Hoe kun je een Teams vergadering notuleren?

Zet transcriptie aan via Meer, Record and transcribe, Start transcription voor de ruwe tekst, en gebruik Teams Premium of Microsoft Copilot voor een automatische samenvatting met actiepunten. Welke samenvatting je krijgt, hangt af van je Microsoft-licentie. Heb je geen Premium of Copilot, dan neemt een aparte notuleer-app zoals Notuly het gesprek zelf op en maakt er een verslag van.

Ga naar office.com, klik rechtsboven op je profiel, kies Mijn account en daarna Abonnementen, en kijk of daar Teams Premium of Microsoft Copilot bij staat. Staat dat er niet, dan heb je waarschijnlijk een gewoon betaald Microsoft 365-abonnement zonder die toevoegingen. Je beheerder kan dit per gebruiker controleren in het Microsoft 365 admin center.

Ja, maar alleen de ruwe transcriptie zit standaard in vrijwel elk betaald Microsoft 365-abonnement, zonder samenvatting. De automatische samenvatting met besluiten en actiepunten vereist Teams Premium of Microsoft Copilot. Heb je die niet, dan kun je het transcript zelf uitwerken of een aparte notuleer-app gebruiken.

Transcriptie is de letterlijke tekst van wat er gezegd is; AI-notulen zijn de samenvatting daarvan, met besluiten en actiepunten eruit gefilterd. Transcriptie krijg je in Teams vrijwel altijd, de samenvatting alleen met Teams Premium of Microsoft Copilot. Het eerste is grondstof, het tweede is het verslag waar je mee verder kunt.

Ja, mits je het aan het begin van de vergadering meldt en duidelijk maakt waarvoor. Voor een gewone interne werkvergadering is die transparantie doorgaans genoeg; je hoeft geen formulieren rond te sturen, je moet het alleen niet stiekem doen. De vraag waar de data staat en wat de grondslag is, is een aparte vraag voor je DPO.

Een van beide volstaat: met allebei staat er na afloop vanzelf een recap klaar, en met Microsoft Copilot kun je daarnaast tijdens en na de vergadering zelf om notulen vragen en die verder gebruiken. Welke voor jou logischer is, hangt af van de rest van je werk. Voor de afweging tussen een Microsoft-licentie en een losse app lees je de vergelijking Notuly vs Copilot.

Ja, Nederlands (Nederland) staat in de talenlijst van Teams-transcriptie, alleen werkt het niet feilloos: een naam, een bedrag of een afkorting kan net verkeerd vallen, dus loop de notulen daar even op na. Wissel je in een gesprek tussen talen, let dan op: Teams transcribeert in de gesproken taal die voor de vergadering is ingesteld, en spreekt iemand een andere taal, dan vraagt Teams de organisator die instelling aan te passen.

In een ruw transcript staan vaak geen namen omdat het systeem stemmen pas aan een persoon koppelt als het weet wie wie is. In een zaal met een gedeelde microfoon komen alle stemmen via hetzelfde kanaal binnen, waardoor sprekers slecht uit elkaar te houden zijn. Een persoonlijk apparaat per deelnemer of een ingerichte Teams Room verbetert dit.

Bij de Microsoft-routes blijft je data binnen je eigen Microsoft 365-omgeving en regel je beheer en toegang met je eigen IT of DPO. Kies je de aparte route van Notuly, dan wordt alles verwerkt in Nederland (servers in Amsterdam), verlaat het de EU niet, wordt de audio binnen een minuut na verwerking gewist en is een verwerkersovereenkomst beschikbaar vanaf een Team-licentie. AVG-proof hangt vooral af van wie de data verwerkt en of dat is vastgelegd.

Zonder Copilot doen de Microsoft-licenties daar niets, omdat er geen vergadering draait om samen te vatten. Met een Microsoft Copilot-licentie kan de Facilitator-agent wel meeschrijven vanuit de Teams-app op je telefoon, of in een ingerichte Teams Room via een QR-code (nog public preview); dan blijven de notulen in je Microsoft-omgeving en krijgen externen ze niet. Wil je dat niet, dan vangt een aparte notuleer-app met je telefoon op tafel het op. De diepte van dit scenario staat op de pagina over Teams-transcriptie bij een fysieke vergadering.