Een slechtnieuwsgesprek voeren en vastleggen.

Je hebt de afspraak in de agenda gezet zonder onderwerp. De medewerker komt binnen, gaat zitten en kijkt je aan. Wat je nu als eerste zegt, bepaalt hoe de rest van dit gesprek loopt.

Een slechtnieuwsgesprek is een gesprek waarin je een besluit brengt dat voor de ander nadelig is en waar niets meer aan te veranderen valt. Op het werk gaat het meestal om een contract dat niet wordt verlengd, een functie die vervalt, een afwijzing na een procedure of een ontslag. Dat het besluit al vaststaat is precies wat dit gesprek anders maakt dan andere lastige gesprekken.

Daar zit ook de valkuil. Wie het besluit als een voorstel brengt, opent een onderhandeling die niet bestaat, en dat is uiteindelijk harder voor de medewerker dan een heldere boodschap.

Je brengt het besluit, je overlegt er niet over. Over het vervolg valt wel te praten.

Deze pagina gaat over het werk, niet over de zorg

Het woord wordt in twee werelden gebruikt. Deze pagina gaat over de werkgeversvariant: de leidinggevende of HR-adviseur die een besluit brengt aan een medewerker. Het slechtnieuwsgesprek in de zorg, waarin een behandelaar een diagnose of een prognose met een patiënt bespreekt, is een ander gesprek met een eigen gespreksmodel en een eigen beroepsnorm; daar gaat deze pagina niet over.

Slechtnieuwsgesprek of slecht nieuws gesprek?

Aan elkaar, als één woord. Het is een drieledige samenstelling waarvan het eerste deel een woordgroep is (slecht nieuws), en die schrijf je in het Nederlands aaneen. Vergelijk hogesnelheidstrein en lagelonenland, die op precies dezelfde manier zijn gebouwd.

Het woord staat als lemma in het Algemeen Nederlands Woordenboek van het Instituut voor de Nederlandse Taal. Dat maakt slechtnieuwsgesprek de gangbare en in het ANW opgenomen schrijfwijze. De losse vormen slecht nieuws gesprek en slecht-nieuwsgesprek kom je in de praktijk tegen, maar die kun je beter niet gebruiken in een brief die in een dossier belandt.

Elk gespreksmodel dat je tegenkomt zegt hetzelfde over de volgorde. Eerst de boodschap, dan ruimte voor de reactie, en pas daarna het vervolg. De reden is praktisch: zolang het nieuws niet gebracht is, hoort de ander niets anders meer.

Begin je met een inleiding, dan weet de medewerker na drie zinnen toch dat er iets komt, en heb je die drie zinnen alleen gebruikt om het moment te rekken. Geef je de uitleg vóór de boodschap, dan klinkt het als een verdediging. Geef je hem meteen ná de boodschap, dan komt hij niet binnen, want op dat moment is er alleen de klap.

Hoeveel fasen heeft een slechtnieuwsgesprek?

Daar is geen consensus over, en dat mag je best weten. Je komt modellen tegen met drie, vier, vijf, zes en zeven fasen. Ze spreken elkaar niet tegen: ze delen dezelfde kern in dezelfde volgorde en verschillen alleen in hoe fijn ze die kern opdelen.

Kies dus geen model. Houd de volgorde aan en laat het aantal fasen aan de bron die je toevallig openslaat. De drie woorden die overal terugkomen zijn boodschap, opvang en oplossing.

Wat je per fase vastlegt

Hier houdt vrijwel elke bron op. Het gesprek wordt uitgelegd, het verslag komt hooguit terug als losse zin aan het eind. Terwijl je per fase precies weet wat er later moet kunnen worden nagelezen.

Wie erbij is, bepaal je vooraf. Vaak schuift een HR-adviseur aan als tweede, zodat er iemand meeluistert die het verslag kan aanvullen. Vraagt de medewerker of hij zelf iemand mag meenemen, kijk dan eerst in je cao of je eigen regeling voordat je nee zegt.

Is de medewerker het niet eens met wat er in het verslag staat, laat hem dan schriftelijk reageren en voeg die reactie toe. Een verslag met twee lezingen erin is sterker dan een verslag waarin er één ontbreekt.

Wat er daarna met het verslag gebeurt, hoe je het opneemt in het personeelsdossier, wat het tekenen voor gezien of voor akkoord betekent en hoe lang je het bewaart, staat op het verslag van een beoordelingsgesprek. Ging het gesprek over functioneren, dan hoort het thuis in de lijn die begint bij het functioneringsgesprek. En wil je weten hoe een verslag in het algemeen is opgebouwd, kijk dan bij een gespreksverslag maken.

