Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Voorbereiden, voeren & vastleggen
Een functioneringsgesprek is een open, tweezijdig gesprek tussen werknemer en leidinggevende over het functioneren en de samenwerking, gericht op de toekomst. Het voelt als een formaliteit, maar het verslag van een functioneringsgesprek is later je dossier.
Op basis van Rijksoverheid, KVK en FNV, en de AVG-regels rond het personeelsdossier (Autoriteit Persoonsgegevens). Algemene informatie, geen juridisch advies.
In het kort
Stel: het is donderdagmiddag, je vierde gesprek van de dag. Tegenover je zit iemand uit je team die je graag wilt houden, maar bij wie een paar dingen beter kunnen. Je wilt luisteren en doorvragen, maar je typt half mee, want over een paar weken weet je niet meer wie wat precies zei. En aan de andere kant van de tafel zit iemand die zich heeft voorbereid en wil dat zijn punten ook echt in het verslag komen.
Een goed functioneringsgesprek vraagt dus twee dingen: een eerlijk gesprek, en een verslag dat klopt. Het eerste lukt het beste als je niet de hele tijd zit te typen. Het tweede is belangrijker dan de meeste mensen denken, en dat leggen we hieronder uit.
Wat is het
Een functioneringsgesprek is een open gesprek dat van twee kanten komt: je bespreekt het werk van dit moment, de samenwerking en de mogelijke knelpunten, met de blik vooruit. Een beoordelingsgesprek is iets anders: daarin geeft je leidinggevende een oordeel over hoe je je werk in de afgelopen periode hebt gedaan.
Het verschil zit vooral in de richting, de tijdshorizon en de gevolgen. De tabel zet beide naast elkaar.
| Functioneringsgesprek | Beoordelingsgesprek | |
|---|---|---|
| Richting | Tweezijdig, jullie praten samen | Eenzijdig, de leidinggevende oordeelt |
| Tijd | Gericht op de toekomst | Kijkt terug op de afgelopen periode |
| Gevolgen | Geen directe gevolgen voor salaris | Kan gevolgen hebben voor salaris of voorwaarden |
| Sfeer | Informeel, ontwikkelingsgericht | Formeel en gestructureerd |
| Inbreng werknemer | Volledig: je vult aan en denkt mee | Beperkt: meestal reageren op feitelijke fouten |
Algemene weergave, bijgewerkt juni 2026. In een cao of bedrijfsregeling kunnen aanvullende afspraken staan.
In de praktijk gebruiken mensen de termen door elkaar, en sommige organisaties voegen beide samen in een “goed gesprek” of een gesprekscyclus. Of je het nu een functioneringsgesprek noemt of een ontwikkelgesprek: het gaat erom dat je samen terugkijkt en vooruitkijkt, en dat je vastlegt wat je afspreekt. Het informele, terugkerende tegenhanger tussendoor is het 1-op-1 gesprek.
Voorbereiden
Een functioneringsgesprek bereid je voor door op een rij te zetten wat er sinds de vorige keer is gebeurd: de resultaten, de afspraken en de punten die je wilt bespreken. Dat geldt voor allebei de kanten van de tafel, niet alleen voor de leidinggevende.
Verzamel drie dingen. De functiebeschrijving met de verantwoordelijkheden, zodat je het gesprek aan de rol kunt ophangen. De prestaties van de afgelopen periode, concreet: resultaten, projecten, aanwezigheid, wat er goed ging en wat minder. En feedback van collega's en klanten, met voorbeelden, zodat je niet op een onderbuikgevoel hoeft te leunen. Pak ook het verslag van de vorige keer erbij en kijk wat er met die afspraken is gebeurd.
Bereid je net zo goed voor. Zet voor jezelf op een rij wat er goed ging en waar je trots op bent, waar je tegenaan liep, en wat je voor het komende jaar wilt: andere taken, een opleiding, meer of juist minder van iets. Vraag van tevoren naar de agenda en neem die door, zodat je niet overvallen wordt en je eigen punten kunt inbrengen.
Korte voorbereidingschecklist (beide kanten)
Agenda
Een functioneringsgesprek volgt meestal een vaste opbouw: je begint met een terugblik, bespreekt wat goed gaat en wat beter kan, hebt het over de samenwerking en de ontwikkeling, en eindigt met concrete afspraken. Die volgorde houdt het gesprek tweezijdig en zorgt dat je niet alleen bij de problemen blijft hangen.
Een werkbare agenda ziet er zo uit:
De vragen die je daarbij stelt, bepalen of het een gesprek wordt of een afvinklijst. Open vragen werken het beste: “Wat ging er goed het afgelopen jaar?”, “Waar liep je tegenaan?”, “Wat zou je volgend jaar anders willen?”, “Hoe vind je dat de samenwerking gaat?”, “Welke taken zou je erbij willen, of juist niet meer?”. Laat na elke vraag een stilte vallen, dan komt het echte antwoord vanzelf.
