In dit voorbeeld zit een wijkverpleegkundige voor en zegt: “Ik doe de actiepunten zelf wel en ik stuur ze rond.” Haar verslag gaat ook naar de planner die er niet bij was en de stagiaire die maandag begint. Daarom gaat er een rode pen door: doorgehaald wat er volgens de AVG niet in hoort, met de reden erbij.
Notuleren
Notulen werkoverleg: een voorbeeld, met de rode pen erdoor.
Na een werkoverleg notulen uitwerken lijkt het makkelijkste stuk van het overleg, tot je naleest wat er in een half uur gezegd is.
S
Soren Colton
Drie gesprekken gratisZonder betaalgegevens
Onderwerpen
-
Rooster en ziekte: Sandra is nog steeds ziek
(rug, het gaat nog wel even duren)en Kim heeft sinds maandag griep; Kim is volgende week waarschijnlijk terug, maar dat is niet zeker. Sandra en Kim zijn afwezig, Kim waarschijnlijk tot volgende week; de komende twee weken zitten er gaten in het rooster.
Kort antwoord
Notulen werkoverleg, de notulen van een werkoverleg of teamoverleg, leggen per punt vast wat een team in zijn vaste overleg over het werk besloot, wie wat doet en voor wanneer, en wat open blijft. Wat een collega mankeert hoort er niet in: volgens de Autoriteit Persoonsgegevens legt een werkgever niet vast wat een zieke werknemer heeft, ook niet als die het zelf vertelt; de gezondheid van een cliënt hoort in het cliëntdossier. In een voorbeeldverslag van een werkoverleg van 30 minuten, met zes besluiten, haalt deze gids op notuly.nl negen passages door, als eigen oordeel op grond van de regels van de AP: drie over de gezondheid van een collega, vier over een cliënt of zijn familie, één over iemands privéleven en één over iemands zorgen.
- Gesprek
- 30 minuten
- Onderwerpen
- 10
- Besluiten
- 6
- Afspraken
- 8
- Open punten
- 6
- Doorhalingen
- 9
Direct naar: De vorm om over te nemen · Het verslag met de rode pen · De tabel: wat wel, wat niet · De drie vragen
Het overleg: een teamoverleg in de zorg van 30 minuten.
Het voorbeeld is het tweewekelijkse teamoverleg van een wijkverpleegteam in de thuiszorg, met vijf collega’s aan tafel. De teamleider, Marloes, is op training, dus wijkverpleegkundige Ellen zit voor. Het gesprek is verzonnen, voor deze gids.
Al bij het eerste punt zegt Ellen over een zieke collega: “Sandra is nog steeds ziek. Dat gaat nog wel even duren, met haar rug.” Even later zegt Jeroen over een cliënt: “De dochter kan het niet meer aan.”
Citaten uit het gesprek, niet uit het verslag.
Werk je niet in de zorg, dan speelt hetzelfde bij een leerling, een inwoner of een klant; de tabel laat zien hoe.
Allebei bedoelen ze het goed. Wat maakte Notuly van dit gesprek?
Voorbeeld notulen werkoverleg: het verslag met de rode pen.
Dit is het verslag dat Notuly van het overleg maakte, woordelijk, met de rode pen als laag eroverheen. De pen verandert geen woord aan het verslag; hij laat zien wat een notulist eruit zou halen, en waarom.
Wat over de gezondheid van een collega gaat, is doorgehaald; eronder de zin die wel mag.
10 onderwerpen, 9 doorhalingen, 6 dingen die bewust blijven staan. Naar doorhaling 1 · 2 · 3 · 4 · 5 · 6 · 7 · 8 · 9 · Wat blijft staan · Wat niet in het verslag staat
Samenvatting
Jeroen draait donderdag 15 oktober avond, Fatima zaterdag 17 oktober vroeg; dinsdagavond 20 oktober blijft open. Ellen legt maandag het uitbetalingsvoorstel en de flexbureaubudgetvraag aan Marloes voor. Zij doet morgen de nieuwe indicatie voor mevrouw K.; Jeroen regelt een MDO met de huisarts. Bij app-uitval gaat de rapportage op papier. Fatima begeleidt Lotte vanaf 19 oktober; wondzorgscholing is 10 november.
