Hoe vul je een eerstejaarsevaluatie in?
Een eerstejaarsevaluatie vul je samen met de werknemer in, na een gesprek over het eerste ziektejaar, op het formulier (Eerstejaars)evaluatie van UWV. Jullie kijken terug op het plan van aanpak, beschrijven hoe het nu gaat, leggen nieuwe afspraken vast en schrijven allebei op wat je ervan vindt. Daarna tekenen jullie het formulier.
- Voorbereiden. Leg het plan van aanpak klaar, met de bijstellingen en de verslagen van de voortgangsgesprekken. Het laatste advies van de bedrijfsarts over wat de werknemer kan, hoort erbij.
- Het gesprek. Loop samen het jaar door: wat is er gedaan, wat niet en waarom, hoe staat het nu, en wat is er het komende jaar nodig. UWV vraagt uitdrukkelijk om die blik vooruit.
- Invullen en tekenen. Het formulier volgt dat gesprek bijna vraag voor vraag. Jullie tekenen allebei, de werknemer krijgt een kopie en jullie bewaren het formulier allebei.
Leg je het gesprek vast met Notuly, dan heb je bij de derde stap het verslag naast het formulier liggen in plaats van je eigen aantekeningen. Welke vraag waarover gaat, staat hieronder per onderdeel.
Het formulier van UWV, onderdeel voor onderdeel.
Het formulier (Eerstejaars)evaluatie heeft acht onderdelen. Per onderdeel zie je hieronder wat het formulier vraagt, wat je daarvoor uit het gesprek haalt, en wat je er niet in zet.
| Onderdeel van het formulier | Wat je uit het gesprek haalt | Wat je er niet in zet |
|---|---|---|
| 1 en 2. Werknemer en werkgever: voorletters en achternaam, burgerservicenummer, bedrijfsnaam | Niets: dit komt uit je administratie. | Alleen de achternaam van de partner. Gebruikt de werknemer die, dan vraagt het formulier ook de geboortenaam. |
| 3. Aanleiding evaluatie: het vakje "Eerstejaarsevaluatie (is verplicht na 1 jaar ziekte)", naast onder meer periodieke evaluatie, deskundigenoordeel, arbeidsdeskundig advies en nieuw advies van de bedrijfsarts | Of er sinds de vorige evaluatie iets nieuws was, zoals een nieuw advies van de bedrijfsarts of een deskundigenoordeel. | Wat er medisch achter een nieuw advies zit. Het formulier vraagt alleen de datum. |
| 4. Verantwoording van de activiteiten: wat jullie samen deden, of het volgens plan ging, of het einddoel of de aanpak anders moet, of het tweede spoor is ingezet, en wat werknemer en werkgever ervan vinden | De terugblik: wat er is gebeurd, wat niet en waarom, wat je deed om het weer op gang te krijgen, en de mening van elk van jullie in eigen woorden. | Een mening die de ander opschrijft. Vraag 4.6 is van de werknemer, vraag 4.7 van de werkgever. |
| 5. Stand van zaken: eigen werk, eigen werk met aanpassingen, ander werk, werk bij een andere werkgever, of nu geen werk | Uren per week, sinds wanneer, welke aanpassingen er zijn, en als de werknemer niet werkt: waarom nog niet. | Wat de werknemer heeft of waardoor het komt, ook niet bij de vraag waarom de werknemer nog niet werkt. |
| 6. Nieuwe afspraken: per gebied (arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, arbeidsverhoudingen, sociaal medische zaken, overige activiteiten) de activiteit, wie en de planning | Elke afspraak die jullie maakten, met wie hem uitvoert en wanneer. Kwam er niets nieuws, dan kruis je "Nee" aan. | Een afspraak zonder naam of planning. Het formulier vraagt bij elke activiteit allebei. |
| 7. Mening over de gemaakte afspraken: wat de werknemer ervan vindt, wat de werkgever ervan vindt | Wat elk van jullie van de afspraken vindt, ook als dat verschilt. | Eén gezamenlijke mening. De Regeling procesgang vraagt de visie van de werkgever én van de werknemer. |
| 8. Ondertekening: naam, datum en handtekening van werkgever en werknemer | Niets meer: je tekent als het formulier klopt. | Alleen jouw handtekening. Jullie tekenen allebei. |
Het formulier staat op uwv.nl, als Word-document met de formuliercode AG140 25670 05-23 W onderaan. Je vindt het via de pagina van UWV over de eerstejaarsevaluatie. Notuly biedt zelf geen formulier aan.
