Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Werving & selectie
Niet wat je je herinnert, maar wat je kunt onderbouwen. Je noteert de antwoorden en je beoordeling van een kandidaat op een vaste set criteria, zodat je eerlijk vergelijkt en je keuze later kunt uitleggen.
Op basis van de Autoriteit Persoonsgegevens, de NVP-sollicitatiecode en het College voor de Rechten van de Mens. Algemene informatie, geen juridisch advies.
Kort antwoord
Goed vastleggen vraagt geen pagina's aantekeningen, maar betere structuur. Per criterium een observatie in plaats van een oordeel, dezelfde voor elke kandidaat. Dan houd je vast wat losse notities laten vallen: of iedereen op dezelfde maat is beoordeeld, en waarom de een boven de ander ging.
Stel: het is vrijdagmiddag, de derde van vier kandidaten op een dag. Je voert het gesprek samen met een collega en je wilt vooral luisteren en doorvragen. Ondertussen schrijf je half mee, want anders weet je het straks niet meer. En dat klopt: maandag weet je niet meer of kandidaat twee of kandidaat drie dat sterke voorbeeld gaf over die strakke deadline. Aan de andere kant van de tafel zit iemand die zich heeft voorbereid en hoopt dat zijn beste antwoord ook echt blijft hangen.
Wat en waarom
Een sollicitatiegesprek vastleggen is het noteren van de antwoorden en je beoordeling op vaste criteria, met twee doelen: kandidaten eerlijk kunnen vergelijken, en een keuze kunnen onderbouwen. Het is iets anders dan een woordelijk verslag. Je legt vast wat ertoe doet voor de functie, niet alles wat gezegd is. Deze pagina gaat over die ene taak; het bredere plaatje van werving en selectie staat op recruitment.
Daar zit het verschil met losse aantekeningen. Losse aantekeningen zijn een geheugensteun voor jou; ze helpen je het gesprek terug te halen. Een gestructureerde beoordeling is vergelijkbaar tussen kandidaten, omdat iedereen op dezelfde punten en dezelfde schaal is gescoord. Het eerste helpt je herinneren. Het tweede helpt je kiezen, en uitleggen waarom.
Let op het onderscheid met een functioneringsgesprek. Een functioneringsgesprek gaat over iemand die al bij je werkt: de ontwikkeling, de samenwerking, en bij problemen de dossieropbouw. Een sollicitatiegesprek gaat over een kandidaat van buiten die je nog niet kent en met anderen vergelijkt. De manier van vastleggen verschilt daardoor: selecteren en vergelijken is iets anders dan beoordelen en ontwikkelen. Voor de andere situatie hebben we een aparte uitleg over het functioneringsgesprek.
Wat noteer je
In een verslag noteer je de vaste gegevens, per criterium de kern van het antwoord met een voorbeeld, je score per criterium, de sterke en zwakke punten, en een vervolgstap. Houd het beknopt: meestal past het op een tot twee pagina's per kandidaat.
Naam van de kandidaat, datum, wie het gesprek voerden, en de vacature.
De kern van wat de kandidaat zei, met een concreet voorbeeld dat hij gaf.
Een cijfer op een vaste schaal (bijvoorbeeld 1 tot 5).
Kort, en op de functie betrokken.
Je aanbeveling (uitnodigen voor een tweede gesprek, afwijzen, in de wacht), met de reden.
De belangrijkste regel gaat over hoe je het opschrijft. Noteer observaties en voorbeelden, geen oordelen of indrukken. "Klikt niet" of "te zacht" zegt niets toetsbaars; "gaf op de vraag over samenwerken geen concreet voorbeeld, ook niet na doorvragen" wel. Het verschil lijkt klein, maar het is precies het verschil tussen een notitie die je later kunt uitleggen en een onderbuikgevoel dat je achteraf moet verdedigen. Een algemene opzet voor een verslag staat in onze uitleg over een gespreksverslag maken; hier maken we het specifiek voor de selectie.