Onderwerpen
-
Rooster en ziekte: Sandra is nog steeds ziek
(rug, het gaat nog wel even duren)en Kim heeft sinds maandaggriep; Kim is volgende week waarschijnlijk terug, maar dat is niet zeker. Gaten de komende twee weken: donderdag 15 oktober (avond), zaterdag 17 oktober (vroeg) en dinsdag 20 oktober (avond), plus losse uurtjes die Yvonne kan schuiven. Jeroen neemt donderdag, Fatima zaterdag. Dinsdagavond blijft open: Deelnemer Aheeft die avond de ouderavond van schoolen Annelies staat die dag al vroeg; Ellen heeft zelf al een dubbele dienst. Ellen geeft de invulling vanmiddag door aan Yvonne, die het vóór vrijdag in het rooster zet. Fatima staat de zondag daarna niet, dat heeft Ellen gecheckt. Het rooster voor november komt eind oktober, zoals altijd. Sandra en Kim zijn afwezig, Kim waarschijnlijk tot volgende week; de komende twee weken zitten er gaten in het rooster. Deelnemer A en Annelies kunnen dinsdagavond niet. Gezondheid van een collega. Zie de regels.Ook griep is gezondheid. Wat wel mag, staat bij 1.Minder ernstig, toch eruit: privé, niet nodig. - Meeruren en uitbetaling: Deelnemer A stelt namens het team voor om extra diensten (sinds de zumer wekelijks) niet meer in tijd-voor-tijd op te nemen maar uit te betalen met een vergoeding erbovenop, zoals bij team West vorig jaar gebeurde. Jeroen is het daarmee eens en merkt op dat dit de derde keer deze maand is dat hij extra draait en dat zijn meeruren al op dertig uur staan. Fatima twijfelt of het volgens de cao mag. Ellen vindt het een terecht punt maar kan er niet over beslissen omdat het over geld gaat; zij legt het maandag aan Marloes voor en belooft niets over de uitkomst. Annelies zou liever meer mensen dan meer geld hebben; Deelnemer A vindt allebei mooi.
-
Flexbureau: Ellen vraagt Marloes ook of er budget is voor extra uren via het flexbureau, bijvoorbeeld voor de weekenden. Zij waarschuwt dat ze niet weet of dat geld er is en dat het team er nog niet op moet rekenen. Annelies en Fatima benoemen de risico’s: flexkrachten kennen de cliënten niet (sleutels,
meneer V.’s steunkousen na het ontbijt) en mevrouw K. doet niet open voor vreemden. Ellen: dan goed kijken wie waar neerzet.Minder ernstig, toch eruit: zorgdetail van een cliënt. -
Sandra:
heeft fysio, twee keer per week, het gaat langzaam beter maar ze kan nog niet lang staan; ze vindt het vervelend dat het team haar diensten moet opvangen. Ellen heeft haar gezegd dat ze zich daar geen zorgen over moet maken.Er komt een teamkaart.Gezondheid van een collega. De teamkaart blijft. -
Mevrouw K.:
in twee weken twee keer gevallen (vorige week dinsdag in de badkamer, zondag ’s avonds in de gang; de dochter vond haar na ongeveer een uur). Niets gebroken, wel een flinke blauwe plek op haar heup; stuit en hielen zijn gaaf. Ze eet en drinkt slecht, wordt vergeetachtiger en is onzeker over haar pillen ondanks de baxterrol; de alarmeringsknop ligt in de la.De dochter kan het niet meer aan en ligt ’s nachts wakker.De huidige indicatie van drie keer per dag (ochtend, middag, avond) klopt volgens Ellen niet meer.Er is nog geen diagnose en geen casemanager dementie. Naar een verpleeghuis is het nu nog te vroeg: daarvoor zijn een diagnose en een Wlz-indicatie nodig, dat komt in het MDO aan de orde. Mevrouw K. zelf wil niet weg.Mevrouw K.: de zorg klopt niet meer met de indicatie; Ellen stelt een nieuwe op, Jeroen regelt een MDO met de huisarts. Details in het dossier. Hoort in het cliëntdossier. Zie de regels.Minder ernstig, toch eruit: familie van een cliënt. -
Wondprotocol: nieuw protocol vanuit de organisatie, ingaand per 1 november: elke week een wondfoto met liniaal in het dossier, elke twee weken evaluatie met de wondverpleegkundige (Annelies, voor dit team), en beoordeling met het TIME-model (tissue, infectie, moisture, edge). Foto’s uitsluitend met de tablet in de app, niet met de eigen telefoon vanwege privacy. Liniaaltjes liggen in de kast bij de verbandmiddelen en in de nieuwe wondsets. Annelies kijkt de foto’s bij de evaluatie na; bij twijfel belt het team haar.
