Telefoon op tafel
Je legt je telefoon naast het rapport en drukt op de opnameknop. Je maakt oogcontact, luistert en schrijft niets op.
N.
Notuly.Even voorstellen. Vraag maar raak.
Veelgestelde vragen
Oudergesprek vastleggen
Oudergesprekken vastleggen. Zonder avondwerk.
Het gesprek duurt tien minuten, het uitwerken een kwartier tot een half uur. Notuly maakt het verslag terwijl jij met de ouders praat: binnen tien minuten in je mail, klaar om na te lezen.
Beschikbaar op macOS, Windows, iOS en Android.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Kort antwoord
Een oudergesprek vastleggen betekent schriftelijk vastleggen wat leerkracht en ouders bespraken over de ontwikkeling van een leerling, inclusief de gemaakte afspraken. Handmatig kost dat 15 tot 30 minuten per gesprek. Notuly maakt het verslag automatisch terwijl jij het gesprek voert: telefoon op tafel is genoeg, en binnen tien minuten staat het in je mail.
- Uitwerktijd handmatig
- 15 tot 30 minuten per gesprek
- Met Notuly
- Ongeveer 2 minuten nalezen per verslag
- Per leerkracht
- 19 tot 37 uur verslagwerk per jaar
- Verslag
- Binnen tien minuten in je mail
- Platformen
- iOS, Android, macOS en Windows
- Opname
- Audio binnen een minuut na verwerking gewist
- Gratis proberen
- Drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens
Het probleem
Waar de tijd werkelijk zit.
Van drie kwartier tot een uur per leerling is het gesprek zelf een kwartier. De rest is administratie.
Je voert acht tot twaalf gesprekken achter elkaar. Aan het eind van de middag is je concentratie op en zijn je aantekeningen kort, haastig en soms onleesbaar. Was het de moeder van Daniël die vroeg naar de rekentoets, of die van Sam? Het uitwerken kost zoveel tijd omdat je achteraf moet reconstrueren wat er gezegd is, niet omdat het verslag zelf ingewikkeld is.
Drie rondes per jaar, 25 leerlingen per klas: dat is 19 tot 37 uur per jaar aan het vastleggen van oudergesprekken. Per leerkracht, alleen aan dit ene gesprekstype. Meer over de totale verslagleggingslast op school lees je bij notuleren in het onderwijs.
- Voorbereiding: ongeveer 10 minutenOverdag, tussen de lessen door. Rapport en toetsgegevens erbij pakken.
- Het gesprek: 10 tot 15 minutenNa lestijd, in blokken van acht tot twaalf gesprekken achter elkaar.
- Aantekeningen doornemen: ongeveer 5 minutenDirect na het blok, als je concentratie al op is.
- Verslag uitwerken: 15 tot 30 minuten's Avonds thuis. Hier zit de tijd: reconstrueren wat er drie gesprekken geleden precies gezegd is.
Het format
Wat er in een goed gespreksverslag hoort.
De kern van wat besproken is en de afspraken die zijn gemaakt. Niet de volledige discussie, niet elk detail, niet je eigen interpretatie. Een half A4 is genoeg.
- KindNaam, groep en datum. Niet de achternaam van de ouders: privacy.
- LeerontwikkelingWaar het kind staat en wat goed gaat. Geen vergelijking met andere leerlingen.
- Sociaal-emotioneelWerkhouding, gedrag in de klas, welbevinden. Geen diagnoses of vermoedens zonder onderbouwing.
- AfsprakenConcrete acties: wie doet wat, en wanneer. Geen vage intenties als "we houden het in de gaten".
- VervolgDatum van het volgende gesprek, als dat nodig is. Geen open eindjes zonder eigenaar.
Vuistregel: als een ouder het verslag leest en niet begrijpt wat er van hem verwacht wordt, is het verslag niet af.
Gescheiden ouders. Hebben beide ouders ouderlijk gezag, dan heeft de school naar beiden een actieve informatieplicht: beide ouders ontvangen hetzelfde verslag. Houd daar rekening mee in hoe je formuleert.
Zo formuleer je afspraken die werken
Het verschil tussen een verslag dat in een la belandt en een verslag waar iets mee gebeurt, zit in de afspraken. Een goede afspraak heeft drie kenmerken: een naam (wie), een actie (wat) en een moment (wanneer). Ontbreekt er een van de drie, dan is het geen afspraak maar een intentie.
Dus niet "we houden het in de gaten", maar "juf Leila observeert Daniël twee keer per week tijdens groepswerk en noteert of hij initiatief neemt". Niet "thuis meer lezen", maar "moeder en Daniël kiezen samen een boek in de bieb; Daniël leest elke dag tien minuten na het avondeten".
En niet "we kijken hoe het gaat", maar "vervolggesprek op 12 maart; verbetert het leesniveau eerder, dan is dat niet nodig".
Een sjabloon voor elk gesprek.
Oudergesprek, rapportgesprek, startgesprek of leerlingbespreking: Notuly herkent het gesprekstype en kiest de passende vorm. Een oudergesprek krijgt besproken punten, afspraken en vervolg, geen notulen met agendapunten en rondvraag. Met een Team-licentie personaliseer je de sjablonen in de huisstijl van je school.
Boek een demo9:41
Stap 1 / 2
Voorbeelden
Twee verslagen, twee tonen, hetzelfde format.
Het eerste is een standaardgesprek. Het tweede is een gesprek waarin zorgen besproken worden.
Voorbeeld 1: een standaard voortgangsgesprek
Daniël, groep 5. Aanwezig: juf Leila en de moeder van Daniël.
Leerontwikkeling. Rekenen op niveau; de tafels zijn geautomatiseerd, bij redactiesommen heeft Daniël moeite met het vertalen van tekst naar een berekening. Technisch lezen op niveau, begrijpend lezen is een aandachtspunt: Daniël leest thuis weinig.
Sociaal-emotioneel. Daniël werkt rustig en zelfstandig. In groepswerk neemt hij weinig initiatief en hij vraagt niet snel om hulp als hij vastloopt.
Afspraken. School: juf Leila geeft twee keer per week extra instructie bij redactiesommen in de kleine groep. Thuis: moeder en Daniël kiezen samen een boek in de bieb; Daniël leest elke dag tien minuten na het avondeten.
Vervolg. Geen vervolggesprek nodig; volgende gespreksronde in maart.
Voorbeeld 2: een gesprek met zorgen over het niveau
Sam, groep 5. Aanwezig: juf Leila, vader en moeder van Sam.
Leerontwikkeling. Rekenen onder niveau; de basisvaardigheden gaan goed, maar bij vermenigvuldigen en delen loopt Sam vast. De achterstand is het afgelopen half jaar niet kleiner geworden. Technisch en begrijpend lezen op niveau.
Besproken zorgen. Juf Leila geeft aan dat de rekenachterstand aandacht vraagt. Vader geeft aan dat Sam thuis ook moeite heeft met rekenhuiswerk. Ouders en leerkracht zijn het erover eens dat extra ondersteuning wenselijk is.
Afspraken. School: juf Leila bespreekt met de intern begeleider of Sam in aanmerking komt voor extra rekenhulp; terugkoppeling aan ouders voor 1 december. Thuis: drie keer per week tien minuten tafels oefenen met de app die school aanbeveelt.
Vervolg. Vervolggesprek op 16 januari om de voortgang te bespreken.
Merk op: het verslag beschrijft wat er gezegd is, niet wat de leerkracht vindt. "Vader geeft aan dat", "ouders en leerkracht zijn het erover eens dat". Dat telt zodra het verslag naar beide ouders gaat of later in een leerlingbespreking terugkomt.
In de praktijk
Hoe vertel je ouders dat je opneemt?
Niet het opnemen zelf, maar het zinnetje ervoor: daar zien de meeste leerkrachten tegenop. In de praktijk valt het mee.
Standaard, de eerste keer: "Ik gebruik een app die het gesprek opneemt en er een verslag van maakt. Zo krijgen we allebei een samenvatting van wat we besproken hebben en van de afspraken. De opname wordt direct daarna gewist. Vinden jullie dat goed?"
Als een ouder aarzelt: "Ik begrijp het, het is niet verplicht. Hebben jullie liever dat ik niet opneem, dan doen we het op de oude manier: dan schrijf ik het na afloop uit en stuur ik het jullie toe."
Twee dingen om te onthouden. Je bent wettelijk verplicht om alle deelnemers te informeren. En het helpt om de opname alvast aan te kondigen in de uitnodiging voor de gespreksronde; dan is het geen verrassing aan tafel. De meeste ouders reageren positief, zeker als ze horen dat ze zelf ook het verslag ontvangen. Na de eerste ronde denkt bijna niemand er meer over na.
Eerlijk
Wanneer het niet past.
Ouders die niet willen dat er opgenomen wordt. Komt voor. Respecteer het, pak pen en papier en werk het verslag op de oude manier uit.
Verslagen die direct in het LVS moeten staan. Notuly stuurt het verslag per mail. Van daaruit kopieer je het naar ParnasSys of Magister; een directe koppeling is er niet. Vereist jouw school dat alles direct in het LVS wordt ingevoerd, dan is dat een extra stap.
Besturen die ISO 27001-certificering als harde eis stellen. Notuly is zelf niet gecertificeerd. Wij werken conform ISO-normen en onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam. Het bredere overzicht staat bij veilig notuleren.
Gebruikt je school al Copilot? Die notuleert alleen in Teams; voor het gesprek aan tafel doet hij niets, en je audio gaat naar servers in de VS. De desktop-app van Notuly notuleert rechtstreeks vanaf je laptop, ook in Teams. De volledige vergelijking staat bij Notuly vs Copilot.
Geen enkele werkwijze is foutloos. Bij handmatig uitwerken maak je reconstructiefouten; AI maakt andere fouten, zoals een verkeerd gespelde naam. Het verschil is wanneer je ze corrigeert: 's avonds in een kwartier tot een half uur, of direct in twee minuten.
Voor beslissers
Wat het je school oplevert.
De rekensom voor een school met 15 leerkrachten en drie gespreksrondes per jaar. Handmatig kost het uitwerken 15 tot 30 minuten per gesprek: 280 tot 560 uur per jaar, schoolbreed. Met Notuly leest elke leerkracht zijn verslagen in ongeveer twee minuten per gesprek na: schoolbreed ongeveer 45 uur. De besparing: 235 tot 515 uur per jaar.
De kosten: 15 Pro-licenties kosten €202,35 per maand incl. btw, €2.428 per jaar. Ook in het voorzichtigste scenario (15 minuten per gesprek) staat daar 235 uur tijdwinst tegenover.
Werkdrukgelden. AI-notuleren verlaagt de administratieve last van verslaglegging. Scholen kunnen werkdrukgelden hiervoor inzetten, mits afgestemd met team en MR. Meer over werkdrukgelden en andere vergadertypen: notuleren in het onderwijs.
Met Notuly
Zo werkt het op de gespreksavond.
Geen aantekeningen, geen reconstructie. Je eerste verslag maak je direct na het downloaden.
Volgende ouders binnen
Je stopt de opname en laat de volgende ouders binnen. Notuly herkent het gesprek als oudergesprek en zet besproken punten, afspraken en vervolg op een rij: binnen tien minuten in je mail.
Nalezen en versturen
Acht gesprekken, acht verslagen. Ouders en leerkracht krijgen dezelfde samenvatting; jij leest elk verslag in twee minuten na voordat je het verstuurt.
Op al je apparaten
Ook op macOS en Windows.
Beeldbellen via Teams, Zoom of Google Meet? De desktop-app notuleert rechtstreeks vanaf je laptop. En met de iPhone- en Android-app leg je elk gesprek onderweg vast.
Kies je plan.
Starter
Gratis
- 3 gesprekken per maand
- 60 minuten per opname
- Verslag met samenvatting en actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, niets bewaard
Pro
€9,99 / mnd
- Alles uit Starter
- Onbeperkt gesprekken
- Onbeperkte opnameduur
- Tot 32 sprekers
- Word-bestand (.docx)
- Zelf sjablonen kiezen
Team
€10,99 / licentie / mnd
- Alles uit Pro
- Eigen huisstijl in het Word-bestand
- Eigen sjablonen bouwen
- Teambeheer met rollen
- Eén factuur, centraal
- Prioriteit support
- Verwerkersovereenkomst
Veertien dagen gratis proberen
Enterprise
Op maat
- Alles uit Team
- Persoonlijke accountmanager
- SSO (single sign-on)
- Custom DPA
- Volume-korting
Starter & Pro: prijzen incl. btw · Team & Enterprise: prijzen ex. btw
Wij bewaren je gesprek niet.
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter. Wat wij niet bewaren, kan ook niet lekken.
Eigen servers in AmsterdamISO 27001-gecertificeerd datacenter. Je data verlaat de EU niet.
Eigen AI-modelZelf gehost in de EU. Geen Big Tech in de verwerking.
Geen training op jouw gesprekkenWat jij zegt, blijft van jou.
Verwerkersovereenkomst conform AVGBeschikbaar voor organisaties, vanaf een Team-licentie.
Wij werken conform:
ISO 27001.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.
Vragen.
Moet ik ouders vertellen dat ik opneem?+
Ja. Je bent wettelijk verplicht om alle deelnemers te informeren. Vertel het aan het begin van het gesprek, of kondig het alvast aan in de uitnodiging voor de gespreksronde.
Wat als een ouder bezwaar maakt?+
Neem dat gesprek niet op. Val terug op pen en papier.
Krijgen ouders ook het verslag?+
Jij bepaalt wie het ontvangt. Je voert de mailadressen in na het gesprek. Hebben beide ouders ouderlijk gezag, stuur het verslag dan naar beiden: de school heeft naar beide ouders een actieve informatieplicht.
Werkt het in het Nederlands?+
Ja. Transcriptie, samenvatting en afspraken zijn in het Nederlands. Notuly herkent meer dan 90 talen automatisch.
Kan ik het verslag in het leerlingvolgsysteem zetten?+
Het verslag komt per mail binnen. Kopiëren naar ParnasSys of Magister kan; een directe koppeling is er niet.
Hoeveel sprekers herkent Notuly?+
Tot 32. Bij een oudergesprek ruim voldoende.
Wat gebeurt er met de audio?+
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Er is geen archief bij Notuly.
Maakt AI fouten?+
Ja. Namen kunnen verkeerd staan, een nuance kan missen. Lees het verslag altijd na voordat je het verstuurt; reken op twee minuten per gesprek.
Werkt Notuly op Android?+
Ja. Notuly is beschikbaar op iOS, Android, macOS en Windows.
Is er een verwerkersovereenkomst?+
Ja. Een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) is beschikbaar vanaf een Team-licentie, via team@notuly.nl.
Samenvatting: oudergesprek vastleggen. Een oudergesprek vastleggen kost een leerkracht 15 tot 30 minuten per gesprek; drie rondes per jaar en 25 leerlingen betekent 19 tot 37 uur per leerkracht, op een school met 15 leerkrachten 280 tot 560 uur per jaar. Notuly maakt het verslag automatisch: telefoon op tafel, gesprek voeren, samenvatting met afspraken in de mail. Verwerking op eigen Nederlandse servers in Amsterdam, audio binnen een minuut na verwerking gewist, geen archief en geen AI-training op jouw data. Verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Lees ook.
OnderwijsNotuleren op school: van teamvergadering tot MDO.Automatisch notulerenNotulen zonder typen, van elk gesprek.Veilig notulerenWat er met je audio gebeurt, en waarom er geen archief is.Notulen appElk gesprek opnemen met je telefoon.Notuly vs CopilotDe vergelijking voor scholen die Teams gebruiken.Wat kost een notulist?Tarieven en alternatieven naast elkaar.
Probeer het bij je volgende gespreksronde.
Telefoon op tafel, gesprek voeren, verslag in je mail. Drie gesprekken gratis, zonder betaalgegevens.