Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Voor hypotheekadviseurs
Geen administratie, maar je bewijspositie. Voor je AFM-dossier, AVG-proof. Telefoon op tafel, een onderbouwd verslag in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist.
Kort antwoord
Algemene informatie, geen juridisch advies. Bronnen en datum onderaan.
Het kader
Een adviesgesprek vastleggen betekent dat je aantoonbaar bewaart wat je met de klant besprak en adviseerde. Je hoeft het gesprek niet woordelijk te bewaren, maar je moet kunnen laten zien hoe je tot je advies kwam.
Vrijdagmiddag, vier uur. Je vierde gesprek van de dag. Een starters-koppel, eerste huis, zenuwachtig over de rentevaste periode. Je wilt luisteren en doorvragen, maar je typt half mee, want morgen weet je niet meer welke aanname je waarop baseerde. Voor het weekend wil je het adviesrapport nog de deur uit hebben. Dat is het echte werk van de dag: niet het advies, maar het vastleggen ervan.
De Wft verplicht je om je advies te onderbouwen en vast te leggen, zodat een toezichthouder of geschilleninstantie achteraf kan zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Het draait om artikel 4:23 Wft: je wint het klantbeeld in (financiële situatie, kennis, ervaring, doelen, risicobereidheid) en je legt vast waarom je advies daarbij past. Het adviesrapport is geen optie maar een wettelijke verplichting.
De herziene AFM-leidraad hypotheekadvisering, gepubliceerd op 9 april 2026, gaat over het hele adviestraject, van kennismaking tot nazorg, met proportionaliteit als uitgangspunt. De leidraad is duidelijk over één ding: een adviesrapport is een motivatierapport, geen keuzerapport. Je legt niet alleen vast wat de klant koos, maar waarom jij dat adviseerde en welke risico's eraan zitten.
Wijkt de klant af van je advies, dan moet dat expliciet en klantspecifiek in het dossier, inclusief de gevolgen die je hebt uitgelegd. Kun je de woonhistorie of een aanname niet hard maken, dan benoem je allebei, de aanname en de onzekerheid, en leg je vast dat je die met de klant hebt besproken. De rode draad: het dossier moet jouw redenering kunnen reconstrueren, niet alleen de uitkomst.
Dat is in een gesprek lastiger dan het klinkt, want het meeste van die onderbouwing valt tijdens het praten, niet erna.
Reken het voor jezelf uit
Adviseurs noemen vaak enkele uren administratie per dossier. Een deel daarvan is het gesprek omzetten naar een onderbouwd verslag. Hieronder een illustratieve rekensom, geen belofte. Vul je eigen aantallen in.
Administratie per dossier
Het hele dossier, illustratief
Waarvan vastleggen van het gesprek
Illustratief: ongeveer een uur per dossier
Dossiers per week
Voorbeeldgetal, pas aan naar je eigen praktijk
Uren per jaar aan vastleggen
1 uur x 5 dossiers x ongeveer 46 werkweken. Illustratief; je eigen aantallen bepalen de uitkomst.
Met Notuly: het uitschrijven valt weg, je oordeel niet
Het verslag staat na een paar minuten in je mail. Jij leest na, corrigeert en stelt het advies vast. Alleen het overtypen verdwijnt.
Een illustratieve rekensom met je eigen aantallen, geen harde besparingsclaim. De winst zit niet alleen in tijd, maar ook in een dossier dat klopt met wat er werkelijk is gezegd.
Wat eruit komt
Een adviesdossier laat zien hoe je van de situatie van de klant naar een passend, onderbouwd advies bent gekomen. Een deel daarvan zijn documenten die je toch al verzamelt (loonstroken, taxatie, offerte). Een ander deel ontstaat in het gesprek zelf: de wensen, de afwegingen, de uitleg van risico's en de reactie van de klant. Dat tweede deel is het deel dat verdwijnt zodra je het niet vastlegt.
| Onderdeel van het dossier | Wat hiervan in het gesprek wordt vastgelegd |
|---|---|
| Klantbeeld (art. 4:23 Wft) | Financiële situatie, kennis, ervaring, doelen en risicobereidheid zoals de klant ze benoemt |
| Wensen en prioriteiten | Wat de klant belangrijk vindt, en de volgorde daarin (lage maandlast, zekerheid, flexibiliteit) |
| Onderbouwing van het advies | Waarom je dit adviseert en welke alternatieven je hebt overwogen |
| Uitleg van de risico's | Welke risico's je hebt benoemd en hoe de klant daarop reageerde |
| Afwijking van het advies | Als de klant een andere keuze maakt: zijn motieven en de gevolgen die je uitlegde |
| Aannames en onzekerheden | Welke aannames je deed toen een gegeven niet hard te maken was |
De documenten kun je uploaden. De gesprekskolom is het stuk dat normaal in je hoofd zit op het moment dat je 's avonds het rapport schrijft. Precies dat stuk is wat een klacht jaren later draait.
