Het verslag van het keukentafelgesprek: wat de wet ervan vraagt.

Artikel 2.3.2 lid 8 zegt dat het college de cliënt dan wel diens vertegenwoordiger een schriftelijke weergave van de uitkomsten van het onderzoek verstrekt. Dat is een andere opdracht dan een verslag van het gesprek maken. Een gesprek heeft een verloop; een onderzoek heeft een uitkomst. De wet vraagt om het tweede.

Dat verschil is geen woordenspel. Het bepaalt wat je opschrijft en wat je weglaat. Een verslag dat chronologisch het gesprek volgt, is meestal langer, persoonlijker en juist moeilijker te toetsen dan een verslag dat per onderzoeksonderwerp laat zien wat je hebt vastgesteld en gewogen. Wie later meeleest, een collega, een bezwaarcommissie of de bestuursrechter, zoekt de afweging en niet de dialoog.

Op deze pagina gebruiken we gespreksverslag waar de praktijk dat doet, en onderzoeksverslag waar het om de wettelijke opdracht gaat. De volledige tekst van de wet staat op wetten.overheid.nl. Deze pagina legt de regels uit; het is geen juridisch advies.

Artikel 2.3.2 lid 4 somt onder a tot en met g op waar het onderzoek over gaat. In volgorde van de wet:

• de behoeften, persoonskenmerken en voorkeuren van de cliënt;
• de mogelijkheden om op eigen kracht of met gebruikelijke hulp de situatie te verbeteren;
• de mogelijkheden om dat met mantelzorg of hulp uit het sociale netwerk te doen;
• de behoefte aan ondersteuning van de mantelzorger zelf;
• de mogelijkheden om dat met algemene voorzieningen te doen;
• de afstemming en samenwerking met andere diensten en voorzieningen;
• welke bijdrage in de kosten de cliënt verschuldigd zal zijn.

Twee onderdelen worden in verslagen het vaakst vergeten, en ze zijn allebei een actieve plicht. Lid 2 geeft de cliënt het recht om vóór aanvang van het onderzoek een persoonlijk plan te overhandigen, met een termijn van zeven dagen na de melding. Lid 3 verplicht het college om de cliënt en zijn mantelzorger te wijzen op de mogelijkheid van gratis cliëntondersteuning. Of je dat hebt gedaan, hoort in het verslag te staan, want als het er niet staat, is het niet aantoonbaar gebeurd.

Komt er een persoonsgebonden budget in beeld, dan gelden daarvoor de voorwaarden van artikel 2.3.6: de cliënt moet in staat zijn de aan het budget verbonden taken uit te voeren, hij motiveert waarom hij een budget wil, en de ingekochte ondersteuning is veilig en doeltreffend. Ook die drie horen navolgbaar in het verslag.

Zo nodig vraag je daarnaast deskundig advies. Dat is geen aparte stap in het stappenplan, maar een voorbehoud: heb je de kennis zelf niet, dan noteer je in het verslag of je advies hebt gevraagd, aan wie, en wat je met de uitkomst doet.

De modelzinnen hierboven zijn kort omdat de afweging het werk doet, niet de beschrijving. Per stap ligt vast wat erin hoort en wat je juist weglaat:

De volgorde is niet vrijblijvend. Sla je stap 4 over en spring je van de problemen naar de voorziening, dan mist het verslag precies de redenering waarop het onderzoek wordt beoordeeld. En omgekeerd: staat stap 5 er zonder stap 4, dan leest het als een aanbod in plaats van als een afweging.

De inwoner vraagt of iemand kan helpen met het huishouden. In het verslag staat dat mevrouw vraagt om ondersteuning bij haar zelfredzaamheid. Dat is netter opgeschreven en het past beter bij de wet, maar het is niet meer haar vraag. Vanaf dat moment weegt de rest van het onderzoek een vraag die zij niet gesteld heeft.

Het omgekeerde komt net zo vaak voor: de hulpvraag wordt meteen vertaald naar de voorziening. Iemand meldt dat traplopen niet meer gaat en in het verslag staat dat hij een traplift aanvraagt. Ook dat is stap 1 overslaan, want de vraag was hoe hij boven komt, niet welke lift daarvoor nodig is.

De Nationale ombudsman kwam in Burger in zicht (13 april 2023) op hetzelfde punt uit: burgers ervaren weinig invloed en regie, en het keukentafelgesprek gaat volgens hen vaak over de standaardpakketten en budgetten van de gemeente. Wie het gesprek daar begint, heeft stap 1 feitelijk al overgeslagen.

De toets die je zelf kunt doen

Lees de eerste alinea van je verslag terug en stel jezelf één vraag: zou de inwoner deze zin herkennen als zijn eigen vraag? Zo niet, dan staat de rest van je afweging op een ander fundament dan het gesprek dat je gevoerd hebt. Noteer de hulpvraag daarom eerst in zijn woorden, en zet je eigen vertaling naar de wettelijke begrippen er als aparte zin achter.

Twee praktische gevolgen. Verstrijken de zes weken zonder dat het onderzoek is uitgevoerd, dan mag de cliënt op grond van lid 9 alsnog een aanvraag doen, en dan loopt de beslistermijn van twee weken ook zonder dat het onderzoek af is. En omdat lid 8 geen eigen termijn noemt, is de datum waarop je het verslag verstrekt in de praktijk de datum waarop je het onderzoek afrondt. Noteer die datum dus in het verslag zelf.

