Een actie- en besluitenlijst is geen korte versie van de notulen, maar een lijst die doorloopt.

Een voorbeeld van een actie- en besluitenlijst die doorloopt.

Een actielijst die doorloopt, geeft elke actie één regel, die van overleg tot overleg blijft staan tot de actie af is of uitdrukkelijk vervalt.

Een wijkverpleegteam in de thuiszorg houdt zijn tweewekelijkse werkoverleg. De teamleider, Marloes, is er niet, dus wijkverpleegkundige Ellen zit voor en stuurt de actiepunten zelf rond.

1. De app-problemen zijn gemeld, dus de actie is af, maar de app doet het nog niet: daarom staat er in overleg 2 een nieuwe regel. ↑
2. De e-learning voor alle teamleden staat na vier weken nog open voor één collega. Zonder e-learning mag die collega niet mee naar de scholing van 10 november, en niemand gaf de actie een nieuwe datum. ↑
3. De vakantiewensen kregen een nieuwe datum, 13 november, en de oude datum blijft ernaast staan. ↑
4. De dinsdagavond zonder naam was bij overleg 2 alsnog ingevuld. ↑

Het voorstel over de vergoeding werd pas in het derde overleg een besluit. De regels die hieruit volgen, staan bij bijhouden.

Een besluitenlijst is de lijst van wat een vergadering heeft besloten, met één zin per besluit. Er komen besluiten bij, maar wat er al op staat, verandert niet.

Een actiepunt is een taak uit een overleg, met één eigenaar en een datum.

Het college van burgemeester en wethouders maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar (Gemeentewet, artikel 60 lid 3). Dat is een ander document met eigen regels, en die plicht geldt niet voor elke besluitenlijst.

In de kolom van overleg 1 staat alleen nieuw of open: het verslag geeft geen status, die zet het team zelf vanaf het tweede overleg. De andere open punten uit het verslag, zoals of Kim volgende week terug is, hebben geen actie en staan niet in de tabel. Mevrouw K. staat er alleen in met wat er moet gebeuren, niet met waarom: een lijst die rondgaat, heeft geen gezondheidsgegevens nodig.

Waar komt die eerste kolom vandaan? Uit het verslag van het overleg zelf, en dat staat hieronder zoals het is gemaakt.

De besluiten en actiepunten uit het overleg zelf.

Dit zijn de besluiten, de afspraken en de open punten uit het verslag dat Notuly van dit overleg maakte, letterlijk en zonder iets weg te laten. In het verslag heten de actiepunten afspraken.

Het verslag zette de vergoeding niet bij de besluiten: bij de afspraken staat dat Ellen het voorstel maandag aan Marloes voorlegt, en bij de open punten dat het op haar beslissing wacht. Het flexbureau staat er als vraag, met erbij dat het team er nog niet op moet rekenen. En de scholing staat op dinsdag 10 november, met de verschuiving van 3 november erbij.

Een voorstel, een vraag, een dienst die iemand op zich neemt: het lijkt allemaal op een besluit. Hoe zie je het verschil?

Is het een besluit, een actiepunt of een voorstel?

Een besluit is af zodra het genomen is; een actiepunt is pas af als iemand het gedaan heeft; een voorstel is geen van beide, tot iemand die erover gaat beslist. Een open punt is een actie die nog een naam zoekt. Onder Openstaand in een verslag staan ook vragen zonder actie, zoals of Kim volgende week terug is.

Twee gevallen lijken op een besluit en zijn het niet helemaal:

Als een punt voorwaardelijk is (“als er budget is”), dan is het een actie om het na te vragen.

Als een regel voor iedereen geldt, dan is het een besluit plus één bewaker op de actielijst: één naam die nagaat of iedereen het gedaan heeft.

Het flexbureau in het verslag is zo’n voorwaardelijk punt. De e-learning is zo’n regel voor iedereen: het besluit staat er, maar een bewaker niet, en in het voorbeeld is dat precies de regel die open blijft. Waarom één naam beter werkt dan “iedereen”, staat bij afspraken vastleggen.

Soms zit er een taak in een besluit. In het verslag hierboven staan er twee: de diensten van Jeroen en Fatima, en “Ellen geeft dit aan Yvonne door” bij de kerstweek. Het besluit blijft op de besluitenlijst; moet iemand er nog iets voor doen dat je wilt volgen, geef die taak dan een eigen regel op de actielijst.

Bij een vereniging werkt het net zo: een voorstel dat naar de algemene ledenvergadering gaat, is pas een besluit als de leden hebben gestemd. Bij een stichting beslist het bestuur.

Weet je wat waar hoort, dan blijft de vraag welke kolommen elke lijst nodig heeft.

Het format: wat staat er in een besluitenlijst en een actielijst?

Een besluitenlijst heeft genoeg aan vier kolommen: het overleg, het onderwerp, het besluit in één zin en wanneer het ingaat. Een actielijst heeft er ook vier: wie, wat, wanneer en de status. Of je het een actielijst noemt of een actiepuntenlijst, de kolommen zijn dezelfde.

Een besluit heeft geen eigenaar nodig, want er hoeft niemand meer iets voor te doen. De uitzondering is een benoeming: “Fatima wordt werkbegeleider van stagiaire Lotte” is een besluit met een naam erin. Sommige formats, zoals dat van de Zelforganisatiefabriek, geven ook een besluit een verantwoordelijke en een deadline. Dat kan, maar zie je die bij een besluit staan, dan is het vaak een actie die je beter op de actielijst zet.

Moet een bestuur of vereniging zijn besluiten later terugvinden, zet er dan het nummer van het besluit en de uitslag van de stemming bij.

Wat een actie bruikbaar maakt, is dat iemand die er niet bij was hem kan uitvoeren. “Huisarts regelen” is vaag. “Jeroen belt deze week de huisarts om een MDO te regelen, met de dochter erbij” is concreet: er staat een naam, een moment en wat er moet gebeuren.

Stuur je de lijst naar een leidinggevende die er niet bij was, zet dan bovenaan wat er nieuw besloten is en wat er openstaat. Verschuift de datum van een actie, zet de nieuwe dan naast de oude, zodat de oude blijft staan.

Actie- en besluitenlijst [naam van het overleg], [datum]

Nieuw besloten en nog open, in het kort: [twee of drie regels]

Besloten
- [onderwerp]: [het besluit in één zin], geldt vanaf [datum]

Acties (wie, wat, wanneer, status)
- [naam]: [wat er moet gebeuren], vóór [datum] (eerst [oude datum]), [nieuw, loopt, af, open, vervallen of wordt besluit]

Nog zonder naam
- [wat er moet gebeuren], vóór [datum]

Er is geen bestand om te downloaden: deze kolommen zet je in Word, in Excel of gewoon in je mail.

Het format is snel gemaakt. Het werk begint bij het tweede overleg.

Hoe maak je een actie- en besluitenlijst die doorloopt?

Een actie- en besluitenlijst loopt door als de actielijst elk overleg terugkomt en elke regel daar een status krijgt. Dat gaat in zeven stappen.

1. Stuur de lijst dezelfde dag rond. In het voorbeeld belooft Ellen hem voor dezelfde middag, met de nieuwe datum van de scholing erin.
2. Zet “acties uit het vorige overleg” als eerste punt op de agenda van het volgende overleg.
3. Loop in dat overleg elke regel langs en zet er een status bij.
4. Wat af is, krijgt de status af en staat in het overleg daarna niet meer op de lijst.
5. Is een datum gemist, dan wordt het een nieuwe afspraak met een nieuwe datum, of laat het team de actie uitdrukkelijk vervallen. De oude datum blijft staan.
6. Is er over een voorstel besloten, dan verhuist het naar de besluitenlijst.
7. Krijgt iemand die er niet bij was een actie, wijs dan in het overleg een boodschapper aan die het nog dezelfde dag laat weten. In het werkoverleg doet Ellen dat voor Yvonne, de planner.

Wie de lijst bijhoudt, spreek je af; vaak is dat de voorzitter.

Niet elk overleg kan met zo’n lijst toe.

Wanneer heb je toch notulen nodig?

Notulen heb je nodig als iemand later moet kunnen nalezen hoe een besluit tot stand kwam. Een actie- en besluitenlijst legt alleen vast wat er besloten is en wat er moet gebeuren; notulen beschrijven ook het gesprek dat eraan voorafging.

Kies notulen als je moet verantwoorden hoe een besluit tot stand kwam: op een algemene ledenvergadering, in een ondernemingsraad of een medezeggenschapsraad, of in een bestuur dat verantwoording aflegt aan de leden. Kies ze ook als iemand die er niet was de overwegingen moet kennen, of als de notulen formeel worden vastgesteld. Hoe dat bij een medezeggenschapsraad gaat, staat bij de notulen van de MR; wat notulen in het algemeen zijn, bij notulen.

Andersom: voor een kort teamoverleg is de actie- en besluitenlijst vaak genoeg. Een volledig uitgewerkt voorbeeld van notulen staat bij het notulenvoorbeeld.

Het bijhouden doe je zelf, maar het begint bij een eerste lijst die klopt. En juist die is lastig te maken als je voorzit: je schrijft op wie wat doet, terwijl iemand een datum rechtzet en een voorstel klinkt als een besluit. De eerste lijst op deze pagina komt uit het verslag dat Notuly van dat overleg maakte.

Zo komt de eerste lijst uit het verslag.

Zo gaat het in een echt overleg: wie voorzit, zegt aan tafel dat ze opneemt, legt haar telefoon neer en zit voor zonder mee te schrijven. Binnen tien minuten na afloop staat het verslag in haar inbox, met de besluiten en de actiepunten erin.

Eén ding doet Notuly niet: het houdt geen status bij van overleg tot overleg. Die zet je vanaf het tweede overleg zelf in je lijst.

Werkt een deel van het team thuis, dan verandert er niets: Notuly werkt fysiek, hybride en online. Bij een overleg in Teams, Zoom of Google Meet draait de desktop-app mee op de computer, zonder bot in de meeting; hoe dat gaat, staat bij een Teams-vergadering notuleren.

Wat er in dat gesprek gezegd is, blijft van het team: audio binnen een minuut na verwerking gewist.

Voor de leidinggevende die beslist.

Neemt het team Notuly voor zijn overleggen, dan wil de leidinggevende drie dingen weten.

Wat kost het?

Met Starter heb je drie gesprekken gratis per maand, zonder betaalgegevens, met maximaal 60 minuten per gesprek. Voor een team is er Team, vanaf twee licenties en met één factuur. De bedragen staan bij de prijzen.

Wat gebeurt er met het gesprek?

Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam, en Notuly slaat je gesprekken niet op: het verslag staat in je eigen mailbox. De rest staat bij veilig notuleren. De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie.

Wat moet het team zelf regelen?

Vertel vooraf dat je opneemt; wat daarbij mag en hoort, staat bij of je een gesprek mag opnemen. En spreek af wie de lijst na het overleg bijhoudt.

Zeven beslisregels voor de actie- en besluitenlijst.

Bronnen.

Algemene informatie over notuleren, geen juridisch advies. Voor de formele status van een besluitenlijst geldt wat de statuten, het reglement of de wet voorschrijven; raadpleeg bij twijfel je eigen organisatie. De bronnen zijn geraadpleegd op 31 oktober 2026.

• Gemeentewet, artikel 60, versie geldend vanaf 1 oktober 2026
• Zelforganisatiefabriek, de actie- en besluitenlijst
• Het voorbeeld: een verslag dat Notuly maakte van een verzonnen werkoverleg van 30 minuten, op 31 oktober 2026, in de vorm Automatisch, zonder nabewerking. Overleg 2 en 3 in de tabel zijn verzonnen.