Wat betekent notuleren zonder bot?+
Notuleren zonder bot betekent dat er geen extra deelnemer aan je vergadering wordt toegevoegd. De meeste AI-notulisten sturen een bot die als gast de meeting binnenkomt, zichtbaar in de deelnemerslijst en met eigen toegang tot de audio. Notuly doet dat niet: de app op je laptop of telefoon legt het gesprek vast vanaf jouw kant, dus er verschijnt niemand in de lobby en er komt geen derde partij in het gesprek. Dat is ook de enige manier die werkt bij een vergadering aan tafel, waar geen bot naartoe kan.
Wat is een meeting-bot precies?+
Een meeting-bot is een softwaredeelnemer die namens een notuleertool je vergadering binnenkomt. Hij staat met een eigen naam in de deelnemerslijst, moet net als iedere gast worden toegelaten, en luistert daarna mee met de audio van de meeting. Je komt hem ook tegen als notetaker-bot, third-party bot of externe bot; het is steeds hetzelfde mechanisme.
Waarom staat er een bot in mijn Teams-vergadering?+
Omdat iemand met toegang tot de uitnodiging een notuleertool aan zijn agenda heeft gekoppeld. Die tool stuurt op het afgesproken tijdstip automatisch een gast naar de vergadering, ook als de organisator daar niets van weet. Dat kan een collega zijn, maar net zo goed iemand van de andere partij die dezelfde uitnodiging in zijn agenda heeft staan.
Hoe zet ik de AI-bot in Teams uit?+
Als organisator laat je hem niet toe vanuit de lobby. Microsoft toont externe bots daar apart, met een eigen label, zodat je ze niet meer per ongeluk binnenlaat. Structureel regelt je beheerder het in het vergaderbeleid van het Teams-beheercentrum: daar heet de instelling Manage external bots and their access to meetings, in de sectie Meeting Join and Lobby. In PowerShell is dat het attribuut ExternalBotAccessMode op Set-CsTeamsMeetingPolicy, met twee waarden: AllowAllBots en RequireApprovalWhenDetected. De standaardwaarde is RequireApprovalWhenDetected, waarbij een herkende bot naar de lobby wordt gestuurd, ongeacht de lobby-instelling van de vergadering.
Blokkeert Microsoft Teams externe AI-notetakers?+
Microsoft maakt het in ieder geval een stuk moeilijker. In het vergaderbeleid staat de instelling Manage external bots and their access to meetings, in PowerShell het attribuut ExternalBotAccessMode op Set-CsTeamsMeetingPolicy. Er zijn twee waarden, AllowAllBots en RequireApprovalWhenDetected, en RequireApprovalWhenDetected is de standaardwaarde: een herkende bot wordt naar de lobby gestuurd, ongeacht de lobby-instelling van de vergadering. Daarnaast is er een beheerdersinstelling aangekondigd die alle herkende externe bots automatisch blokkeert (Roadmap-ID 566201, aangekondigd voor augustus 2026 en op 25 augustus 2026 nog niet in de Microsoft-documentatie te vinden). Microsoft tekent er zelf bij aan dat de botdetectie niet waterdicht is en niet elke externe opnamebot herkent. Gecontroleerd op 25 augustus 2026.
Wat gebeurt er met Otter, Fireflies of Read.ai in Teams?+
Werkt de tool met een bot die als externe gast je vergadering binnenkomt, dan valt die bot onder de Teams-regels voor externe bots: apart in de lobby en expliciet toelaten. De instelling die dat regelt heet Manage external bots and their access to meetings en staat standaard op RequireApprovalWhenDetected. Of dat voor jouw tool geldt, hangt af van het mechanisme dat hij gebruikt. Vraag per tool of er een deelnemer aan de vergadering wordt toegevoegd, en kijk daarvoor in de handleiding en in de agenda-koppeling.
Kan ik met Copilot notuleren zonder Teams?+
De vergaderfuncties van Microsoft Copilot (voorheen Microsoft 365 Copilot) hangen aan de audio van een Teams-meeting. Zit iedereen aan tafel en loopt er geen meeting, dan is er voor Copilot zelf niets om mee te luisteren. Microsoft heeft daar wel de Facilitator-agent voor: met de Teams-app op je telefoon legt die een fysiek gesprek vast, en in een ingerichte Teams Room via een QR-code. Dat vraagt een Microsoft Copilot-licentie, het gebruik hangt af van de beschikbare capaciteit, externen krijgen de notulen niet, en het gesprek belandt in je Microsoft-omgeving. Wil je dat niet, dan heb je een notulist nodig die naar de zaal luistert in plaats van naar de vergadering.
Werkt een AI-notulist ook bij een fysieke vergadering?+
Alleen als hij niet met een bot werkt. Een bot heeft een meeting nodig om aan deel te nemen, en die is er aan tafel niet. Notuly werkt vanaf het apparaat dat je bij je hebt, dus een vergadering aan tafel legt hij net zo goed vast als een gesprek in Teams of Zoom.
Ziet de andere partij dat ik een AI-notulist gebruik?+
Er verschijnt geen extra deelnemer in de vergadering, dus uit de deelnemerslijst blijkt het niet. Dat maakt het geen heimelijke opname: bot-vrij en stiekem zijn twee verschillende dingen. Zeg aan het begin gewoon dat je het gesprek laat uitwerken, zodat iedereen het weet en jullie allebei het verslag hebben.
Heb ik een apart apparaat nodig om zonder bot te notuleren?+
Nee. Notuly draait op wat je al gebruikt: de desktop-app voor macOS en Windows op je laptop, en de app voor iOS en Android onderweg. Er is geen los opnameapparaat nodig en er hoeft niets in de vergaderruimte te worden bijgeplaatst.
Moet mijn IT-afdeling iets goedkeuren?+
Er komt geen externe gast in je vergaderomgeving, dus de vraag naar gasttoegang en vergaderbeleid vervalt. Wat overblijft is de gewone beoordeling van een applicatie: waar wordt de audio verwerkt, wat blijft er bewaard, en is er een verwerkersovereenkomst. De verwerking loopt via Nederlandse servers in Amsterdam, de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist, en de verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) is beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Wat als de vergadering deels aan tafel en deels online is?+
Daar gaat het met een bot het vaakst mis, want die hoort alleen de mensen die zijn ingelogd. Bij een hybride overleg draait de desktop-app op de laptop waar de vergadering op loopt, en die vangt de zaal en de deelnemers op afstand. Notuly herkent tot 32 sprekers in een gesprek en verstaat meer dan 90 talen; je verslag krijg je in het Nederlands of Engels.
