Wat betekent een intakegesprek vastleggen?+
Een intakegesprek vastleggen betekent het eerste gesprek met een nieuwe cliënt of deelnemer ordenen tot een intakeverslag met hulpvraag, situatie, afspraken en vervolg. Je doet dat tijdens het gesprek, niet achteraf uit je hoofd. Zo vang je het hele verhaal in plaats van wat je je nog herinnert.
Wat hoort er in een intakeverslag?+
In een intakeverslag staan vier vaste onderdelen: de hulpvraag, de relevante situatie en context, de gemaakte afspraken, en het vervolg met wie wat doet. De afspraken zijn concreet, met een houder en een termijn. Die opbouw is elke keer hetzelfde.
Wat is het verschil tussen een intakeverslag en een gespreksverslag?+
Een gespreksverslag legt elk gesprek vast, een intakeverslag heeft de vaste intake-onderdelen erbij. Een intake is dus een gespreksverslag met een vaste kop (hulpvraag, situatie) en een vaste staart (afspraken, vervolg). Voor het algemene verslag van elk gesprek, zonder die vaste kop en staart, is er een aparte pagina over het gespreksverslag.
Mag ik een intakegesprek opnemen van de cliënt?+
Een opname is een verwerking van persoonsgegevens, dus je hebt een geldige grondslag nodig; toestemming is een ervan. Vraag de cliënt vooraf om toestemming en laat de keuze echt bij hem, want in het sociaal domein is toestemming niet vanzelfsprekend "vrij gegeven". Dit is algemene informatie, geen juridisch advies; raadpleeg je eigen functionaris gegevensbescherming (bron: Autoriteit Persoonsgegevens en AVG-Helpdesk Zorg en Welzijn).
Wat gebeurt er met de opname na het gesprek?+
De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Alles wordt verwerkt in Nederland (servers in Amsterdam) en verlaat de EU niet. Er wordt niet getraind op klantdata.
Hoe snel heb ik het intakeverslag?+
Het intakeverslag staat binnen tien minuten na het gesprek in je mail, met de vier onderdelen al op hun plek. Je controleert het en vult aan waar nodig. Daarna zet je het zelf in je eigen dossier- of registratiesysteem.
Werkt dit ook als er meerdere mensen aan tafel zitten?+
Ja, de sprekerherkenning onderscheidt de deelnemers in het verslag, tot 32 sprekers. Een cliënt, een naaste en een collega worden los van elkaar gehouden. Zo blijft duidelijk wie wat zei.
Hoe komt het intakeverslag in mijn dossier of registratiesysteem?+
Je krijgt het verslag per mail en zet of plakt het zelf in je eigen dossier- of registratiesysteem. Notuly is een doorgeefluik, geen archief, en koppelt niet automatisch met je systeem. Wat er daarna mee gebeurt, bepaalt jouw organisatie.
Is dit ook geschikt voor een financiële of medische intake?+
Nee, die hebben hun eigen verplichte onderdelen en daarom een eigen aanpak. Een financiële intake legt een risico-inschatting en de gegeven advisering vast. Een medische intake bouwt een behandeldossier op van klacht naar plan.
Hoef ik dan niets meer zelf te doen aan het verslag?+
Je controleert het verslag en vult het aan waar nodig; het zware ordenen van het verhaal is al gedaan. De hulpvraag staat scherp, de afspraken staan met een houder en een termijn op een rij. Jij houdt de regie over wat er uiteindelijk in komt te staan.
Hebben alle intakeverslagen in mijn team dezelfde onderdelen?+
Ja. Elk verslag krijgt dezelfde vier onderdelen (hulpvraag, situatie, afspraken, vervolg), ongeacht wie het gesprek voerde. Minder verschil tussen collega's, minder herstelwerk achteraf.
Is dit AVG-proof?+
De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist, alles wordt verwerkt in Nederland (servers in Amsterdam) en verlaat de EU niet, er wordt niet op klantdata getraind, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Of een opname in jouw organisatie mag, blijft een vraag voor je eigen functionaris gegevensbescherming: die beoordeelt de grondslag en het verwerkingsregister.
Wat kost het en hoe begin ik?+
Je start met Starter: drie gesprekken gratis per maand, zonder betaalgegevens. Zo kun je het op een echte intake proberen voordat je iets beslist. De actuele tarieven staan in het prijzenblok op deze pagina.