Objectief scoren
Je scoort een kandidaat objectief door vooraf de kerncompetenties uit het functieprofiel te kiezen, en elke kandidaat met dezelfde vragen op dezelfde schaal te beoordelen. Het woord dat dit mogelijk maakt is "dezelfde": dezelfde criteria, dezelfde vragen, dezelfde maat. Dat is wat een beoordeling vergelijkbaar maakt.
Een veelgebruikte gespreksmethode is STARR: je vraagt naar een Situatie, de Taak, de Actie, het Resultaat en de Reflectie. Zo haal je gedrag op uit echte voorbeelden in plaats van mooie voornemens, en gedrag uit het verleden voorspelt gedrag op de werkvloer beter dan een algemene indruk. Bij elk criterium leg je vooraf vast wat een zwak, een gemiddeld en een sterk antwoord is. Dat heet een gedragsanker: een korte beschrijving van hoe een 2 eruitziet en hoe een 4 eruitziet, zodat een cijfer niet van je humeur afhangt.
Gestructureerd vs. vrij
r = .51
gestructureerd interview
r = .38
vrij gesprek
Voorspellende validiteit, meta-analyse Schmidt & Hunter (1998).
Een gestructureerd gesprek, waarin elke kandidaat dezelfde vragen krijgt en op dezelfde criteria wordt gescoord, voorspelt werkprestatie aanzienlijk beter dan een vrij gesprek. Dat blijkt uit de bekende meta-analyse van Schmidt en Hunter (de cijfers hiernaast). Het verschil komt niet van betere vragen, maar van het vergelijken op dezelfde maat. Een vrij gesprek voelt prettiger, maar een gestructureerd gesprek voorspelt beter wie het werk straks goed doet.
De criteria-matrix
Een criteria-matrix is een tabel waarin de rijen de competenties uit het functieprofiel zijn en de kolommen vastleggen wat je noteert en hoe je scoort. Hij dwingt je om elke kandidaat op dezelfde punten te beoordelen, en maakt achteraf zichtbaar waar het verschil zat. Hieronder twee leesrichtingen: eerst de matrix als instrument, daarna dezelfde criteria met kandidaten naast elkaar.
| Criterium | Wat je noteert (observatie, geen oordeel) | Waarom het telt | Score (1-5) |
|---|---|---|---|
| Kennis en opleiding voor de rol | Wat de kandidaat aantoonbaar weet, met een voorbeeld uit werk of studie | Toetst de basis voor de functie, los van een goed gevoel | |
| Relevante werkervaring | Een concrete eerdere situatie die lijkt op dit werk | Ervaring in soortgelijk werk voorspelt de start | |
| Vakvaardigheden | Iets wat de kandidaat liet zien of beschreef, niet alleen claimde | Maakt "ik kan dit" toetsbaar | |
| Gedrag/competentie (via STARR) | Situatie, taak, actie, resultaat en reflectie bij een echt voorbeeld | Gedrag uit het verleden voorspelt gedrag op het werk | |
| Motivatie en interesse | Waarom deze functie, deze plek, blijkend uit wat de kandidaat vroeg | Scheidt oprechte interesse van een standaardverhaal | |
| Zelfinzicht | Hoe de kandidaat zijn sterke en zwakke punten benoemt, met voorbeeld | Laat zien of iemand kan reflecteren en leren | |
| Communicatie | Hoe helder en gericht de antwoorden waren | Direct relevant voor bijna elke rol, dus apart scoren |
Schaal: 1 zwak, 2 matig, 3 voldoende, 4 goed, 5 uitmuntend. Kies de criteria vooraf uit het functieprofiel; laat criteria weg die niet bij de rol passen en voeg toe wat wel telt.
| Criterium | Kandidaat A | Kandidaat B | Kandidaat C |
|---|---|---|---|
| Kennis en opleiding | 4 | 3 | 4 |
| Werkervaring | 3 | 4 | 2 |
| Vakvaardigheden | 4 | 3 | 3 |
| Gedrag (STARR) | 3 | 4 | 3 |
| Motivatie | 5 | 3 | 4 |
| Zelfinzicht | 3 | 4 | 3 |
| Communicatie | 4 | 4 | 3 |
| Totaalindruk | Sterk op motivatie en vak | Sterk op ervaring en reflectie | Degelijk, geen uitschieter |
Voorbeeldcijfers, bijgewerkt juni 2026. De matrix is gereedschap om eerlijk te scoren, geen rekenmachine die de keuze voor je maakt. Een totaal is een hulpmiddel, niet de beslissing: een doorslaggevend criterium mag zwaarder wegen, als je dat vooraf afspreekt en opschrijft.
De tweede tabel doet het echte werk. Drie kandidaten, dezelfde zeven criteria, dezelfde schaal: in een oogopslag zie je dat A en B allebei sterk zijn, maar op iets anders, en dat C nergens uitvalt maar ook nergens uitsteekt. Het nagesprek met je collega gaat dan over die verschillen, met de scores ernaast.
Opnemen en bewaren
Je mag een gesprek waaraan je zelf deelneemt vastleggen, maar zodra je het opneemt of tot een verslag verwerkt, gaat het om persoonsgegevens en gelden de AVG en de NVP-sollicitatiecode. Informeer de kandidaat vooraf dat je aantekeningen maakt, en vraag voor een geluidsopname expliciet toestemming. Niet alleen netjes, het hoort ook zo.
Voor het bewaren geldt een duidelijke termijn. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als richtlijn dat je de sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van de procedure verwijdert. Wil je de gegevens langer houden, bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature, dan vraag je daar actieve, schriftelijke toestemming voor; dan mag je ze maximaal een jaar bewaren. Die termijn verlengt niet stilzwijgend: na een jaar vraag je opnieuw toestemming of je verwijdert de gegevens. De NVP-sollicitatiecode, bijgewerkt in september 2025, bevestigt deze lijn en vraagt om transparantie naar de kandidaat over wat je bewaart en waarom.
Er is nog een reden om vastlegging serieus te nemen, en die raakt de eerlijkheid van je procedure. Het College voor de Rechten van de Mens beveelt een inzichtelijke, controleerbare en systematische werving- en selectieprocedure aan: beoordeel kandidaten op vooraf bekende criteria en koppel een beslissing met reden terug. Komt een afgewezen kandidaat er later op terug met een vermoeden van discriminatie, dan is het aan de werkgever om te onderbouwen dat afkomst, leeftijd of geslacht geen rol speelde. Een ingevulde matrix met scores op functie-criteria is die onderbouwing. Een kladblok vol losse woorden is dat niet. Meer over wanneer en hoe je een gesprek mag opnemen staat in onze uitleg mag ik een gesprek opnemen; over veilig vastleggen lees je meer op veilig notuleren.
Wanneer een volledige matrix niet hoeft. Niet elk gesprek vraagt een complete scoringsmatrix. Een eerste, informeel kennismakingsgesprek mag een korte notitie zijn. Bij een eenmalige invaller of een heel klein bedrijf kan dat volstaan. Wil de kandidaat geen opname, dan val je terug op aantekeningen en vraag je er niet om. En eerlijk is ook: een matrix en een tool maken je beoordeling navolgbaar, maar nemen het oordeel niet over en halen niet alle vooroordelen weg. Dat blijft mensenwerk.
Tijdens het gesprek wil je luisteren en doorvragen, niet zitten typen. En achteraf wil je toch een ingevulde matrix hebben, zonder je avond aan uitwerken kwijt te zijn.
Met Notuly
Notuly is een Nederlandse AI-notulist voor fysieke gesprekken. Je legt je telefoon op tafel, het gesprek wordt verwerkt op servers in Amsterdam, en kort daarna staat er een gestructureerd verslag met de besproken punten en de afspraken in je mail.
Zo ziet dat eruit bij een selectiegesprek. Je legt de telefoon neer en voert het gesprek zoals je het wilt voeren: geen toetsenbord ertussen, geen blik op je scherm, gewoon de kandidaat tegenover je en de vragen die je hebt voorbereid. Na afloop stop je de opname. Even later heb je een verslag met de antwoorden geordend, en daaronder het transcript met de sprekers uit elkaar, zodat je per kandidaat terugziet wie wat zei en welk voorbeeld bij wie hoorde. Dat is precies wat je die vrijdagmiddag na het derde gesprek kwijt was: of kandidaat twee of kandidaat drie dat sterke voorbeeld gaf.
Het oordeel blijft van jou. Je leest het verslag na en vult je scores en je eindbeoordeling in de matrix in: de tool levert de inhoud, jij velt het oordeel. Voor meerdere gesprekken op een dag betekent het dat elk verslag dezelfde onderdelen volgt, zodat kandidaat A en kandidaat C op maandag nog steeds op dezelfde manier op tafel liggen. Zo werkt de AI-verwerking op de achtergrond.
Telefoon op tafel, druk op opnemen. Het gesprek wordt verwerkt op servers in Amsterdam.
De antwoorden geordend, met daaronder het transcript en de sprekers uit elkaar.
Je leest het na en vult je scores in de matrix in. De tool levert de inhoud, jij velt het oordeel.
Waar de gegevens blijven
De opname wordt binnen een minuut na verwerking permanent gewist; er blijft geen doorzoekbaar geluidsarchief achter van wat een afgewezen kandidaat zei. Wat blijft, is het schriftelijke verslag en de ingevulde matrix.
Binnen een minuut na verwerking permanent weg. Geen archief van wat een afgewezen kandidaat zei.
Spraak naar tekst en verslag op Notuly's eigen, zelf-gehoste AI. De data verlaat de EU niet.
Je bewaart alleen tekst, en die gooi je makkelijker en aantoonbaarder weg dan geluid.
Die houd jij precies zo lang als de regels toestaan: uiterlijk vier weken na de procedure, of een jaar met de schriftelijke toestemming van de kandidaat. Je beheert dus de bewaartermijn over tekst, niet over geluid. De volledige verwerking draait op Notuly's eigen AI in Nederland; de data gaat niet naar Amerikaanse cloud- of AI-partijen, en er wordt niet getraind op jullie gesprekken. Dat staat in de verwerkersovereenkomst die standaard beschikbaar is, precies het document dat de AVG van je vraagt zodra een app persoonsgegevens verwerkt. Meer hierover op veilig notuleren.
Voor de beslisser
Er is een gratis startniveau; betaalde abonnementen lopen per gebruiker op. De actuele tarieven staan hieronder bij de prijzen. Je betaalt per gespreksvoerder die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf.
De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist, blijft binnen de EU (servers in Amsterdam) en wordt niet voor AI-training gebruikt. Er is geen geluidsarchief dat gelekt of opgevraagd kan worden; je houdt alleen het verslag, en je beheert de bewaartermijn zelf (vier weken, of een jaar met toestemming).
De verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is standaard beschikbaar. De toestemming voor een opname, het informeren van de kandidaat en de grondslag voor de verwerking blijven de verantwoordelijkheid van je eigen organisatie.
Iedereen werkt met dezelfde criteria en dezelfde matrix, zodat elke kandidaat op dezelfde punten wordt beoordeeld. Eén manier van scoren betekent dat een afwijzing navolgbaar is, en niet afhangt van wie het gesprek toevallig voerde.
Je legt een sollicitatiegesprek vast door de antwoorden en je beoordeling per kandidaat te noteren op een vaste set criteria uit het functieprofiel, met per criterium een voorbeeld en een score. Zo kun je kandidaten eerlijk vergelijken en je keuze later onderbouwen. Doe het tijdens of vlak na het gesprek, als het nog vers is.
