Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
AI voor coaches
Leg je coachgesprek vast zonder mee te typen. Telefoon op tafel, een sessieverslag in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist.
Kort antwoord
AI voor coaches is software die werk uit je coachpraktijk overneemt. De meeste tools pakken de randzaken: je agenda, je facturen, je cliëntbeheer. Deze pagina gaat over het stuk dat de meeste tijd kost en het minst wordt opgelost, namelijk het vastleggen van wat er in de sessie zelf is gezegd.
Donderdag, half negen 's avonds. Esther heeft vier cliënten gehad, een uur per stuk. Tijdens elk gesprek typte ze half mee, want anders is ze het kwijt. Nu zit ze thuis aan de keukentafel met vier sessies die nog uitgewerkt moeten worden voor haar dossier en de volgende afspraak. Het echte werk van haar dag begint pas als de cliënten allang naar huis zijn.
Het overzicht
De markt valt grofweg uiteen in een paar categorieën: plannen en herinneringen (minder no-shows), facturatie, intake-flows voor nieuwe cliënten, cliëntbeheer op een plek, en het uitwerken van je sessies tot een verslag. De eerste vier draaien om je praktijk eromheen. De laatste raakt het gesprek zelf, en dat is meteen het stuk waar de meeste avonduren in verdwijnen.
| Wat AI uit handen neemt | Wat jouw werk blijft |
|---|---|
| Het uitschrijven van het sessieverslag | Het gesprek voeren en doorvragen |
| Afspraken en actiepunten op een rij zetten | Bepalen wat de cliënt nodig heeft |
| Plannen, herinneren, factureren | De relatie en het vertrouwen |
| De ruwe tekst leveren waarop jij verder werkt | Het verslag controleren en aanvullen |
Kortom: een tool die je sessie uitschrijft neemt je het typen uit handen, geen enkele coachbeslissing. En precies dat typen kost meer dan het lijkt zodra je het optelt. Hoe zo'n verslag technisch ontstaat staat los van je beroep en lees je bij gespreksverslag.
Rekenvoorbeeld
Het uitwerken van een sessie kost los weinig, maar opgeteld over een week loopt het op tot een vaste, onbetaalde tweede taak. Onderstaande som is illustratief en bedoeld om de schaal te laten zien, niet om een besparing te beloven. Vul je eigen aantal cliënten en je eigen uitwerktijd in en de uitkomst verschuift mee.
Aannames (illustratief)
Illustratieve som, geen besparingsbelofte. De uitkomst hangt af van je eigen praktijk.
Twintig minuten per verslag is een rustige middenwaarde; reken gerust met je eigen tempo. Het uitschrijven van sessies is voor de meeste coaches een vast deel van de administratie, en juist dat deel haalt een zelf-vastleggend gesprek weg. Het nalezen en bijschaven blijft staan. Hoeveel je er precies aan overhoudt hangt van je praktijk af, en daar willen we eerlijk over zijn. Wat we wel kunnen meten: de doorlooptijd van opname tot verslag is meestal 1 tot 5 minuten, bij een lange sessie tot ongeveer 8.
De tijd is een kant. De andere kant is waar dat verslag mag belanden, want dat is voor een coach geen detail.
De regels
Ja, een gesprek waaraan je zelf deelneemt mag je opnemen; dat is op zichzelf niet strafbaar. Het wordt pas een AVG-kwestie zodra je de opname of het verslag gebruikt voor een doel, bijvoorbeeld bewaren in je dossier of uitwerken tot een verslag. Vanaf dat moment verwerk je een persoonsgegeven en heb je een grondslag nodig en informeer je de cliënt.
In de praktijk komt het neer op drie dingen. Je vertelt aan het begin dat je opneemt en waarvoor (een correct verslag voor jullie traject). Je geeft de cliënt de ruimte om er iets van te vinden, ook om het niet te willen. En je legt kort vast dat je dat hebt gedaan. Zo houd je de opname binnen het gesprek, niet erbuiten.
Wil de cliënt het niet, dan val je terug op aantekeningen. Vastleggen is het doel, opnemen is een van de manieren. Hoe je een opname netjes inzet, staat los van welk hulpmiddel je gebruikt, en de regels worden strenger zodra het over gevoelige informatie gaat.
De AVG-valkuil
Zodra in een sessie gezondheid, een burn-out of psychisch welzijn ter sprake komt, verwerk je een bijzonder persoonsgegeven, en daar gelden strengere regels voor. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar helder over: bijzondere persoonsgegevens verwerken mag in beginsel niet, tenzij een van de wettelijke uitzonderingen geldt. Voor een coach is dat meestal de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.
Dat verandert de vraag die je over een AI-tool stelt. Niet alleen "werkt het goed", maar "waar belandt de opname, traint iemand erop, en waar staat het verslag straks". Een gesprek over iemands stress of gezondheid dat via een server buiten de EU loopt of als trainingsdata wordt gebruikt, is een ander verhaal dan een gesprek dat verwerkt wordt en daarna verdwijnt.
Lees die laatste zin nog een keer. Het gaat niet om of je gevoelige dingen bespreekt, want dat hoort bij coaching. Het gaat om wat er daarna met die woorden gebeurt. En dat maakt de keuze van je tool een privacy-keuze, geen gemaksbeslissing.
Eerlijk
Een coachsessie vastleggen met een tool is niet altijd nodig of gewenst, en aantekeningen blijven een geldige manier. Als de cliënt geen opname wil, val je daarop terug; een tool dwingt niets af. Bij een kort, informeel check-in-gesprek is een aantekening genoeg en is een verslag overdreven.
Er is ook een grens die belangrijker is. Coaching is geen therapie en geen zorg: het valt niet onder de wetgeving en het tuchtrecht die voor een behandelaar gelden. Werk je als psycholoog of in de GGZ met een echt behandeldossier, dan dient een verslagtool die specifiek voor de zorg is gebouwd een ander doel dan een coach nodig heeft. Houd dat onderscheid scherp, ook voor jezelf.
En eerlijk over wat een verslagtool wel en niet is: hij legt het gesprek vast, hij is geen coachmethode en geen cliëntvolgsysteem. Notuly maakt geen analyse van je cliënt, stelt geen vervolgstappen voor en houdt geen traject bij. Het levert de tekst waarop jij dat doet. Dat onderscheid is precies waarom het naast je bestaande coachsoftware werkt en niet in de plaats ervan.
Een uur gesprek wordt pas een bruikbaar verslag als iemand het uitwerkt. De kunst is dat te doen zonder je aandacht tijdens de sessie en je avond erna op te offeren.
Zo werkt het
Je legt de telefoon op tafel en voert het gesprek zoals altijd. Geen toetsenbord ertussen, geen blik op je scherm, gewoon je cliënt tegenover je en de aandacht die de sessie verdient. Aan het begin vertel je dat je opneemt voor een correct verslag, en je noteert kort dat de cliënt akkoord is.
Een uur later stop je de opname. Binnen een paar minuten staat er een gestructureerd sessieverslag in je mail: de besproken thema's, de afspraken die je maakte en de actiepunten voor de volgende keer. Daaronder het transcript, voor als je een exacte formulering wilt terugzoeken. De sprekers staan uit elkaar, dus je ziet wie wat zei.
Je leest het na, haalt eruit wat er niet in hoort, en zet het in je dossier. Het verslag blijft van jou. Het uitschrijven is wat je niet meer zelf doet. Wat er daarna met de opname gebeurt, komt zo aan bod. Een stap-voor-stap doorloop staat bij hoe het werkt. Deze pagina gaat over waarom je dat als coach zou doen; hoe je het coachverslag, leercontract of de reflectie zelf opstelt, lees je bij notuleren bij coaching.
De opbrengst
Notuly levert wat je na een sessie nodig hebt om verder te kunnen, in de vorm van een verslag dat je zo in je dossier kunt zetten. Geen los format dat je nog moet vertalen, maar de thema's, de afspraken en de actiepunten op een rij, met het transcript eronder als onderlegger.
De thema's, afspraken en actiepunten geordend, met het transcript als onderlegger. Niets meer aan te kloppen.
Voor de volgende afspraak zie je terug waar het traject staat, zonder een uur opnames terug te luisteren.
Op basis van het gesprek zelf, niet van wat je 's avonds nog vaag terughaalt. De coaching blijft jouw werk.
Jij blijft de coach die het verslag controleert, aanvult en gebruikt. Dat is het verschil tussen een hulpmiddel dat je tijd teruggeeft en een tool die doet alsof het jouw vak kan. Hoe de AI van een opname een verslag maakt, lees je bij notuleren met AI.
De privacy
De volledige verwerking draait op Notuly's eigen, zelf-gehoste AI in Nederland, op servers in Amsterdam. De data verlaat de EU niet en gaat niet naar Amerikaanse cloud- of AI-partijen. Er wordt niet getraind op jouw cliëntgesprekken, en dat staat in de verwerkersovereenkomst die standaard beschikbaar is.
Het verschil zit hem in audio versus verslag. De audio wordt binnen een minuut na verwerking permanent gewist, dus er blijft geen doorzoekbaar geluidsarchief achter. Wat blijft, is het schriftelijke verslag en het transcript, en dat houd jij voor je dossier zolang je het nodig hebt. Je bewaart dus de tekst die je nodig hebt, niet het geluid dat je niet nodig hebt.
Voor gesprekken waarin het over iemands welzijn gaat, is dat het verschil tussen een tool die meeluistert en bewaart, en een tool die vastlegt en daarna vergeet wat het hoorde. Hoe je een verwerker op privacy beoordeelt, staat los van het merk, en dat kun je zelf nalopen bij veilig notuleren.
Voor de praktijkeigenaar
Voor een praktijkeigenaar of coordinator is de vraag niet of een coach netjes vastlegt, maar of elke coach in huis hetzelfde doet met gevoelige cliëntdata. Hieronder de antwoorden die daarover gaan.
Iedere coach werkt met dezelfde werkwijze en dezelfde verslagstructuur, zodat elk dossier dezelfde opbouw heeft. Eén manier van vastleggen betekent dat de kwaliteit niet afhangt van wie de sessie deed.
De prijs is per gebruiker en je begint gratis; de actuele tarieven zie je hieronder bij de prijzen. Een praktijk betaalt dus per coach die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf.
Het grootste risico zit niet in de tool maar in het onveilig verwerken van gevoelige cliëntgesprekken, vaak bijzondere persoonsgegevens (zie de AVG-sectie hierboven). De tool verkleint dat risico door de verwerking in Nederland te houden, niet te trainen op de gesprekken en de audio te wissen; jij houdt de controle door elk verslag te laten nakijken door de coach.
In Nederland, op eigen servers, zonder Amerikaanse partijen in de keten en zonder training op cliëntdata. De verwerkersovereenkomst regel je centraal voor de hele praktijk.
Nee. Het legt het gesprek vast en levert het verslag; je bestaande agenda-, facturatie- en cliëntsoftware blijft staan.
AI voor coaches valt uiteen in tools voor je praktijk (plannen, factureren, cliëntbeheer) en tools die je sessie uitwerken tot een verslag. Voor het vastleggen van een fysiek gesprek leg je de telefoon op tafel en krijg je het verslag in je mail. Kies op waar je data belandt, zeker bij gevoelige gesprekken.
Je neemt het gesprek op en laat het automatisch uitwerken tot een verslag, in plaats van het 's avonds zelf te typen. Tijdens de sessie hoef je niet mee te schrijven, zodat je volledig aanwezig kunt zijn. Achteraf lees je het verslag na en zet je het in je dossier.
Ja, een gesprek waaraan je zelf deelneemt mag je opnemen; dat is op zichzelf niet strafbaar. Zodra je de opname of het verslag bewaart of verwerkt, geldt de AVG en moet je een grondslag hebben en de cliënt informeren. Wil de cliënt het niet, dan val je terug op aantekeningen.
Je moet de cliënt in elk geval vooraf informeren dat je opneemt en waarvoor. Voor het verwerken van gevoelige informatie (gezondheid, welzijn) is meestal de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt nodig. Leg kort vast dat je dat hebt gedaan.
Vaak wel. Zodra gezondheid, een burn-out of psychisch welzijn ter sprake komt, verwerk je bijzondere persoonsgegevens, en die mag je in beginsel niet verwerken tenzij een uitzondering geldt (meestal uitdrukkelijke toestemming). Dat maakt de keuze van je tool een privacy-keuze.
Er is geen specifieke wettelijke bewaartermijn voor coaches; in de praktijk wordt 2 jaar als minimum en 5 jaar na afronding als richtlijn aangehouden. Facturen en fiscale stukken bewaar je zeven jaar. Bewaar niet langer dan je een geldige reden voor hebt.
Dat kan, maar let op waar je cliëntgegevens belanden. Bij gevoelige gesprekken is de vraag of de data binnen de EU blijft en niet als trainingsdata wordt gebruikt. Beoordeel een tool op waar de data staat en wat ermee gebeurt, niet op de belofte alleen.
Nee. AI neemt de administratie rond je coaching over, niet de coaching zelf. Een verslagtool levert de tekst van het gesprek; het bepalen wat de cliënt nodig heeft en het voeren van de relatie blijft jouw werk.
Dat kan, mits de verwerking binnen de EU blijft, er een verwerkersovereenkomst is en je gesprekken niet als trainingsdata worden gebruikt. Bewaar bij voorkeur het verslag, niet de audio. Bij Notuly verlaat de data de EU niet en wordt de audio na verwerking gewist.
In het kort
| Vraag | Kort antwoord |
|---|---|
| Wat doet AI voor een coach? | AI neemt administratie over (plannen, factureren, cliëntbeheer) en werkt je coachsessie automatisch uit tot een verslag, zodat je tijdens het gesprek niet hoeft mee te typen. De coaching zelf blijft jouw werk. |
| Wat levert het vastleggen op? | Het haalt het uitwerken uit je avond. Illustratief: bij 20 cliënten per week en 20 minuten per verslag is dat ongeveer 6,5 uur per week, ruim 28 uur per maand (illustratieve som, geen besparingsbelofte). |
| Mag je een sessie opnemen? | Ja, een gesprek waaraan je zelf deelneemt mag je opnemen. Zodra je het verwerkt geldt de AVG: grondslag nodig en de cliënt informeren. |
| Wat is de AVG-valkuil? | Een coachverslag is vaak een bijzonder persoonsgegeven (gezondheid, welzijn). Verwerken mag dan in beginsel niet zonder uitzondering, meestal uitdrukkelijke toestemming. |
| Waar moet je op letten bij een tool? | Waar de data staat, of er op je gesprekken wordt getraind, en of de audio bewaard blijft. Bewaar het verslag, niet per se het geluid. |
Dit blok is algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer de actuele regelgeving voor je eigen situatie. Bronnen en datum onderaan.
Telefoon op tafel, een sessieverslag in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist. Wat je cliënt zegt, blijft van jou en je cliënt.
Bronnen
Algemene informatie, geen juridisch advies. Gebaseerd op de Autoriteit Persoonsgegevens, de NOBCO-beroepscode en gangbare praktijkrichtlijnen voor de coachpraktijk.
Laatst bijgewerkt: 6 juni 2026