Leerlingbespreking: verslag en wie het mag lezen

Kort antwoord

Een leerlingbespreking is een bespreking door leerkrachten en begeleiders van de vorderingen en de persoonlijke ontwikkeling van een leerling. In handelingsgericht werken spreek je daarbij ook af wat een kind de komende periode nodig heeft, en wie wat doet. Ouders zitten er meestal niet bij, maar ze mogen op verzoek lezen wat er over hun eigen kind is vastgelegd, niet wat er over andere kinderen staat.

Wie aan tafel: de groepsleerkracht en de intern begeleider, soms een duo-collega; in het voortgezet onderwijs de mentor en de docenten van de klas.
Wanneer: meestal na de toetsmomenten. Dat is een gewoonte van scholen, geen wettelijk ritme.
Wat het oplevert: per kind een besluit, wie wat doet, en een bijgewerkt groepsplan.
Waar het landt: in het leerling- en onderwijsvolgsysteem dat elke basisschool gebruikt (Wpo, artikel 45b).
Ook genoemd: rapportbespreking.

Direct naar: wie mag het lezen · het verslag · voorbereiden

Wie mag het verslag van de leerlingbespreking lezen?

Ouders met gezag mogen lezen wat er in de leerlingbespreking over hun eigen kind is vastgelegd; wat over andere kinderen gaat, krijgen ze niet.

In de aantekeningen staat ook een vermoeden dat nog niet met de moeder besproken is, en een zin over de broer van haar dochter. Wat mag de intern begeleider haar sturen? Dat hangt af van wie er leest.

Wie mag het verslag van de leerlingbespreking lezen
Wie	Wat die mag lezen	Op grond van	Wat het betekent voor hoe je schrijft
Leerkracht (en duo-collega)	Het hele verslag. Het is het werkdocument van wie aan tafel zat.	De taak van de school en het privacyreglement van de school	Schrijf alsof elke rij hieronder meeleest.
Intern begeleider	Het hele verslag. Zij zet in het leerlingvolgsysteem wat het kind verder helpt.	De taak van de school en het privacyreglement van de school; Wpo, artikel 45b voor het volgsysteem	Schrijf per kind wat er besloten is, zodat zij het kan overzetten.
Ouders met gezag	Op verzoek een kopie van de passages over hun kind, niet wat over andere kinderen gaat. Los daarvan informeert de school hen over de vorderingen, volgens Kennisnet tot hun kind 18 is.	AVG, artikel 15, zoals Kennisnet het uitlegt; Wpo, artikel 11	Per kind een eigen alinea.
Ouder zonder gezag	Op verzoek informatie over belangrijke feiten en omstandigheden. Geen kopie van het verslag, want het inzagerecht ligt bij de ouder met gezag. Geen informatie als het belang van het kind zich ertegen verzet, of als de ouder met gezag die informatie ook niet zou krijgen.	BW Boek 1, artikel 377c; UAVG, artikel 5 lid 4	Schrijf zo dat je de kern in een paar zinnen kunt navertellen. Bij gescheiden ouders: zie het oudergesprek.
De leerling, onder 12 jaar	Via de ouders met gezag.	UAVG, artikel 5 lid 4	In het basisonderwijs dus vrijwel altijd de ouders.
De leerling, vanaf 12 jaar	Van 12 tot 16 jaar zelf, of via de ouders met gezag. Vanaf 16 jaar zelf, want lid 4 geldt dan niet meer.	UAVG, artikel 5 lid 4, versie vanaf 1 september 2026	Schrijf vanaf groep 8 alsof de leerling meeleest.

Collega's buiten het overleg, zoals de leerkracht van volgend jaar, krijgen wat ze voor hun werk nodig hebben: meestal het groepsplan, niet het verslag. Externen, zoals de orthopedagoog van het samenwerkingsverband, krijgen leerlinggegevens alleen als daar een wettelijke grond voor is. In de praktijk is dat toestemming van de ouders, net als bij de screening van Fenna in het verslag.

Ouders zitten wel aan tafel bij het ontwikkelingsperspectief: dat evalueert de school minstens één keer per schooljaar met de ouders, en met de leerling erbij (Wpo, artikel 40a).

Een school mag inzage alleen beperken als dat noodzakelijk en evenredig is om het kind of de rechten van anderen te beschermen (UAVG, artikel 41 lid 1 onder i). Volgens Kennisnet kan dat alleen bij hoge uitzondering, bijvoorbeeld bij notities van een mentorgesprek waarin een leerling in vertrouwen over thuis vertelde.

Lees je ergens dat tot 16 jaar alleen de ouders beslissen? Dat stond tot 31 augustus 2026 in de wet, en zo staat het ook in de Kennisnet-handreiking van 2019. Sinds 1 september 2026 kan een leerling van 12 tot 16 jaar zijn rechten ook zelf uitoefenen.

Dit gaat over de school. Voor het dossier in de jeugdhulp gelden andere leeftijdsregels; zie rapporteren in de jeugdzorg.

Wetteksten nagelezen op 1 november 2026. Algemene uitleg, geen juridisch advies.

De intern begeleider krijgt de mail. Wat nu?

Een inzageverzoek in het leerlingdossier is een verzoek aan de school, niet aan jou. De intern begeleider stuurt het verslag dus niet zelf door, maar geeft het verzoek door aan wie het op school afhandelt.

Wie dat is, regelt het schoolbestuur, dat volgens Kennisnet de verwerkingsverantwoordelijke is. Het kan de functionaris gegevensbescherming zijn, een privacy officer of ict-coördinator, of op een basisschool de directeur. Daarna gaat het in drie stappen:

Leg het verzoek vast met de datum van binnenkomst. Vanaf die dag heeft de school een maand; bij een ingewikkeld verzoek mag dat in uitzonderlijke gevallen maximaal drie maanden worden.
Zoek de passages over het kind en maak zwart wat over andere kinderen of andere mensen gaat.
Stuur de kopie binnen die termijn. Kosten rekent de school in principe niet.

De moeder uit de mail krijgt zo de passages over haar dochter, niet de alinea's over de drie andere kinderen.

Het format van een verslag van de leerlingbespreking: per kind een alinea.

Schrijf per kind een eigen alinea, zodat de school bij een inzageverzoek alleen dat deel hoeft te geven. Het format heeft zeven rubrieken, in deze volgorde:

Samenvatting: de besluiten in een paar regels.
Deelnemers: wie er was, met de rol.
Het groepsdeel: hoe de groep ervoor staat na de toets.
Casusbespreking: per kind een alinea.
Besluiten: per kind wat er besloten is, en waarom.
Afspraken: wie wat doet, met naam en datum.
Openstaand: wat nog niet besloten is, en wanneer het terugkomt.

Het verslag hieronder volgt dit format; een formulier om te downloaden is er niet. Noem een kind buiten de casusbespreking alleen waar het moet, want ook daar knipt de school.

De Wet op het primair onderwijs noemt de leerlingbespreking niet; ze vraagt wel een leerling- en onderwijsvolgsysteem en een rapportage aan ouders. Maar wat de school ervan opschrijft, valt onder inzage: Kennisnet noemt “notulen en verslagen van vergaderingen en overleggen met of over de leerling en diens ouders” uitdrukkelijk als gegevens die ouders en leerlingen mogen inzien.

Vier regels die daaruit volgen:

Eén kind per alinea, en geen ander kind of broer of zus in die alinea.
Een waarneming in plaats van een diagnose: “drie keer op rij een V op spelling”, niet “dyslectisch”.
Wat nog niet met de ouders besproken is, staat er als open punt, niet als conclusie.
Per kind een besluit, een naam en een moment. Waarom één naam werkt, staat bij één naam per afspraak.

Ook je eigen aantekeningen tellen mee, als de school ze bewaart: Kennisnet noemt de notities van een mentor bij een mentorgesprek als voorbeeld van wat ouders kunnen inzien.

Het verslag hieronder laat zien waar die regels werken, en waar de school zou knippen of bij het nalezen iets zou aanpassen.

De leerlingbespreking in de HGW-cyclus.

In handelingsgericht werken (HGW) hoort de leerlingbespreking bij een cyclus van vier fasen: waarnemen, analyseren en begrijpen, plannen, en realiseren. Daarna begint de cyclus opnieuw.

Eerst komt de groep, met het overzicht na de toets. Daarna komen de kinderen die iets anders nodig hebben. Daarin zit ook het verschil tussen een groepsbespreking en een leerlingbespreking; het verslag hieronder doet beide in één overleg.

Waarnemen: de toetsuitslagen en wat je in de klas ziet. In het verslag: negen van de zesentwintig kinderen op een IV of V bij begrijpend lezen, waar dat bij de begintoets vijf waren.
Analyseren en begrijpen: wat een kind nodig heeft, en wat helpt of in de weg zit. In het verslag: de terugval ligt aan het aanbod, en bij Bilal gaat het om woordenschat, niet om strategie.
Plannen: de aanpak en de afspraken. In het verslag: geen extra instructiegroep, maar elke les begrijpend lezen begint met hardop voordoen.
Realiseren: wie wat doet tot het volgende moment. In het verslag: de afspraken met naam en datum, en het vervolg op dinsdag 16 februari.

Een effectieve leerlingbespreking herken je in dit verslag aan de volgorde. Eerst de hele groep, dan de kinderen. Per kind één vraag (bij Bilal: woordenschat of strategie). En per kind een besluit met een naam erbij: Hatice neemt Fenna vanaf volgende week drie keer per week apart.

De vier fasen staan in Handelingsgericht werken in het voortgezet onderwijs van Pameijer e.a.; de zeven uitgangspunten van HGW staan op de site van Noëlle Pameijer.

Zo'n bespreking begint niet aan tafel, maar een paar dagen ervoor.

Hoe bereid je een leerlingbespreking voor?