De Wmo 2015 kent geen handtekeningplicht. Artikel 2.3.2 lid 8 zegt alleen dat het college de schriftelijke weergave verstrekt; wat er daarna met die weergave gebeurt, regelt de gemeentelijke verordening. Werkt jouw gemeente met het ondertekende verslag als aanvraag, dan gaat op dat moment de beslistermijn van twee weken lopen en is de zorgvuldigheid van het verslag ineens een termijnkwestie.

Voor de cliënt heeft dat één belangrijk gevolg dat in het verslag hoort te staan: tegen het verslag zelf staat geen bezwaar open, want het is geen besluit. Bezwaar richt zich op de beschikking. Wel kan hij op het verslag reageren, correcties aandragen en zijn eigen zienswijze laten toevoegen. Neem feitelijke correcties over, en laat een verschil van inzicht zichtbaar staan in plaats van het weg te schrijven. Een verslag waarin het meningsverschil benoemd is, is navolgbaarder dan een verslag waarin het is gladgestreken.

Het verschil doet er in het verslag toe. Gebruikelijke hulp mag je meewegen als iets wat redelijkerwijs van een huisgenoot verwacht kan worden. Mantelzorg mag je niet meewegen als vanzelfsprekend: dat een dochter nu boodschappen doet, betekent niet dat zij ook dagelijkse hulp bij het douchen op zich neemt. Schrijf daarom per bron van hulp op wat er wel en niet mogelijk is, en met welke reden. En vraag ook uit wat de mantelzorger zelf nodig heeft, want dat is een apart onderzoeksonderwerp uit lid 4.

Waar de Wmo ophoudt en de Wlz begint

Komt er zorg met verblijf in beeld, dan kan het college een maatwerkvoorziening weigeren als de cliënt aanspraak heeft op verblijf met bijbehorende zorg vanuit de Wet langdurige zorg (artikel 2.3.5 lid 6). Kan is hier geen moet: het is een bevoegdheid van het college, geen automatische uitsluiting. Voor thuiswonende cliënten met een Wlz-indicatie kunnen bepaalde hulpmiddelen en woningaanpassingen bovendien bij de gemeente blijven liggen.

Het CIZ indiceert voor de Wlz en niet voor de Wmo. Leg in het verslag daarom vast wat je zelf hebt vastgesteld, waarheen je hebt verwezen en wat de stand van die verwijzing is, in plaats van vooruit te lopen op een indicatie die een andere instantie afgeeft.

Hoe een gemeente dat inricht, is inmiddels openbaar. In het overheidsalgoritmeregister staat de rapportage-assistent voor de intake Wmo en Jeugdwet van de gemeente Amersfoort beschreven, met Verticai als leverancier. Uit die registratie: de wijkteammedewerker controleert altijd de uitkomsten, deelname is vrijwillig voor inwoners en wordt voorafgaand aan het gesprek expliciet gevraagd, de verwerking gebeurt op servers binnen de EER en de bewaartermijn is maximaal 28 dagen. De registratie staat op algoritmes.overheid.nl en is voor het laatst gewijzigd op 22 april 2025.

In diezelfde registratie staat een beoogde tijdsbesparing van 50 tot 75 procent. Dat is de verwachting van die gemeente bij die leverancier, geen gemeten resultaat en geen belofte van Notuly. Wij noemen het omdat het de lat laat zien waaraan een gemeente een verslagtool zal toetsen: menselijke controle, expliciete en vrijwillige toestemming, en verwerking binnen Europa.

Notuly voldoet aan die drie op zijn eigen manier. De verwerking gebeurt op Nederlandse servers in Amsterdam en verlaat de EU niet. De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist, dus er is geen archief dat later opgevraagd of gelekt kan worden. Je gesprekken zijn geen trainingsdata. En het concept is een concept: Notuly weegt de hulpvraag niet, maakt de afweging niet en stelt niets vast.

Wat je terugkrijgt, is een geordend concept binnen tien minuten, met de onderdelen op hun plek. Wat jij eraan toevoegt, is het vak: de hulpvraag in de woorden van de inwoner, de afweging per stap, en het oordeel dat alleen een consulent kan geven. Zet inwonergegevens daarbij nooit in een publieke AI-chatbot; waarom dat misgaat staat op is ChatGPT AVG-proof.

Deze pagina gaat over het onderzoeksverslag in de Wmo. Het algemene gespreksverslag, zonder wettelijk kader eromheen, staat op gespreksverslag. De bredere afweging voor gemeenten staat op Notuly voor gemeenten, en voor collegestukken, raadsvoorstellen en besluitnota's op beste AI voor een besluitnota. Werk je vanuit een zorgorganisatie in plaats van vanuit de gemeente, dan is Notuly voor de zorg het startpunt.

Drie dingen die los staan van de vorm van je verslag. Wanneer je een gesprek mag opnemen en hoe je de toestemming vastlegt, staat op mag ik een gesprek opnemen. Wat er met je audio gebeurt en waarom er geen archief is, staat op veilig notuleren. En de verwerkersovereenkomst die je inkoopadviseur wil zien, is beschikbaar vanaf een Team-licentie.