Is een ontslaggesprek verplicht?

De wet kent geen verplicht ontslaggesprek. Er staat nergens dat je een medewerker eerst mondeling moet informeren voordat een dienstverband eindigt. Wie leest dat het "verplicht" is, leest meestal iets anders: de eisen die de wet wél stelt, en die gaan over het document en over de mededeling.

In de praktijk voer je het gesprek natuurlijk toch. Niet omdat het moet, maar omdat je zonder gesprek geen moment hebt waarop je hebt aangesproken, en dat moment is bij een ontslagzaak nu juist wat je moet kunnen laten zien.

De beëindigingsovereenkomst moet schriftelijk

Dit is de eis die vaak voor een gespreksplicht wordt aangezien. Artikel 7:670b lid 1 BW bepaalt dat een overeenkomst waarmee een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, slechts geldig is indien deze schriftelijk is aangegaan. Dat is een eis aan het stuk papier, niet aan het gesprek eraan vooraf.

Lid 2 geeft de werknemer daarna een bedenktermijn: het recht om de overeenkomst zonder opgaaf van redenen te ontbinden binnen veertien dagen na de datum waarop de overeenkomst tot stand is gekomen, met een schriftelijke, aan de werkgever gerichte verklaring. Vermeldt de werkgever dat recht niet in de overeenkomst, dan wordt de termijn drie weken. Een beding dat dit recht uitsluit of beperkt, is nietig.

Ontslag op staande voet: onverwijld, en met de reden erbij

Bij een ontslag op staande voet stelt artikel 7:677 lid 1 BW twee eisen die allebei het woord onverwijld dragen: opzeggen om een dringende reden, onder onverwijlde mededeling van die reden aan de wederpartij. Het gesprek is daarmee vaak het moment waarop die mededeling wordt gedaan, en de vastlegging het bewijs dat het onverwijld gebeurde.

Wat een dringende reden is, staat in artikel 7:678 lid 1 BW: zodanige daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer, die ten gevolge hebben dat van de werkgever redelijkerwijze niet kan gevergd worden de arbeidsovereenkomst te laten voortduren. Lid 2 geeft daarbij een opsomming die uitdrukkelijk niet uitputtend is.

Gaat het over onvoldoende functioneren

Dan is dit gesprek het moment van tijdig in kennis stellen dat artikel 7:669 lid 3 sub d BW van je vraagt. Let op de term: de wet spreekt niet over disfunctioneren maar over de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, en verbindt daar meerdere voorwaarden aan.

Hoe je dat verder opbouwt (het verbetertraject, het dossier, de handtekening en de bewaartermijnen) staat op het verslag van een beoordelingsgesprek. Deze pagina blijft bij het gesprek en bij wat je er direct van vastlegt.

Wat de bevestigingsbrief doet

Het verslag legt vast wat er is gezegd, de brief legt vast wat er is besloten. Zet in de brief de datum van het gesprek, wat er is meegedeeld, wat er is aangeboden en wat de vervolgstappen zijn, en verwijs naar het verslag als bijlage. Stuur hem op een manier waarvan je later kunt laten zien dat en wanneer hij is verstuurd.

De inhoudelijke onderdelen van de beëindiging zelf (de grond, de opzegtermijn, de eindafrekening en de transitievergoeding) horen in dat stuk en in de overeenkomst, en die laat je opstellen of nakijken door iemand die daarvoor is opgeleid. Wat je vandaag zelf kunt doen, is zorgen dat het gesprek vastligt voordat de herinnering vervaagt. Hoe je afspraken uit een gesprek scherp op papier krijgt, staat bij afspraken vastleggen.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 7, wetten.overheid.nl De artikelen 669 (de ontslaggronden), 670b (schriftelijkheid en bedenktermijn), 677 (onverwijldheid) en 678 (de dringende reden).
• Wetboek van Strafrecht, wetten.overheid.nl Artikel 139a over het opnemen van een gesprek in een woning of andere besloten ruimte, met de uitzondering voor deelnemers aan dat gesprek.
• Algemeen Nederlands Woordenboek, Instituut voor de Nederlandse Taal Slechtnieuwsgesprek als lemma, en daarmee de gangbare schrijfwijze aaneen.

Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies. Wetteksten wijzigen; controleer de actuele tekst op wetten.overheid.nl. Gaat het om een concrete ontslagzaak, schakel dan een arbeidsrechtjurist in.