De AVG-route
Ja, je mag een adviesgesprek opnemen, mits je de klant vooraf informeert en hij de ruimte heeft om er bezwaar tegen te maken. Een opname is een persoonsgegeven onder de AVG, dus je legt vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord is. Die vastgelegde toestemming hoort net zo goed in je dossier als de opname zelf.
In de praktijk komt het neer op drie dingen. Je vertelt dat je opneemt en waarvoor (een correct verslag voor het dossier). Je geeft de klant de keuze, ook de keuze om het niet te doen. En je noteert dat je dat hebt gedaan. De opname is er om de klant goed vast te leggen, niet om iets vast te houden buiten hem om, en zo presenteer je het ook.
Wil de klant het niet, dan val je terug op aantekeningen. Het uitgangspunt verandert daarmee niet: vastleggen is het doel, opnemen is een van de manieren. Of je een opname AVG-proof inzet, hangt af van waar de data staat en wat ermee gebeurt, niet van welk hulpmiddel je kiest. Precies daar zit de meeste twijfel.
Een gesprek vastleggen met een tool is niet altijd nodig of gewenst, en aantekeningen zijn een geldig dossier zolang ze je redenering laten zien. Als de klant geen opname wil, val je daarop terug. Een tool dwingt niets af; hij scheelt je alleen het natypen wanneer de klant wel akkoord is.
Drie situaties waarin je het anders doet. Bij een puur telefonisch contact dat al via het opnamesysteem van de geldverstrekker loopt, ligt de vastlegging daar. Bij een kantoor dat al een geïntegreerd adviesplatform met ingebouwde vastlegging gebruikt, zit het verslag in dat systeem en heb je er niets bij nodig. En bij een kort, oriënterend belletje zonder advies is een aantekening genoeg.
Belangrijk om eerlijk te zijn: een verslagtool legt het gesprek vast, het is geen adviessoftware. Notuly maakt geen berekening, vult geen aanvraag in en stelt je advies niet vast. Het levert de basis waarop jij dat doet. Dat onderscheid is precies waarom het naast je bestaande software werkt en niet in de plaats ervan.
In de praktijk
Je legt de telefoon op tafel en begint het gesprek zoals altijd. Geen toetsenbord ertussen, geen blik op je scherm, gewoon het koppel tegenover je en de vragen die je wilt stellen. Je vertelt aan het begin dat je opneemt voor een correct verslag, en je noteert kort dat ze akkoord zijn.
Een uur later stop je het. Je leest het verslag na, corrigeert waar nodig, en zet het om in je adviesrapport. Het rapport blijft jouw werk; het natypen niet. Wat er met de opname zelf gebeurt nadat het verslag er is, komt verderop aan bod.
In je mail, na een paar minuten
De kern
Bij een klacht ligt de bewijslast bij de adviseur, niet bij de klant. Kifid spreekt van een verzwaarde bewijslast: jij moet kunnen aantonen dat je je aan je zorgplicht hebt gehouden. Zijn er geen aantekeningen van het gesprek en verschilt jouw lezing van die van de klant, dan gaat Kifid uit van wat de klant vertelt.
Lees die zin nog een keer. Zonder verslag wordt het niet jouw woord tegen dat van de klant. Het wordt alleen het woord van de klant.
SEH wijst er al jaren op: goede vastlegging van het hele adviestraject, inclusief de gespreksnotities, en een tijdig adviesrapport. In de gepubliceerde uitspraken draaide het herhaaldelijk op een adviseur die van het eerste gesprek niets kon overleggen.
Daarom is een gespreksverslag geen administratie die je 's avonds wegwerkt. Het is de enige reden dat jouw kant van het verhaal over twee jaar nog bestaat. En dat verandert wat het waard is om er een paar minuten goed in te steken.
De dossierbasis
Notuly levert de dossierbasis die uit het gesprek komt, in dezelfde onderdelen die de Wft en de AFM van je vragen. Geen apart format dat je nog moet vertalen, maar een verslag dat de structuur van een adviesdossier volgt.
Het verslag volgt de gesprekskolom uit de tabel hierboven: het klantbeeld en de wensen, je onderbouwing en de alternatieven, de risico's en de reactie daarop. Wijkt het koppel af, dan staan ook hun motieven en de gevolgen erin. Het transcript eronder is de onderlegger voor als een formulering er later toe doet.
Wat Notuly niet doet, is je rapport vaststellen. Dat blijft jouw werk: je leest na, vult aan en zet je handtekening eronder. Het verschil is waar je op leunt. Op wat er werkelijk is gezegd, niet op wat je je vrijdagavond nog herinnert.
Meer over het gespreksverslagPrivacy en bewaren
Een vertrouwelijk klantgesprek hoort niet bij een Amerikaanse cloud terecht te komen. Daarom draait de hele verwerking op Notuly's eigen AI, en staat wat dat betekent zwart-op-wit in de verwerkersovereenkomst die standaard beschikbaar is.
Servers in Amsterdam. Data verlaat de EU niet.
Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Permanent.
Geen Amerikaanse partijen in de keten.
Geen training op jouw klantgesprekken.
Je bewaart de tekst, niet het geluid.
Wat blijft, is het schriftelijke verslag en het transcript. Dat houd jij voor je dossier zolang je het nodig hebt.
Audio versus verslag
Dat is het verschil tussen een tool die meeluistert en bewaart, en een tool die vastlegt en daarna vergeet wat het hoorde. Privacy beoordeel je op feiten: waar de data staat, wie erbij kan en of er op getraind wordt. Loop dat gerust zelf na.
Veilig notulerenVoor de kantooreigenaar
Voor een kantooreigenaar of compliance-verantwoordelijke is de vraag niet of een adviseur netjes vastlegt, maar of elk dossier in huis dezelfde controleerbare basis heeft. Hieronder de antwoorden die daarover gaan.
Iedere adviseur werkt met dezelfde werkwijze en dezelfde verslagstructuur, zodat elk dossier dezelfde onderdelen bevat. Eén manier van vastleggen betekent dat een dossier niet afhangt van wie het gesprek voerde.
De prijs is per gebruiker en je begint gratis (de actuele tarieven zie je hieronder). Een kantoor betaalt dus per adviseur die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf. Bekijk de prijzen hieronder
Het grootste risico zit niet in de tool maar in het ontbreken van vastlegging, met de bewijslast die bij een klacht op de adviseur rust (zie de Kifid-sectie hierboven). De tool verkleint dat risico door het gesprek consistent vast te leggen; jij houdt de controle door elk verslag te laten vaststellen door de adviseur.
In Nederland, op eigen servers, zonder Amerikaanse partijen in de keten en zonder training op klantdata. De verwerkersovereenkomst regel je centraal voor het hele kantoor.
Nee. Het legt het gesprek vast en levert de dossierbasis; je bestaande advies- en aanvraagsoftware blijft staan.
Ja, mits je de klant vooraf informeert en hij de keuze heeft om er bezwaar tegen te maken. Een opname is een persoonsgegeven onder de AVG, dus leg vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord. Zonder die toestemming val je terug op aantekeningen.
Je legt vast hoe je tot je advies kwam: het klantbeeld, je onderbouwing, de risico's die je benoemde en de reactie van de klant. Dat mag in aantekeningen of in een verslag, zolang het je redenering laat reconstrueren. Het adviesrapport bouw je daarop.
Het klantbeeld (financiële situatie, kennis, ervaring, doelen, risicobereidheid), je onderbouwde advies, de overwogen alternatieven en de uitgelegde risico's. Wijkt de klant af, dan ook zijn motieven en de gevolgen. Dit volgt uit artikel 4:23 Wft en de AFM-leidraad.
In de praktijk wordt zeven jaar aangehouden: de Kifid-geschillencommissie verbond de bewaarplicht voor adviesrapporten aan de zeven jaar uit artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek, terwijl de Wft-termijn korter is. Schoon je archief niet leeg op basis van de kortere termijn zonder eerst je beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar te raadplegen.
De leidraad (gepubliceerd 9 april 2026) ziet het adviesrapport als een motivatierapport, niet een keuzerapport: je legt vast waarom je adviseerde, niet alleen wat de klant koos. Afwijkingen van het advies moeten expliciet en klantspecifiek worden vastgelegd, inclusief de gevolgen. Proportionaliteit is het uitgangspunt over het hele traject.
Dan telt in beginsel de lezing van de klant. De bewijslast ligt bij de adviseur (een verzwaarde bewijslast op de zorgplicht), en zonder aantekeningen kun je jouw kant niet aantonen. Kifid gaat er in dat geval van uit wat de consument vertelt.
Ja, mits de verwerking AVG-proof is: een verwerkersovereenkomst, verwerking binnen de EU en geen gebruik van je gesprekken als trainingsdata. Beoordeel een tool op waar de data staat en wat ermee gebeurt, niet op de belofte alleen. Bij Notuly verlaat de data de EU niet en wordt de audio na verwerking gewist.
Je moet de klant vooraf informeren en de keuze geven; voor het opnemen van een gesprek met een persoonsgegeven is dat de AVG-route. Leg vervolgens vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord ging. Wil de klant het niet, dan neem je niet op.
Nee. De samenvatting is de basis waarop je je adviesrapport opstelt, niet het rapport zelf. Jij blijft verantwoordelijk voor het vaststellen van het advies; de tool levert alleen een correct verslag van wat er is besproken.
Begin gratis. Telefoon op tafel, een onderbouwd verslag voor je dossier in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist.
Bronnen
Algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer de actuele wet- en regelgeving en de AFM-leidraad voor je eigen situatie.
Laatst bijgewerkt: juni 2026