Wil je dat het verslag van het gesprek dezelfde volgorde heeft als het formulier? Bij Team en Enterprise maakt de beheerder in het teamportaal een eigen sjabloon met de secties en de koppen die jullie kiezen, bijvoorbeeld de onderdelen 4 tot en met 7. Dan staat in het verslag van Notuly alles in de volgorde waarin je het overneemt.
Wanneer valt de eerstejaarsevaluatie?
De eerstejaarsevaluatie valt aan het einde van het eerste ziektejaar. UWV schrijft in de Werkwijzer Poortwachter over de "verplichte evaluatie na 52 verzuimweken", en op de eigen pagina "als de werknemer ongeveer 1 jaar ziek is". De Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar legt het vast bij het plan van aanpak: de evaluatie "vindt periodiek, en in ieder geval aan het einde van het eerste ziektejaar plaats, en omvat de visie van de werkgever en de werknemer hierop" (artikel 4, tweede lid, onderdeel b).
Volgens de Werkwijzer is het doel dat werkgever en werknemer terugblikken en de vraag onder ogen zien of de re-integratie nog op de goede weg zit. Is er geen zicht meer op werk in het eigen bedrijf, dan moet een tweede-spoortraject "uiterlijk binnen 6 weken na de Eerstejaarsevaluatie" starten. De andere vaste momenten, van de probleemanalyse tot de eindevaluatie, staan bij de casemanager verzuim.
Wat is een periodieke evaluatie?
Een periodieke evaluatie is een evaluatie van het plan van aanpak tussendoor. UWV schrijft dat werkgever en werknemer minstens 1 keer in de 6 weken bespreken hoe het met de re-integratie gaat, en het plan zo nodig bijstellen in hetzelfde formulier. De eerstejaarsevaluatie is dus de periodieke evaluatie die na een jaar verplicht is: hetzelfde formulier, met een ander vakje aangekruist.
Wie die tussentijdse gesprekken met Notuly vastlegt, heeft de verslagen in de eigen inbox als de evaluatie komt. Notuly onthoudt niets over gesprekken heen: elk verslag staat op zichzelf.
Wat zet je in het formulier als het anders loopt?
Niet elke evaluatie eindigt met nieuwe afspraken. Vijf situaties, met de plek in het formulier en de bron.
| Situatie | Wat je in het formulier zet | Waar het staat |
|---|---|---|
| De afspraken blijven zoals ze zijn | Bij 6.1 "Nee". Je vult het formulier toch in en tekent het. | UWV: "Ook als de afspraken niet veranderen, zet u dat in de Eerstejaarsevaluatie." |
| Het einddoel moet anders | Bij 4.3 "Ja", met het nieuwe einddoel en de reden. | Het formulier, vraag 4.3 |
| Werk in het eigen bedrijf is niet in zicht | Bij 4.5 of het tweede spoor is ingezet en vanaf wanneer, of de reden waarom niet. | Het formulier, vraag 4.5, en de Werkwijzer: uiterlijk binnen 6 weken na de evaluatie |
| De werknemer werkt nu niet, maar kan later wel | Bij 5.1 dat vakje, met waarom de werknemer nog niet werkt. | Het formulier, vraag 5.1 |
| Jullie zijn het niet eens | Ieder een eigen mening, bij 4.6 en 4.7 en bij 7.1 en 7.2. Loopt de re-integratie vast, dan kunnen jullie bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen. | Het formulier, en UWV over het plan van aanpak |
In het verslag van Notuly staan de besluiten en de actiepunten naast de samenvatting. Voor onderdeel 6 zoek je daar wie wat doet en wanneer.
Wat mag er over de gezondheid in het formulier?
