Wat is een exitgesprek vastleggen?+
Een exitgesprek vastleggen is het verslag maken van het laatste gesprek met een vertrekkende medewerker, met de opzegreden, de openstaande zaken en de overdracht. Datzelfde verslag dient twee doelen: een vertrouwelijk dossierstuk voor deze persoon, en geanonimiseerd een bouwsteen voor het beeld waarom mensen vertrekken.
Wat moet er in een verslag van een exitgesprek staan?+
In het verslag staan de vaste dossiergegevens: datum, functie, dienstjaren, opzegdatum, opzegreden, openstaande zaken, overdracht en de laatste afspraken. Daarnaast de gespreksinhoud langs vijf thema's: werkinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen, arbeidsvoorwaarden en de reden van vertrek. Hou het kort en zakelijk, eventueel ter controle voorgelegd aan de vertrekker.
Hoe lang mag je een exitgesprek-verslag bewaren?+
Niet langer dan nodig voor het doel, dat is de hoofdregel van de AVG. Het verslag zelf heeft geen eigen wettelijke termijn en valt onder de algemene richtlijn van circa twee jaar na uitdiensttreding; voor specifieke dossierstukken gelden vaste termijnen (5 jaar loonbelastingverklaring en ID, 7 jaar loonadministratie, 20 jaar arbodossier). Dit is een algemene richtlijn, geen juridisch advies; controleer je eigen bewaarbeleid en cao.
Wie voert het exitgesprek het beste?+
Bij voorkeur HR of een onafhankelijke gespreksvoerder, niet de directe leidinggevende. De leidinggevende kan zelf deel van de vertrekreden zijn, waardoor de vertrekker minder vrijuit spreekt.
Mag je een exitgesprek opnemen?+
Met toestemming van de medewerker en een duidelijk, vooraf gedeeld doel mag dat. De audio wordt bij Notuly binnen een minuut na verwerking gewist en er is een verwerkersovereenkomst, zodat de opname niet ergens blijft staan. Dit is een algemene richtlijn, geen juridisch advies; controleer je eigen situatie.
Hoe maak je van losse exitgesprekken een patroon zonder de privacy te schenden?+
Leg elk verslag gelijk gestructureerd vast en tel alleen geanonimiseerd op, op afdelings- of functieniveau. Pas dan tellen de vertrekredenen op tot een patroon, zonder dat het herleidbaar is naar een persoon.
Hoe anonimiseer je een exitgesprek bij een klein team?+
Bij kleine teams is iemand snel herleidbaar, dus voeg het verslag dan niet toe aan een patroon-rapportage, of wacht tot er genoeg gevallen zijn. Het individuele verslag leg je wel gewoon vertrouwelijk vast in het dossier.
Mag exitgesprek-feedback meewegen in beoordelingen van collega's?+
Nee. Dat ondermijnt het vertrouwen waarmee de vertrekker sprak, en de feedback dient alleen procesverbetering, niet een oordeel over de mensen die blijven.
Wat is het verschil tussen een exitgesprek en een functioneringsgesprek vastleggen?+
Een exitgesprek gaat over iemand die weg is: leren, eenmalig. Een functioneringsgesprek gaat over iemand die blijft: sturen, doorlopend. Daarom ligt de nadruk bij exit op de vertrekreden en het patroon, niet op afspraken voor de toekomst.
Werkt vastleggen ook bij een gevoelig exitgesprek aan tafel?+
Ja, juist daar. Je legt de telefoon op tafel en luistert, en na verwerking staat het gestructureerde verslag in je mail. Het werkt bij een fysiek gesprek aan tafel, de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist (geen archief, extra relevant bij een vertrekker die vrijuit spreekt), de verwerking gebeurt in Nederland (servers in Amsterdam) en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie.
