Verslag evaluatiegesprek
Ruben, teamleider bij een adviesbureau, voert een evaluatiegesprek met projectleider Nadia over haar eerste zes maanden en haar eerste twee projecten. Hij vraagt of hij het gesprek mag opnemen, Nadia zegt ja, en dan benoemt hij hardop dat het geen beoordeling is en dat er geen cijfer uitkomt. Binnen een half uur gaat het over een vervolgopdracht, uren boven het budget, een opleiding waar hij nog geen ja op kan zeggen en een vergoeding die niet op haar loonstrook staat. Meetypen wil hij niet.
Soren Colton
Voor macOS, Windows, iOS en Android.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Eerst wat een evaluatiegesprek is, en wat het niet is.
Kort antwoord
Wat houdt een evaluatiegesprek in?
Een evaluatiegesprek is een gesprek waarin je terugkijkt op een afgebakende periode, een project of een traject, en afspreekt wat er daarna gebeurt. Het is geen beoordeling: de evaluatie zelf geeft geen oordeel en geen cijfer. Volgt er een besluit over het contract, dan leg je dat apart vast.
Direct naar: de drie contexten · de vier fasen · de opzet van een verslag · het echte verslag
Maar is jouw gesprek wel een evaluatie?
Of een gesprek een evaluatie is, hangt af van één vraag: valt er in het gesprek zelf een oordeel met gevolgen?
Zet in de uitnodiging of er een oordeel volgt. In het voorbeeld op deze pagina stond het al in de uitnodiging, dus Nadia wist vooraf waar ze aan toe was. Hoe je voorkomt dat een evaluatie later als beoordeling wordt gelezen, staat bij het dossier.
Is het een evaluatie, dan is de volgende vraag: een evaluatie waarvan?
Wat je evalueert, verschilt per context. Wat er altijd uitkomt, is een afspraak met een naam en een datum.
| Onderdeel | Met een medewerker | Na een project of met een klant | Bij een zorgtraject |
|---|---|---|---|
| Wanneer | Na de eerste maanden, halverwege een tijdelijk contract of een inwerkperiode, en ruim voor het einde van een tijdelijk contract. | Na de oplevering, of na een fase. | Bij de vaste bespreking van het zorgplan. |
| Wat je evalueert | Het werk, de samenwerking en de begeleiding. | Het resultaat naast de afspraak (tijd, budget en omvang), en wat de klant ervan vond. | Of de doelen gehaald zijn, en of het plan nog past. |
| Wat je vastlegt | De afspraken voor de volgende periode, met naam en datum, en wat open blijft. | De afspraken over het vervolg, en wat je de volgende keer anders doet. | De afspraken over het aangepaste plan. |
| Wat er niet in hoort | Een cijfer, een oordeel over de persoon, gezondheid (dat is een verzuimgesprek) en een besluit over het contract: dat leg je apart vast. | Een oordeel over een collega. | Meer dan nodig is. |
| Waar de regels staan | Geen wet voor het gesprek zelf. Wel twee termijnen eromheen: de proeftijd (de eerste periode waarin werkgever en werknemer het contract direct kunnen opzeggen) en de aanzegging (het schriftelijke bericht dat zegt of een tijdelijk contract doorloopt). 7:668 BW | Geen wettelijke plicht. De offerte is de maat. | De Wlz (Wet langdurige zorg) is er voor wie blijvend de hele dag toezicht of zorg in de buurt nodig heeft. De cliënt heeft daarin recht op een bespreking, tweemaal per jaar, om de afspraken te evalueren en bij te werken. Wlz 8.1.1 lid 6 |
In de zorg werkt de evaluatie met een verpleegkundige of verzorgende net zo als met elke medewerker; kijk voor vaste momenten in je cao of personeelsregeling. Meer daarover staat bij evaluatie van het zorgplan, en voor de praktijk bij evaluatie bij de fysiotherapeut.
Het verslag verderop gaat ook over zo’n klantproject: Brakelaar.
Welke context het ook is, het gesprek zelf loopt in vier stappen.
Er bestaat geen officieel of wettelijk vierfasenmodel voor het evaluatiegesprek. Wel is er een gangbare volgorde: openen, terugkijken, vooruitkijken en afspreken.
Een evaluatie na zes maanden valt buiten de wettelijke proeftijd. Een proeftijd is de eerste periode waarin werkgever en werknemer het contract direct kunnen opzeggen (artikel 7:676 BW), en de wet staat er hooguit twee maanden voor toe.
Bij een tijdelijk contract van zes maanden of korter mag er helemaal geen proeftijd in (artikel 7:652 BW, stand 1 november 2026). Bij een tijdelijk contract van meer dan zes maanden en korter dan twee jaar, of bij een tijdelijk contract zonder vaste einddatum, is de wettelijke proeftijd hooguit een maand. Alleen bij cao of bij regeling door een bevoegd bestuursorgaan mag daarvan worden afgeweken. Wie na een half jaar een “proeftijdevaluatie” in de agenda zet, voert dus een ander gesprek dan hij denkt, tenzij zijn cao iets anders regelt.
De vierde fase is de enige die op papier moet blijven bestaan. De vragen hieronder werken ernaartoe.
Goede vragen in een evaluatie kijken terug op iets concreets en eindigen bij wat er nu gebeurt.
Voer jij het gesprek, bereid het dan voor met het vorige verslag, de afspraken van toen en wat je zelf wilt afspreken. Een evaluatie is feedback in twee richtingen: ook de medewerker zegt wat beter kan, zoals Nadia in het voorbeeld over haar inwerken. Over een feedbackgesprek voorbereiden en een evaluatiegesprek voorbereiden staat meer bij de vragen onderaan.
Als werknemer bereid je een evaluatiegesprek voor door terug te kijken op wat je hebt gedaan en vooraf te vragen of er een oordeel volgt.
Vijf vragen om vooraf voor jezelf te beantwoorden:
Twee vragen om zelf te stellen:
Neem het vorige verslag mee als je er een hebt.
Wil je leidinggevende het gesprek opnemen, dan mag je vragen waarom en wat er met de opname gebeurt. Je mag zeggen dat je het liever niet hebt, en je mag vragen het verslag na te lezen en correcties te laten verwerken voordat het in je dossier gaat. Wat er bij opnemen wel en niet mag, staat bij mag je een gesprek opnemen.
Wat je in het gesprek hoort, moet daarna kloppen op papier.
Het hart van een evaluatieverslag is de afspraak: wie doet wat, voor wanneer. Wat nog niet besloten is, staat er als open punt, niet als toezegging.
Er is geen vast formulier voor een evaluatiegesprek; deze opzet kun je overnemen. Bovenaan staat één regel met wie, wanneer en waarover.
Wat er niet in hoort: een cijfer (dan is het een beoordeling), een oordeel over iemands karakter (schrijf gedrag en resultaat op), gezondheid (dat hoort bij een verzuimgesprek) en een besluit over het contract dat in de evaluatie verstopt zit. Zo’n besluit leg je apart en duidelijk vast. De AVG zegt het in het algemeen: leg niet meer vast dan nodig is (artikel 5 lid 1 onder c).
Wil je niet dat een evaluatie later in het dossier als beoordeling wordt gelezen, dan regel je dat met drie dingen. Zet in de uitnodiging dat er geen oordeel volgt. Leg een besluit over het contract apart vast, niet in het evaluatieverslag. Laat de medewerker het verslag nalezen en verwerk correcties voordat het in het dossier gaat, zoals in het voorbeeld is afgesproken.
Gaat het verslag het personeelsdossier in, dan mag de medewerker het inzien en een correctie vragen (AVG, artikelen 15 en 16). Wat tekenen voor gezien of akkoord betekent, staat bij het beoordelingsgesprek.
Notuly herkent zelf wat voor gesprek het was en maakt het verslag in de vorm die daarbij past. Met Pro kies je ook uit de standaardsjablonen van Notuly.
Boek een demoEen opzet maken is het makkelijke deel.
Het moeilijke aan een evaluatie is niet het gesprek. Het moeilijke is om na een half uur precies te weten wat er is afgesproken, wat open blijft en welk getal onderweg werd rechtgezet, zonder dat je hebt zitten typen. Hieronder staat het verslag dat Notuly van zo’n gesprek maakte.
Ruben en Nadia voerden het gesprek, Notuly maakte dit verslag. Let op de besluiten, op de afspraken met een naam en een termijn, en op het blok Openstaand.
Sla het verslag over: naar wat dit verslag laat zien
Besloten is dat Nadia Ardenhout fase twee als projectleider doet vanaf 1 december; zij stuurt eerst een scopedocument, doet geen quickscan Tolhuis en maakt voortaan korte meerwerkvoorstellen en rapporten van maximaal 20 pagina’s. Ruben regelt maandgesprekken en vier-ogen-meelezen. Open blijven teambezetting, een mogelijke fase twee bij Brakelaar, de opleiding en de thuiswerkvergoeding.
Nadia wordt projectleider van Ardenhout fase twee, die start op 1 december.
Als een klant iets vraagt dat niet in de offerte staat, zegt Nadia niet meteen ja, maar maakt eerst een kort meerwerkvoorstel (half A4 mag ook) en legt dat bij Ruben neer voordat het naar de klant gaat.