De wond van meneer B. is na vier maanden bijna dicht.Deelnemer A merkt op dat het team het al heel druk heeft en er nu een protocol en e-learning bijkomen.Minder ernstig, toch eruit: hoort in het dossier. -
App-problemen:
de app logt steeds uit, loopt vast bij het toevoegen van foto’s, heeft bij de flats aan de rand van de wijk (vierde verdieping) geen bereik en de batterij is om twee uur leeg. Een eerdere melding bij ICT (maanden geleden) leverde alleen het advies de tablet uit en weer aan te zetten op. Nieuwe tablets zouden in het voorjaar komen, maar daar heeft het team nu niets aan. Ellen stelt een noodoplossing vast: bij uitval rapporteren op het papieren overdrachtsformulier en dezelfde dag nog in het dossier zetten, ook voor mevrouw K. De formulieren liggen op kantoor en in de auto’s; Jeroen heeft vanochtend een stapel in de witte auto gelegd.
-
Vakantie december:
Yvonne wil de wensen vóór 1 november binnen hebben, ook voor oud en nieuw. Bestaande regel: in de kerstweek maximaal twee mensen tegelijk vrij. Nieuwe afspraak: wie vorig jaar met kerst gewerkt heeft, krijgt dit jaar voorrang; Ellen geeft dat aan Yvonne door. Bij conflicterende wensen komt het team samen tot een oplossing zodra de wensen er liggen.
-
Stagiaire Lotte:
begint maandag 19 oktober, tweedejaars mbo-v, loopt tot de zomer; de eerste twee weken loopt ze alleen mee, nog niet zelfstandig de wijk in. Ze heeft eerder stage gelopen op een psychogeriatrische afdeling van een verpleeghuis, dus ervaring met dementie. Ze meldt zich maandag om half acht op kantoor; haar inlog voor de app is via school aangevraagd. Het formulier met leerdoelen neemt ze zelf mee.
- Mededelingen en rondvraag: er is sinds maandag een nieuwe secretaresse, Ria, die voortaan de telefoon aanneemt voor de dienstdoende. De scholing wondzorg is verzet van dinsdag 3 naar dinsdag 10 november, zelfde tijd en plek. Deelnemer A kreeg vorige week een parkeerbon bij de flats ondanks de zorgkaart achter de ruit; bezwaar is al gemaakt, dat duurt weken. Of er dit jaar een kerstdiner is, weet Ellen niet; Marloes heeft er nog niets over gezegd.
Besluiten
Jeroen neemt de avonddienst van donderdag 15 oktober en Fatima de vroege dienst van zaterdag 17 oktober op zich; de avond van dinsdag 20 oktober blijft voorlopig open.
Iedereen die bij mevrouw K. komt, rapporteert vanaf vandaag elke dienst kort of ze gevallen is en wat ze gegeten en gedronken heeft, ook als er niets aan de hand is; Ellen heeft die gegevens nodig voor de indicatie en de huisarts.
Zolang de app niet werkt, wordt de rapportage op het papieren overdrachtsformulier geschreven en dezelfde dag nog in het dossier gezet, niet de volgende dag.
De scholing wondzorg verschuift van dinsdag 3 november naar dinsdag 10 november, van half twee tot half vijf op kantoor; de e-learning moet vóór die scholing af zijn, anders mag men niet meedoen.
Voor de kerstweek geldt de voorrangsregel: wie vorig jaar met kerst gewerkt heeft, krijgt dit jaar voorrang; Ellen geeft dit aan Yvonne door.
Fatima wordt werkbegeleider van stagiaire Lotte; het team is het unaniem eens.
Afspraken
- Ellen: legt maandag het voorstel over uitbetaling van extra diensten aan Marloes voor, inclusief de vraag of er budget is voor het flexbureau maandag, als Marloes terug is
- Ellen: gaat morgenmiddag om half drie bij mevrouw K. langs, samen met de dochter, om een nieuwe indicatie op te stellen; zij bekijkt daarbij ook nachtzorg of een sensor naast het bed
- Jeroen: belt deze week de huisarts om een MDO te regelen over mevrouw K., met de dochter erbij en eventueel de praktijkondersteuner
- Jeroen: meldt vandaag nog de app-problemen bij de servicedesk, met een lijstje (uitloggen, vastlopen bij foto’s, geen bereik) en de tabletnummers; hij vraagt na het overleg ieders tabletnummer
- Ellen: geeft vanmiddag de roosterinvulling door aan Yvonne, die het vóór vrijdag in het rooster zet
- Alle teamleden: doen de e-learning wondzorg (ongeveer een uur, te vinden in de leeromgeving onder wondzorg, mag in werktijd) vóór de scholing
- Annelies: laat de kaart voor Sandra na het overleg rondgaan om te tekenen
- Alle teamleden: geven hun vakantiewensen voor december, inclusief oud en nieuw, vóór 1 november door aan Yvonne
Openstaand
- De avonddienst van dinsdag 20 oktober is nog niet ingevuld; wie die toch kan draaien, meldt zich bij Ellen of Yvonne.
