Notuleren op je laptop.

Zet een laptop midden in een hybride overleg en er komen twee volstrekt verschillende geluidsstromen op af. De eerste is de kamer waar je zit: stemmen die door de lucht bij de microfoon aankomen. De tweede is je computer zelf, die het geluid van de online deelnemers afspeelt via je speakers of je koptelefoon. Technisch hebben die twee niets met elkaar te maken.

Daar zit de reden dat zoveel opnames maar half zijn. Een dictafoon-app hoort alleen de kamer. Een schermrecorder is gemaakt voor wat je computer afspeelt. En een AI-notulist die als bot in de meeting meedraait, hoort wel de online deelnemers, maar niet de vier mensen die naast je aan tafel zitten.

Systeemaudio heet ook interne audio, computeraudio of desktopaudio, en in technische documentatie loopback. Verschillende woorden, hetzelfde ding: het geluid dat je computer zelf produceert, opgevangen voordat het je speakers uit gaat.

Notuly lost dit op door de app op je laptop naar allebei te laten luisteren, zonder dat er iemand aan je vergadering wordt toegevoegd. Waarom dat laatste steeds vaker uitmaakt, staat op de pagina over notuleren zonder bot.

Audio opnemen op Windows 11 of Windows 10 is een van de meest getypte zoekopdrachten in dit hoekje van het internet. Wat je vindt valt grofweg in drie categorieën, en geen van de drie is gebouwd voor een vergadering.

• AudiorecordersZoals Audacity of de recorder die al op je pc staat. Gemaakt voor wat er via een microfoon binnenkomt. De kamer gaat goed, de online deelnemers niet.
• SchermrecordersZoals OBS of de opnamefunctie van de Xbox Game Bar. Gemaakt om vast te leggen wat er op je scherm gebeurt, inclusief het geluid daarvan. De kamer om je heen is niet waarvoor ze bedacht zijn.
• Meeting-tools met een botZe komen als extra deelnemer in je Teams- of Zoom-vergadering zitten. Ze horen iedereen die online is, en niemand die naast je zit.

Waar het vastloopt is bijna altijd hetzelfde punt: het geluid van je computer is geen microfoon, en het moet apart beschikbaar worden gemaakt voordat een opnameprogramma erbij kan. Dat dit geen kwestie van een schakelaartje is, zie je aan Microsofts eigen instructie voor het delen van computergeluid in een Teams-vergadering: op de Mac moet je daarvoor de nieuwste Teams-audiodriver installeren en je computer opnieuw opstarten.

Het tweede punt komt daarna. Ook als het opnemen lukt, heb je een geluidsbestand en nog geen verslag. Wie het uitwerkt ben jij, tenzij je dat laat doen; hoe je van een opname naar iets bruikbaars komt, staat bij notulen uitwerken.

Er is een derde vraag, en die gaat niet over opnemen maar over wat er daarna met je gesprek gebeurt: waar wordt de audio verwerkt, wat blijft ervan bewaard, en wordt hij gebruikt om AI te trainen. Bij Notuly draait de hele AI-stap op eigen modellen op servers in Amsterdam, verlaat je gesprek de EU niet, en wordt het nooit gebruikt om AI te trainen. Zodra het verslag verstuurd is blijft er niets achter: geen opname, geen transcriptie, geen verslag. Dat is geen gat, want het verslag staat in je eigen mailbox. Het bredere verhaal staat bij AI zonder data naar de VS.

Apple's eigen handleiding voor schermopname op de Mac noemt alleen een microfoonkeuze. Letterlijk:

Het systeemgeluid staat daar niet als optie naast.

Dat betekent niet dat een Mac geen systeemgeluid kan opnemen. Het betekent dat de ingebouwde schermopname je die keuze niet aanbiedt, en dat je er dus iets anders bij nodig hebt. Wat per macOS-versie kan verschilt bovendien, dus controleer het voordat je erop rekent.

In de praktijk grijpen mensen naar QuickTime of een los opnameprogramma en zoeken ze daar een weg omheen. Dat kan werken, maar het levert je hetzelfde op als op Windows: een bestand waar je daarna nog alles mee moet doen, en meestal maar één van de twee bronnen.

De desktop-app van Notuly slaat die omweg over. Hij luistert naar je microfoon en naar de systeemaudio en levert geen bestand maar een verslag, met de besluiten en de actiepunten erin. Dat gebeurt zonder bot in de vergadering en op eigen servers in Amsterdam.

De vraag achter notuleren op laptop is meestal een keuzevraag: waar zet ik dit op? Er zijn drie antwoorden en ze verschillen op precies één punt, namelijk welke geluidsbron ze kunnen bereiken.

Hoe je een toestel neerlegt zodat een hele vergadertafel verstaanbaar op de opname staat, is een vak apart. Dat staat op de pagina over een vergadering opnemen met je telefoon. Zoek je het bredere overzicht van manieren om een overleg vast te leggen, dan begin je bij vergadering opnemen.