Veelgestelde vragen
Verzuim en AVG
Een leidinggevende mag opschrijven waarom iemand ziek is. Onwaar. Dat mag juist niet, en dat verandert hoe je elk verzuimverslag schrijft. De aard en oorzaak van de ziekte horen niet in jouw dossier, ook niet als de medewerker het zelf vertelt.
Voor macOS, Windows, iOS en Android.Audio binnen een minuut na verwerking gewist.Geen training op klantdata.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Kort antwoord
Kort antwoord
Een verzuimgesprek vastleggen betekent: noteer de werkafspraken en de verwachte werkhervatting, niet de aard of oorzaak van de ziekte. Gegevens over iemands gezondheid mag je in principe niet verwerken; dat is bij wet verboden (art. 9 AVG). Dat geldt dus ook voor wat er in een verzuimverslag belandt. Het medisch oordeel hoort bij de bedrijfsarts, niet bij de leidinggevende.
Art. 9 lid 1 AVG: de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, waaronder "gegevens over gezondheid", is verboden, behoudens uitzonderingen. Bron: AVG, artikel 9. De Autoriteit Persoonsgegevens vertaalt dit voor verzuim: een werkgever mag de aard en oorzaak van de ziekte niet vastleggen, ook niet als de werknemer dit zelf vertelt.
Op basis van de Autoriteit Persoonsgegevens, art. 9 AVG, UWV en de Rijksoverheid. Algemene informatie, geen juridisch advies.
In het verslag of niet
De scheidslijn is simpel: alles over het werk mag, alles over de ziekte niet. Hieronder regel voor regel een zin uit een echt verzuimgesprek, getoetst aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de voorbeeldlijst van arbodienst ArboNed.
| Wat er gezegd of genoteerd wordt | In het verslag? | Waarom (bron: AP en ArboNed) |
|---|---|---|
| Ze denkt over twee weken weer te kunnen starten. | Ja | Verwachte werkhervatting en vermoedelijke duur van het verzuim mogen. |
| Afgesproken: voorlopig administratieve taken, geen tilwerk. | Ja | Aangepaste taken en werkafspraken mogen worden vastgelegd. |
| We spreken over twee weken weer af. | Ja | Een vervolgafspraak mag. |
| Telefonisch bereikbaar op het opgegeven nummer, verpleegadres bekend. | Ja | Telefoonnummer en (verpleeg)adres mogen bij de ziekmelding. |
| Er is een interventie ingezet voor de re-integratie. | Ja | Mag, zolang het type behandeling niet genoemd wordt. |
| Aangepaste stoel en beeldscherm geregeld. | Ja | Hulpmiddelen mogen. |
| Ze geeft aan voorlopig geen zwaar werk te kunnen doen, wel licht werk. | Ja | Wat de medewerker zegt over welk werk lukt, wordt een werkafspraak. Leg het vast als afspraak, niet als medische beperking. |
| Het gaat om rugklachten. | Nee | De aard van de klacht is een gezondheidsgegeven. Mag niet. |
| De oorzaak is een burn-out. | Nee | De oorzaak van het verzuim mag niet worden vastgelegd. |
| Ze gaat naar de fysiotherapeut. | Nee | Het type behandelaar verraadt de aard van de klacht. Mag niet. |
| Behandeling: ze slikt nu medicatie. | Nee | De behandeling is een gezondheidsgegeven. Mag niet. |
| Volgens mij is het overspannenheid. | Nee | Een medisch vermoeden van de leidinggevende. Het medisch oordeel ligt bij de bedrijfsarts. |
| Aanhoudende pijn onder in de rug, vooral 's ochtends. | Nee | Specifieke klachten en pijnaanduidingen zijn gezondheidsgegevens. Mag niet. |
Bronnen bij deze tabel: Autoriteit Persoonsgegevens, registratie in een verzuimsysteem en de voorbeeldlijst van ArboNed. De linkerhelft gaat over het werk. De rechterhelft over de ziekte. Dat is de hele grens.