Niet wat de werknemer heeft of waardoor het komt. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat een werkgever dat niet mag vastleggen, ook niet als de werknemer het zelf vertelt; praten over de functionele beperkingen en mogelijkheden mag wel, als de bedrijfsarts die in kaart heeft gebracht. In het formulier staan dus de werkafspraken en wat de werknemer kan, en dat geldt ook voor het verslag van Notuly dat je ervoor gebruikt; hoe je die grens in elk gesprek trekt, staat bij het verzuimgesprek vastleggen.
Het formulier is zo goed als het jaar ervoor.
Vraag 4.1 wil weten wat jullie samen hebben gedaan, en vraag 4.2 of dat volgens plan ging. Het antwoord ligt niet in het gesprek van vandaag, maar in een jaar voortgangsgesprekken. Staan die nergens, dan vul je het belangrijkste deel van het formulier in uit je geheugen.
Dat telt later. De evaluatie aan het einde van het eerste ziektejaar hoort bij het re-integratieverslag (Regeling procesgang, artikel 6, eerste lid, onderdeel h). Vindt UWV bij de beoordeling dat er te weinig aan de re-integratie is gedaan, dan moet de werkgever het loon na 2 jaar (104 weken) ziekte nog maximaal 1 jaar doorbetalen.
Opsturen hoeft nu niet. Het formulier gaat mee met het re-integratieverslag als de werknemer later een WIA-uitkering aanvraagt. Leg daarom elk voortgangsgesprek vast, met Notuly of zelf: dan schrijf je 4.1 uit de verslagen.
Zo leg je de eerstejaarsevaluatie vast met Notuly.
Nora en haar medewerker zitten aan tafel, met het plan van aanpak en de verslagen van de voortgangsgesprekken erbij. Nora zegt dat ze het gesprek opneemt met Notuly, zodat ze daarna het verslag heeft, en start de opname in de app. Notuly neemt nooit vanzelf op: jij start de opname.
Ze lopen het formulier niet af, ze voeren het gesprek: het jaar, de stand van nu, wat er nodig is, en wat ieder ervan vindt. Binnen tien minuten staat het verslag in Nora’s inbox, met de samenvatting, de besluiten en de actiepunten erin. Ze liet de ontvangers leeg en koos ‘Verstuur alleen naar jezelf’, dus ze leest het eerst zelf. Wat de medewerker over de ziekte vertelde, haalt ze eruit. Daarna zet ze de antwoorden in het formulier van UWV, de medewerker schrijft de eigen mening bij 4.6 en 7.1, en ze tekenen allebei.
Notuly vult het formulier niet in; het verslag is de basis, het formulier blijf je zelf invullen. De transcriptie komt standaard mee als .txt-bestand, met het hele gesprek woord voor woord. Wil je dat niet in je inbox, zet hem dan uit bij Verslagopties. Zie ook eerst zelf lezen.
Notuly stuurt de andere deelnemers geen melding dat er wordt opgenomen. Vertel het ze zelf. Een voorbeeldzin staat bij deelnemers vertellen.
Notuly werkt bij elk gesprek, fysiek, hybride en online. Doen jullie de evaluatie via Teams, Zoom of Google Meet, dan neemt de desktop-app het gesprek op, zonder bot in de meeting. Aan de telefoon kan het als je via de computer belt; een gesprek in de belapp van de telefoon neemt Notuly niet op. Hoe dat gaat, staat bij een telefoongesprek via je laptop.
Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Voor macOS, Windows, iOS en Android
Gratis beginnen kan met Starter: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens, tot 60 minuten per gesprek. Met Pro, Team en Enterprise komt het verslag ook als Word-bestand, zodat je de tekst naar het formulier kopieert en aanpast wat moet.
Bij Team en Enterprise maakt de beheerder eigen sjablonen en bepaalt met sub-teams wie een sjabloon ziet, bijvoorbeeld alleen de leidinggevenden. Team begint vanaf 2 licenties, met één factuur. De bedragen staan op de prijzenpagina.
Drie gesprekken gratisZonder betaalgegevens