Notulen van de MR: openbaar, en toch niet verplicht.

De vergadering van de medezeggenschapsraad is in principe openbaar, en als ouder of personeelslid mag je erbij zitten. Alleen: dat volgt niet uit de wet. De Wet medezeggenschap op scholen regelt niets over de openbaarheid van de vergadering. Het staat in het medezeggenschapsreglement van je school, en voor de rest is het gewoonte.

Wie aanschuift, is toehoorder. Je hebt geen stemrecht en geen spreekrecht. De raad kan je het woord geven, maar hoeft dat niet. Wil je iets inbrengen, meld het dan vooraf bij een van de leden of vraag om een agendapunt.

Het voorbehoud in principe doet er wel toe. De MR kan een agendapunt in beslotenheid behandelen, en het reglement bepaalt wanneer dat mag (artikel 24 lid 1 sub j). Gaat het over een individuele leerling of een individueel personeelslid, dan is dat deel van de vergadering besloten en staat het niet in de notulen die rondgaan.

Waar de agenda en de notulen te vinden zijn, verschilt per school: op de website, in de nieuwsbrief, of nergens. Staan ze nergens, dan is dat geen overtreding van de Wet medezeggenschap op scholen; het medezeggenschapsreglement van je eigen school kan er wel iets over zeggen. Het blijft hoe dan ook een goede vraag aan de raad, want openheid bevorderen is nu juist wel een opdracht uit de wet.

Bron: de kennisbank van de VOO over vergaderen als MR (vergaderingen in principe openbaar, aanwezigen zijn toehoorder zonder stem- of spreekrecht), geraadpleegd 2-8-2026.

Dat is de kern, en het verrast bijna iedereen die het nakijkt. De wet regelt de bevoegdheden van de medezeggenschapsraad tot in detail, maar over notulen zegt hij niets: geen verplichting om ze te maken, geen vorm, geen termijn om ze rond te sturen en geen plicht om ze openbaar te maken.

Wat de wet wel doet, staat in artikel 7. Lid 1: de medezeggenschapsraad bevordert naar vermogen openheid en onderling overleg in de school. Lid 3: de medezeggenschapsraad doet aan alle bij de school betrokkenen schriftelijk verslag van zijn werkzaamheden. Dat is een verslagplicht over het werk van de raad, gericht aan iedereen die bij de school betrokken is. Het is geen notulenplicht per vergadering, en het zegt niets over de vorm.

De rest komt uit het reglement. Artikel 24 lid 1 sub i bepaalt dat het medezeggenschapsreglement regelt hoe de raad alle betrokkenen bij zijn werkzaamheden betrekt; sub j regelt in welke gevallen geheimhouding wordt betracht. Daar staat dus of jullie notuleren, wat er met de notulen gebeurt en wanneer een punt besloten is.

Ook het vergaderritme ligt niet in de wet vast. Artikel 6 lid 1 zegt alleen dat de raad bijeenkomt op verzoek, onder opgave van redenen. Hoe vaak jullie vergaderen, spreek je zelf af.

Op basis van de Wet medezeggenschap op scholen (BWBR0020685, geldend van 1-8-2025) op wetten.overheid.nl en de kennisbank van de VOO over agenda, notulen en actielijst, beide geraadpleegd 2-8-2026. Algemene uitleg, geen juridisch advies; het medezeggenschapsreglement van je eigen school is leidend.

Er is geen voorgeschreven vorm, dus die kiest de raad zelf. Voor een algemeen voorbeeld van een compleet verslag kijk je bij het notulen-voorbeeld. Wat MR-notulen apart maakt, zijn een paar velden die je in een gewoon vergaderverslag niet nodig hebt.

• Opening en aanwezigheidDatum en tijd, wie er is, wie zich heeft afgemeld, en welke geleding elk lid vertegenwoordigt.
• Instemming of advies per puntPer agendapunt of de MR instemming verleent, advies uitbrengt of alleen wordt geïnformeerd. Dit is het belangrijkste MR-eigen veld.
• De geleding die het aangaatSommige punten liggen bij de personeelsgeleding, andere bij de oudergeleding of de leerlinggeleding. Noteer wie bevoegd was.
• Besloten of openbaarMarkeer per punt of het in het besloten deel viel. Dan hoef je achteraf niet te reconstrueren wat wel en niet naar de achterban mag.
• Besluiten en actiepuntenWat er is afgesproken, wie het oppakt en wanneer. Zonder naam en moment blijft het een voornemen.
• Rondvraag en volgende vergaderingDe losse punten, en de datum waarop de raad weer bijeenkomt.

