Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Rapporteren in de zorg
Een korte, feitelijke notitie in het cliëntdossier: wat je tijdens je dienst zag en deed. Niet compleet, wel precies wat de volgende dienst moet weten.
Op basis van de richtlijn van V&VN (via Zorg voor Beter), BTSG en Zorg+Welzijn, en de regels rond het cliëntdossier (WGBO, AVG). Algemene informatie, geen medisch of juridisch advies.
In het kort
Het is kwart voor elf, einde van een late dienst. Naomi moet nog over drie bewoners rapporteren, moe en met haar hoofd half bij naar huis. En elke keer diezelfde twijfel: schrijf ik genoeg, schrijf ik te veel, en is dit een feit of mijn eigen mening?
Hieronder het korte antwoord, met een ingevuld voorbeeld dat je kunt overnemen. (Zoek je een dagrapport uit de bouw, met uren en materiaal? Dan ben je hier verkeerd; dit gaat over rapporteren in de zorg.)
Wat hoort erin
Een bruikbare dagrapportage legt vier dingen vast: wie rapporteert, wat je zag, wat je deed, en wat de volgende dienst moet weten. Samen zorgen ze voor continuïteit, zodat de collega na jou de zorg oppakt zonder dat er iets wegvalt.
Een bruikbare dagrapportage bevat meestal deze onderdelen:
Het lijkt veel, maar het staat in een paar regels. De kunst zit niet in hoeveel je schrijft, maar in één ding: het verschil tussen een feit en een mening.
Feit of oordeel
Feitelijk rapporteren betekent dat je opschrijft wat je ziet en hoort, niet wat je ervan vindt. Beschrijf alleen feiten en niet je eigen mening of conclusies, schrijft Zorg voor Beter op basis van de richtlijn van V&VN. Het verschil klinkt klein, maar het bepaalt of een collega de juiste zorg geeft.
Er zijn drie dingen die een rapportage van een oordeel naar een feit brengen. Vermijd vage woorden als steeds, vaak, erg en nogal, want die betekenen voor iedereen iets anders. Vermijd etiketten: schrijf niet dat iemand “agressief” of “ongemotiveerd” is, maar beschrijf het gedrag dat je zag. En houd de beleving van de cliënt apart van je eigen waarneming, het liefst in zijn eigen woorden.
| Schrijf niet zo (oordeel) | Schrijf zo (feit) |
|---|---|
| Mevrouw had een slechte dag. | Mevrouw at de helft van haar ontbijt en bleef op haar kamer. |
| Meneer was agressief. | Meneer verhief zijn stem en duwde de rollator weg toen ik hem wilde helpen. |
| Mevrouw is dement en lastig. | Mevrouw heeft dementie. Ze vroeg vanmiddag meerdere keren naar haar man. |
| Ging steeds slecht met eten. | At bij het avondeten ongeveer een kwart van het bord. |
Voorbeelden ter illustratie, op basis van rapportagerichtlijnen in de zorg. Volg het format en de afspraken van je eigen organisatie.
Met een methode
De SOAP-methode is een van de meest gebruikte manieren om in de zorg te rapporteren, omdat ze je dwingt om feit en interpretatie uit elkaar te houden. SOAP staat voor vier stappen die je in vaste volgorde doorloopt.
wat de cliënt zelf zegt over hoe het gaat.
wat jij waarneemt, het gedrag en de feiten die je ziet.
welke conclusie je uit de subjectieve en objectieve gegevens trekt.
wat je vervolgens doet of afspreekt.
Een methode helpt vooral als een situatie ingewikkeld is of snel verandert. Niet iedereen gebruikt SOAP: sommige organisaties werken met SOEP (de E van Evaluatie) of een eigen format. Het doel blijft hetzelfde, een rapportage die niet gekleurd is. Hoe dat er ingevuld uitziet, zie je het snelst aan een voorbeeld.
Voorbeeld met uitleg
Hieronder een ingevuld voorbeeld over een fictieve bewoner, met bij elk onderdeel kort waarom het erin hoort. Een model om over te nemen en aan te passen.
Datum: 4 juni 2026, late dienst (15.00 tot 23.00 uur). Cliënt: mevrouw J. de Wit, kamer 12. Gerapporteerd door: Naomi Bakker, verzorgende IG.
Waarom dit erin hoort
Dit lijkt een formaliteit, maar het maakt navolgbaar wie wat wanneer waarnam. Bij een vraag of een overdracht weet je precies wie je kunt aanspreken. Schrijf je naam voluit, geen initialen.
Mevrouw De Wit was vanmiddag stiller dan haar gewoonte. Ze bleef na het koffiemoment op haar kamer en deed niet mee aan de activiteit. Bij het avondeten at ze ongeveer een kwart van haar bord.
Waarom dit erin hoort
Beschrijf gedrag en feiten, niet je interpretatie. "Stiller dan haar gewoonte" en "at een kwart" kan een collega controleren; "had een sombere dag" niet. Vermijd vage woorden als steeds en vaak.
Mevrouw zei: "Ik ben gewoon moe vandaag, laat me maar even." Op de vraag of ze pijn had, antwoordde ze van niet.
Waarom dit erin hoort
Houd wat de cliënt zelf zegt gescheiden van je eigen waarneming, en citeer waar het kan. Zo is voor de volgende lezer duidelijk wat van de cliënt komt en wat jouw observatie is.
Extra langsgegaan rond 20.00 uur, mevrouw lag rustig in bed. Vochtinname aangeboden (een beker thee, half opgedronken). Afgeweken van de afspraak om te douchen; in overleg met mevrouw verzet naar morgenochtend.
Waarom dit erin hoort
Koppel de actie aan de observatie, en leg uit waarom je afwijkt van het zorgplan. Een actie zonder waarom is later niet te volgen, en juist het afwijken hoort vastgelegd.
Dochter gebeld over de verminderde eetlust; zij belt morgen terug. Temperatuur gemeten: 37,1. Geen verdere bijzonderheden.
Waarom dit erin hoort
Dit is waar de volgende dienst als eerste naar kijkt. Benoem veranderingen, incidenten en afspraken concreet en kleur ze niet in. Een leeg veld is prima als er niets bijzonders was.
Let morgenochtend op de eetlust en het vochtgebruik; bij opnieuw weinig intake overleggen met de arts. Douchen staat nog open.
Waarom dit erin hoort
Sluit af met wat de collega morgen moet doen of zien. Dit maakt van je rapportage een overdracht in plaats van een logboek, en zorgt dat een signaal niet tussen de diensten verdwijnt.
Een voorbeeld invullen is één ding. Weten waar het meestal misgaat, is het andere.
Valkuilen
Drie fouten zien we het vaakst. Alle drie makkelijk te herkennen zodra je erop let, en makkelijk te voorkomen.
"Lastig", "ongemotiveerd", "moeilijk in de omgang". Het zegt iets over hoe jij het ervoer, niet over wat er gebeurde, en de volgende dienst kan er niets mee.
Elke dag "zorg volgens plan" of "ging goed", waardoor niemand ziet wanneer er wel iets veranderde. De rapportage die er echt toe doet, verdwijnt in de herhaling.
"Verdrietig, machteloos", zonder dat duidelijk is wie, wanneer en waardoor. Schrijf in hele zinnen, dan hoeft niemand je iets na te vragen.
De regels
Er is geen wettelijke plicht om elke dienst een volledige dagrapportage te schrijven. De Richtlijn Verpleegkundige en Verzorgende Verslaglegging van V&VN geeft geen vaste frequentie: je rapporteert wanneer je afwijkt van het zorgplan of er iets verandert bij de cliënt.
Voor veel mensen is dat het tegenovergestelde van wat ze dachten. De norm is relevant, niet compleet. Dat scheelt tijd, en het laat de rapportages die er wel toe doen opvallen in plaats van wegzakken tussen het dagelijkse “zorg volgens plan”.
Bewaren loopt via het cliëntdossier, dat onder de WGBO en de AVG valt. De hoofdregel voor een medisch dossier is minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging; in de Wmo en jeugdhulp kan dat afwijken, dus volg je eigen organisatie. Houd tijdens het schrijven twee dingen vast: de cliënt mag zijn dossier inzien, dus schrijf zo dat hij het zou kunnen teruglezen, en wat erin staat valt onder het beroepsgeheim. Een feitelijke, respectvolle rapportage voldoet meteen aan allebei. Hoe je het vastleggen veilig houdt, lees je bij veilig notuleren en in de context van AI-notulen voor de zorg.
Niet alles leg je met een tool vast: een korte standaardnotitie tik je zo, je organisatie schrijft soms een vast format of een ECD voor, en bij een gevoelige situatie formuleer je liever zelf. En eerlijk: een hulpmiddel structureert en versnelt, maar het bepaalt de zorginhoud niet en neemt de verantwoordelijkheid voor wat er staat niet over. Dat blijft jouw werk. Gaat het om een verslag van een gesprek in plaats van een dienst, lees dan een gespreksverslag maken. Deze pagina gaat over de dagelijkse cliëntrapportage in de langdurige zorg en de thuiszorg. Werk je als fysiotherapeut en gaat het om het intake-, behandelplan- of evaluatiegesprek dat je naar een SOEP-dossier brengt, kijk dan bij notuleren voor de fysiotherapeut.
Een dagrapportage loopt door binnen je eigen team, dienst na dienst. Twee andere momenten vallen erbuiten. Gaat het om de inhoudelijke rapportage over een jeugdige, met het kindperspectief en inzage die meegroeit met de leeftijd, lees dan rapporteren in de jeugdzorg. En draag je over naar een andere zorgverlener of setting, dan is dat een los moment; daarvoor is er het overdrachtsverslag in de zorg.
Rapporteren komt erbij als je dienst er al op zit. Juist dan wint “ging wel goed” het van wat je echt zag. Daar helpt een hulpmiddel: niet om je werk over te nemen, wel om het uittypen weg te halen.
Het alternatief
Met Notuly leg je het contactmoment vast met je stem, in plaats van het achteraf uit te typen. Je houdt de regie; alleen het uitschrijven verdwijnt.
Zo ziet dat eruit. Naomi sluit haar late dienst af en loopt langs mevrouw De Wit voor het laatste rondje. In plaats van het 's avonds uit haar hoofd te reconstrueren, spreekt ze ter plekke kort in wat ze zag: het eten, het gesprekje, de actie die ze ondernam, het telefoontje met de dochter. Een paar minuten later staat er een nette concepttekst, geordend in observatie, actie en bijzonderheden. Ze leest het na, haalt er een zin uit die te veel was, en zet het in het dossier. De woorden blijven van haar; alleen het uittypen aan het eind van een lange dienst doet ze niet meer. Van inspreken tot concept in het dossier: meestal 1 tot 5 minuten.
Notuly is gemaakt om fysieke gesprekken vast te leggen, zoals een cliëntcontact of een overdracht. Wil je puur solo rapporteren met je stem, zonder gesprek, kijk dan ook bij rapporteren met je stem. Zie ook hoe het in zijn geheel werkt bij hoe het werkt en automatisch notuleren.
Spreek na een contactmoment of aan het eind van je dienst kort in wat je zag en deed. Geen toetsenbord nodig.
Kort daarna staat er een geordende, feitelijke conceptrapportage klaar: observatie, actie en bijzonderheden.
Je leest na, haalt eruit wat te veel was, en zet het in het dossier.
Privacy
De opname wordt binnen een minuut na verwerking permanent gewist; er blijft geen doorzoekbaar geluidsarchief achter. Wat blijft, is de schriftelijke conceptrapportage, en die zet jij in het cliëntdossier zoals je dat altijd doet. Je bewaart dus de tekst die in het dossier hoort, niet het geluid dat je niet nodig hebt.
De volledige verwerking draait op Notuly's eigen, zelf-gehoste AI in Nederland. De data verlaat de EU niet en gaat niet naar Amerikaanse partijen, en er wordt niet getraind op jullie cliëntgegevens, dat staat in de standaard verwerkersovereenkomst. In de zorg gaat het om gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie, dus dat een gesprek niet wordt bewaard of hergebruikt is hier geen detail maar de kern. Meer hierover bij veilig notuleren.
Voor de beslisser
Er is een gratis startniveau; betaalde abonnementen lopen per gebruiker op. De actuele tarieven zie je hieronder bij de prijzen, zodat dit blok niet veroudert. Je betaalt per zorgverlener die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf.
Klein, mits goed geregeld: de opname wordt na verwerking gewist, blijft binnen de EU en gaat niet de AI-training in (zie hierboven, 'Waar de opname blijft'). Je houdt alleen de schriftelijke rapportage, geen geluidsarchief.
De verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is standaard beschikbaar. De grondslag, het informeren van cliënten en het beleid rond het cliëntdossier (ECD, bewaartermijnen) blijven de verantwoordelijkheid van je eigen organisatie.
Iedereen werkt met dezelfde werkwijze en dezelfde feitelijke structuur (observatie, actie, bijzonderheden, aandachtspunt). Eén manier van vastleggen betekent dat een overdracht niet afhangt van wie er dienst had.
Een dagrapportage is een korte, feitelijke notitie in het cliëntdossier over wat een zorgverlener tijdens een dienst of contactmoment heeft waargenomen en gedaan. Het doel is continuïteit: de volgende dienst pakt de zorg op zonder dat informatie verloren gaat.
De vaste gegevens (datum, dienst, wie rapporteert), de feitelijke observatie, de beleving van de cliënt, de ondernomen acties, de bijzonderheden, en een aandachtspunt voor de volgende dienst. Houd het kort en relevant in plaats van compleet.
Schrijf feitelijk: beschrijf wat je zag en hoorde, niet wat je ervan vond. Vermijd vage woorden als steeds en vaak, vermijd etiketten, en houd de woorden van de cliënt apart van je eigen waarneming.
Objectief is wat jij waarneemt: gedrag en feiten die een ander kan controleren. Subjectief is wat de cliënt zelf zegt of beleeft. Een goede rapportage benoemt beide, maar houdt ze gescheiden, zodat duidelijk is wat van wie komt.
SOAP staat voor Subjectief, Objectief, Analyse en Plan, vier stappen die je in vaste volgorde doorloopt om feit en interpretatie uit elkaar te houden. De methode helpt vooral in complexe of snel veranderende situaties; sommige organisaties gebruiken een variant (SOEP) of een eigen format.
Er is geen wettelijk voorgeschreven frequentie en de V&VN-richtlijn geeft die ook niet. De norm is dat je rapporteert wanneer je afwijkt van het zorgplan of als er iets verandert bij de cliënt, niet dat je elke dienst hetzelfde opschrijft.
Een dagrapportage hoort bij het cliëntdossier, en voor een medisch dossier geldt als hoofdregel een bewaartermijn van minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging (WGBO). In de Wmo en jeugdhulp kunnen andere termijnen gelden; volg het kader van je eigen organisatie.
Ja, een cliënt heeft recht op inzage in zijn eigen dossier, inclusief de rapportages. Schrijf daarom zo dat de cliënt het zou kunnen teruglezen: respectvol, in gewone taal en zonder etiketten.
Ja, je kunt een contactmoment of overdracht met je stem vastleggen en daar een geordende conceptrapportage van laten maken die je nakijkt. Let er bij elk hulpmiddel op dat het cliëntgegevens veilig verwerkt, niet bewaart en een verwerkersovereenkomst biedt.
Telefoon erbij, je rapportage ingesproken en geordend, de audio binnen een minuut na verwerking gewist. De woorden blijven van jou en je cliënt.
Bronnen
Algemene informatie over rapporteren in de zorg en het cliëntdossier, geen medisch of juridisch advies. Volg altijd het beleid van je eigen organisatie en de richtlijn van V&VN. Bronnen geraadpleegd juni 2026.
Laatst bijgewerkt: juni 2026