-
Het voorstel om extra diensten uit te betalen met vergoeding wacht op de beslissing van Marloes;
Deelnemer A vreest dat het weer “we gaan ernaar kijken” wordt.Minder ernstig, toch eruit: iemands zorgen. Het voorstel blijft. - Of er budget is voor extra uren via het flexbureau is onzeker; Ellen zegt dat het team er nog niet op moet rekenen.
- Of Kim volgende week terug is, is niet zeker.
- Of er dit jaar een kerstdiner komt, is onbekend; Marloes heeft er nog niets over gezegd.
- Het bezwaar tegen de parkeerbon bij de flats loopt; de afhandeling duurt weken.
Ellen stelt de actiepunten op en stuurt ze vanmiddag rond, met de nieuwe datum van de scholing erin.
Disclaimer: Niet alle sprekers konden bij naam worden geïdentificeerd; hun inbreng is via een label weergegeven, waardoor de toeschrijving onzeker kan zijn.
Wat bewust blijft staan
- De namen bij een afspraak of besluit.
- Wie er niet was, zonder de reden.
- Het voorstel over uitbetaling, en wie wat vond.
- Het besluit dat iedereen bij mevrouw K. elke dienst rapporteert of ze viel en wat ze at en dronk: een werkafspraak, de gegevens gaan het dossier in.
- De meeruren van Jeroen: een twijfelgeval, want het is zijn eigen argument bij het voorstel.
- De parkeerbon bij de flats: die viel tijdens het werk.
Dit zei het team, en staat niet in het verslag
“Mijn man is dan thuis met de kinderen.” Een collega, bij het rooster.
“…en ze heeft zelf drie kinderen.” Jeroen, over de dochter van mevrouw K.
Citaten uit het gesprek. Ze staan niet in dit verslag; de rug en de fysio wel.
Haal weg wat de pen doorhaalt, en er blijft een skelet over. Wat staat er dan wél in?
Wat staat er in de notulen van een werkoverleg?
In de notulen van een werkoverleg staan per agendapunt het besluit, de afspraak met een naam en een moment, en wat open blijft, met bovenaan wie er waren. In deze volgorde:
- De kop: datum, wie er waren, wie er niet waren (zonder reden), wie voorzat.
- De actielijst van vorige keer: wat af is, wat nog loopt.
- Per agendapunt het besluit in één zin: “Fatima wordt werkbegeleider van stagiaire Lotte.”
- De afspraken, met naam en moment: “Jeroen belt deze week de huisarts.”
- Wat open blijft: de avonddienst van 20 oktober.
- De mededelingen, kort.
- De rondvraag, alleen als er iets uit kwam.
Format notulen werkoverleg: de vorm om over te nemen.
Notulen werkoverleg [team], [datum] Aanwezig: [namen] Afwezig: [namen] (niet: de reden) Voorzitter: [naam] · Notulist: [naam] 1. Actielijst van vorige keer - [naam]: [actie], [af / loopt / open] 2. [Agendapunt] Besluit: [één zin] Afspraak: [naam] [doet wat] [wanneer] Open: [wat nog niet rond is] 3. [Agendapunt over een cliënt, leerling of klant] Afspraak: [naam] [doet wat] [wanneer] (niet: wat je zag of hoorde, dat staat in het dossier) 4. Mededelingen - [kort] 5. Rondvraag - [alleen als er iets uit kwam] (niet: privé) Volgend overleg: [datum]
Kopieer de vorm naar Word of naar je mail; een download is er niet. Voor andere vergaderingen is er een algemeen voorbeeld van notulen; hoe afspraken van overleg tot overleg doorlopen, staat bij de actie- en besluitenlijst. De agenda die erbij past, staat bij een voorbeeld van een agenda voor een vergadering.
Drie regels in de vorm hebben een “niet” erbij. Waarom moest de rest eruit?
Wat mag er niet in de notulen van een werkoverleg volgens de AVG?
In de notulen van een werkoverleg horen geen gegevens over de gezondheid van een collega, geen medische details over een cliënt en niets over iemands privéleven of functioneren dat niet nodig is om te weten wat er besloten is en wie wat doet. Wie in de notulen staat, staat erin met persoonsgegevens, dus de AVG geldt: schrijf alleen op wat nodig is voor het doel van het verslag, en over gezondheid alleen als een uitzondering het toelaat.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthouder op de AVG, zet de regels voor werkgevers op een rij. Wie namens het team notuleert, maakt een stuk van de organisatie; deze gids past die regels daarom ook toe op het teamverslag.
- Namen.
-
Een naam is al een persoonsgegeven, dus een verslag met namen valt onder de AVG (AP).
- Alleen wat nodig is.
-
Schrijf niet meer op dan nodig is voor het doel, en gebruik het alleen daarvoor; de AP noemt dat “zo min mogelijk” en doelbinding (AP). Het doel van een teamverslag is weten wat er besloten is en wie wat doet.
- De gezondheid van een collega.
-
Wat een collega heeft en waardoor, hoort niet in het verslag. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, extra beschermd, en de AP schrijft dat een werkgever ze niet vastlegt of deelt, ook niet als de werknemer het zelf vertelt. Toestemming maakt het niet goed: een werknemer is afhankelijk van zijn werkgever en voelt zich al snel verplicht.
Wel mag je vastleggen hoe lang iemand denkt weg te zijn en wat er met zijn lopende werk en afspraken gebeurt. De directe collega’s mogen horen hoe lang de afwezigheid naar verwachting duurt (AP).
- Een cliënt in de zorg.
-
De gezondheid van een cliënt mag je vastleggen als dat nodig is om hem zorg te geven (AP). Wie bij zijn zorg betrokken is, mag het dossier inzien, en delen met andere medewerkers van de instelling mag als dat nodig is (AP). Maar de plek ervoor is het cliëntdossier: het teamverslag is geen dossier, en het gaat vaak naar meer mensen.
Buiten de zorg werkt het net zo: een leerling heeft een leerlingdossier (AP), een inwoner of klant een zaak- of klantdossier.
- De opname zelf.
-
Dezelfde gegevens zitten in het gesprek dat je opneemt. Laat je een werkoverleg door een AI-notulist opnemen, vertel dan vooraf aan iedereen dat er wordt opgenomen (zie mag je een gesprek opnemen), en kies een tool die zegt wat er met de opname gebeurt (zie veilig notuleren; hoe het bij Notuly gaat, staat verderop).
- Inzage.
-
Wie in het verslag staat, kan opvragen welke persoonsgegevens de organisatie over hem heeft, ook meningen en beoordelingen, en krijgt dan meestal een overzicht, niet per se het document. De organisatie reageert binnen een maand, en bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken mag ze daar hooguit twee maanden langer over doen (AP).
- Bewaren.
-
In de AVG staat geen vaste bewaartermijn: bewaar de notulen niet langer dan nodig is voor het doel (AP).
Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.
Streng, dus. Wanneer mag het toch?
Wanneer mag het wél?
Gezondheid mag alleen in een verslag als een uitzondering het toelaat, en de uitzonderingen zijn smal.
Voor collega’s noemt de AP er één: in zeer uitzonderlijke gevallen, met uitdrukkelijke toestemming, mag de aard van een ziekte gedeeld worden met wie er direct mee te maken heeft, zoals bij ernstige suikerziekte of epilepsie. De werknemer kan het ook via de bedrijfsarts laten weten.
In de zorg mag het team dat bij een cliënt betrokken is, hem bespreken; wat eruit komt, gaat in het dossier. Voor een ondernemingsraad of medezeggenschapsraad gelden eigen afspraken over wat naar de achterban gaat: zie de notulen van de MR en de notulen van de ondernemingsraad.
Past het teamverslag naast het dossier en het MDO?
Ja, als elk zijn eigen werk doet. Het cliëntdossier en de dagrapportage leggen vast hoe het met een cliënt gaat, het MDO (multidisciplinair overleg, met de huisarts en andere zorgverleners) bespreekt één cliënt met meerdere disciplines, en in het teamverslag staat alleen wat het team afsprak.
Bij mevrouw K. staat in het verslag dat Ellen een nieuwe indicatie opstelt (welke zorg ze krijgt, en hoe vaak) en Jeroen een MDO regelt; wat ze at en of ze viel, gaat het dossier in. Meer bij notulen van een MDO en rapporteren in de dagrapportage.
Regel, uitzondering, plek: drie dingen tegelijk. Hoe zie je dat in één oogopslag?
Notulen teamoverleg: wat wel, wat niet, en waar het wel hoort.