In het verslag staan de vaste gegevens (naam, datum, gespreksvoerders, vacature), per criterium de kern van het antwoord met een voorbeeld, een score per criterium, de sterke en zwakke punten en een vervolgstap. Houd het beknopt, meestal een tot twee pagina's. Noteer observaties en voorbeelden, geen oordelen.
Je scoort objectief door vooraf de kerncompetenties te kiezen en elke kandidaat met dezelfde vragen op dezelfde schaal te beoordelen, bijvoorbeeld 1 tot 5. Leg per criterium vast hoe een zwak en een sterk antwoord eruitzien (een gedragsanker). Zo hangt een cijfer niet van je humeur af.
Een beoordelingsformulier is een vaste lijst criteria met een scoreschaal waarmee je een kandidaat punt voor punt beoordeelt. Gangbare onderdelen zijn opleiding, werkervaring, vaardigheden, motivatie, zelfinzicht en communicatie. Het maakt de beoordeling vergelijkbaar tussen kandidaten.
STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie, een manier om gedrag uit te vragen aan de hand van echte voorbeelden. Je vraagt door tot je weet wat de kandidaat zelf deed en wat het opleverde. Gedrag uit het verleden voorspelt gedrag op de werkvloer beter dan een algemene indruk.
Ja, je mag een gesprek waaraan je zelf deelneemt vastleggen, maar voor een geluidsopname vraag je de kandidaat vooraf expliciet om toestemming. Zodra je opneemt of verwerkt tot een verslag, gelden de AVG en de NVP-sollicitatiecode. Informeer de kandidaat ook als je alleen aantekeningen maakt.
Sollicitatiegegevens verwijder je als richtlijn uiterlijk vier weken na het einde van de procedure (Autoriteit Persoonsgegevens). Met actieve, schriftelijke toestemming van de kandidaat mag je ze maximaal een jaar bewaren, bijvoorbeeld voor een talentpool. Die termijn verlengt niet stilzwijgend.
Je vergelijkt eerlijk door alle kandidaten op dezelfde criteria en dezelfde schaal te scoren, het liefst met dezelfde vragen. Zet de scores naast elkaar in een matrix, zodat je het gesprek voert over de criteria en niet over wie het leukst overkwam. Spreek vooraf af welk criterium zwaarder weegt.
Een sollicitatiegesprek gaat over een kandidaat van buiten die je beoordeelt en met anderen vergelijkt; een functioneringsgesprek gaat over iemand die al bij je werkt, gericht op samenwerking en ontwikkeling. Het vastleggen verschilt daardoor: selecteren is iets anders dan beoordelen.
Ja, op grond van de AVG heeft een kandidaat recht op inzage in de persoonsgegevens die je over hem verwerkt, en daar kan een verslag onder vallen. Houd daar rekening mee in hoe je noteert: feitelijk en op de functie betrokken. Een interne aantekening blijft het beste toetsbaar als het een observatie is, geen oordeel.
Lees ook
Recruitment
Het sectoroverzicht voor werving en selectie; deze pagina is de taak zelf.
Functioneringsgesprek
Vastleggen van zittend personeel: andere fase, andere regels.
Gespreksverslag maken
De algemene opzet van een verslag, hier toegepast op selectie.
Mag ik een gesprek opnemen
Wanneer opnemen mag, en wanneer je toestemming vraagt.
Veilig notuleren
Wat een app met je gesprek doet, en hoe Notuly dat aanpakt.
Automatisch notuleren
Hoe AI van een opname een gestructureerd verslag maakt.
Telefoon op tafel, een geordend verslag met de antwoorden in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist.
Bronnen
Algemene informatie over het vastleggen en beoordelen van sollicitatiegesprekken en de privacyregels voor sollicitanten, geen juridisch advies. Bij een vermoeden van discriminatie of een privacyklacht: raadpleeg een jurist, het College voor de Rechten van de Mens of de Autoriteit Persoonsgegevens.
Laatst bijgewerkt: juni 2026