Je bereidt een leerlingbespreking voor door de toetsuitslagen erbij te pakken en per kind één vraag op te schrijven. In drie stappen:

Leg de toetsuitslagen en je eigen observaties naast elkaar.
Kies de kinderen waarover je iets wilt zeggen, en ook wie nieuw is. In het verslag staat Noor op de lijst “omdat ze nieuw is, niet omdat er iets is”.
Schrijf per kind één vraag op voor de intern begeleider.

Neem ook mee wat al met de ouders besproken is. Dan weet je bij elk kind wat de ouders al weten, en wat nog niet.

Groepsbespreking, leerlingbespreking, MDO: wat is wat?

Bij een groepsbespreking gaat het over de hele groep, bij een leerlingbespreking over één of enkele kinderen, en bij een MDO schuiven ook de ouders en mensen van buiten de school aan.

De groepsbespreking kijkt naar de groep na de toets en eindigt bij het groepsplan. De leerlingbespreking zoomt in op de kinderen die iets anders nodig hebben, binnen de school en zonder ouders. Vraagt een kind meer dan de school zelf kan bieden, dan volgt het ondersteuningsteam of het MDO; hoe je dat vastlegt, staat bij het ondersteuningsteam. Daar zitten de ouders aan tafel. Bij de leerlingbespreking niet; wat daar gezegd is, krijgen ze via inzage en via wat de school hun vertelt. Zitten de ouders zelf tegenover je, dan is het het oudergesprek.

Hoe al die overleggen samenhangen, staat bij notuleren in het onderwijs.

De leerlingbespreking in het voortgezet onderwijs.

In het voortgezet onderwijs is de mentor de spil van de leerlingbespreking; bij een leerlingbespreking in het basisonderwijs is dat de intern begeleider. Vaak is het een ronde met alle docenten van een klas, soms in een eigen schooltool. De inzage ligt vaker bij de leerling zelf, want bijna alle leerlingen zijn 12 of ouder (zie de ladder). Het format blijft hetzelfde: per leerling een alinea, per leerling een besluit.

Het lastige is niet de bespreking. Het lastige is om na veertig minuten over acht kinderen per kind een besluit, een naam en een datum op papier te hebben, in losse alinea's, terwijl je zelf meepraat. Zo ziet dat eruit als Notuly het verslag maakt.

Een verslag van een leerlingbespreking, zoals Notuly het maakte.

Een verzonnen leerlingbespreking van groep 5 na de middentoetsen, met de groepsleerkracht, de intern begeleider en een duo-collega. In het verslag heet de intern begeleider Margriet, die “het overleg en de aanvraag van de dyslexie-screening” coördineert. Let op de casusbespreking per kind, de besluiten en het blok Openstaand.

Liever eerst wat een ouder hiervan krijgt? Lees dat hieronder.

Samenvatting

Geen extra instructiegroep begrijpend lezen; elke les begint met hardop voordoen. Daan krijgt verrijkt rekenen, Yara gaat naar basis, Lars blijft intensief. Fenna krijgt na oudertoestemming een dyslexie-screening en leeshulp van Hatice; Bilal pre-teaching. Margriet observeert Sem eerst; zijn ouders worden nog niet uitgenodigd. Tess gaat niet naar ondersteuningsteam; stilteruimte open. Ilse levert groepsplan, Joost de rekenevaluatie. Vervolg: 16 februari.

Deelnemers

Ilse, groepsleerkracht groep vijf
Margriet, coördineert het overleg en de aanvraag van de dyslexie-screening
Joost, leerkracht op vrijdag, verzorgt de rekengroep

Onderwerpen

Begrijpend lezen: negen van de zesentwintig kinderen op een IV of V (begintoets: vijf): Lars, Fenna, Bilal, Tess, Sem, Romy, Thijs, Jesper en Mila (nipt IV). Margriet denkt dat het aan het aanbod ligt: sinds de nieuwe methode worden losse opdrachtjes gemaakt en wordt de aanpak nergens voorgedaan. Ilse meende eerst dat een deel van de groep het gewoon lastig vindt (Lars, Bilal, ook vorig jaar al), maar zag bij Thijs wel dat het aan de aanpak ligt: hij is in vijf minuten klaar en heeft de helft fout. Romy en Thijs hebben een I op technisch lezen. Uitkomst in BESLUITEN.
Rekenen en spelling: rekenen ziet er goed uit, de gemiddelde vaardigheidsscore is gestegen ten opzichte van de begintoets, twee kinderen met een V. Spelling is stabiel; drie kinderen gingen van III naar II, één van II naar III (Jesper, die de toets inhaleerde op de dag dat hij terug was, met nog bijna koorts, die telt niet mee).
Sociale veiligheid en werkhouding: de vragenlijst van december ziet er goed uit; op het plein voelen kinderen zich iets minder veilig, vooral rond het voetbalveldje, en dat speelt in de hele school. Een stuk of vier kinderen hebben nog veel hulp nodig bij het plannen van de weektaak.
Talige rekentoetsen: Ilse vindt de toetsen van de nieuwe rekenmethode te talig; kinderen lopen vast op de tekst, niet op de som (Bilal wist niet wat een kassabon is). Margriet: terecht punt voor de werkgroep rekenen, hier niet verder behandeld.
Studiedag: over executieve functies (plannen, impulsbeheersing), met een externe, de hele ochtend en 's middags werkgroepen; er is lunch.

Casusbespreking

Daan: rekenen een I plus, zit boven het niveau van groep zes op de vaardigheidsscore, is in tien minuten klaar met de weektaak en houdt dan andere kinderen van het werk; tekent ondertussen best goede stripverhalen. Ilse laat zijn werk soms aan de klas zien, niet als straf.
Yara: zat na de begintoets (162) in het intensieve arrangement, nu een 182, een II en boven het groepsgemiddelde. Rekent bij Joost veel zelfstandiger. Verschil gemaakt door de tafels: moeder oefende thuis elke avond via een app, als stimulerende factor in het plan. Ze vond de instructietafel niet leuk, ze voelde zich daar een beetje dom.
Lars: rekenen een V en begrijpend lezen een V. Groeit wel in vaardigheidsscore, maar langzamer dan de rest, dus de afstand wordt groter. Heeft baat bij de verlengde instructie; zodra hij zelf moet, valt het weg. Het plan van vorig jaar werkt, langzaam. Ilse en Joost vinden het niet nodig voor het ondersteuningsteam; hij is gelukkig en komt met plezier.
Fenna: leest op AVI E4, halverwege groep vijf echt laag; DMT een V en spelling een V, de derde keer op rij (midden groep vier, eind groep vier, midden groep vijf). Vorig jaar twee keer per week extra gelezen bij juf Anouk: van M3 naar E3, daarna vastgelopen, sinds de zomer stil. Haar broer Thomas heeft dyslexie (zat bij Joost in groep zeven). Moeder maakt zich zorgen maar denkt niet aan dyslexie: "ze is gewoon wat later dan Thomas". Fenna ziet het zelf ook: wordt rood en praat heel zacht bij hardop lezen, probeert onder het voorlezen uit te komen (gaat naar de wc). Sterk in vertellen: onthoudt echt alles wat ze hoort. De screening heeft een wachttijd van een week of zes; dat moeten de ouders eerlijk gezegd worden.
Bilal: zit twee jaar in Nederland, spreekt al aardig, maar zijn woordenschat is smal. Begrijpend lezen een V, volgens Joost en Margriet vooral door woordenschat en niet door strategie, een andere onderwijsbehoefte dan bij de groep. Voorgesteld en goedgekeurd: pre-teaching, tien tot vijftien woorden met plaatjes, voor elk nieuw thema van wereldoriëntatie; het nieuwe thema is de Middeleeuwen (kasteel, ridder, gilde, ophaalbrug). Eventueel een paar kinderen erbij, Bilal in elk geval.
Sem: sinds de kerstvakantie wordt hij heel snel boos, vooral na de pauze; vorige week dinsdag gooide hij een stoel om (niemand geraakt, maar Noor was geschrokken en zat te huilen). Na tien minuten time-out op de gang ging hij gewoon verder met zijn werk. Toetsen iets lager dan bij de begintoets: begrijpend lezen IV, rekenen III, spelling III. Bij Joost op vrijdag is hij rustig; zijn twee keer boos zijn sinds de kerst was allebei na de gymles. Margriet hoort er een patroon in: het misgaat bij overgangsmomenten, niet midden in een les. De ouders weten er nog niets van. Ilse wilde de ouders zo snel mogelijk uitnodigen en bleef het lastig vinden dat ze het niet weten ("als je eens wist"); Margriet wil eerst zelf twee keer komen kijken, want nu hebben ze "alleen een stoel en een paar keer boos" en nog geen antwoord op de vraag wat er aan gedaan wordt. Joost herkende het vanuit zijn vorige school, waar plein-uitdaging pas na maanden zichtbaar werd. Ilse heeft het idee dat het met het voetbalveldje te maken heeft. Mogelijke inbreng in het ondersteuningsteam in maart, maar pas als meer bekend is; daar wordt nu niets over besloten.
Noor: gaat goed. Sinds december in de groep, is helemaal gewend, heeft twee vriendinnen (Romy en Mila), toetsen allemaal II of III. Stond op de lijst omdat ze nieuw is, niet omdat er iets is.
Tess: begrijpend lezen een IV, maar het is geen leesprobleem maar faalangst: bij de grote toetsen, vooral de midden-toetsen, klapt ze dicht; vorige week zat ze met tranen aan haar tafel en had ze na een kwartier nog niets ingevuld. Bij een dictee in de klas heeft ze er minder, vermoedelijk omdat die niet naar de ouders gaan. Ilse dacht aan de stilteruimte; Margriet weet niet of dat helpt (soms maak je het juist groter) en wil dat eerst niet beslissen, maar Tess zelf vragen wat haar helpt. Niet zwaar genoeg voor het ondersteuningsteam; dit kan in de klas opgelost worden.

Besluiten

Geen extra instructiegroep begrijpend lezen dit blok; elke les begrijpend lezen begint met vijf tot tien minuten hardop voordoen voor de hele groep, en bij de volgende toets wordt het effect bekeken. Reden: als het aan het aanbod ligt, los je het niet op met een groepje, en de instructietafel op maandag zit al vol met rekenen; Hatice heeft geen ruimte meer. Ilse en Joost gingen hierin mee.

Daan krijgt een verrijkt arrangement rekenen: de basisstof wordt gecompacteerd en hij krijgt de verrijkingsmap van de plusklas erbij, vanaf volgende week. Wel opletten dat hij de map niet ook in tien minuten doet.

Yara gaat terug naar het basisarrangement rekenen; wel in de gaten houden of het blijft. De tafel-oefening thuis komt als stimulerende factor in het plan.

Lars blijft in het intensieve arrangement rekenen; er verandert niets aan en voorlopig geen ondersteuningsteam, omdat het bestaande plan werkt.

Voor Fenna wordt een dyslexie-screening aangevraagd bij Lotte, de orthopedagoog van het samenwerkingsverband, zodra het getekende toestemmingsformulier van de ouders terug is (binnen een week na de handtekening); drie meetmomenten met een V maken dat het protocol nu zover is. In de tussentijd zit Fenna in het intensieve arrangement lezen en neemt Hatice haar drie keer per week twintig minuten apart (maandag, dinsdag en donderdag na de kleine pauze), met het leesprogramma, de flitskaarten en herhaald lezen, vanaf volgende week. In de klas: geen hardop voorlezen in de groep tenzij ze het zelf wil, en voorlezen bij toetsen die geen leestoets zijn, ook bij Joost op vrijdag, dat is goed onderwijs waarvoor geen diagnose nodig is.

Bilal krijgt pre-teaching woordenschat bij Joost op vrijdag, vanaf deze vrijdag.

De ouders van Sem worden nog niet uitnodigd: Margriet observeert eerst twee keer, daarna wordt pas beslist of en hoe de ouders komen. Bij iets ernstigs wordt wel meteen gebeld.

Tess gaat niet naar het ondersteuningsteam; over de stilteruimte wordt nog niets beslist, eerst wordt Tess zelf gevraagd wat haar helpt bij toetsen.

Afspraken

Margriet: stuurt vandaag nog het toestemmingsformulier voor Fenna vandaag
Margriet: stuurt het stappenplan voor het voordoen (kaartje met de vier strategieën), digitaal morgen
Margriet: vraagt de screening bij Lotte aan zodra het formulier getekend terug is binnen een week na de handtekening
Margriet: observeert Sem volgende week dinsdag in de klas (na de grote pauze) en donderdag bij het buitenspelen volgende week
Ilse: belt de ouders van Fenna voor toestemming (moeder werkt op woensdag thuis) morgen
Ilse: haalt de verrijkingsmap uit de kast bij groep zes morgen
Ilse: houdt een lijstje bij wanneer het met Sem misgaat: dag, tijdstip, wat er vlak voor gebeurde en hoe het afliep
Ilse: vraagt Tess onder de lunch wat haar helpt bij het maken van toetsen
Ilse: zet het groepsplan, compleet met Fenna, Bilal, Daan en Yara, in het leerlingvolgsysteem vrijdag 12 februari
Joost: schrijft de evaluatie van rekenen van het vorige blok vóór de studiedag, woensdag 10 februari
Joost: begint met pre-teaching voor Bilal, thema de Middeleeuwen deze vrijdag
Joost: schrijft op vrijdag ook op als er met Sem iets gebeurt
Hatice: neemt Fenna drie keer per week twintig minuten apart voor extra lezen, met het leesprogramma, de flitskaarten en herhaald lezen vanaf volgende week

Openstaand

Beslissen of en hoe de ouders van Sem worden uitgenodigd, na de observaties en het overleg tussen Ilse en Margriet dinsdag 16 februari
Of Tess bij de volgende toets in de stilteruimte zit, nadat ze zelf is gevraagd wat haar helpt
Mogelijke inbreng van Sem in het ondersteuningsteam in maart, pas als meer bekend is

Dinsdag 16 februari, half vier, na schooltijd, zitten Ilse en Margriet weer samen; Joost moet die dag om kwart over vier weg vanwege de zwemles van zijn dochter.

Dit verslag maakte Notuly van een verzonnen gesprek van 40 minuten, op 31 oktober 2026, in de vorm Automatisch. Niets is nabewerkt. Alle namen en organisaties zijn verzonnen.

Verder: wat een ouder hiervan krijgt · terug naar de ladder

Wat een ouder uit het verslag te lezen krijgt.

Uit een gedeeld verslag van een leerlingbespreking krijgt een ouder alleen de passages over zijn eigen kind; de passages over andere kinderen en andere mensen knipt de school eruit of maakt ze zwart (Kennisnet, Handreiking rechten betrokkenen, hoofdstuk 4).

In het verslag hierboven heeft elk kind een eigen alinea in de casusbespreking. Maar een kind staat niet op één plek. Fenna staat in vijf rubrieken: de samenvatting, het groepsdeel bij begrijpend lezen, de casusbespreking, de besluiten en de afspraken, waar vier regels haar bij naam noemen. Wie haar ouders het deel over Fenna geeft, haalt het uit al die plekken.

Dit zou de school knippen of zwart maken:

De samenvatting noemt zeven van de acht besproken kinderen in één alinea, ook dat de ouders van Sem nog niet worden uitgenodigd.
Het groepsdeel noemt bij begrijpend lezen negen kinderen in één zin, en Romy en Thijs met een I op technisch lezen.
De alinea over Fenna noemt haar broer Thomas en zijn dyslexie, en wat haar moeder denkt.
De alinea over Sem noemt Noor, die geschrokken was en zat te huilen.
De alinea over Noor noemt haar vriendinnen Romy en Mila.
Bij de afspraken noemt de regel over het groepsplan vier kinderen tegelijk.

Daarom lees je een verslag na voordat het in het dossier komt. Dan zie je ook waar een oordeel staat in plaats van een waarneming: bij Tess “geen leesprobleem maar faalangst”, bij Lars “hij is gelukkig”. Zo is het in het overleg gezegd. In het dossier schrijf je wat Tess bij de middentoets deed, en dat Lars volgens Ilse en Joost met plezier naar school komt.

Wat niet besloten is, staat er als open punt: de stilteruimte voor Tess is een idee, geen besluit. Dat de ouders van Sem nog van niets weten, staat er ook. Een zorg over hun kind horen ouders van de school, in een gesprek, niet uit een kopie; daarom legt het verslag vast dat daarover op 16 februari wordt beslist, na twee observaties.

In het overleg noemde Ilse voor Yara eerst 162, uit de kolom van de begintoets, en verbeterde zichzelf. In het verslag staat 162 bij de begintoets en 182 nu.

Een sjabloon voor elk gesprek.

Notuly herkent zelf wat voor gesprek het was en maakt het verslag in de vorm die daarbij past.

Boek een demo

9:41

Stap 1 / 2

SJABLOON

Welk soort gesprek?

Automatisch geregeld. Of kies zelf.

AutomatischAANBEVOLEN

Notuly herkent het soort gesprek en kiest de passende vorm.

MEEST GEBRUIKT

TeamvergaderingHet hele team · uitgebreid

VAN JE ORGANISATIE

OudergesprekMet de ouders aan tafel · gemiddeld

MDOOndersteuningsteam, met externen · uitgebreid

Overleg met het bestuurDirectie en bestuur · gemiddeld

Zo werkt het met Notuly.

Hoe komt zo'n verslag tot stand, terwijl jij gewoon aan tafel zit?

1

Start de opname

Notuly werkt bij een leerlingbespreking fysiek, hybride en online. Vertel aan tafel dat je opneemt en start de opname. Bij een online overleg in Teams, Zoom of Google Meet draait de desktop-app mee, zonder bot in de meeting.

2

Het verslag in je inbox

Binnen tien minuten na afloop staat het verslag in je inbox, met de besluiten en de afspraken erin.

3

Lees na en zet over

Lees het na, en zet per kind wat nodig is in het leerlingvolgsysteem. Een koppeling is er niet; je kopieert de passage.

Jij bepaalt wie het verslag krijgt. Bij een leerlingbespreking is dat alleen wie aan tafel zat. Notuly slaat je gesprekken niet op: het verslag staat in je eigen mailbox. Een mail over een leerling valt net zo onder inzage als de rest van wat de school over hem bewaart. Zet daarom per kind over wat nodig is, en bewaar de mail niet langer dan nodig.

De transcriptie gaat standaard als .txt-bestand mee, en je kunt hem uitzetten. Doe dat bij een leerlingbespreking, of bewaar hem niet: een woordelijke tekst bevat alles over alle kinderen, ook wat je in het verslag bewust weglaat.

Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar. Geen Amerikaanse partij in de verwerking van je gesprek. Meer over wat er met de opname gebeurt.

De school is verantwoordelijk voor de leerlinggegevens, Notuly is de verwerker. De verwerkersovereenkomst (AVG, artikel 28) is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Wil je dit op school regelen, boek dan een demo en neem je directeur of je functionaris gegevensbescherming mee.

Wanneer Notuly niet past.

Notuly past niet bij elke leerlingbespreking. Neem de leerlingbespreking dan niet op:

Als het bestuur geen verwerkersovereenkomst met Notuly heeft. Een leerkracht met een eigen Starter- of Pro-account neemt dus geen leerlingbespreking op.
Als het gesprek gaat over een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling.
Als een deelnemer niet wil dat je opneemt.
Als de school nog niet heeft besloten of opnemen bij leerlingbesprekingen mag. Eerst dat besluit van directeur en bestuur, dan de eerste opname.

Veelgestelde vragen over de leerlingbespreking.

Wat is een leerlingbespreking?+

Een leerlingbespreking is een bespreking door leerkrachten en begeleiders van de vorderingen en de persoonlijke ontwikkeling van een leerling. Een ander woord ervoor is rapportbespreking. Op een basisschool zitten meestal de groepsleerkracht en de intern begeleider aan tafel.

Mogen ouders het verslag van de leerlingbespreking inzien?+

Ouders met gezag mogen op verzoek lezen wat er in het verslag van de leerlingbespreking over hun eigen kind staat. De school antwoordt binnen een maand, met in principe een kosteloze kopie, volgens Kennisnet.

Krijgen ouders ook te lezen wat er over andere kinderen is gezegd?+

Ouders krijgen alleen de passages over hun eigen kind; de passages over andere kinderen knipt de school eruit of maakt ze zwart. Daarom schrijf je in een verslag van een leerlingbespreking per kind een eigen alinea.

Vanaf welke leeftijd mag een leerling zelf opvragen wat er in de leerlingbespreking is gezegd?+

Sinds 1 september 2026 kan een leerling van 12 tot 16 jaar zelf opvragen wat er over hem is vastgelegd, en kunnen zijn ouders met gezag het ook (UAVG, artikel 5 lid 4). Onder 12 jaar doen de ouders met gezag het. Vanaf 16 jaar geldt die regel niet meer en vraagt de leerling het zelf op.

Krijgt een ouder zonder gezag informatie uit de leerlingbespreking?+

Een ouder zonder gezag krijgt op verzoek informatie over belangrijke feiten en omstandigheden over zijn kind (BW Boek 1, artikel 377c). Een kopie van het verslag van de leerlingbespreking krijgt hij niet, want het inzagerecht ligt bij de wettelijk vertegenwoordiger (UAVG, artikel 5 lid 4). De school weigert de informatie als het belang van het kind zich ertegen verzet.

Hoe bereid je een leerlingbespreking voor?+

Je bereidt een leerlingbespreking voor door de toetsuitslagen en je observaties naast elkaar te leggen, de kinderen te kiezen die je wilt bespreken, en per kind één vraag op te schrijven. Neem ook mee wat al met de ouders besproken is.

Hoe schrijf je een verslag van een vergadering?+

Bij een leerlingbespreking schrijf je per kind een alinea, per kind een besluit met naam en datum, en de open punten apart. Het format staat hierboven, met een ingevuld verslag eronder.

Wat is multidisciplinair overleg in het onderwijs?+

Een multidisciplinair overleg (MDO) in het onderwijs is een overleg met de ouders en mensen van buiten de school aan tafel, vaak in het ondersteuningsteam. Het volgt na een leerlingbespreking als een kind meer nodig heeft dan de school zelf kan bieden.

Is het opnemen van een gesprek strafbaar?+

Een gesprek opnemen waaraan je zelf deelneemt, is niet strafbaar (Wetboek van Strafrecht, artikel 139a); dat geldt ook voor een leerlingbespreking. Vertel de anderen wel vooraf dat je opneemt, en volg het privacyreglement van de school, want het gaat over leerlinggegevens.

Is een school verplicht om de leerlingbespreking vast te leggen?+

De Wet op het primair onderwijs noemt de leerlingbespreking niet en schrijft er dus geen verslag van voor. Wel vraagt de wet een leerling- en onderwijsvolgsysteem (artikel 45b) en een rapportage over de vorderingen aan de ouders (artikel 11).

Hoe lang bewaart de basisschool het verslag van een leerlingbespreking?+

De basisschool mag de meeste gegevens over een leerling nog twee jaar bewaren nadat hij van school is gegaan, volgens de Rijksoverheid. Gegevens over verzuim en in- en uitschrijving moet ze vijf jaar bewaren, en gegevens over een doorverwijzing naar het speciaal onderwijs drie jaar. Een eigen termijn voor het verslag van een leerlingbespreking noemt de Rijksoverheid niet.

Kan Notuly een leerlingbespreking vastleggen?+

Notuly maakt het verslag van een leerlingbespreking, met de besluiten en de afspraken erin, binnen tien minuten in je inbox. Bij leerlinggegevens hoort een verwerkersovereenkomst tussen het bestuur en Notuly, beschikbaar vanaf een Team-licentie. De transcriptie gaat standaard mee en is uit te zetten.

Hoe vraag ik als ouder het verslag van de leerlingbespreking op?+

Je vraagt het verslag van de leerlingbespreking op met een verzoek aan de school of het schoolbestuur, bij voorkeur schriftelijk. De school antwoordt binnen een maand, met in principe een kosteloze kopie; je krijgt alleen wat over je eigen kind gaat.

Vallen mijn eigen aantekeningen van de leerlingbespreking onder inzage?+

Je eigen aantekeningen van de leerlingbespreking vallen onder inzage als de school ze over een leerling bewaart. Kennisnet noemt notities van een mentor en verslagen van overleg over een leerling als gegevens die ouders kunnen inzien.

Moeten ouders weten dat een leerlingbespreking wordt opgenomen?+

Ouders moeten van de school horen welke gegevens die over hun kind verwerkt en waarvoor, bijvoorbeeld via de privacyverklaring (AVG, artikel 13, volgens Kennisnet). Neemt de school de leerlingbespreking op, dan hoort dat daar dus bij. Of opnemen mag, beslist het bestuur, met advies van de functionaris gegevensbescherming. De collega's aan tafel horen vooraf van je dat je de leerlingbespreking opneemt.

Na de leerlingbespreking: wat doet de school bij welk verzoek?

Een moeder met gezag vraagt het verslag op.

Wie:: wie het verzoek op school afhandelt, namens het bestuur.
Eerst:: nagaan of zij gezag heeft, en de datum vastleggen.
Terug:: binnen een maand de passages over haar kind uit alle rubrieken, de rest zwart. Zie na de mail.

Een leerling van 14 vraagt zelf wat er over haar is gezegd.

Wie:: dezelfde persoon als bij een verzoek van ouders.
Eerst:: nagaan dat het om haar eigen gegevens gaat.
Terug:: hetzelfde als haar ouders zouden krijgen. Haar ouders kunnen het ook vragen, want ze is jonger dan 16 (zie de ladder).

Een vader zonder gezag belt.

Wie:: wie het verzoek op school afhandelt; geen kopie aan de telefoon.
Eerst:: nagaan of het om belangrijke feiten gaat, en of het belang van het kind zich er niet tegen verzet.
Terug:: informatie, in een gesprek of een korte brief, niet het verslag.

In het verslag staat een zorg waar de ouders nog niet van weten.

Wie:: de leerkracht of de intern begeleider, in een gesprek met de ouders.
Eerst:: in het verslag de zorg als open punt zetten, met wie het gesprek voert en wanneer.
Terug:: het gesprek, in het belang van het kind en open tegenover de ouders.

Het groepsplan gaat het leerlingvolgsysteem in.

Wie:: de leerkracht die het groepsplan maakt.
Eerst:: per kind overzetten wat nodig is.
Terug:: wat in het systeem staat, valt onder dezelfde inzage en bewaartermijn als het leerlingdossier (zie vraag 11). Bewaar de mail met het verslag daarna niet langer dan nodig.

Algemene uitleg, geen juridisch advies.

Bronnen.

Algemene uitleg over de leerlingbespreking en inzage, geen juridisch advies. Voor een concreet verzoek geldt wat de wet en het privacyreglement van je school zeggen; vraag bij twijfel de functionaris gegevensbescherming van je bestuur. De bronnen zijn geraadpleegd op 1 november 2026.

Uitvoeringswet AVG, artikel 5, versie geldend vanaf 1 september 2026
Uitvoeringswet AVG, versie geldend van 1 juli 2021 tot en met 31 augustus 2026 (de vorige leeftijdsregel)
Uitvoeringswet AVG, artikel 41, versie geldend vanaf 1 september 2026
Wet op het primair onderwijs, artikel 11, versie geldend vanaf 1 augustus 2026
Wet op het primair onderwijs, artikel 40a, versie geldend vanaf 1 augustus 2026
Wet op het primair onderwijs, artikel 45b, versie geldend vanaf 1 augustus 2026
Burgerlijk Wetboek Boek 1, artikel 377c, versie geldend vanaf 5 juli 2025
Wetboek van Strafrecht, artikel 139a, versie geldend vanaf 1 juli 2026
Kennisnet, Handreiking rechten betrokkenen in het po en vo, versie 2.0, 28 oktober 2019 (inzage, knippen en zwart maken, de termijn en de verlenging, wie het verzoek afhandelt, de informatieplicht tot 18 jaar, de AVG-artikelen 13 en 15)
Rijksoverheid, Welke gegevens bewaart de basisschool over mijn kind? (geen datum op de pagina)
FORA (Kennisnet), het begrip leerlingbespreking, definitief sinds 1 januari 2021
Noëlle Pameijer, Format leerlingbespreking, bijlage 7.2 bij HGW, samenwerken aan schoolsucces (2017)
Pameijer, Van Beukering, Van der Wulp en Zandbergen, Handelingsgericht werken in het voortgezet onderwijs (Acco), inhoudsopgave (de vier fasen van de HGW-cyclus)
Het voorbeeld: een verslag dat Notuly maakte van een verzonnen leerlingbespreking van 40 minuten, op 31 oktober 2026, in de vorm Automatisch, zonder nabewerking.

Lees ook.

Het oudergesprek vastleggenMet de ouders aan tafel, en een verslag dat beide ouders krijgen.Het MDO notulerenHet ondersteuningsteam, met externen en ouders erbij.Notulen van de MROpenbaar, besloten, en wat over één leerling gaat.

Wat mogen ouders lezen van de leerlingbespreking?