het decharge-besluit apart, de vaststelling van de vorige notulen, en de ondertekening volgens de statuten of het gebruik.
Ja, je mag een vergadering waaraan je zelf deelneemt opnemen om er notulen van te maken, maar zodra een app de opname verwerkt tot tekst gaat het om persoonsgegevens en gelden de regels van de AVG. Kondig de opname vooraf aan en gebruik een verwerker met een verwerkersovereenkomst.
Gangbaar stelt de volgende vergadering de notulen van de vorige vergadering vast, en eventuele correcties worden daar vastgelegd. De ondertekening volgt de statuten of het gebruik. Dit is deels statuten- en gebruik-afhankelijk, dus de eigen statuten zijn leidend.
In het kort
Nee. Een stichting heeft geen leden en dus geen ledenvergadering; het bestuur is in beginsel het enige verplichte orgaan (artikel 2:291 BW). De bestuursvergadering is daarmee het besluitvormende moment dat je vastlegt.
In beginsel een gewone (volstrekte) meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten een grotere meerderheid of een quorum eisen (artikel 2:40 lid 2 BW). Voor een statutenwijziging in beginsel twee derde (artikel 2:42 en 2:43 BW). De statuten zijn leidend.
Een jaar bij een vernietigbaar besluit, vanaf het moment dat de belanghebbende ervan kennisnam of het voldoende bekend was (artikel 2:15 BW). Een nietig besluit kent geen termijn; het wordt geacht nooit te zijn genomen (artikel 2:14 BW).
De rechtsgrond verschilt: een vereniging of stichting valt onder BW Boek 2 (vernietiging binnen een jaar), een VvE onder het appartementsrecht in BW Boek 5 (vernietiging binnen een maand, artikel 5:130). De uitwerking voor de VvE staat op notulen VvE.
Dit blok is algemene informatie, geen juridisch advies. De statuten van je eigen vereniging of stichting zijn leidend. Bronnen en datum onderaan.
Lees ook
Notulen
De kale betekenis van het woord notulen, los van de rechtspersoon.
Notulen-voorbeeld
Een algemeen uitgewerkt verslag met sjabloon, los van de context.
Notulen VvE
De vergadering van eigenaars onder BW Boek 5, met de termijn van een maand.
Veilig notuleren
De AVG, de verwerkersovereenkomst en waar de gegevens blijven.
Hoe het werkt
Opnemen, verwerken, het verslag in je mail.
Automatisch notuleren
Van opname naar een gestructureerd verslag met besluitenlijst.
Begin gratis. Telefoon op tafel tijdens de ALV, kort daarna een verslag met een aparte besluitenlijst in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist. De besluiten blijven van de vergadering, het uitschrijven hoeft niet meer van jou.
Bronnen
Algemene informatie over de notulen van een vereniging of stichting en over besluitvorming onder het Burgerlijk Wetboek Boek 2, geen juridisch advies. De statuten van je eigen vereniging of stichting zijn leidend; bij een geschil over een besluit of over decharge een jurist verenigings- en stichtingsrecht. Bronnen geraadpleegd juni 2026.
Laatst bijgewerkt: juni 2026. Aanbeveling: juridische review vóór deploy (de besluitgeldigheid-, decharge- en aansprakelijkheid-claims zijn YMYL).