Uit de praktijk
Stel: een teamleider in de thuiszorg heeft net een verzuimgesprek gehad. De medewerker vertelde uit zichzelf dat het om rugklachten gaat en dat ze naar de fysiotherapeut gaat.
Ze maakten samen een afspraak: voorlopig administratieve taken, geen tilwerk, over twee weken weer bijpraten. De teamleider wil dit netjes vastleggen en twijfelt: mag dit allemaal in het verslag? Volgens de tabel niet. De rugklachten en de fysiotherapeut gaan over de ziekte en blijven eruit. De aangepaste taken en de vervolgafspraak gaan over het werk en mogen.
Zo'n verzuimverslag staat niet op zichzelf. Het hoort bij een vast proces dat de wet voorschrijft.
Het proces
Een verzuimverslag hoort thuis in het plan van aanpak en de voortgangsgesprekken die de Wet verbetering poortwachter voorschrijft. De bedrijfsarts beoordeelt de medische kant, werkgever en werknemer maken samen de werkafspraken. Die rolverdeling is de kern: het medische ligt bij de arts, het werk bij jullie.
De grote lijn die UWV en Rijksoverheid noemen: na de ziekmelding maakt de bedrijfsarts rond week zes een probleemanalyse. Uiterlijk twee weken daarna stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op. Daarna bespreken ze minstens eens in de zes weken hoe de re-integratie verloopt. In elk van die gesprekken leg je alleen de werkafspraken vast, niet de medische gegevens.
Het kabinet heeft in 2026 een wetsvoorstel aangekondigd waarmee het advies van de bedrijfsarts leidend wordt bij de re-integratietoets door UWV na twee jaar ziekte. Het voorstel is op 27 maart 2026 aangeboden aan de Raad van State voor advies. Er is nog geen ingangsdatum bekend; het is dus voorgesteld, niet in werking. Bron: Rijksoverheid, 27 maart 2026.
Regel je de ziekmelding zelf, zonder HR-afdeling? Dan geldt precies hetzelfde. De bedrijfsarts blijft verplicht, de medische beoordeling mag niet bij jou liggen, en jij legt alleen de werkafspraken vast. De grens uit de tabel hierboven verandert niet als je een kleinere werkgever bent.
Wie precies wat mag zeggen en noteren, is waar het in de praktijk misgaat.
De rolverdeling
De medewerker mag zelf vertellen wat wel en niet lukt, en dat wordt een werkafspraak die je mag noteren. "Ik kan voorlopig geen zwaar tilwerk doen, wel administratie" wordt in het verslag: "afgesproken, tijdelijk administratieve taken, geen tilwerk."
De leidinggevende mag de medische reden niet uitvragen en niet vastleggen, ook niet als de medewerker die vrijwillig deelt. De gezondheidsklacht zelf blijft eruit, de werkafspraak die eruit volgt mag erin. Wat de werkgever wel mag vragen: wanneer iemand het werk denkt op te pakken en welke taken voorlopig overgedragen moeten worden.
Een functioneringsgesprek gaat over prestatie en dat mag je volledig vastleggen. Een verzuimgesprek gaat over ziekte en daar geldt juist een verbod op de aard en oorzaak. Lees hoe je dat eerste type vastlegt op functioneringsgesprek vastleggen. Dit is het verschil dat de meeste verwarring veroorzaakt: bij functioneren mag bijna alles, bij verzuim juist niet de kern van wat er aan de hand is.
Voorbeeld
Een toegestaan verzuimverslag bevat alleen werkafspraken, verwachte werkhervatting en een vervolgafspraak, en geen diagnose, oorzaak of behandelaar. Elke regel hieronder komt uit de WEL-kolom van de tabel. Zo ziet zo'n verslag eruit.
Verzuimgesprek, 11 juni 2026. Aanwezig: teamleider, medewerker.
| Onderdeel | Wat er in het verslag staat |
|---|---|
| Werkafspraken | Tijdelijk administratieve taken, geen tilwerk. Werktijden voorlopig in overleg, opbouw waar mogelijk. Aangepaste stoel en beeldscherm geregeld. |
| Verwachte werkhervatting | Medewerker denkt over circa twee weken weer te kunnen starten. |
| Vervolg | Volgende gesprek over twee weken. |
| Bewust niet in dit verslag | Geen diagnose, geen oorzaak, geen behandelaar, geen klacht. |
Wat hier bewust niet staat: geen diagnose, geen oorzaak, geen behandelaar, geen klacht. Voor het kale vastleggen van zulke afspraken zonder de medische context kun je terecht bij afspraken vastleggen. Een algemener vertrekpunt over verslag maken staat op gespreksverslag.
Wanneer niet
Soms is opnemen of automatisch vastleggen niet de juiste route. Drie situaties waarin je het anders aanpakt.
Het verrassende
Veel leidinggevenden denken: ze vertelde het zelf, dus mag ik het noteren. Onwaar. Vrijwillig gedeeld is niet hetzelfde als toegestaan om te verwerken. De AP stelt dit met zoveel woorden: de aard en oorzaak van de ziekte mag je niet registreren, ook niet als de werknemer het zelf vertelt.
De toestemming van de medewerker maakt geen verschil, omdat hij in een afhankelijke positie staat tegenover zijn werkgever.
Het risico
De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de AVG en kan optreden tegen een werkgever die gezondheidsgegevens vastlegt die hij niet mag verwerken. Hoe dat in de praktijk loopt: er komt een klacht of een signaal binnen, de AP kan een onderzoek instellen en zo nodig een maatregel opleggen.
Het speelt vooral als de aard of oorzaak van de ziekte structureel in het werkgeversdossier belandt, niet bij een eenmalige slip die je corrigeert.
De geruststelling is even simpel als de grens zelf. Leg je uitsluitend de werkafspraken vast, dus alleen de WEL-kolom uit de tabel, dan verwerk je geen bijzondere persoonsgegevens. Dan is er op dit punt geen grond voor handhaving. Het risico zit niet in het vastleggen op zich, maar in wat je vastlegt.
De grens is helder, maar moeilijk vast te houden tijdens het gesprek zelf: je let op de medewerker, niet op welke zin wel of niet in het verslag mag.
Het alternatief
Je start de opname en voert het gesprek zoals je het toch al voert. Het gesprek wordt uitgewerkt tot het verslag, met de besluiten en de actiepunten erin, en dat gaat per mail naar de deelnemers. Je houdt je handen vrij voor het gesprek zelf in plaats van voor het notuleren.
De privacy is waar het bij verzuim op aankomt. Er wordt niet getraind op klantdata en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie, wat past bij de eis van de AP voor een extern systeem rond verzuim.
Een eerlijke grens hoort erbij. Notuly maakt een verslag van wat besproken is, het beoordeelt niet of een zin binnen de AVG valt. Wat in het dossier terechtkomt, bepaal jij. De tabel hierboven blijft je leidraad: alles over het werk mag, alles over de ziekte niet. Meer over hoe de data is beveiligd staat op veilig notuleren en in het privacybeleid.
Hoe het werkt
Geen instellingen en geen training. Je voert het verzuimgesprek zoals je het altijd voerde, en het verslag komt erachteraan.
Je start de opname en voert het verzuimgesprek. Geen toetsenbord ertussen en geen blik op je scherm: je handen blijven vrij voor het gesprek zelf. Fysiek, hybride of online.
De opname wordt verwerkt op Nederlandse servers in Amsterdam, de data verlaat de EU niet en er wordt niet getraind op klantdata. De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist.
Binnen tien minuten staat het verslag klaar, met de werkafspraken, de besluiten en de actiepunten erin. Nalezen, aanvullen en in het werkgeversdossier.
