Verslag van een beoordelingsgesprek.

In een beoordelingsgesprek geeft je leidinggevende een oordeel over je functioneren in een afgebakende periode. Het gesprek is formeel, het kijkt terug en het is eenzijdig: de leidinggevende stelt het oordeel vast, de werknemer reageert erop. Meestal hangt er iets aan vast, zoals een salarisstap, een contractverlenging of een verbetertraject.

Veel organisaties hangen het gesprek op aan een beoordelingsformulier met vaste criteria en een scoreschaal, als sluitstuk van een gesprekscyclus die in de loop van het jaar al een paar keer op tafel lag. Dat formulier is handig, maar het is niet het verslag. Het verslag is de tekst waarin staat wat er is gezegd, wat het oordeel is, waarop het is gebaseerd en hoe de werknemer heeft gereageerd. Dat is het stuk dat jaren later nog gelezen wordt.

Van oordeel naar waarneembaar gedrag

De meeste beoordelingsverslagen sneuvelen niet op wat er is gezegd, maar op hoe het is opgeschreven. Een oordeel over een persoon is niet toetsbaar; een beschrijving van gedrag en resultaat wel. Dat is ook prettiger voor de werknemer: op een feit kun je reageren, op een etiket niet.

Dezelfde regel geldt voor de afspraken: een afspraak zonder datum en zonder maat is geen afspraak maar een wens. Hoe je zo'n verslag verder opbouwt, staat bij een gespreksverslag maken.

Beide gesprekken leveren een stuk voor het personeelsdossier op, maar het zijn verschillende stukken. Een functioneringsverslag is een gezamenlijk document over de toekomst. Een beoordelingsverslag is een vastgesteld oordeel over het verleden. Dat verschil bepaalt wie schrijft, wie tekent en waar bezwaar landt.

Zoek je het gesprek zelf, met de voorbereiding en de agenda, lees dan de pagina over het functioneringsgesprek. Deze pagina blijft bij het verslag, de handtekening en het dossier.

Nee, en nee. Er is geen wet die een werkgever verplicht om beoordelingsgesprekken te houden, en er is geen wet die voorschrijft dat je er een verslag van maakt. In een cao of een bedrijfsregeling kan het wel zijn afgesproken, en dan geldt die afspraak.

Daar stopt vrijwel elk artikel over dit onderwerp, met de toevoeging dat het toch verstandig is. De vraag die daarna komt, blijft meestal onbeantwoord: wat gebeurt er als je niets hebt vastgelegd en de zaak bij de kantonrechter belandt. Dat antwoord staat verderop op deze pagina, met uitspraken erbij.

Wat de ondernemingsraad erover te zeggen heeft

Voor het systeem geldt wel een regel. Artikel 27 lid 1 sub g van de Wet op de ondernemingsraden vraagt instemming van de ondernemingsraad voor een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling. Dezelfde bepaling vraagt instemming voor een beloningssysteem (sub c), voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers (sub k) en voor voorzieningen die gericht zijn op de controle van prestaties (sub l). Een beoordelingssysteem raakt die vier vaak tegelijk.

Let op het bereik: het gaat om de regeling, niet om de individuele beoordeling. Een werknemer kan zijn eigen oordeel dus niet via dit artikel aanvechten. En de sanctie is voorwaardelijk. Ontbreekt de instemming, dan is het besluit nietig, maar alleen als de ondernemingsraad daar binnen een maand schriftelijk een beroep op doet.

Een handtekening onder een beoordelingsverslag bevestigt precies wat erboven staat, en niets meer. Voor gezien betekent: ik heb dit gelezen. Voor akkoord betekent: ik ben het eens met de inhoud. Dat is een wezenlijk verschil, en het is de reden dat er op veel formulieren twee vakjes staan.

Tekenen voor akkoord kan niemand je opleggen. Eens ben je het of niet, en een handtekening die dat anders moet doen lijken maakt het dossier zwakker in plaats van sterker. Wie het niet eens is, tekent voor gezien. Teken je helemaal niet, dan gaat het verslag meestal alsnog het dossier in, met de aantekening dat je niet hebt getekend. Daarmee blijft de vraag open of je het stuk kende, en dat is voor niemand handig.

De schriftelijke reactie is het sterkste tegenwicht

Ben je het oneens, stuur dan zo snel mogelijk een korte, feitelijke reactie en vraag of die bij het verslag in het dossier komt. Noem de punten waar je het niet mee eens bent, met je eigen voorbeelden en data. Zo staat er in het dossier niet één lezing maar twee, en dat is precies wat een rechter later wil zien.

De Hoge Raad heeft daar in 2018 een maatstaf voor gegeven. Een werkgever heeft bij de beoordeling van het functioneren een zekere mate van beoordelingsruimte, maar die ruimte is niet onbegrensd: zij wordt op de proef gesteld bij voldoende gemotiveerde betwisting door de werknemer. Hoor en wederhoor is dus geen beleefdheid maar de test waar het oordeel op wordt nagekeken.

Wil je zeker weten dat het verslag klopt met wat er is gezegd, laat het gesprek dan uitwerken in plaats van het na afloop uit je hoofd op te schrijven. Dat scheelt discussie over wie wat heeft gezegd, en het scheelt de leidinggevende het uur dat hij anders aan uittypen kwijt is.

Het personeelsdossier is geen archiefkast maar een verzameling stukken die elk een eigen doel hebben en daarmee een eigen bewaartermijn. Het beoordelingsverslag hoort er zonder twijfel in. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer voor akkoord of voor gezien zijn getekend expliciet als gegevens die in het dossier mogen.

Wat er niet in hoort

Dezelfde toezichthouder is even duidelijk over wat er niet in mag: gegevens over de gezondheid van een werknemer, strafrechtelijke gegevens en gegevens over afkomst. Van een verklaring omtrent het gedrag bewaar je geen kopie; je noteert alleen dat je hem hebt gezien. Verwijs in een beoordelingsverslag dus nooit naar ziekte of naar een medische oorzaak, ook niet terloops, ook niet als de werknemer er zelf over begon.

Niet meer opschrijven dan nodig is

De AVG noemt dat in de Nederlandse verordeningstekst minimale gegevensverwerking, in artikel 5 lid 1 sub c: persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De Autoriteit Persoonsgegevens gebruikt zelf het woord dataminimalisatie. Praktisch betekent het: schrijf op wat het oordeel draagt, en laat de rest weg. Een terzijde over de thuissituatie hoort niet in een beoordelingsverslag.

Hoe lang je het bewaart

Voor beoordelingsverslagen bestaat geen vaste wettelijke bewaartermijn. Het uitgangspunt van de AVG is dat je niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor je de gegevens verwerkt. Er circuleren vuistregels met vaste aantallen jaren, maar die zijn niet terug te voeren op een wettelijke bepaling die specifiek over beoordelingsverslagen gaat; voor sommige andere stukken, zoals de loonadministratie, bestaan wél eigen bewaarplichten. Bepaal de termijn dus per document en per doel, leg vast waarom je die termijn hanteert, en houd je eraan.

Wat de werknemer mag inzien

Op grond van artikel 15 van de AVG heeft een werknemer recht op inzage in de persoonsgegevens die je over hem verwerkt, en op een kopie daarvan. Je reageert binnen een maand; die termijn is met twee maanden te verlengen als het verzoek complex is. Voor persoonlijke werkaantekeningen van een leidinggevende ligt het genuanceerder dan een simpel ja of nee, dus ga er niet zonder meer van uit dat die buiten het inzagerecht vallen. De veiligste werkwijze is ook de simpelste: schrijf alles zo op dat je het de werknemer zou kunnen laten lezen.

Loopt het uit op ontslag wegens onvoldoende functioneren, dan vraag je de kantonrechter om ontbinding op de zogeheten d-grond: artikel 7:669 lid 3 sub d BW. Let op de woorden van de wet, want die zijn strenger dan het woord dat iedereen gebruikt. De wet spreekt niet van disfunctioneren maar van de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken van de werknemer. Ongeschiktheid gaat over de match tussen mens en functie, niet over een oordeel over de mens.

Drie eisen, en ze gelden alle drie

Aan die grond hangt de wet in dezelfde zin drie voorwaarden. Ze zijn cumulatief: valt er één weg, dan is de grond niet voldragen.

1. Je hebt de werknemer hiervan tijdig in kennis gesteld.
2. Je hebt hem in voldoende mate in de gelegenheid gesteld zijn functioneren te verbeteren.
3. De ongeschiktheid is niet het gevolg van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of voor de arbeidsomstandigheden.

Alle drie zijn het vastleggingsvragen. Tijdig in kennis stellen bewijs je met verslagen waarin de kritiek staat, met een datum. Gelegenheid tot verbetering bewijs je met een verbetertraject waarin staat wat er moest veranderen, met welke steun en in welke tijd. En de derde eis raakt de scholingsplicht uit artikel 7:611a lid 1 BW en het goed werkgeverschap uit artikel 7:611 BW, dat wederkerig is: het geldt voor de werkgever en voor de werknemer.

Serieus en reëel, zonder vaste vorm

De maatstaf komt van de Hoge Raad, in de beschikking van 14 juni 2019. Gelet op de ingrijpende gevolgen die een ontbinding wegens disfunctioneren voor een werknemer kan hebben, moet worden aangenomen, mede gelet op de eisen van goed werkgeverschap, dat de werkgever aan de werknemer serieus en reëel gelegenheid tot verbetering moet hebben geboden. Wat dat concreet betekent, hangt af van de omstandigheden: er bestaat geen wettelijke minimumduur voor een verbetertraject en geen voorgeschreven format. Een plan van drie weken voor een werknemer van twintig jaar is dus niet automatisch genoeg, en een dik document zonder opvolging evenmin.

Komt het tot ontbinding, dan moet je bovendien hebben gekeken naar herplaatsing binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing (artikel 7:669 lid 1 BW). Dat is een inspanningsverplichting: de Hoge Raad oordeelde op 18 januari 2019 dat niet is beoogd een resultaatsverplichting van de werkgever tot herplaatsing in het leven te roepen.

De i-grond repareert geen half dossier

De wet kent negen ontslaggronden, a tot en met i. De laatste is de cumulatiegrond, en daar gaat het in praktijkartikelen vaak mis. Sub i stapelt niet alle gronden, maar uitsluitend twee of meer van de gronden, bedoeld in de onderdelen c tot en met e, g en h. De d-grond doet dus mee, maar niet elke grond telt mee, en twee halve dossiers worden samen geen heel dossier.

Drie uitspraken, en wat ze kosten

Wat er gebeurt als de vastlegging ontbreekt, staat het duidelijkst in de uitspraken zelf.

De Limburgse zaak is de scherpste. De kantonrechter kwam tot het oordeel dat er door het ontbreken van een deugdelijk verbeterplan geen voldragen d-grond was, en stelde vast dat het in die procedure grotendeels ontbrak aan vastlegging van de kritiekpunten. Het verzoek werd afgewezen.

De Amsterdamse zaak uit 2025 laat de andere uitkomst zien, en die is duurder dan hij lijkt. De kantonrechter Amsterdam (19 augustus 2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:6273) oordeelde dat niet alleen onvoldoende duidelijk was gemaakt dat de werknemer onvoldoende functioneerde, maar ook dat er geen duidelijk verbetertraject is geweest. De d-grond sneuvelde. De arbeidsovereenkomst werd toch ontbonden, maar met een billijke vergoeding van 20.000 euro bruto naast een transitievergoeding van 14.088,67 euro. Een dun dossier houdt het einde van het contract dus niet altijd tegen; het verplaatst de rekening.

De transitievergoeding zelf staat los van de vraag wie gelijk krijgt. Artikel 7:673 lid 2 BW rekent met een derde van het loon per maand voor elk gediend jaar, en er is recht op vanaf de eerste dag van het dienstverband sinds 1 januari 2020. Per 1 januari 2026 is het maximum 102.000 euro bruto, of één bruto jaarsalaris als dat hoger is. Dat maximum wijzigt elk jaar op 1 januari, dus reken altijd met de peildatum erbij.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 7 Artikel 7:669 (ontslaggronden en herplaatsing), 7:611 en 7:611a (goed werkgeverschap en scholing) en 7:673 (transitievergoeding).
• Wet op de ondernemingsraden Artikel 27 lid 1 sub g: instemmingsrecht bij een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling.
• Hoge Raad, 14 juni 2019, ECLI:NL:HR:2019:933 De maatstaf serieus en reëel gelegenheid tot verbetering, zonder wettelijke minimumduur of vast format.
• Hoge Raad, 16 februari 2018, ECLI:NL:HR:2018:182 Beoordelingsruimte van de werkgever en de grens daarvan bij gemotiveerde betwisting.
• Rechtbank Limburg, 3 januari 2022, ECLI:NL:RBLIM:2022:130 Geen voldragen d-grond door het ontbreken van een deugdelijk verbeterplan en van vastlegging.
• Rechtbank Amsterdam, 19 augustus 2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:6273 D-grond onderuit, ontbinding tóch uitgesproken, met een billijke vergoeding.
• Autoriteit Persoonsgegevens, Personeelsdossier Welke gegevens in het dossier mogen, welke niet, en het uitgangspunt niet langer bewaren dan nodig.

Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies. Speelt er een concrete zaak, leg die dan voor aan een arbeidsrechtjurist of je vakbond.