Geheimhouding en het besloten deel

De wet regelt geheimhouding niet inhoudelijk; hij verwijst door. Artikel 24 lid 1 sub j bepaalt dat het medezeggenschapsreglement regelt in welke gevallen geheimhouding wordt betracht. In de praktijk gaat het om punten over een individuele leerling of een individueel personeelslid, om cijfers die nog niet openbaar zijn, en om stukken die het bevoegd gezag vertrouwelijk heeft aangeleverd.

Wie de vergadering vastlegt, moet die grens tijdens de vergadering kennen, niet erna. Houd het besloten deel daarom vanaf het begin apart, zodat de versie voor de achterban geen zin bevat die daar niet in hoort. Wat er verder komt kijken bij het opnemen van een overleg, staat bij mag ik een gesprek opnemen.

Vaststellen is gewoonte, geen wettelijke verplichting. De meeste raden zetten het concept als eerste punt op de volgende agenda: iedereen leest het na, tekstwijzigingen worden verwerkt, en daarna zijn de notulen vastgesteld. Wie dat mag en hoe het gaat, leg je vast in het huishoudelijk reglement.

Het informeren van de achterban is wel geregeld, maar anders dan je zou verwachten. Artikel 7 lid 3 vraagt om schriftelijk verslag van de werkzaamheden aan alle bij de school betrokkenen, en artikel 24 lid 1 sub i draagt het reglement op te regelen hoe de raad die betrokkenen erbij haalt. De vorm ligt open: vastgestelde notulen op de website, een MR-rubriek in de nieuwsbrief, een jaarverslag, of alle drie.

Let op één verwarring rond dat woord jaarverslag. De wet verplicht de MR niet tot een eigen jaarverslag. Het jaarverslag dat de wet noemt is dat van de school: artikel 8 lid 2 verplicht het bevoegd gezag om de raad jaarlijks bepaalde informatie te geven, waaronder de begroting en vóór 1 juli het jaarverslag. Dat is informatie die de MR krijgt, geen stuk dat de MR moet maken. Artikel 8 geeft de raad daarnaast het algemene recht op de informatie die hij voor zijn taak nodig heeft.

En hoe lang bewaar je MR-notulen? De Wet medezeggenschap op scholen regelt geen bewaartermijn. Je eigen medezeggenschapsreglement kan er wel een noemen, en de school heeft een archiefbeleid. Staan er persoonsgegevens in, dan geldt daarnaast de AVG: niet langer bewaren dan noodzakelijk, en die termijn moet je zelf kunnen onderbouwen. De praktische lijn is tweeledig: bewaar de besluiten blijvend, en ruim herleidbare persoonsgegevens op zodra je ze niet meer nodig hebt.

• InstemmingVoor de vaststelling of wijziging van het schoolplan heeft het bevoegd gezag de instemming van de MR nodig (artikel 10 sub b). Neemt het bevoegd gezag toch een besluit zonder de vereiste instemming, dan is dat besluit nietig als de raad zich er binnen zes weken schriftelijk op beroept (artikel 32 lid 3).
• AdviesDe MR is bevoegd te adviseren, onder meer over de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid en over de aanstelling of het ontslag van de schoolleiding (artikel 11). Volgt het bevoegd gezag het advies niet, dan wordt de uitvoering van het besluit zes weken opgeschort (artikel 34 lid 1).
• GeschilKomen de raad en het bevoegd gezag er samen niet uit, dan gaat het naar de landelijke geschillencommissie waarbij elke school is aangesloten (artikel 30).

Voor de notulen betekent dit één ding: schrijf per agendapunt op wat het was. Niet dat de MR akkoord is, maar dat de raad instemming verleent met het schoolplan, of advies uitbrengt over de hoofdlijnen van het financieel beleid. Op twee plaatsen loopt een termijn van zes weken, en dan wil je precies kunnen teruglezen wat er is verleend en wanneer.

Heeft een bestuur meer dan één school, dan is er naast de MR van elke school ook een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (artikel 4). De GMR gaat over wat voor alle of de meeste scholen van het bestuur geldt; de MR blijft over de eigen school gaan. Twee raden, twee vergaderingen, twee verslagen: de GMR-notulen gaan naar de betrokkenen van alle scholen, de MR-notulen naar die van je eigen school.

Daarnaast bestaan er deelraden en themaraden, en heeft het samenwerkingsverband passend onderwijs een ondersteuningsplanraad die over het ondersteuningsplan gaat. Voor al die raden geldt dezelfde uitkomst als hierboven: de wet schrijft geen notulen voor, het reglement van de raad bepaalt wat er wordt vastgelegd en wie het krijgt.

De samenstelling ligt wel vast. De medezeggenschapsraad bestaat uit ten minste vier leden (artikel 3 lid 2). De helft wordt gekozen uit het personeel, de andere helft uit de ouders of de leerlingen, in gelijke aantallen (artikel 3 lid 3 en 4): in het primair onderwijs zijn dat alleen ouders, in het voortgezet onderwijs deels ouders en deels leerlingen. Noteer in het verslag welke geleding een punt aanging; dat scheelt later discussie.

Omdat de wet zoveel openlaat, is het reglement het document dat je nodig hebt. Er zijn er drie, en ze worden vaak door elkaar gehaald.

• Het medezeggenschapsstatuutRegelt de medezeggenschap binnen het hele bestuur: welke raden er zijn en hoe ze zich tot elkaar verhouden. Het wordt ten minste eens per twee jaar vastgesteld (artikel 21).
• Het medezeggenschapsreglementRegelt de raad zelf: omvang, samenstelling, verkiezingen, hoe de raad alle betrokkenen erbij haalt (artikel 24 lid 1 sub i) en wanneer er geheimhouding geldt (sub j). Het wordt vastgesteld met instemming van twee derden van de leden (artikel 23).
• Het huishoudelijk reglementNiet wettelijk verplicht, wel praktisch. Hierin leggen veel raden vast wie notuleert, binnen welke termijn het concept rondgaat en hoe de notulen worden vastgesteld.

Modellen voor het statuut en het reglement staan op Info-WMS. Komen de raad en het bevoegd gezag er samen niet uit, dan is er de Landelijke Commissie voor Geschillen WMS bij Onderwijsgeschillen, waarbij elke school is aangesloten (artikel 30). Beide bronnen geraadpleegd 2-8-2026.

Wie regels over notulen zoekt, komt al snel bij de ondernemingsraad uit, want daarover is meer vastgelegd. Voor een school helpt dat niet. Artikel 39 van de Wet medezeggenschap op scholen is er expliciet over: de Wet op de ondernemingsraden is niet van toepassing op de scholen, samenwerkingsverbanden en centrale diensten in de zin van deze wet.

Dat verklaart meteen waarom een MR minder houvast heeft dan een OR. De Wet op de ondernemingsraden schrijft voor dat het reglement van de OR voorschriften bevat over het opmaken en bekendmaken van de verslagen (artikel 14 lid 2 sub h), en dat de agenda uiterlijk zeven dagen voor de vergadering bekend is, behoudens spoed (artikel 14 lid 2 sub g). De Wet medezeggenschap op scholen kent geen van beide. Wat een OR in de wet vindt, spreekt een MR zelf af in het reglement.

Op basis van de Wet op de ondernemingsraden (BWBR0002747, geldend van 18-2-2023) en de Wet medezeggenschap op scholen (BWBR0020685, geldend van 1-8-2025) op wetten.overheid.nl, geraadpleegd 2-8-2026.

Vergader je in een vereniging of stichting in plaats van op school, dan gelden weer andere regels; die staan bij notulen van een vereniging of stichting. En bij een VvE ligt het precies andersom: daar noemen de modelreglementen wel termijnen voor het rondsturen en vaststellen, zoals je ziet bij notulen van de VvE.

In een raad van ten minste vier leden is de notulist altijd een lid dat die avond half meedoet. Dat is precies wat Notuly wegneemt: jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag.

Je start de opname in de app en doet gewoon mee. Vergadert de raad op school, dan loopt de opname aan de vergadertafel; vergadert de raad hybride of online, dan draait de desktop-app voor macOS en Windows mee. Notuly herkent wie er praat, tot 32 sprekers in één vergadering, en verstaat meer dan 90 talen. Het verslag zelf komt in het Nederlands of het Engels.

Binnen tien minuten staat het verslag in ieders mail: een samenvatting die de agenda volgt, met de besluiten en de actiepunten erin, en de volledige transcriptie als bijlage. Jij leest het na en zet er per punt bij of het om instemming of om advies ging. Dat oordeel blijft van de raad.

Het besloten deel houd je apart: wat onder geheimhouding valt, haal je uit de versie die naar de achterban gaat voordat je hem verstuurt. Wat er met je audio gebeurt en waarom er geen archief is, lees je bij veilig notuleren.

Vergadert jullie MR vaak online of hybride, dan werkt notuleren op de laptop precies hetzelfde, en staat het opnemen zelf stap voor stap uitgelegd bij een vergadering opnemen. Voor de andere overleggen op school, van teamvergadering tot multidisciplinair overleg en oudergesprek, staat het bredere verhaal bij notuleren in het onderwijs.

En eerlijk: niet elke raad heeft dit nodig. Een MR die in een uur klaar is en om beurten notuleert, redt het prima. Of een punt instemming of advies was, en of het in het besloten deel hoorde, bepaalt geen enkele tool. Dat blijft het werk van de raad zelf.