Op al je apparaten
Beeldbellen via Teams, Zoom of Google Meet? De desktop-app notuleert rechtstreeks vanaf je laptop. En met de iPhone- en Android-app leg je elk gesprek onderweg vast.
Gratis
€9,99 / gebruiker / mnd
€119,88 per jaar
€10,99 / licentie / mnd
€131,88 per gebruiker per jaar
Veertien dagen gratis proberen
Op maat
Starter & Pro: prijzen incl. btw · Team & Enterprise: prijzen ex. btw
Voor de beslisser
Kort: je begint gratis, het blijft binnen de AVG zolang je de tabel volgt, en de medische beoordeling blijft bij de bedrijfsarts.
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter. Wat wij niet bewaren, kan ook niet lekken.
Wij werken conform:
ISO 27001.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.
Je mag de werkafspraken, de verwachte werkhervatting, aangepaste taken, een vervolgafspraak en hulpmiddelen vastleggen. Wat de medewerker zelf zegt over welk werk lukt, mag als werkafspraak. De ziekte zelf niet.
Je mag de aard en oorzaak van de ziekte niet vastleggen. Daaronder vallen ook de klachten, de behandeling, het type behandelaar en een medisch vermoeden. Dat zijn gezondheidsgegevens en die zijn bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG).
Nee. Ook vrijwillig gedeelde gezondheidsgegevens mag je niet noteren. De AP stelt dit expliciet: ook niet als de werknemer het zelf vertelt.
Nee, niet naar de aard en oorzaak van de ziekte. Wel mag je vragen wanneer iemand het werk denkt op te pakken en welke taken voorlopig overgedragen moeten worden.
Functioneren gaat over prestatie en dat mag je volledig vastleggen. Verzuim gaat over ziekte, met een verbod op de aard en oorzaak. Zie functioneringsgesprek vastleggen.
De bedrijfsarts. De leidinggevende legt alleen de werkafspraken vast en mag geen medisch oordeel vellen of noteren.
Het hoort bij het plan van aanpak en de voortgangsgesprekken. Werkgever en werknemer maken samen de werkafspraken; het plan van aanpak komt uiterlijk twee weken na de probleemanalyse van de bedrijfsarts (UWV).
De AP houdt toezicht op de AVG en kan optreden als je structureel gezondheidsgegevens vastlegt die je niet mag verwerken: een klacht of signaal kan tot onderzoek en een maatregel leiden. Het risico zit in wat je vastlegt, niet in het vastleggen zelf. Leg je alleen de werkafspraken vast, dan verwerk je geen bijzondere persoonsgegevens.
Bewaar het niet langer dan nodig voor de re-integratie en het werkgeversdossier, en alleen toegankelijk voor wie het echt nodig heeft (de leidinggevende, niet het hele team). De medische gegevens horen sowieso niet in jouw dossier maar bij de bedrijfsarts. Meer over bewaren en toegang op veilig notuleren en in het privacybeleid.
Ja, mits je alleen de werkafspraken vastlegt en bij een extern systeem een verwerkersovereenkomst hebt. De audio bij Notuly wordt binnen een minuut na verwerking gewist.
In het kort
Stel jezelf een vraag: gaat het over het werk of over de ziekte?
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens en art. 9 AVG. Bij twijfel: het hoort bij de bedrijfsarts, niet in jouw dossier.
Bronnen
Dit is algemene informatie op basis van de Autoriteit Persoonsgegevens, art. 9 AVG, UWV en de Rijksoverheid, geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel de bedrijfsarts of een jurist. Het arbeidsrecht rond de Wet verbetering poortwachter verandert; deze pagina wordt jaarlijks herzien. Bronnen geraadpleegd juni 2026.
Laatst bijgewerkt: juni 2026.
Je legt alleen de werkafspraken vast, de medische kant blijft bij de bedrijfsarts. Drie gesprekken gratis, zonder betaalgegevens, en de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist.