Verslag voortgangsgesprek
Een voortgangsgesprek meet de voortgang, niet de persoon.
Tussentijds leg je per doel de stand vast, en wat er naar later schuift. Hieronder staan het volledige verslag van zo’n gesprek en de gesprekken van een jaar.
Soren Colton
Voor macOS, Windows, iOS en Android.
- Doel 1, Doorlooptijd: Gehaald
- Doel 2, Vooroverleg-spreekuur: Gehaald
- Doel 3, Buitendagen met toezicht: Niet gehaald
- Doel 4, Oude dossiers: Niet gehaald en bijgesteld
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Een voortgangsgesprek is een tussentijds gesprek van medewerker en leidinggevende, na het plannings- of startgesprek en vóór het jaargesprek, waarin je de afspraken van het begin van de cyclus naloopt en waar nodig bijstelt. In de cyclus zoals de KVK die beschrijft, komt er geen oordeel of cijfer uit; dat valt in het beoordelingsgesprek.
Kort antwoord
Een voortgangsgesprek loopt tussentijds de afgesproken doelen na: hoe staat het, en blijft het doel staan of stel je het bij. In de cyclus van de KVK volgt er geen cijfer.
- Wanneer: tussentijds. De KVK zet het gesprek over de voortgang tussen planning en beoordeling; het precieze moment verschilt per organisatie.
- Wie: de medewerker en de direct leidinggevende.
- Oordeel: nee. In de cyclus van de KVK valt het oordeel in het beoordelingsgesprek.
- Wettelijk verplicht: niet in de wetten op deze pagina (BW, WOR, AVG). Een cao of een eigen regeling kan het voorschrijven.
- Wat je vastlegt: per doel de stand, wat er is bijgesteld en met welke termijn, en wat naar later schuift.
Direct naar: het voorbeeldverslag · de opbouw om over te nemen · de gesprekscyclus · voorbereiden
Na het plannings- of startgesprek en vóór het jaargesprek: wat betekent dat in een jaar?
De gesprekscyclus van een jaar: waar het voortgangsgesprek valt.
Het voortgangsgesprek is het middelste gesprek van het jaar: na de doelen van het begin, vóór het jaargesprek aan het eind.
Een teamleider vergunningen voert vlak voor de zomer zijn voortgangsgesprekken. Bij één vergunningverlener zijn twee doelen gehaald en twee niet. Ze vraagt om een cursus die van het budget afhangt, en ze begint over doorgroei. Niets daarvan kan hij nu toezeggen, en toch moet alles ergens staan.
Welk gesprek is dit eigenlijk, als je naar het hele jaar kijkt?
- Plannings- of startgesprek.Begin van het jaar.Doelen afspreken.
- Voortgangsgesprek.Tussentijds.Stand per doel, en bijstellen.Heet ook: functioneringsgesprek.
- Ontwikkelgesprek.Leerwensen en loopbaan.Los, of als deel van het voortgangsgesprek (zo bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen).
- Jaargesprek.Eind van het jaar.Terugblik en vooruitblik.Bij organisaties die beoordelen, valt hier het oordeel (beoordelingsgesprek).
Uit het voorbeeldverslag
- Januari tot en met juni: de periode van doel 1
- Vrijdag 17 juli: het voorstel voor de werkverdeling
- Eerste week van september: antwoord over de leergang
- 15 september: de inschrijving sluit
- 30 september: de nieuwe termijn voor de oude dossiers
- Oktober: praten als die termijn niet lukt
- December: het jaargesprek, met de doorgroei als eerste agendapunt
Eén voortgangsverslag plant zo de rest van het jaar in.
| Gesprek | Wanneer | Waar het over gaat | Kijkt terug of vooruit | Oordeel | Heet ook | Wat er in het verslag komt | Lees verder |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Plannings- of startgesprek | Begin van de cyclus | De doelen voor het jaar | Vooruit | Nee | Planningsgesprek (KVK) | De doelen, en hoe je ze meet | functioneringsgesprek |
| Voortgangsgesprek | Tussentijds | De stand per doel, en bijstellen | Allebei | Nee | Functioneringsgesprek (zo noemt de KVK het gesprek over de voortgang) | Per doel stand en reden, de nieuwe termijn, en wat naar later schuift | Deze pagina |
| Ontwikkelgesprek | Los, of in een ander gesprek | Groei, opleiding en loopbaan | Vooruit | Nee | Geen vaste andere naam; bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen deel van het voortgangsgesprek | De leerwens, en wanneer die terugkomt | Ontwikkelgesprek, hieronder |
| Jaargesprek | Eind van de cyclus | Het hele jaar, en het volgende | Allebei | Alleen als je organisatie hier beoordeelt | Beoordelingsgesprek, in de cyclus van de KVK | De eindstand per doel, de doorgeschoven punten, de doelen voor volgend jaar | Jaargesprek, hieronder |
| Beoordelingsgesprek (alleen als je organisatie beoordeelt) | Eind van een periode | Het oordeel over het functioneren | Terug | Ja | Bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen samen met de planning in één combinatiegesprek | Het oordeel, met de gevolgen | beoordelingsgesprek |
Het laatste gesprek in een dienstverband is een ander gesprek: het exitgesprek.
De namen van de gesprekken verschillen per organisatie, de plek in het jaar niet. De KVK noemt het middelste gesprek een functioneringsgesprek. De Omgevingsdienst Regio Nijmegen voert sinds 2018 twee formele gesprekken per jaar: een combinatiegesprek van planning en beoordeling, en een voortgangsgesprek met het ontwikkelgesprek erin.
De Radboud Universiteit houdt het jaargesprek juist los van beoordelen. Wie wil weten welk gesprek hij heeft, kijkt dus naar de plek in het jaar en naar de vraag of er een oordeel uitkomt.
Het korte gesprek dat je elke week met een medewerker hebt, is iets anders: dat is het 1-op-1-gesprek. Kijk je terug op iets wat af is, zoals een proeftijd of een project, dan is het een evaluatiegesprek.
Bronnen: KVK, planningsgesprek (bijgewerkt 24 maart 2025) · Omgevingsdienst Regio Nijmegen, Kaderregeling HR gesprekkencyclus · Radboud Universiteit, Regeling jaargesprekken.
Je weet nu welk gesprek het is. Wat bespreek je er dan?
Wat bespreek je bij een voortgangsgesprek?
In een voortgangsgesprek loop je de afgesproken doelen één voor één na: hoe staat het, wat zat er in de weg, en blijft het doel staan of stel je het bij. Daarna komen werkdruk en ontwikkeling aan bod.
- Per doel de stand: gehaald, niet gehaald of bijgesteld.
- Wat er in de weg zat, als een doel niet gehaald is.
- Het besluit per doel: laten staan, bijstellen met een nieuwe termijn, of schrappen.
- Werkdruk en welzijn: hoe het gaat, en wat er moet veranderen.
- Ontwikkeling, en wat er naar het volgende gesprek gaat.
Dezelfde onderwerpen noemt werkgeversvereniging AWVN voor het periodieke gesprek, met daarbij werkdruk en de balans tussen werk en privé. De agenda van het gesprek staat bij het functioneringsgesprek.
Je voortgangsgesprek voorbereiden, als leidinggevende en als medewerker
Een voortgangsgesprek bereid je per doel voor: wat was afgesproken, hoe staat het, en wat heb je nodig.
Als leidinggevende. Leg de doelen van het begin van het jaar erbij en zoek per doel de cijfers op. In het voorbeeld haalde de teamleider de doorlooptijd de dag ervoor uit het zaaksysteem. Dat gesprek duurde 30 minuten, en daarin kwamen vier doelen, werkdruk, een cursus en een doorgroeivraag aan bod.
Als medewerker. Schrijf per doel je eigen stand op, met de reden, en wat je nodig hebt. Zet je wens (een cursus, doorgroei) in één zin die je kunt voorlezen, en vraag in het gesprek waar hij in het verslag komt. Vraag vooraf of er een oordeel volgt en of het verslag in je dossier gaat.
Alles wat je bespreekt, moet straks ergens staan. Wat zet je op papier?
Wat moet er in het verslag van een voortgangsgesprek staan?
Een voortgangsverslag ordent per doel: de stand, de reden, en wat er is besloten, met de nieuwe termijn als een doel is bijgesteld.
- Per doel de stand en de reden. De reden, niet de persoon: “het team zit twintig procent boven het aanvragenvolume” in plaats van “werkt te langzaam”.
- Een bijstelling, met de nieuwe datum. Niet “later”, maar 30 september.
- Afspraken met een naam en een moment. Hoe je dat scherp krijgt, staat bij afspraken vastleggen.
- Wat naar het volgende gesprek schuift, met dat gesprek erbij. “Als eerste agendapunt in het jaargesprek” in plaats van “komt nog terug”.
Het format van een verslag van een voortgangsgesprek
Dit is het format, in de volgorde van het verslag hieronder. Neem het over in je eigen document.
- Samenvatting: in twee of drie zinnen de stand, wat er is besloten en wat er schuift.
- Per doel: de naam van het doel en de stand (gehaald, niet gehaald, bijgesteld), de reden, het besluit (laten staan, bijstellen, schrappen) en de nieuwe termijn.
- Besluiten: wat er in het gesprek is vastgesteld.
- Afspraken: wie, wat, wanneer.
- Openstaand: wat op tafel kwam zonder toezegging, met het moment waarop het terugkomt.
- Volgend gesprek: wanneer, en wat er als eerste op de agenda staat.
Er is geen formulier om te downloaden: dit is een volgorde, geen invulblad met velden.
Het belangrijkste deel van een voortgangsverslag is wat er niet is besloten.
De doelen staan al in het systeem. Wat verloren gaat, is wat op tafel kwam zonder toezegging: de cursus die van het budget afhangt, de doorgroei die naar december gaat, het werkdruksignaal waar niets over is beloofd. Precies die punten worden later de agenda van het jaargesprek, of het verwijt “dat heb je nooit opgeschreven”.
Gaat het verslag het personeelsdossier in, dan mag de medewerker het inzien (AVG, artikel 15). Stuur het daarnaast eerst ter controle naar de medewerker, zoals Bas in het voorbeeld afspreekt.
Zo ziet die opbouw eruit als hij gevuld is, onbewerkt.
Een voorbeeld van een voortgangsgesprek: het verslag dat Notuly maakte.
Dit is het verslag van een voortgangsgesprek van 30 minuten tussen een teamleider vergunningen en een vergunningverlener bij een gemeente. Het verslag is echt: Notuly maakte het, en er is niets aan veranderd. Het gesprek en de namen zijn verzonnen.
Aan tafel: Bas (teamleider) en Naima (vergunningverlener).
- Elk doel krijgt een stand, zonder oordeel over de persoon. Bij doel 4 staat dat het “niet aan Naima ligt”.
- De nieuwe termijn voor de oude dossiers is 30 september.
- De leergang staat bij Openstaand, niet bij de besluiten.
- De doorgroei gaat naar het jaargesprek in december, als eerste agendapunt. Over de vraag zelf: “Hij zegde niets toe en zei ook niets af.”
Samenvatting
Doelen 1 en 2 zijn gehaald. Het vooroverleg-spreekuur blijft bij Naima en doel 4 is bijgesteld: de 40 oude dossiers blijven bij haar, nieuwe termijn 30 september. Doel 3 blijft ongewijzigd en wordt in december bekeken. Bas bespreekt met Mirjam de werkverdeling en kijkt in september of de leergang past; doorgroei naar senior komt in het jaargesprek van december.
Onderwerpen
- Doel 1, Doorlooptijd: Gehaald. 94 procent van de reguliere aanvragen voor een omgevingsvergunning is van januari tot en met juni binnen de wettelijke termijn van acht weken afgehandeld, tegen een afgesproken 90 procent. Van de 118 afgeronde reguliere aanvragen gingen er 7 over de termijn; bij 5 daarvan kwam het welstandsadvies pas na zes weken binnen, één betrof het kinderdagverblijf waar de brandweer nog over moest oordelen en één betrof naar de herinnering van Bas een monument.
- Doel 2, Vooroverleg-spreekuur: Gehaald. Het spreekuur draait sinds april, elke dinsdagochtend van negen tot twaalf in de spreekkamer naast de publieksbalie, met boekbare halfuren via de website en een inloopmoment aan het eind. Er zijn 31 bezoekers geweest, plus circa vijf mensen die binnenliepen. De balie krijgt minder telefoontjes en Naima hoefde sinds mei maar twee keer een aanvraag buiten behandeling te stellen wegens ontbrekende stukken, tegen vroeger elke week.
- Doel 3, Buitendagen met toezicht: Niet gehaald. Naima is nul keer meegegaan; twee ingeplande dagen gingen niet door (maart: Henk ziek; mei: door de piek met dakopbouwen afgezegd omdat vier aanvragen over de termijn dreigden te gaan). Het doel blijft ongewijzigd staan en wordt in december bekeken; een dag in september wordt ingepland, bij voorkeur de grote nieuwbouw van vierentwintig woningen aan de rand van het dorp waar van alles met de geluidswering aan de hand is.
- Doel 4, Oude dossiers: Niet gehaald en bijgesteld. 23 van de 40 oude vergunningsdossiers met een openstaande gereedmelding of voorschrift zijn afgesloten; er staan er nog 17 open, waarvan de lastigste. Eén dossier betreft een bedrijfshal waarvan de aannemer failliet is; de curator reageert niet op mail. De reden van de achterstand is tijd: het team zit twintig procent boven het aanvragenvolume van vorig jaar in het eerste halfjaar en nieuwe aanvragen hebben een wettelijke termijn die de oude dossiers niet hebben. Bas noemde het team anderhalve fte tekort, wat hij sinds maart tegen het MT zegt, en vond dat dit niet aan Naima ligt. De accountant stelt vragen over de nog openstaande leges.
- Werkdruk: Naima heeft in haar formulier geschreven dat ze sinds april eigenlijk elke avond nog even haar mail doorgaat en dat ze niet weet hoe lang ze dat volhoudt. Het gaat om bijna elke avond een uur tot anderhalf uur, in april en mei ook in het weekend; ze doet het omdat ze anders achterloopt en ’s ochtends opgejaagd voelt. Ze benoemde dat het vooral zit in de nieuwe aanvragen, omdat zij de dakopbouwen en uitbouwen doet, en dat ze het spreekuur niet wil kwijt. Bas erkende dat hij de 94 procent wel zag maar niet hoe die gehaald werd, en dat de werkverdeling (die Mirjam doet, op soort) te weinig is bekeken. Slaap gaat wel, soms ligt Naima wakker van een dossier, zoals dat van de failliete aannemer.
- Ontwikkeling, Leergang omgevingsplan: Naima wil de leergang omgevingsplan doen, vijf dagen verspreid over het najaar in Utrecht, over het toetsen aan het omgevingsplan en de bruidsschat; kosten 2350 euro exclusief reiskosten. Het opleidingsbudget van dit jaar is voor een groot deel op (twee mensen naar de cursus handhaving, Daan doet zijn hbo-opleiding), dus Bas kan het nu niet toezeggen. Inschrijving sluit op 15 september; Bas kijkt in de eerste week van september of het budget het toelaat. Lukt het niet, dan volgt mogelijk volgend jaar of een goedkopere cursus; in elk geval komt de leergang dan bovenaan voor volgend jaar.
- Doorgroei naar senior vergunningverlener: Naima zit vier jaar in schaal tien en doet volgens haar al dingen die bij senior horen (meekijken met de aanvragen van Daan, het spreekuur, het inwerken van een nieuwe collega op het omgevingsloket); ze denkt aan schaal elf. Bas noemde het een terechte vraag en zag wat ze doet, maar dit hoort thuis in het jaargesprek in december, waar het als eerste agendapunt wordt besproken; hij neemt de functiebeschrijving van senior vergunningverlener mee en kijkt naar de formatie. Hij zegde niets toe en zei ook niets af.
- Overige mededelingen: Priya is bevallen van een dochter, Lina (drie kilo nog wat); ze komt na eind oktober eerst drie dagen terug en haar dossiers heeft Daan overgenomen. Het omgevingsloket had vorige week twee dagen landelijke storing met bijlagen; daar is een melding van gemaakt bij informatievoorziening. In augustus krijgt het zaaksysteem een update waardoor het scherm voor de termijnbewaking er anders uitziet; Naima krijgt een mail met een filmpje en hoeft nu niks mee te doen.
Besluiten
Het vooroverleg-spreekuur blijft elke week bij Naima; het voorstel om het om de week aan Daan te geven is verworpen, omdat het spreekuur werkt doordat mensen Naima terugzien en Daan geen ruimte heeft door de dossiers van Priya.
Doel 3 (twee keer per kwartaal een buitendag met toezicht) blijft ongewijzigd staan; het wordt niet aangepast en in december bekeken wat het is geworden.
Doel 4 is bijgesteld: de 40 oude dossiers blijven bij Naima (een deel aan Daan geven is verworpen omdat uitleggen meer tijd kost dan zelf doen) en de nieuwe termijn is 30 september. Lukt het niet, dan wordt daar in oktober over gepraat.
De vraag naar doorgroei naar senior vergunningverlener wordt in het jaargesprek in december besproken, als eerste agendapunt.
Afspraken
- Naima: plant voor de zomervakantie een buitendag in, ergens in september, op basis van de planning van Henk voor de zomervakantie
- Henk: stuurt Naima zijn planning voor september, met de datum van de grote nieuwbouw van vierentwintig woningen
- Naima: mailt Bas vandaag nog de brochure van de leergang omgevingsplan, met de data erbij
- Bas: past het formulier aan met de bijgestelde termijn van 30 september voor de oude dossiers
- Bas: gaat met Mirjam zitten voor de verdeling van de nieuwe aanvragen over het team en komt met een voorstel; het voorstel wordt samen met Naima besproken voordat er iets wordt omgegooid vrijdag 17 juli
- Bas: kijkt of de leergang omgevingsplan in het opleidingsbudget past, zodat Naima voor 15 september antwoord heeft eerste week van september
- Bas: stuurt Naima het verslag van dit gesprek, waarna zij het kan aanpassen volgende week
Openstaand
- De financiering van de leergang omgevingsplan is onzeker: de bijstelling van de begroting na de zomer moet uitwijzen of het budget het toelaat; de inschrijving sluit op 15 september. Lukt het niet, dan volgt mogelijk volgend jaar of een andere, goedkopere cursus.
- De doorgroei naar senior vergunningverlener (schaal elf) ligt open tot het jaargesprek in december; de functiebeschrijving en de formatie moeten daarbij worden meegenomen.
- Naima gaat proberen om ’s avonds de mail dicht te laten, maar beloofde niets; als het voor 17 juli erger wordt, komt ze eerder naar Bas toe.
De volgende mijlpaal is het jaargesprek in december; Naima gaat eind juli drie weken op vakantie naar de Ardèche.
Verder: het jaargesprek · wat er niet in hoort · hoe je zo’n verslag maakt
Het verslag eindigt bij het jaargesprek in december. Moet dat gesprek er eigenlijk komen, en wat staat er dan in?
Is een jaargesprek verplicht, en wat is een ontwikkelgesprek?
Een wettelijke plicht tot een jaar-, voortgangs- of ontwikkelgesprek staat in geen van de wetten op deze pagina (BW, WOR, AVG); de KVK noemt het planningsgesprek uitdrukkelijk niet verplicht. Een cao of een eigen regeling kan het wel voorschrijven.
In de cao Kinderopvang 2025-2026 heeft de medewerker één keer per jaar recht op een jaargesprek als hij erom vraagt; het gesprek moet dan binnen zes weken plaatsvinden (artikel 8.3 lid 1). De Radboud Universiteit schrijft op grond van artikel 6.7 van de cao Nederlandse Universiteiten minstens één jaargesprek per jaar voor, met een verslag binnen drie weken.
Wat de handtekening onder zo’n verslag betekent, staat bij tekenen voor akkoord of gezien. Voor een regeling voor personeelsbeoordeling is instemming van de ondernemingsraad nodig (WOR, artikel 27 lid 1 onder g); zie het beoordelingsgesprek.
Een ontwikkelgesprek gaat over groei, opleiding en loopbaan, niet over de doelen van dit jaar. Bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen is het deel van het voortgangsgesprek, en ligt het initiatief voor een los ontwikkelgesprek bij de medewerker zelf.
Vraag je daar om een cursus, dan telt de wet mee. De werkgever moet de werknemer in staat stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor zijn functie (artikel 7:611a lid 1 BW). Volgens de AWVN geldt sinds 1 augustus 2022: moet de werkgever die scholing op grond van de wet of de cao aanbieden, dan is ze kosteloos en telt de tijd als werktijd.
Een wens die niet noodzakelijk is voor de functie, spreek je af met de werkgever. In het voorbeeld hangt de leergang af van het budget, en staat hij bij Openstaand.
Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies. Speelt er een concrete zaak, leg die dan voor aan een arbeidsrechtjurist of je vakbond.
Jaargesprek: een voorbeeld van wat er anders in het verslag staat
Een jaargesprek is het gesprek aan het eind van de cyclus, waarin medewerker en leidinggevende terugkijken op het hele jaar en vooruitkijken naar het volgende. Bij organisaties die beoordelen, valt hier het oordeel; de KVK noemt dat gesprek het beoordelingsgesprek.
Het verslag van een jaargesprek heeft dezelfde opbouw als het voortgangsverslag hierboven. Drie dingen zijn anders:
- Per doel staat de eindstand over het jaar, geen tussenstand: bij doel 3 dus wat het in december is geworden met de buitendagen.
- De doorgeschoven punten komen terug, te beginnen met het eerste agendapunt: in het voorbeeld de doorgroei naar senior.
- De afspraken gaan over de doelen van volgend jaar.
Bij de Radboud Universiteit tekenen beiden het verslag voor akkoord of voor gezien.
Dit alles gaat met het verslag het dossier in. Wat hoort er dan juist niet in?
Wat er niet in het verslag hoort.
In een voortgangsverslag staat wat er gezegd en afgesproken is, niet wat je van de persoon vindt. De AVG geeft de grens: niet meer vastleggen dan nodig is voor het doel (artikel 5 lid 1 onder c).
Dit hoort er niet in:
- een cijfer of een oordeel over de persoon; dan is het een beoordelingsgesprek;
- een toezegging die niet gedaan is;
- gezondheid en medische details, ook niet bij een werkdruksignaal; dat hoort bij het verzuimgesprek;
- meningen over collega’s die er niet bij waren.
Kijk het verslag na voordat het in het dossier komt. Het verslag hierboven legt vast wat er gezegd is, ook wat terloops ter sprake kwam: dat een collega bevallen is, met de naam van het kind, en hoe Naima slaapt. In een echt dossier haal je dat weg voordat je het verslag doorstuurt, want wat het dossier ingaat, kies jij.
Dreigt er een verbetertraject, dan is het geen voortgangsgesprek meer. Dan gelden de eisen van het beoordelingsgesprek, ook voor het dossier.
Op school, in een stage of in de zorg heet een gesprek met een ouder, een stagebegeleider of een cliënt ook een voortgangsgesprek. Dat gesprek behandelt deze pagina niet: kijk bij het gesprek met ouders of bij gesprekken in de zorg.
Nakijken kan pas als het verslag er is. En dat moet eerst geschreven worden.
Met zes van die gesprekken vóór de zomer is de vraag niet wat erin moet, maar wanneer je het allemaal opschrijft. Het verslag op deze pagina schreef niemand met de hand, en niemand koos er een sjabloon voor. Het kwam uit het gesprek zelf.
Zo komt het verslag van je voortgangsgesprek uit het gesprek.
Je zegt aan het begin dat je opneemt (mag je een gesprek opnemen). Dan leg je je telefoon op tafel of start je de opname op je laptop, en er schuift geen bot aan. Voer je het gesprek online, dan draait de desktop-app mee met Teams, Zoom of Google Meet, zonder bot in de meeting (zie online in Teams).
Binnen tien minuten staat het verslag in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin. Notuly herkent zelf wat voor gesprek het was en maakt het verslag in de vorm die daarbij past, dus standaard hoef je niets te kiezen. Met Pro kies je uit de standaardsjablonen van Notuly.
Daarna stuur je het verslag naar de medewerker voor een reactie, zoals Bas afspreekt. De transcriptie gaat standaard mee als los bestand; die is uit te zetten.
Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar. De rest staat bij veilig notuleren.
Voor HR: de hele gesprekscyclus met Notuly. Jullie bepalen wie het verslag krijgt: het komt bij de leidinggevende die opneemt, en die stuurt het door. Notuly slaat je gesprekken niet op: het verslag staat in de eigen mailbox van de leidinggevende. De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie, en Team is er vanaf 2 licenties, met één factuur: zie Notuly voor je team.
Wanneer Notuly niet past.
Wil de medewerker niet dat je opneemt, dan neem je niet op en schrijf je het verslag zelf. Notuly vult geen HR-formulier of doelensysteem in: de stand per doel zet je zelf over, zoals Bas het formulier zelf aanpast. Gaat het gesprek over gezondheid of verzuim, dan is het een ander gesprek, met eigen regels (zie het verzuimgesprek).
Op Starter neem je maximaal 60 minuten per gesprek op, drie gesprekken gratis per maand; een voortgangsgesprek van een half uur past daar ruim in. Voer je er zes vóór de zomer, dan past Pro, met onbeperkt gesprekken. En Notuly legt vast wat er gezegd is: wat het personeelsdossier ingaat, kijk jij na voordat je het doorstuurt.
Veelgestelde vragen over het voortgangsgesprek.
Wat bespreek je bij een voortgangsgesprek?+
Bij een voortgangsgesprek bespreek je hoe het staat met de doelen die aan het begin van de cyclus zijn afgesproken, en of ze blijven staan of worden bijgesteld. Daarnaast komen werkdruk en ontwikkeling aan bod. Wat je eraan overhoudt, is per doel een besluit, de afspraken met een naam en een moment, en de punten die naar het jaargesprek gaan.
Wat is een voorbeeld van een voortgangsgesprek?+
Een voorbeeld: een teamleider vergunningen en een vergunningverlener lopen in 30 minuten vier doelen na; twee zijn gehaald, twee niet, en van die twee is er één bijgesteld met een nieuwe termijn van 30 september. De leergang die zij wil doen, staat open tot het budget bekend is, en haar doorgroeivraag gaat als eerste agendapunt naar het jaargesprek in december. Het volledige verslag van dat gesprek staat op deze pagina bij het voorbeeldverslag.
Is een jaargesprek verplicht?+
In het BW, de WOR en de AVG staat geen plicht tot een jaargesprek, maar een cao of een eigen regeling kan het voorschrijven. Zo heeft een medewerker in de cao Kinderopvang 2025-2026 één keer per jaar recht op een jaargesprek als hij erom vraagt, binnen zes weken (artikel 8.3 lid 1). De Radboud Universiteit schrijft op grond van artikel 6.7 van de cao Nederlandse Universiteiten minstens één jaargesprek per jaar voor.
Hoe bereid je je voor op een voortgangsgesprek?+
Als leidinggevende bereid je een voortgangsgesprek voor door per doel de cijfers op te zoeken en de afspraken van het begin van het jaar erbij te leggen. Als medewerker schrijf je per doel je eigen stand op en zet je je wens in één zin die je kunt voorlezen. De agenda van het gesprek staat bij het functioneringsgesprek.
Waarom een voortgangsgesprek?+
Een voortgangsgesprek is er om bij te sturen terwijl er nog tijd is. Een doel dat in juni scheef loopt, kun je nog bijstellen; in december kun je het alleen nog vaststellen. Zo wordt het jaargesprek geen verrassing, voor geen van beiden.
Wat is het verschil tussen een voortgangsgesprek en een functioneringsgesprek?+
Het verschil zit in de plek in het jaar en in de vraag of er een oordeel uitkomt, niet in de naam. De namen lopen door elkaar: de KVK noemt het gesprek over de voortgang van de doelen zelf een functioneringsgesprek, en de Radboud Universiteit houdt het laatste gesprek van het jaar, het jaargesprek, juist los van beoordelen. Meer daarover staat bij het functioneringsgesprek.
Wat is een ontwikkelgesprek?+
Een ontwikkelgesprek is een gesprek over groei, opleiding en loopbaan, los van de doelen van dit jaar. Het kan een eigen gesprek zijn of een deel van een ander; bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen is het deel van het voortgangsgesprek, en ligt het initiatief voor een los ontwikkelgesprek bij de medewerker zelf.
Hoe bereid je je als medewerker voor op een ontwikkelgesprek?+
Als medewerker bereid je een ontwikkelgesprek voor door te bedenken welke kant je op wilt en wat je daarvoor nodig hebt: een cursus, een taak of tijd. Ga na of het noodzakelijk is voor je functie, want noodzakelijke scholing moet de werkgever mogelijk maken (artikel 7:611a BW). Vraag in het gesprek of je wens in het verslag komt, en bij welk gesprek hij terugkomt.
Wat zet je in het voortgangsverslag als een doel niet gehaald is?+
Als een doel niet gehaald is, zet je in het voortgangsverslag de stand, de reden en het besluit: laten staan, bijstellen met een nieuwe termijn, of schrappen. In het voorbeeld blijft het ene niet gehaalde doel ongewijzigd staan tot december, en krijgt het andere een nieuwe termijn van 30 september. De reden gaat over het werk, niet over de persoon.
Hoe vaak voer je een voortgangsgesprek?+
Hoe vaak je een voortgangsgesprek voert, staat in geen van de wetten op deze pagina; dat bepaalt je organisatie, soms via de cao. De Omgevingsdienst Regio Nijmegen gaat sinds 2018 uit van twee formele gesprekken per jaar: een combinatiegesprek van planning en beoordeling, en een voortgangsgesprek waar het ontwikkelgesprek deel van is.
Wat doe je als het verslag van je voortgangsgesprek niet klopt?+
Klopt het verslag van je voortgangsgesprek niet, reageer dan schriftelijk en per punt voordat het in je dossier gaat, en vraag om een correctie of om je reactie erbij. Een verslag in je personeelsdossier mag je inzien (AVG, artikel 15). Moet je tekenen en ben je het oneens, teken dan voor gezien en niet voor akkoord. Zo schrijft de regeling van de Radboud Universiteit het bijvoorbeeld voor; zie tekenen voor akkoord of voor gezien.
Kan Notuly het verslag van een voortgangsgesprek maken?+
Notuly, een Nederlandse AI-notulist, maakt het verslag van een voortgangsgesprek, fysiek, hybride en online. Binnen tien minuten staat het in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin, en jij bepaalt wie het krijgt. Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter. De stand per doel zet je zelf over in je eigen formulier.
Nu, of in het jaargesprek?
Vijf dingen die in een voortgangsgesprek opkomen, en waar ze horen:
- Een doel is niet gehaald door iets van buiten. Dat hoort nu, in het voortgangsgesprek: laat het doel staan of stel het bij. In het verslag komen de reden en, bij een bijstelling, de nieuwe termijn.
- De medewerker geeft een werkdruksignaal. Dat hoort nu: benoem het in de woorden van het gesprek, met een afspraak met een naam en een moment. Gaat het over gezondheid, dan is het een ander gesprek.
- Er is een cursuswens die van het budget afhangt. Die leg je nu voorwaardelijk vast, met de datum waarop het antwoord komt. Is de cursus noodzakelijk voor de functie, dan moet de werkgever hem mogelijk maken (artikel 7:611a BW).
- De medewerker vraagt om een hogere schaal of doorgroei. Dat hoort in het jaargesprek. In het voortgangsverslag staat alleen dát het daar besproken wordt, zonder toezegging.
- Er is een oordeel over het functioneren. Dat hoort in het beoordelingsgesprek. In een voortgangsverslag staat het niet.
Bronnen.
Gepubliceerd op 2 november 2026. Laatst bijgewerkt: 2 november 2026. De bronnen zijn geraadpleegd op 31 oktober en 1 november 2026.
Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies. Speelt er een concrete zaak, leg die dan voor aan een arbeidsrechtjurist of je vakbond.
- KVK, Wat is een planningsgesprek en hoe pak je het aan?, bijgewerkt 24 maart 2025
- Omgevingsdienst Regio Nijmegen, Kaderregeling HR gesprekkencyclus, geldend vanaf 25 januari 2017
- CNV, cao Kinderopvang 2025-2026, Jaargesprek en beoordeling
- Radboud Universiteit, Regeling jaargesprekken, laatst gewijzigd per 10 november 2025
- Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 611a, versie geldend vanaf 8 oktober 2026
- AWVN, Scholingsplicht en studiekosten, bijgewerkt december 2022
- AWVN, Gesprekken met medewerkers: varianten en kenmerken
- Wet op de ondernemingsraden, artikel 27, versie geldend vanaf 18 februari 2023
- Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), artikel 5 en 15
- Het voorbeeld: een verslag dat Notuly maakte van een verzonnen voortgangsgesprek van 30 minuten, op 31 oktober 2026, in de vorm Automatisch, zonder nabewerking.
Jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag.
Leg bij je volgende voortgangsgesprek de doelen op tafel en laat het verslag aan Notuly. Ook wat er openstaat, komt erin.