In de notulen van een teamoverleg staat wat er besloten en afgesproken is; wat over de gezondheid, het thuisfront of het functioneren van één persoon gaat, hoort in een dossier of in een gesprek, niet in het verslag.
| Situatie | In het verslag | Niet in het verslag | Waar het wel hoort |
|---|---|---|---|
| Afwezigheid | Wie er niet is, en hoe lang ongeveer(1) | Wat iemand heeft | Bij de bedrijfsarts |
| Een cliënt in de zorg | De afspraak en wie hem doet: “Ellen stelt een nieuwe indicatie op.” | Wat je zag: vallen, eten, de pillen | Het cliëntdossier; binnen het betrokken zorgteam mag je delen als dat nodig is(2) |
| Een voorstel | Wat, van wie, en wat ermee gebeurt | Iemands zorgen over de uitkomst | Nergens |
| Het functioneren van één collega | Niets | Het oordeel | Het gesprek met die collega |
| Privé | Niets | Het gezin, de kinderen, een ouderavond | Nergens |
| Een leerling | “Sam: Nora plant donderdag een gesprek met de ouders.” | “Sam zit thuis in een vechtscheiding en slaapt slecht.” | Het leerlingdossier(3); zie notuleren in het onderwijs |
| Een inwoner | “Meneer J.: de aanvraag ligt bij schuldhulp, Laila belt hem vrijdag.” | “Meneer J. heeft schulden en drinkt sinds zijn ontslag.” | Het zaakdossier |
| Een klant | “Klant X: de oplevering schuift twee weken, Vera mailt maandag de nieuwe planning.” | “De directeur van de klant zit met een burn-out thuis.” | Het klantdossier, of nergens |
(1) AP, zieke werknemers. (2) AP, delen binnen de zorg. (3) AP, leerlingdossier. De laatste drie rijen zijn eigen voorbeelden, niet uit het verslag.
Wie het verslag mag krijgen, staat onderaan bij wie mag het verslag krijgen.
De tabel dekt de gewone gevallen. En bij een zin die niet in de tabel staat?
Drie vragen bij elke zin in het verslag.
Of een zin in het verslag mag, toets je met drie vragen, in deze volgorde.
- Is het nodig om te weten wat er besloten is of wie wat doet? Zo niet, dan gaat de zin eruit. Dat is de regel van “zo min mogelijk” uit de AVG.
- Gaat het over iemands gezondheid? Bij een collega gaat het eruit, ook als hij het zelf vertelde; bij een cliënt hoort het in het dossier, en binnen het betrokken zorgteam mag je het delen als dat nodig is (AP). In het teamverslag staat alleen de afspraak.
- Is het een mening over één persoon? Dan gaat het eruit, is het advies van deze gids: wie in het verslag staat, kan volgens de AP opvragen wat de organisatie over hem vastlegt, ook meningen.
Ellen weet van de fysio omdat Sandra het haar zelf vertelde. Verandert dat iets?
De AP beschrijft precies wat Ellen doet: veel werknemers vertellen uit zichzelf waarom ze ziek zijn, en dat je dat wilt delen, is begrijpelijk. Toch: “wat uw zieke werknemer wil delen over wat er aan de hand is, blijft aan uw werknemer.”
Vertelt Sandra het zelf, schrijf het dan niet op en vraag haar wat ze gedeeld wil hebben.
AP, regels voor werkgevers bij zieke werknemers, onder “Informeren van collega’s”
In dit verslag staat de rug er al in. En als het al rondging?
Stond het er al in en ging het al rond?
Ging er een verslag rond met iets wat er niet in hoort, stuur dan een verbeterd verslag en leg het voor aan wie in je organisatie over privacy gaat. Dat gaat in vier stappen.
- Stuur een verbeterd verslag naar dezelfde ontvangers.
- Vraag de ontvangers de oude versie te verwijderen.
- Ging er een transcriptie mee als bijlage, vraag dan ook die te verwijderen: daarin staat alles wat er gezegd is, ook wat de pen uit het verslag haalde.
- Leg het voor aan wie in je organisatie over privacy gaat, zoals de FG (de functionaris gegevensbescherming) of de privacycontactpersoon.
Of het een datalek is (gegevens bij iemand die ze niet mocht hebben), beoordeelt de organisatie, niet deze gids. De AP noemt als voorbeelden gegevens die naar een verkeerde geadresseerde gingen en een medisch dossier ingezien door een onbevoegde medewerker, en spreekt van een datalek bij een inbreuk op de beveiliging (AP).
Achteraf herstellen is lastig. Waarom dan nog een AI laten notuleren?
Waarom een AI laten notuleren als die ook de rug van Sandra opschrijft?
Omdat de voorzitter dan kan voorzitten in plaats van meeschrijven, en het verslag er na afloop gewoon is, met de besluiten en de actiepunten met een naam en een moment (een notulist inhuren kan ook, zie wat een notulist kost).
Maar wat in het overleg gezegd wordt, kan in het verslag komen: dit voorbeeld laat het zien. En de deelnemers krijgen het verslag na elk gesprek.
De pen zit bij Notuly dus vóór en tijdens het overleg, niet erna. Bespreek de gezondheid van een collega en de details van een cliënt liever niet in een opgenomen overleg.
Wanneer laat je een werkoverleg beter niet opnemen?
Laat een werkoverleg niet door een AI-notulist opnemen of uitwerken als het grotendeels over één zieke collega of één cliënt gaat: zo’n gesprek hoort in het dossier, het MDO of een gesprek onder vier ogen, niet in een teamverslag dat rondgaat. Komt er in een gewoon werkoverleg toch iets over gezondheid of een cliënt, bespreek dat deel dan voor of na de opname. Wie Notuly gebruikt, zet daarnaast vooraf de transcriptie uit.
Hoe gaat dat met Notuly, van het begin van het overleg tot het verslag?
Zo notuleer je dit werkoverleg met Notuly.
Wie voorzit, zegt aan het begin dat ze opneemt, start de opname en zit voor zonder mee te schrijven. Jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag. Dat werkt fysiek, hybride en online; zit het team in Teams, Zoom of Google Meet, dan neemt de desktop-app het gesprek op zonder bot in de meeting. Notuly houdt tot 32 sprekers uit elkaar; in dit voorbeeld staat één spreker als Deelnemer A (zie wat Deelnemer A betekent).
Binnen tien minuten na afloop staat het verslag in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin. Wat je vooraf moet weten: de deelnemers krijgen het verslag na elk gesprek, ongeacht het soort account. Wat niet in een teamverslag hoort, bespreek je dus liever buiten de opname.
De transcriptie, het woordelijke gesprek, gaat standaard als .txt-bestand mee met het verslag en is uit te zetten. Daarin staat alles wat er gezegd is, ook de rug van Sandra. Kan er gezondheid of een cliënt ter sprake komen, zet die dan vóór het overleg uit.
Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar. Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam, en data verlaat de EU niet.
Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter: het verslag staat in je eigen mailbox, en in die van de deelnemers. De rest staat bij veilig notuleren, en de verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Probeer Notuly gratis
Drie gesprekken gratisZonder betaalgegevens
Over de notulen van een werkoverleg vragen mensen nog meer.
Vragen over de notulen van een werkoverleg.
Hoe ziet een goede notulen eruit?+
Goede notulen van een werkoverleg zijn kort: per agendapunt het besluit, de afspraak met een naam en een moment, en wat open blijft, met bovenaan wie er waren. Wat niet nodig is om dat te weten, laat je weg.
Hoe maak je notulen tijdens een vergadering?+
Notulen maak je tijdens een vergadering door per agendapunt alleen het besluit, de afspraak met naam en moment en de open punten op te schrijven, niet het hele gesprek. Werk ze dezelfde dag uit en stuur ze rond.
Kan ChatGPT notuleren?+
ChatGPT kan van het transcript of de aantekeningen van een werkoverleg een verslag maken. Wat je erin plakt, bevat ook de persoonsgegevens van je collega’s, dus ook dan hoort in het verslag niet wat een collega mankeert of wat over de gezondheid van een cliënt gaat.
Wat mag er niet in de notulen van een werkoverleg?+
In de notulen van een werkoverleg horen geen gegevens over de gezondheid van een collega, geen medische details over een cliënt en niets over iemands privéleven of functioneren dat niet nodig is om te weten wat er besloten is en wie wat doet. Dat volgt uit de AVG: schrijf alleen op wat nodig is voor het doel van het verslag.
Hoe lang bewaar je de notulen van een werkoverleg?+
In de AVG staat geen vaste bewaartermijn: bewaar de notulen van een werkoverleg niet langer dan nodig, schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe lang dat is, hangt af van het doel van het verslag.
Mag je in de notulen zetten dat een collega ziek is, ook als hij het zelf vertelt?+
Dat een collega afwezig is en hoe lang ongeveer, mag in de notulen; wat hij heeft, mag er niet in, ook niet als hij het zelf vertelt, volgens de Autoriteit Persoonsgegevens. Vraag hem wat hij met het team gedeeld wil hebben.
Mag een cliënt met naam in de notulen van een teamoverleg?+
De afspraak over een cliënt mag met naam en moment in de notulen van een teamoverleg; wat je over zijn gezondheid zag of hoorde, hoort in het cliëntdossier. Binnen het betrokken zorgteam mag je dat delen als het nodig is, volgens de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mag je een werkoverleg door een AI-notulist laten opnemen?+
Een werkoverleg door een AI-notulist laten opnemen kan; vertel dan in elk geval vooraf aan iedereen dat er wordt opgenomen. De regels over gezondheid en privé gelden ook voor de opname. Gaat het overleg grotendeels over één zieke collega of één cliënt, neem het dan liever niet op.
Wat doe je als er al iets in de notulen stond dat er niet in hoort?+
Stuur een verbeterd verslag, en vraag de ontvangers de oude versie en een meegestuurde transcriptie te verwijderen. Leg het daarna voor aan wie in je organisatie over privacy gaat.
Wat is een teamoverleg, en is dat hetzelfde als een werkoverleg?+
Een teamoverleg is het vaste overleg waarin een team het werk zelf bespreekt: de planning, de afspraken en wat er openligt. In de praktijk is het hetzelfde als een werkoverleg; werkoverleg is het woord dat de Wet op de ondernemingsraden gebruikt.
Is een werkoverleg verplicht, en wat heeft de OR erover te zeggen?+
Of je organisatie een werkoverleg moet houden, kan in de cao of in een eigen regeling staan. Wel heeft een werkgever volgens de Wet op de ondernemingsraden voor een regeling op het gebied van het werkoverleg de instemming van de OR nodig (artikel 27 lid 1 onder i), en bevordert de OR het werkoverleg (artikel 28 lid 2).
Bronnen.
Algemene informatie, geen juridisch advies. Geschreven door Soren Colton. Laatst bijgewerkt op 3 november 2026; bronnen geraadpleegd op 1 november 2026.
- AP, Regels voor werkgevers bij zieke werknemers, bijgewerkt op 2 januari 2025
- AP, Wat zijn persoonsgegevens?, bijgewerkt op 16 september 2026
- AP, De AVG in het kort, bijgewerkt op 23 december 2024
- AP, Recht op inzage, bijgewerkt op 17 september 2026. Over de termijn: “De organisatie mag de termijn (van binnen 1 maand reageren op uw verzoek) maximaal met 2 maanden verlengen.”
- AP, Gezondheidsgegevens verwerken, bijgewerkt op 3 januari 2025
- AP, Gezondheidsgegevens delen binnen de zorg, bijgewerkt op 1 oktober 2025
- AP, Wat is een datalek?, bijgewerkt op 22 juli 2026
- AP, Leerlingdossier, bijgewerkt op 17 september 2026
- AP, Bewaren van persoonsgegevens, bijgewerkt op 30 december 2024
- Wet op de ondernemingsraden, artikel 27 en 28, versie geldend vanaf 18 februari 2023
- Het voorbeeld: een verslag dat Notuly maakte van een verzonnen werkoverleg van 30 minuten, op 31 oktober 2026, in de vorm Automatisch, zonder nabewerking. De doorhalingen zijn het oordeel van deze gids.
Kort gevraagd over het verslag van een werkoverleg.
- Wie mag het verslag van een werkoverleg krijgen?
- Het verslag van een werkoverleg kan naar iedereen die er werk uit moet doen of die het moet weten, ook een planner die er niet bij was of een nieuwe stagiaire, zolang wat erin staat voor al die ontvangers nodig is; dat volgt uit het AVG-beginsel “zo min mogelijk” (AP). De vuistregel van deze gids: hoe meer ontvangers, hoe minder over personen.
- Wat betekent “Deelnemer A” in een verslag?
- In het voorbeeldverslag van een werkoverleg van 30 minuten op notuly.nl staat “Deelnemer A” voor een spreker die Notuly niet aan een naam kon koppelen. Het verslag zegt dat zelf in de slotregel en is niet nabewerkt (31 oktober 2026).
- Wat blijft wél staan in een verslag waar gezondheid ter sprake kwam?
- In de notulen van een werkoverleg waar gezondheid ter sprake kwam, blijft het werk staan: wie wat doet, wat er besloten is, en wie er niet was, zonder de reden. In het voorbeeldverslag van een werkoverleg van 30 minuten in een wijkverpleegteam blijven zo zes passages staan, naast negen doorhalingen (wat blijft staan, de tabel).
Jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag.
Zeg aan het begin dat je opneemt, en binnen tien minuten na afloop staat het verslag van je volgende werkoverleg in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin.