Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Vergadering van eigenaars
Notulen van een VvE-vergadering zijn het schriftelijke verslag van de algemene ledenvergadering: de onderwerpen, de besluiten en de stemverhoudingen. Het belangrijkste deel is de besluitenlijst, en die telt later zwaarder dan de rest van het verslag.
Op basis van VvE Belang, het Burgerlijk Wetboek Boek 5 (appartementsrecht) en de Autoriteit Persoonsgegevens. Algemene informatie, geen juridisch advies.
Laatst bijgewerkt:
Kort antwoord
Stel: het is dinsdagavond, de jaarlijkse vergadering in het buurthuis. Twintig eigenaren, een verhitte discussie over het schilderwerk en de reservering voor het dak. Jij zit als secretaris vooraan, je wilt meepraten, maar je probeert ondertussen alles op te schrijven. Een week later, als je de notulen uitwerkt, twijfel je: hebben we nou besloten om het dak dit jaar te doen, of om er een offerte voor op te vragen? En klopt de stemverhouding nog die je hebt genoteerd?
Dat is precies waar het misgaat. Een precieze besluitenlijst maak je het makkelijkst als je niet de hele avond zit te typen. En die lijst op tijd bij de leden krijgen weegt zwaarder dan het lijkt. Hieronder lopen we de hele cyclus langs: van de basis tot het bewaren, en het moment waarop er een juridische termijn gaat lopen.
De basis
De notulen zijn een beknopte weergave van wat er per agendapunt is besproken en besloten, geen woordelijk verslag. De besluitenlijst is daar een apart, kort onderdeel van: alleen de genomen besluiten, elk met de stemverhouding, los opgesomd zodat je ze in een oogopslag terugvindt.
Het verschil zit in de functie. De notulen vertellen het verhaal van de avond, agendapunt voor agendapunt. De besluitenlijst haalt daar de besluiten uit en zet ze los neer, want dat is wat er later toe doet: niet wat iedereen vond, maar wat er is afgesproken. Een goede besluitenlijst omschrijft elk besluit zo dat er achteraf geen discussie over kan ontstaan.
Wat hoort er in de notulen van een VvE-vergadering? In de praktijk zijn dit de vaste onderdelen:
Een goede vuistregel: leg de nadruk op de besluiten en de afspraken, niet op een woordelijk verslag van de discussie. Voor een algemeen voorbeeld van hoe een notulenverslag eruitziet, los van de VvE, kun je terecht op ons notulen-voorbeeld; deze pagina blijft bij de VvE-context, want daar gelden eigen regels.
Gaat het niet om een appartementencomplex maar om een gewone vereniging of stichting? Dan geldt het verenigingsrecht (BW Boek 2), met eigen regels voor de ALV en het bestuur. Deze pagina blijft bij het appartementsrecht (BW Boek 5); voor de vereniging of stichting lees je notulen vereniging en stichting.
De juridische kern
Een besluit van de vergadering van eigenaars is rechtsgeldig als het op de juiste manier tot stand komt en correct wordt vastgelegd. Daarvoor gelden drie dingen: de vergadering is op tijd en correct opgeroepen (meestal minstens veertien dagen vooraf, met een agenda), er is genoeg quorum (het vereiste minimum aan aanwezige of vertegenwoordigde stemmen), en het besluit haalt de juiste meerderheid volgens de splitsingsakte en het modelreglement.
Klopt er iets niet, dan is een besluit nietig of vernietigbaar, en dat is een belangrijk verschil. Een besluit is nietig als het in strijd is met de wet of de splitsingsakte; zo'n besluit wordt geacht nooit te zijn genomen, en daarvoor geldt geen termijn. Een besluit is vernietigbaar bij een gebrek in de manier waarop het tot stand kwam, of als het in strijd is met de redelijkheid en billijkheid. In dat geval kan een eigenaar de kantonrechter vragen het besluit te vernietigen, maar daar zit een strakke termijn aan: een maand (artikel 5:130 BW). Wie die maand mist, kan het besluit niet meer op die grond aanvechten.
De vergadercyclus
De notulen van een VvE doorlopen elk jaar dezelfde cyclus: van de vergadering naar de besluitenlijst, dan rondsturen aan de leden, vaststellen in de volgende ALV, en bewaren. Per stap hoort er iets bij, en op een plek gaat er een juridische klok lopen.
Het bestuur roept de algemene ledenvergadering op, meestal minstens veertien dagen van tevoren en met een agenda. De eigenaren stemmen, en de besluiten worden genomen.
Wat erbij hoort: een correcte oproeping, voldoende quorum en de juiste meerderheid volgens de splitsingsakte. Hier ontstaat het besluit.
Direct na de vergadering leg je de besluiten exact vast: per besluit de omschrijving en de stemverhouding, plus de actiepunten. De notulen geven de bredere weergave per agendapunt, de besluitenlijst is de losse opsomming van alleen de besluiten.
Wat erbij hoort: een precieze omschrijving, want hier ligt het later vast. Een besluit dat vaag is opgeschreven, is een besluit waarover je volgend jaar opnieuw discussieert.
Het bestuur stuurt de concept-notulen binnen twee weken na de vergadering rond (volgens het Modelreglement 2006 en 2017; de wet zelf noemt geen termijn).
Wat erbij hoort, en de klok: voor een eigenaar die er niet bij was, kan vanaf het moment dat hij de besluitenlijst of de notulen redelijkerwijs kon kennen de maand gaan lopen waarin hij de kantonrechter kan vragen een besluit te vernietigen. Rondsturen is dus niet vrijblijvend: het zet de termijn in gang.
In de eerstvolgende vergadering worden de notulen vastgesteld en ondertekend door de voorzitter van de vergadering en het bestuur.
Wat erbij hoort, en de nuance: vaststellen bevestigt alleen dat de notulen een juiste weergave zijn van wat er is besloten. Het maakt het besluit niet pas dan geldig, en het besluit om de notulen vast te stellen is zelf geen besluit dat je kunt laten vernietigen.
De notulen en de besluitenlijst bewaar je het beste blijvend. Ze zijn het bewijs van de besluiten en de geschiedenis van de VvE, en je hebt ze nodig bij onderhoud, bij een geschil en bij de verkoop van een appartement.
Wat erbij hoort: de besluiten bewaar je dus lang, maar herleidbare persoonsgegevens eromheen niet langer dan nodig (daarover hieronder meer).
Twee momenten
Rondsturen en vaststellen zijn twee verschillende momenten. Het bestuur stuurt eerst de concept-notulen rond (binnen twee weken, volgens het Modelreglement 2006 en 2017), zodat de leden ze kunnen lezen en erop kunnen reageren. Pas in de eerstvolgende ALV worden de notulen vastgesteld, dat wil zeggen definitief gemaakt, en ondertekend door de voorzitter van de vergadering en het bestuur.
Wat vaststellen precies betekent, wordt vaak verkeerd begrepen. Het is geen herkansing van de besluiten en geen nieuw moment waarop alles weer open ligt. Vaststellen betekent dat de vergadering bevestigt dat de notulen een juiste weergave zijn van wat er de vorige keer is besloten. Een eigenaar kan dan nog wel vragen om een correctie van de tekst, maar het besluit om de notulen vast te stellen is zelf geen besluit dat je bij de rechter kunt laten vernietigen.
Bewaren en de AVG
Notulen en besluitenlijsten bewaar je het beste blijvend, want ze zijn het bewijs van de besluiten en de geschiedenis van de VvE. Bij onderhoud, een geschil of de verkoop van een appartement wil je kunnen terugvinden wat er ooit is afgesproken, en daar is geen vervaldatum op.
Tegelijk verwerkt een VvE persoonsgegevens, en die vallen onder de AVG. Denk aan de ledenlijst, contactgegevens, betaalachterstanden of een incidentmelding die in of rond de notulen staat. Voor persoonsgegevens geldt het uitgangspunt van de Autoriteit Persoonsgegevens: er is geen vaste wettelijke bewaartermijn, je mag ze niet langer bewaren dan noodzakelijk, en je bepaalt zelf wat noodzakelijk is en moet dat kunnen onderbouwen. De praktische lijn is dus tweeledig: bewaar de besluiten blijvend, en ruim herleidbare persoonsgegevens op die je niet meer nodig hebt. Wie wil weten hoe je een vergadering vastlegt zonder onnodig veel persoonsgegevens te bewaren, leest veilig notuleren.
Eerlijk
De meeste fouten in VvE-notulen zitten niet in de vorm, maar in de besluiten zelf. Een besluit te vaag omschrijven, de stemverhouding vergeten te noteren, de notulen te laat rondsturen, of een woordelijk verslag maken in plaats van een heldere besluitenlijst: dat zijn de klassiekers, en ze komen je later allemaal duur te staan.
De oorzaak is bijna altijd dezelfde. Je kunt niet tegelijk volwaardig meepraten in een vergadering en alles nauwkeurig opschrijven. De secretaris die zelf eigenaar is en mee wil beslissen over het dak, mist net dat ene zinnetje waarin de voorzitter het besluit samenvat. En laat dat nou net het zinnetje zijn dat in de besluitenlijst thuishoort.
Wanneer je het niet met een opname-tool hoeft vast te leggen: niet elke VvE heeft hier hulp bij nodig. Een kleine VvE die in tien minuten klaar is, redt het met een paar aantekeningen. Heb je een professionele beheerder die de vergadering al notuleert en de notulen verzorgt, dan ligt het daar. En als een van de eigenaren niet opgenomen wil worden, gebruik je gewoon pen en papier. Eerlijk is ook: een tool legt de vergadering vast en maakt er een verslag van, maar bepaalt niet of een besluit juridisch klopt. De juiste omschrijving en de toets aan de splitsingsakte blijven mensenwerk.
Het knelpunt zit niet in weten wat er moet gebeuren, maar in het tegelijk meepraten en noteren, en in het omzetten van een avond vergaderen naar een complete, precieze besluitenlijst die je binnen twee weken kunt rondsturen.
Het alternatief
Notuly is een Nederlandse AI-notulist voor fysieke vergaderingen. Tijdens de ALV neemt je telefoon op, de opname wordt verwerkt op servers in Amsterdam, en kort daarna staat er een gestructureerd verslag met een aparte besluitenlijst en de actiepunten in je mail, met de sprekers uit elkaar gehaald.
Je legt de telefoon neer en doet gewoon mee aan de vergadering: je praat mee over het dak, je stelt je vraag over de reservering, zonder dat je tussendoor zit te typen.
Kort daarna heb je een verslag dat de agenda volgt, met daarboven of ernaast een besluitenlijst: per besluit de omschrijving en de stemverhouding. Daaronder het transcript, met de sprekers onderscheiden.
Je leest het na, scherpt de omschrijving van elk besluit aan waar nodig, en het concept ligt klaar om binnen twee weken rond te sturen. Het besluit blijft van de vergadering.
Alleen het uitschrijven doe je niet meer zelf. De doorlooptijd van opname gestopt tot verslag en besluitenlijst in je mail is meestal 1 tot 5 minuten, bij een lange vergadering tot ongeveer 8. Wil je zien hoe het stap voor stap werkt, kijk dan bij hoe het werkt of bij automatisch notuleren.
Privacy
De opname wordt binnen een minuut na verwerking permanent gewist; er blijft geen doorzoekbaar geluidsarchief achter. Wat blijft, is de schriftelijke tekst (het verslag, de besluitenlijst en het transcript), en die bewaart de VvE zelf zolang dat nodig is. Je houdt dus de besluiten die je nodig hebt, niet het geluid dat je niet nodig hebt.
Dat is in een VvE geen detail, want het gaat om de gegevens van je buren. De volledige verwerking, van spraak naar tekst tot de samenvatting, draait op Notuly's eigen, zelf-gehoste AI in Nederland. De data verlaat de EU niet en gaat niet naar Amerikaanse cloud- of AI-partijen. Er wordt niet getraind op jullie vergaderingen, en dat staat in de verwerkersovereenkomst die standaard beschikbaar is, precies het document dat de AVG van je vraagt zodra een app persoonsgegevens verwerkt. Meer daarover staat op veilig notuleren.
Er is een gratis startniveau; betaalde abonnementen lopen per gebruiker op. De actuele tarieven vind je hieronder bij de prijzen, zodat dit blok niet veroudert. Een VvE vergadert maar een paar keer per jaar, dus de kosten blijven laag, en een beheerder kan met één werkwijze meerdere VvE's bedienen.
De opname wordt binnen een minuut na verwerking permanent gewist, blijft binnen de EU (servers in Amsterdam) en wordt niet voor AI-training gebruikt. Er is geen geluidsarchief dat gelekt of opgevraagd kan worden; je houdt alleen de schriftelijke tekst.
De verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is standaard beschikbaar. De grondslag voor de verwerking en het informeren van de leden blijven de verantwoordelijkheid van de VvE zelf.
Elke vergadering levert dezelfde structuur en dezelfde besluitenlijst op. Eén manier van vastleggen betekent dat het dossier van de VvE niet afhangt van wie er dat jaar toevallig notuleerde.
Notulen van een VvE-vergadering zijn het schriftelijke verslag van de algemene ledenvergadering, met de besproken onderwerpen, de genomen besluiten en de stemverhoudingen. Het belangrijkste onderdeel is de besluitenlijst, de exacte opsomming van wat er is besloten.
De notulen geven de bredere weergave van de vergadering per agendapunt; de besluitenlijst is daar een apart onderdeel van met alleen de genomen besluiten en de stemverhouding. De besluitenlijst is wat er later juridisch toe doet, dus die omschrijf je zo precies mogelijk.
Minimaal de opening, de aanwezigheid (en het quorum), de agendapunten, de besluiten met hun stemverhouding, de actiepunten en de sluiting. Het zijn geen woordelijke verslagen: leg de nadruk op de besluiten en de afspraken.
Een besluit is geldig als het correct is opgeroepen (meestal minstens veertien dagen vooraf), er voldoende quorum is en de juiste meerderheid wordt gehaald volgens de splitsingsakte. Klopt er iets niet, dan kan een besluit nietig zijn (geen termijn) of vernietigbaar (een maand om naar de kantonrechter te gaan).
Volgens het Modelreglement 2006 en 2017 stuurt het bestuur de notulen of het concept binnen twee weken na de vergadering rond. De wet zelf noemt geen termijn, en oudere modelreglementen ook niet, dus kijk voor de zekerheid in je eigen splitsingsakte.
De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en ondertekend door de voorzitter van die vergadering en het bestuur. Vaststellen betekent dat de vergadering bevestigt dat de notulen een juiste weergave zijn van wat er is besloten.
Ja, een eigenaar kan de kantonrechter binnen een maand vragen een besluit te vernietigen (artikel 5:130 BW). Die maand begint te lopen zodra de eigenaar van het besluit kennis heeft genomen of redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen, bijvoorbeeld via de toegezonden besluitenlijst of notulen.
De notulen en de besluitenlijst bewaar je het beste blijvend, want ze zijn het bewijs van de besluiten en de geschiedenis van de VvE. Voor persoonsgegevens eromheen geldt de AVG: niet langer bewaren dan noodzakelijk, en je moet die termijn zelf kunnen onderbouwen.
Ja, je mag een vergadering waaraan je zelf deelneemt vastleggen om er notulen van te maken, maar zodra een app de opname verwerkt tot tekst gaat het om persoonsgegevens en gelden de regels van de AVG. Informeer de leden vooraf, en gebruik een verwerker met een verwerkersovereenkomst.
Telefoon op tafel tijdens de ALV, en kort daarna een helder verslag met een aparte besluitenlijst in je mail. De besluiten blijven van de vergadering, het uitschrijven hoeft niet meer van jou.
Bronnen
Algemene informatie over VvE-notulen en het besluitvormingsproces, geen juridisch advies. Bij een geschil over een besluit: raadpleeg een VvE-jurist. De splitsingsakte en het toepasselijke modelreglement van je eigen VvE zijn altijd leidend. Bronnen geraadpleegd juni 2026.
Laatst bijgewerkt: