Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Notulen voorbeeld
Een notulen voorbeeld laat het snelst zien wat een verslag bruikbaar maakt: wie erbij waren, wat er is besloten, en wie wat doet voor wanneer. Hieronder zie je hetzelfde overleg twee keer, eerst als ruwe aantekeningen en daarna als net verslag.
Op basis van gangbare notuleer-praktijk (Carrieretijger, Taalcentrum-VU, MKB Servicedesk e.a.). Algemene informatie, geen juridisch advies. Laatst bijgewerkt: juni 2026 · bronnen onderaan.
Kort antwoord
Goede notulen zijn een kort, neutraal verslag van een vergadering dat vastlegt wie erbij waren, wat er is besloten en wie wat doet voor wanneer. Niet meer, en zeker niet minder. Wat notulen precies zijn, de betekenis, het lidwoord en waarom een transcript nog geen notulen is, lees je op notulen.
Stel: het is dinsdagochtend, het afdelingsoverleg loopt. Marit is deze keer aan de beurt om te notuleren. Ze typt zo snel ze kan mee, maar half luisteren en half typen gaat niet samen, en aan het eind heeft ze drie kwart pagina met halve zinnen en pijltjes. Vanavond moet daar een net verslag van komen dat de rest van het team begrijpt.
Het verschil tussen wat Marit nu heeft en wat ze nodig heeft, zie je hieronder. Eerst haar aantekeningen, dan dezelfde vergadering als net verslag.
De vaste onderdelen
Goede notulen bevatten vier vaste onderdelen: een kop met de gegevens van de vergadering, de agendapunten met kort de kern per punt, de genomen besluiten, en de actiepunten met een eigenaar en een deadline. Alles daarbuiten is optioneel.
De kop is de zakelijke laag: de naam van de vergadering, de datum en plaats, en de namen van de aanwezigen en de afwezigen. Per agendapunt schrijf je in een paar zinnen waar het over ging en waar het op uitkwam, in neutrale, korte taal. De besluiten zet je apart, zodat iedereen in een oogopslag ziet wat er is afgesproken. En de actiepunten krijgen elk een eigenaar en een deadline, zodat duidelijk is wie deze week iets moet doen.
De vaste onderdelen op een rij
Op een rij gezet lijkt het simpel. Het wordt pas echt duidelijk in een voorbeeld.
Het voorbeeld
Dit is hetzelfde overleg twee keer. Links de aantekeningen zoals ze tijdens de vergadering ontstaan: snel, half, door elkaar. Rechts dezelfde inhoud als notulen die de rest van het team kan lezen en gebruiken. De inhoud is identiek; alleen de vorm verschilt.
afdelingsoverleg di wie er zijn: ik, Tom, Saskia, Karim, Lisa niet (ziek) - vorige keer goedgekeurd? ja, niks op aan te merken budget: marketing wil meer, bijna op... Saskia twijfelt -> ergens voor 1 juli knopen doorhakken. wie? Tom denkt ik nieuwe website: later bespreken, eerst offertes? Karim regelt offertes zomerrooster: iedereen mailt vakantie door, voor vrijdag aan mij rondvraag: niks volgende keer 9 juli
Notulen afdelingsoverleg Marketing & Communicatie
Datum: 16 juni 2026, 9:00 tot 9:45 uur. Plaats: vergaderruimte 2.
Aanwezig: Marit Bos (notulist), Tom de Wit, Saskia Vermeer, Karim El Idrissi.
Afwezig: Lisa Hoekstra (ziek).
1. Opening en vaststellen vorige notulen
De notulen van 3 juni zijn ongewijzigd vastgesteld.
2. Budget tweede helft van het jaar
Het marketingbudget is grotendeels besteed en er is meer nodig voor de tweede helft van het jaar. Saskia plaatst een kanttekening bij de hoogte van de extra aanvraag. Afgesproken is dat hier voor 1 juli een besluit over valt.
3. Nieuwe website
Het team bespreekt de vernieuwing van de website nu nog niet inhoudelijk. Eerst vraagt Karim de offertes op, daarna komt het onderwerp terug op de agenda.
4. Zomerrooster
Iedereen geeft de eigen vakantieperiode door, zodat de bezetting rond kan komen.
5. Rondvraag
Geen punten.
Volgende vergadering: 9 juli 2026.
Besluitenlijst
| Nr | Besluit |
|---|---|
| B1 | De notulen van 3 juni zijn vastgesteld. |
| B2 | Over het extra marketingbudget valt voor 1 juli een besluit. |
| B3 | De nieuwe website komt pas terug op de agenda nadat de offertes binnen zijn. |
Actielijst
| Nr | Actiepunt | Eigenaar | Deadline |
|---|---|---|---|
| A1 | Voorstel extra marketingbudget uitwerken en voorleggen | Tom de Wit | 1 juli 2026 |
| A2 | Offertes voor de nieuwe website opvragen | Karim El Idrissi | 1 juli 2026 |
| A3 | Vakantieperiode doorgeven voor het zomerrooster | Iedereen | 19 juni 2026 |
Zie je het verschil? De linkerkant weet alleen Marit nog te lezen, en over twee weken zij ook niet meer. De rechterkant kan iedereen openen: je ziet meteen wat er is besloten en wie deze week iets moet doen, en de vorm is elke keer hetzelfde.
Lees ook Notulen maken: het stappenplan van agenda tot verstuurd verslag.
Het sjabloon
De structuur van bruikbare notulen is elke keer hetzelfde, dus je kunt hem als vast sjabloon, template of format gebruiken. Vul de gegevens in, schrijf per agendapunt een paar zinnen, en zet de besluiten en actiepunten apart.
Notulen [naam vergadering] Datum, tijd, plaats: Aanwezig: (met tussen haakjes wie notuleert) Afwezig: 1. Opening en vaststellen vorige notulen 2. [Agendapunt] (per punt: kort de kern en de uitkomst) 3. [Agendapunt] ... Rondvraag Volgende vergadering: Besluitenlijst (Nr | Besluit) Actielijst (Nr | Actiepunt | Eigenaar | Deadline)
Twee dingen maken het verschil tussen een sjabloon dat werkt en een dat blijft liggen. Houd de besluiten en de actiepunten echt apart, want een besluit ("we doen X") is iets anders dan een actie ("wie regelt X, en wanneer"). En geef elke actie een nummer, zodat je er de volgende vergadering makkelijk naar kunt verwijzen.
De vormen
Er zijn vier gangbare vormen van notulen, en welke je kiest hangt af van waar de vergadering om draait. Voor de meeste teamoverleggen is de actie- en besluitenlijst genoeg; alleen bij formele of gevoelige onderwerpen wordt het uitgebreider.
Een besluitenlijst legt alleen de genomen besluiten vast, zonder toelichting. Een actie- en besluitenlijst voegt daar wie-doet-wat aan toe en is de meest gebruikte vorm op de werkvloer. Een samenvattend verslag geeft ook de kern van de discussie weer, handig als de achtergrond van een besluit later nog telt. En een woordelijk verslag legt alles letterlijk vast; dat heb je eigenlijk alleen nodig bij juridische of politieke vergaderingen, en het is zoveel werk dat het meestal door specialisten wordt gedaan.
| Vorm | Wat staat erin | Wanneer kies je dit |
|---|---|---|
| Besluitenlijst | Alleen de genomen besluiten | Korte, zakelijke overleggen waar alleen de uitkomst telt |
| Actie- en besluitenlijstMeest gebruikt | Besluiten plus wie doet wat, voor wanneer | De meeste teamoverleggen; nadruk op uitvoering en voortgang |
| Samenvattend verslag | De kern van de discussie erbij | Als de achtergrond van een besluit later nog belangrijk is |
| Woordelijk verslag | Alles letterlijk, per spreker | Juridische of politieke context; zelden nodig |
Algemene weergave, bijgewerkt juni 2026.
De valkuilen
Notulen gaan bijna altijd op dezelfde drie punten mis: actiepunten zonder eigenaar of deadline, besluiten die niet als besluit herkenbaar zijn opgeschreven, en kleuring in plaats van neutraal vastleggen. Wie die drie dingen goed doet, heeft al bruikbare notulen.
"We gaan de offertes opvragen" zonder naam en datum betekent dat niemand het doet. Zet er een eigenaar en een deadline bij, en het wordt een echte actie.
Een besluit dat verstopt zit in een verhalende zin ("er werd nog wat heen en weer gepraat over het budget") is later niet terug te vinden. Schrijf een besluit op als besluit, apart en kort.
Notulen leggen vast wat er is gezegd en besloten, neutraal, zonder jouw mening of een gladgestreken versie van de werkelijkheid.
Het oh-moment
Notulen gelden pas formeel als ze in de volgende vergadering zijn vastgesteld, oftewel goedgekeurd. Tot dat moment is je verslag een concept: het is opgeschreven, maar de groep heeft nog niet bevestigd dat het klopt.
Dat is precies waarom een nauwkeurig en snel gedeeld verslag zo telt. Aan het begin van de volgende vergadering kunnen de deelnemers correcties voorstellen, en pas daarna staat vast dat dit de juiste weergave is. Vastgestelde notulen kunnen daarna dienen als bewijs van wat er is afgesproken. Een verslag dat pas weken later rondgaat, kan niemand nog goed controleren, en dan verliezen de notulen juist de waarde waarvoor je ze maakt.
Wanneer je het niet uitgebreid hoeft te doen
Niet elk overleg vraagt om volledige notulen. Bij een kort, informeel gesprek volstaat vaak een actielijstje met wie-doet-wat. Gaat het om een ander soort gesprek, dan past een andere vorm beter: voor een gesprek zonder agenda is een gespreksverslag logischer, voor een HR-gesprek een verslag van het functioneringsgesprek, en voor een vergadering van een Vereniging van Eigenaren gelden eigen regels, zie notulen voor de VvE. En eerlijk is eerlijk: een hulpmiddel kan het verslag opstellen, maar het voert de vergadering niet en bepaalt de inhoud niet. Dat blijft mensenwerk.
Die past op een half A4'tje. Het lastige is om er een net verslag van te maken terwijl je ook gewoon aan het overleg meedeed, en om dat dezelfde dag nog rond te krijgen.
Het alternatief
Notuly is een Nederlandse AI-notulist voor fysieke vergaderingen. Je legt je telefoon op tafel, Notuly verwerkt het overleg op servers in Amsterdam, en kort na afloop staat er een verslag met de besluiten en de actiepunten in je mail, in dezelfde structuur als het voorbeeld hierboven.
Marit legt aan het begin van het overleg haar telefoon op tafel en doet gewoon mee: ze luistert, denkt mee, vraagt door, zonder ondertussen te typen.
Kort daarna heeft ze een verslag met per agendapunt de kern, een besluitenlijst en een actielijst waarin elk punt een eigenaar en een deadline heeft.
Daaronder staat het transcript, met de sprekers uit elkaar, voor als ze een exacte formulering wil terugzoeken.
Ze leest het na, past een zin aan, en stuurt het diezelfde ochtend door, zodat iedereen het in de volgende vergadering kan vaststellen. (Doorlooptijd van opname gestopt tot notulen in de mail: meestal 1 tot 5 minuten, bij een lange vergadering tot ongeveer 8.)
Het uitwerken van de notulen is daarmee niet meer het werk dat je avond opeet. Het automatisch notuleren doet het opstellen; jij houdt de eindredactie.
Privacy
De opname wordt binnen een minuut na verwerking permanent gewist; er blijft geen doorzoekbaar geluidsarchief achter. Wat blijft, is het verslag en het transcript, en dat houd jij zolang je het nodig hebt. Je bewaart dus de tekst die je nodig hebt, niet het geluid dat je niet nodig hebt.
Notuly verwerkt de hele keten, van spraak naar tekst tot de samenvatting, op eigen, zelf-gehoste modellen in Amsterdam. De data verlaat de EU niet en gaat niet naar Amerikaanse cloud- of AI-partijen. Er wordt niet getraind op jullie vergaderingen, en dat staat in de verwerkersovereenkomst die standaard beschikbaar is.
Houd er bij het bewaren wel rekening mee dat notulen met namen erin persoonsgegevens bevatten: het AVG-uitgangspunt is dat je ze niet langer bewaart dan nodig. Meer over veilig notuleren lees je op de aparte pagina.
Voor de beslisser
Er is een gratis startniveau; betaalde abonnementen lopen per gebruiker op. De actuele tarieven vind je hieronder bij de prijzen, zodat dit blok niet veroudert. Je betaalt per persoon die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf.
De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist, blijft binnen de EU (servers in Amsterdam) en wordt niet voor AI-training gebruikt. Er is geen geluidsarchief dat gelekt of opgevraagd kan worden; je houdt alleen het schriftelijke verslag.
De verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is standaard beschikbaar. De grondslag voor de verwerking en het informeren van de deelnemers blijven de verantwoordelijkheid van je eigen organisatie.
Iedereen werkt met dezelfde werkwijze en dezelfde structuur, zodat elk verslag dezelfde onderdelen heeft. Eén manier van vastleggen betekent dat de notulen niet afhangen van wie die week aan de beurt was.
Een goed notulen voorbeeld heeft een kop met de aanwezigen, per agendapunt kort de kern, en een aparte besluitenlijst en actielijst. De actiepunten hebben elk een eigenaar en een deadline. Hierboven staat een uitgewerkt voorbeeld van hetzelfde overleg, eerst als ruwe aantekeningen en daarna als net verslag.
In notulen horen vier vaste onderdelen: de gegevens van de vergadering (naam, datum, plaats, aanwezigen), de agendapunten met kort de kern, de genomen besluiten, en de actiepunten met wie wat doet voor wanneer. Alles daarbuiten is optioneel.
Notulen zijn het verslag van een vergadering met een agenda en een deelnemerslijst. Verslag is breder en kan ook gaan over een ander gesprek, zoals een klantbezoek of een intake; dat heet meestal een gespreksverslag.
De gangbare vormen zijn een besluitenlijst (alleen de besluiten), een actie- en besluitenlijst (besluiten plus wie doet wat), een samenvattend verslag (met de kern van de discussie erbij) en een woordelijk verslag (alles letterlijk). De actie- en besluitenlijst is op de werkvloer het meest gebruikt.
Een actiepunt formuleer je met drie dingen: wat er moet gebeuren, wie het doet, en voor wanneer. Bijvoorbeeld: Karim vraagt de offertes voor de nieuwe website op, voor 1 juli. Zonder eigenaar of deadline blijft een actiepunt liggen.
Een besluitenlijst legt vast wat er is besloten en verandert niet meer, want het besluit is genomen. Een actielijst legt vast wie wat doet voor wanneer en verandert wel: afgeronde acties haal je eraf, nieuwe komen erbij.
Notulen gelden formeel zodra ze in de volgende vergadering zijn vastgesteld, oftewel goedgekeurd. Tot dat moment zijn ze een concept; deelnemers kunnen dan nog correcties voorstellen.
Voor gewone notulen is er geen vaste wettelijke bewaartermijn, maar omdat er namen in staan zijn het persoonsgegevens, en het AVG-uitgangspunt is dat je ze niet langer bewaart dan nodig. Voor verenigingen en VvE's gelden soms langere, eigen termijnen; check je eigen regeling.
Ja, je kunt een vergadering opnemen en de notulen automatisch laten opstellen, met de besluiten en actiepunten eruit gehaald. Lees het resultaat altijd na voordat je het deelt, want de eindredactie blijft mensenwerk.
Telefoon op tafel, een net verslag met de besluiten en actiepunten in je mail, de audio binnen een minuut na verwerking gewist. Jij doet mee aan het overleg, niet aan het typen.
Bronnen
Algemene informatie over notuleren, geen juridisch advies. Voor de bewaarregels rond persoonsgegevens geldt de AVG; bij twijfel raadpleeg je eigen organisatie. Bronnen geraadpleegd juni 2026.
Laatst bijgewerkt: juni 2026