Voorbeeld-verslag
Een goed verslag van een functioneringsgesprek bevat zeven onderdelen: de vaste gegevens, een terugblik, de aandachtspunten, de samenwerking, de ontwikkeling, de afspraken en de reactie van de werknemer. Hieronder staat een ingevuld voorbeeld, en bij elk onderdeel kort waarom het erin hoort en wat erin komt. Het is een model dat je kunt overnemen en aanpassen.
Datum: 12 maart 2026. Werknemer: Sanne de Vries, medewerker klantenservice. Leidinggevende: Tom Jansen, teamleider. Verslag opgesteld door: Tom Jansen.
Waarom dit erin hoort
Dit lijkt een formaliteit, maar het maakt later aantoonbaar wanneer en met wie het gesprek is gevoerd. Het is het verschil tussen "we hebben het wel eens besproken" en bewijs dat het gesprek echt plaatsvond.
Sanne heeft het afgelopen jaar de gemiddelde reactietijd op klantvragen verlaagd en kreeg meerdere keren een compliment van klanten over haar geduld. De afgesproken cursus klachtafhandeling is afgerond.
Waarom dit erin hoort
Begin positief en concreet. Benoem resultaten en voorbeelden, niet alleen een algemene indruk. Dit zet de toon en laat zien dat het gesprek niet alleen over problemen gaat.
De administratie na een klantgesprek blijft vaak liggen, waardoor collega's informatie missen. Voorbeeld: in februari zijn drie dossiers niet bijgewerkt. Sanne herkent dit en geeft aan dat de drukte op de piekmomenten meespeelt.
Waarom dit erin hoort
Hier hoort de eerlijke boodschap, met concrete voorbeelden in plaats van etiketten als "slordig". Dit is het deel dat er later toe doet als er een verbetertraject nodig zou zijn; vaag opschrijven helpt niemand.
De samenwerking in het team gaat goed. Sanne ervaart de werkdruk op maandagochtend als hoog en zou meer ruimte willen voor overleg. Afgesproken wordt dat de teamleider de maandagplanning bekijkt.
Waarom dit erin hoort
Een functioneringsgesprek is tweezijdig, dus ook de rol van de werkgever en de omstandigheden horen erin. Als de werkdruk of de planning een knelpunt is, leg je dat net zo goed vast als de punten van de werknemer.
Sanne wil zich het komende jaar verdiepen in het nieuwe klantsysteem en op termijn een rol als aanspreekpunt voor nieuwe collega's. Een interne training wordt onderzocht.
Waarom dit erin hoort
Dit maakt het gesprek toekomstgericht en motiverend, in plaats van alleen een terugblik. Wensen en ambities vastleggen geeft de werknemer iets om naartoe te werken en jou een handvat voor volgend jaar.
1) Sanne werkt dossiers voortaan dezelfde dag bij; de teamleider plant hiervoor twee vaste momenten per dag in. 2) De maandagplanning wordt voor 1 april herzien. 3) De interne training wordt voor de zomer onderzocht. Evaluatie bij het volgende gesprek in september.
Waarom dit erin hoort
Maak afspraken concreet en meetbaar: wie doet wat, en wanneer. Koppel ze aan een evaluatiemoment. Dit is precies wat je de volgende keer naast de praktijk legt, dus hoe duidelijker, hoe beter.
Sanne is het eens met het verslag en tekent voor akkoord. Ruimte voor opmerkingen: geen aanvullingen. Handtekening werknemer / Handtekening leidinggevende / Datum.
Waarom dit erin hoort
De werknemer heeft recht op inbreng in het verslag. Tekenen "voor gezien" betekent dat hij het gelezen heeft, "voor akkoord" dat hij het eens is met de inhoud. Is de werknemer het er niet mee eens, dan tekent hij voor gezien en stuurt hij een korte schriftelijke reactie met de punten waarop hij het oneens is (advies van de FNV).
Gesprekstips
Een goed functioneringsgesprek is een gesprek waarin je vooral luistert en doorvraagt, concreet bent met voorbeelden, en samen tot afspraken komt. De valkuil is dat de leidinggevende aan het woord blijft; het woord “tweezijdig” is geen sfeerwoord maar de kern.
Een paar dingen die het verschil maken. Noem wat er feitelijk gebeurde, met voorbeelden in plaats van oordelen, dan weet de ander waar het over gaat. Zorg dat er geen verrassingen zijn: een serieus aandachtspunt hoort niet voor het eerst in een functioneringsgesprek te vallen. Geef de ander echt de ruimte, ook om het oneens te zijn. En leg de afspraken zo vast dat je ze de volgende keer kunt nalopen.
Voor de werknemerskant is dit goed om te weten: je hebt recht op inbreng in het verslag, je mag aanvullingen vragen en dingen anders laten formuleren, en je kiest zelf of je tekent voor gezien of voor akkoord. Ben je het oneens, reageer dan zo snel mogelijk schriftelijk en onderbouwd, in plaats van te weigeren te tekenen. Zo voorkom je dat er een eenzijdig beeld in je dossier komt.
Vastleggen
Een verslag van een functioneringsgesprek is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig, en zodra je het bewaart is het een persoonsgegeven dat onder de AVG valt. Het hoort thuis in het personeelsdossier, samen met de andere afspraken die je met een medewerker maakt.
Wat erin hoort, is beperkt en helder: de datum, wie het gesprek voerden, wie het verslag opstelde, een korte samenvatting en de gemaakte afspraken. Omdat het een persoonsgegeven is, geldt het AVG-uitgangspunt dat je het niet langer bewaart dan nodig (artikel 5 AVG). Voor functioneringsverslagen bestaat geen vaste wettelijke bewaartermijn; algemene personeelsgegevens worden als richtlijn ongeveer twee jaar na het einde van het dienstverband bewaard (richtlijn AP en MKB Servicedesk), salarisgegevens zeven jaar vanwege de fiscale plicht. Een werkgever mag een verslag wel langer bewaren als hij het nodig heeft om iets te onderbouwen, bijvoorbeeld bij een werknemer die onvoldoende functioneert. Wil je weten wat zo'n verslag precies is, lees dan een gespreksverslag maken.
En precies daar zit het belang dat de meeste mensen onderschatten. De Rijksoverheid is er duidelijk over: een werkgever mag iemand pas ontslaan wegens disfunctioneren als hij die persoon tijdig heeft verteld dat hij niet of onvoldoende presteert, bij voorkeur in een beoordelingsgesprek of een functioneringsgesprek, en de werknemer daarna tijd heeft gekregen om te verbeteren. Zonder verslag is dat moment formeel lastig hard te maken. Het gesprek is dan wel gevoerd, maar het bestaat niet op papier. Daarom is een verslag geen administratie die je 's avonds wegwerkt: het is het bewijs dat het gesprek er was, voor allebei de kanten.
Niet elk gesprek hoeft via een app. Bij een kort, informeel gesprek volstaat een aantekening. Als je medewerker geen opname wil, val je terug op notities. En als je organisatie al een vaste gesprekscyclus of HR-systeem met ingebouwde vastlegging gebruikt, zit het verslag daar. Eerlijk is ook: een tool legt het gesprek vast, maar voert het niet en bepaalt de inhoud niet. Dat blijft mensenwerk. Hoe je dat veilig doet, lees je bij veilig notuleren.
Het zit niet in weten wat erin moet, maar in het omzetten van een gesprek van een uur naar een compleet, eerlijk verslag, zonder dat je je avond eraan kwijt bent of half hebt zitten typen tijdens het gesprek.
Het alternatief
Notuly is een Nederlandse AI-notulist voor fysieke gesprekken. Tijdens het functioneringsgesprek ligt je telefoon op tafel; het gesprek wordt verwerkt op servers in Amsterdam, en binnen een paar minuten staat er een gestructureerd verslag met de afspraken en actiepunten in je mail.
Zo ziet dat eruit. Je legt de telefoon neer en voert het gesprek zoals je het wilt voeren: geen toetsenbord ertussen, geen blik op je scherm, gewoon de medewerker tegenover je en de vragen die je hebt voorbereid. Een uur later stop je de opname. Kort daarna heb je een verslag dat dezelfde onderdelen volgt als het voorbeeld hierboven: de terugblik, de aandachtspunten, de samenwerking, de ontwikkeling en de afspraken. Daaronder staat het transcript, voor als je een exacte formulering wilt terugzoeken, met de sprekers uit elkaar zodat je ziet wie wat zei.
Je leest het na, past aan waar nodig, en zet het in het personeelsdossier. Het gesprek blijft van jou en je medewerker; alleen het uitschrijven doe je niet meer zelf. Zie ook hoe het in zijn geheel werkt bij hoe het werkt en automatisch notuleren.
Voer het gesprek zoals je het wilt voeren. Geen toetsenbord ertussen, geen blik op je scherm.
Binnen een paar minuten een verslag met dezelfde onderdelen als het voorbeeld, plus het transcript.
De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Wat blijft is het verslag en het transcript, voor in het personeelsdossier.
Gratis te proberen. Je medewerker leest het verslag mee en vult aan waar nodig; het gesprek blijft van jullie samen.
Privacy
De opname wordt binnen een minuut na verwerking permanent gewist. Er blijft geen doorzoekbaar geluidsarchief achter: wat is gezegd, is daarna alleen nog jouw verslag. Wat blijft, is het schriftelijke verslag en het transcript, en dat houd jij voor het personeelsdossier zolang je het nodig hebt. Je bewaart dus de tekst die je nodig hebt, niet het geluid dat je niet nodig hebt.
De volledige verwerking, van spraak naar tekst tot de samenvatting, draait op Notuly's eigen, zelfgehoste AI in Nederland. De data verlaat de EU niet en gaat niet naar Amerikaanse cloud- of AI-partijen. Er wordt niet getraind op jullie gesprekken, en dat staat in de verwerkersovereenkomst die standaard beschikbaar is, precies het document dat de AVG van je vraagt zodra een app persoonsgegevens verwerkt. Voor vertrouwelijke personeelsgesprekken is dat het verschil tussen een tool die meeluistert en bewaart, en een tool die vastlegt en daarna vergeet wat het hoorde. Meer hierover bij veilig notuleren.
Voor de beslisser
Er is een gratis startniveau; betaalde abonnementen lopen per gebruiker op. De actuele tarieven vind je hieronder bij de prijzen. Je betaalt per leidinggevende die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf.
De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist, blijft binnen de EU (servers in Amsterdam) en wordt niet voor AI-training gebruikt. Er is geen geluidsarchief dat gelekt of opgevraagd kan worden; je houdt alleen het schriftelijke verslag.
De verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is standaard beschikbaar. De grondslag voor de verwerking en het informeren van je medewerkers blijven de verantwoordelijkheid van je eigen organisatie.
Iedereen werkt met dezelfde werkwijze en dezelfde verslagstructuur, zodat elk verslag dezelfde onderdelen bevat. Eén manier van vastleggen betekent dat een dossier niet afhangt van wie het gesprek voerde.
Een functioneringsgesprek is een open, tweezijdig gesprek tussen een werknemer en zijn leidinggevende over het functioneren en de samenwerking, gericht op de toekomst. Het heeft geen directe gevolgen voor het salaris en draait om ontwikkeling en verbetering.
Een functioneringsgesprek is tweezijdig en kijkt vooruit; een beoordelingsgesprek is eenzijdig en kijkt terug. Een functioneringsgesprek heeft geen directe salarisgevolgen, een beoordelingsgesprek kan die wel hebben.
Een functioneringsgesprek is voor de meeste werkgevers niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. In een cao of bedrijfsregeling kan het wel verplicht zijn, en het is belangrijk voor de dossieropbouw bij onvoldoende functioneren.
Zet op een rij wat er sinds de vorige keer is gebeurd: resultaten, afspraken en de punten die je wilt bespreken. Een leidinggevende verzamelt de functiebeschrijving, de prestaties en feedback van collega's; een werknemer noteert eigen successen, knelpunten en wensen en neemt de agenda vooraf door.
De terugblik op de afgelopen periode, wat goed ging en wat beter kan, de samenwerking en de werkdruk, de ontwikkeling en wensen, en de afspraken voor de komende periode. Open vragen werken daarbij het beste.
De datum, wie het gesprek voerden, wie het verslag opstelde, een korte samenvatting van wat besproken is en de concrete afspraken. Een verslag is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig, en hoort in het personeelsdossier.
Je kiest zelf of je tekent voor gezien (gelezen) of voor akkoord (eens met de inhoud). Ben je het oneens, teken dan voor gezien en stuur zo snel mogelijk een korte, onderbouwde schriftelijke reactie. Je leidinggevende mag je niet onder druk zetten om voor akkoord te tekenen.
Voor functioneringsverslagen geldt geen vaste wettelijke bewaartermijn; het AVG-uitgangspunt is dat je niet langer bewaart dan nodig. Algemene personeelsgegevens worden als richtlijn ongeveer twee jaar na het einde van het dienstverband bewaard, maar een werkgever mag een verslag langer houden als hij het nodig heeft om iets te onderbouwen.
Ja, je mag een gesprek waaraan je zelf deelneemt vastleggen, maar zodra een app het verwerkt tot een verslag gaat het om persoonsgegevens en gelden de regels van de AVG. Informeer de andere deelnemer vooraf, en gebruik een verwerker met een verwerkersovereenkomst.
Telefoon op tafel, een helder verslag met de afspraken in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist. Het gesprek blijft van jou en je medewerker.
Bronnen
Algemene informatie over het functioneringsgesprek en het personeelsdossier, geen juridisch advies. Bij een arbeidsconflict: raadpleeg een arbeidsjurist of je vakbond. Bronnen geraadpleegd juni 2026.
Laatst bijgewerkt: juni 2026