Voor elke kick-off, te beginnen met Ardenhout fase twee, maakt Nadia een scopedocument van één A4 (wat zit erin, wat niet, wie doet wat) en stuurt dat aan Ruben vóór het klantcontact.
Eindrapporten hebben voortaan een hoofdtekst van maximaal 20 pagina’s; analyses en cijfers gaan naar de bijlagen.
Ruben vraagt Stefan om Nadia’s eindrapporten het komende half jaar mee te lezen (vier-ogen-principe).
Nadia doet de quickscan voor Tolhuis Bouwgroep niet; Ruben vraagt Joost, die er na half december aan kan beginnen.
Er komen vaste maandgesprekken van een half uur tot de zomer, de eerste in december.
Nadia geeft in januari een kennislunch over haar workshopaanpak bij Ardenhout.
Ruben zet het vier-ogen-principe in het inwerkprogramma en bespreekt dat met Bas in het teamleidersoverleg.
Vervolg: Ruben stuurt het verslag ter controle aan Nadia voordat het in haar dossier gaat.
In dit verslag staan alle vijf soorten regels van hierboven, ook de lastige.
Zo kwam dit verslag tot stand.
Zeg aan het begin dat je opneemt en vraag of het goed is, zoals Ruben deed; wat daarbij mag, staat bij mag je een gesprek opnemen. Leg je telefoon op tafel en start de opname in de app. Evalueer je online, dan draait de desktop-app mee met Teams, Zoom of Google Meet, zonder bot in de meeting (online in Teams).
Binnen tien minuten staat het verslag in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin. De transcriptie gaat standaard mee en is uit te zetten. Audio binnen een minuut na verwerking gewist.
De deelnemers krijgen het verslag ook. Laat het nalezen en verwerk correcties voordat het in een dossier gaat.
Notuly werkt fysiek, hybride en online. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar. Notuly slaat je gesprekken niet op. Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter. Hoe dat werkt, lees je bij veilig notuleren.
Wil je dit voor meer leidinggevenden regelen, dan is er Notuly voor je team: Team, vanaf 2 licenties, met één factuur. De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Ook met Team gaat het verslag na elk gesprek naar wie opneemt en naar de deelnemers. De bedragen staan hieronder bij de prijzen.
Gratis
€9,99 / gebruiker / mnd
€119,88 per jaar
€10,99 / licentie / mnd
€131,88 per licentie per jaar
Veertien dagen gratis proberen
Starter & Pro: prijzen incl. btw · Team & Enterprise: prijzen ex. btw
Soms past het niet.
Wil je een scoreformulier met een cijfer per competentie, dan is je eigen formulier of HR-systeem de plek. Notuly geeft geen oordeel: het verslag zegt wat er gezegd en afgesproken is.
Wil de ander niet dat je opneemt, dan neem je niet op en schrijf je zelf (mag je een gesprek opnemen). Gaat het gesprek over gezondheid, dan is het een verzuimgesprek, met eigen regels.
Op Starter, drie gesprekken gratis per maand, duurt een gesprek maximaal 60 minuten. Een evaluatie van een half uur past daar ruim in.
Nog een vraag over het evaluatiegesprek zelf? Hieronder de meest gestelde.
Een evaluatiegesprek is een gesprek waarin je terugkijkt op een afgebakende periode, een project of een traject, en afspreekt wat er daarna gebeurt. De evaluatie zelf geeft geen oordeel en geen cijfer; een besluit over het contract leg je apart vast. Wat eruit komt, zijn afspraken met een naam en een datum, en een lijst van wat open blijft.
De vier fasen van een evaluatiegesprek zijn openen, terugkijken, vooruitkijken en afspreken, al is dat een gangbare volgorde en geen officieel model. Terugkijken levert de onderwerpen van het verslag op, vooruitkijken de wensen en de open vragen. Alleen de vierde fase moet er als afspraak in staan: wie doet wat, voor wanneer.
Je bereidt een feedbackgesprek voor door twee of drie concrete voorbeelden op te schrijven en te bedenken wat je de ander wilt vragen. In een evaluatiegesprek gaat feedback twee kanten op: ook de medewerker zegt wat beter kan, bijvoorbeeld over het inwerken. Hoe je je op de evaluatie zelf voorbereidt, staat in de volgende vraag.
Je bereidt een evaluatiegesprek voor door het vorige verslag en de afspraken van toen erbij te pakken; als werknemer vraag je daarnaast vooraf of er een oordeel volgt. Wie het gesprek voert, bedenkt ook wat hij zelf wil afspreken. Vragen om vooraf te beantwoorden staan bij een evaluatiegesprek voorbereiden als werknemer.
Een evaluatiegesprek hangt aan een afgerond moment, zoals het einde van de eerste maanden of van een project; een functioneringsgesprek hoort bij de vaste cyclus van het jaar en gaat over hoe iemand functioneert. Hoe je dat gesprek voorbereidt en vastlegt, staat bij het functioneringsgesprek.
In een beoordelingsgesprek valt een oordeel met gevolgen voor salaris of contract, in een evaluatiegesprek niet. Komt er na een evaluatie een besluit over het contract, dan leg je dat apart vast, buiten het evaluatieverslag. Hoe je een beoordeling vastlegt, staat bij het beoordelingsgesprek.
Geen wet verplicht een gesprek met de naam evaluatiegesprek, maar er liggen wel twee termijnen omheen. Bij een tijdelijk contract van zes maanden of langer met een vaste einddatum laat de werkgever uiterlijk een maand voor het einde schriftelijk weten of het doorloopt (de aanzegging, artikel 7:668 BW); in de Wet langdurige zorg (Wlz) heeft de cliënt tweemaal per jaar recht op een bespreking om de afspraken te evalueren (Wlz, artikel 8.1.1 lid 6). Kijk daarnaast in je cao of personeelsregeling.
Bij de evaluatie van een project met een klant leg je het resultaat naast de afspraak uit de offerte, vraag je wat de klant ervan vond en spreek je af wie wat opvolgt. Plan het gesprek kort na de oplevering, zolang iedereen het project nog voor ogen heeft. Bespreek ook wat je de volgende keer anders doet.
In het verslag van een evaluatiegesprek zet je besluiten, afspraken met een naam en een datum, open punten met de reden erbij, meningsverschillen als meningsverschil en wensen zonder toezegging. Een bruikbare opzet heeft zes rubrieken: samenvatting, onderwerpen, besluiten, afspraken, openstaand en vervolg. Je vindt hem hierboven bij de opzet van een verslag.
Een evaluatiegesprek met een nieuwe medewerker voer je na de eerste maanden, of halverwege een tijdelijk contract, en ruim voor de aanzegging aan het einde van dat contract. Na zes maanden valt de evaluatie buiten de wettelijke proeftijd van hooguit twee maanden. Voor een verpleegkundige of verzorgende geldt hetzelfde, en de cao kan vaste momenten noemen.
Gaat het verslag van een evaluatiegesprek het personeelsdossier in, dan mag de medewerker het inzien en een correctie vragen (AVG, artikelen 15 en 16). Laat het daarom nalezen en verwerk correcties voordat het in het dossier gaat. Hoe je voorkomt dat het later als beoordeling wordt gelezen, staat bij het dossier.
Notuly, een Nederlandse AI-notulist, neemt je evaluatiegesprek op, fysiek, hybride en online. Binnen tien minuten staat het verslag in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin. De deelnemers krijgen het verslag ook, zodat de medewerker het kan nalezen voordat het in het dossier gaat. Audio binnen een minuut na verwerking gewist.
Na een evaluatiegesprek met een medewerker leg je de afspraken vast en wat open blijft; een besluit over het contract leg je apart vast, niet in het evaluatieverslag. Bij een tijdelijk contract van zes maanden of langer met een vaste einddatum moet de werkgever uiterlijk een maand voor het einde schriftelijk laten weten of het contract doorloopt, en zo ja op welke voorwaarden: de aanzegging (artikel 7:668 BW). Een evaluatie die aan dat besluit voorafgaat, plan je dus ruim daarvoor.
Na de evaluatie van een project met een klant leg je vast hoe het resultaat zich verhoudt tot de afspraak in de offerte, wat de klant ervan vond en wie wat opvolgt. Er geldt geen wettelijke termijn; de offerte is de maat.
Bij de evaluatie van een zorgtraject leg je vast welke doelen gehaald zijn en hoe het plan verandert. In de Wlz, de Wet langdurige zorg, heeft de cliënt recht op een bespreking, tweemaal per jaar, om de afspraken te evalueren en bij te werken (artikel 8.1.1 lid 6). Meer daarover bij evaluatie van het zorgplan.
Een evaluatieverslag is af als elke afspraak een naam en een datum heeft, de open punten apart staan, een meningsverschil als meningsverschil staat en de ander het verslag heeft gelezen.
Peildatum: 2 november 2026. De bronnen staan hieronder.
Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies. Speelt er een concrete zaak, leg die dan voor aan een arbeidsrechtjurist of je vakbond. Gepubliceerd op 2 november 2026; de bronnen zijn geraadpleegd op 1 november 2026.
Vraag of je je volgende evaluatie mag opnemen, en begin daarna bij de afspraken in je verslag.
Veelgestelde vragen