Kan een AI-notulist het verslag in jullie eigen vorm maken?
Een verslag in de eigen vorm van een organisatie is een verslag met elke keer dezelfde opbouw, dezelfde schrijfstijl en hetzelfde uiterlijk, wie het overleg ook voerde. Een AI-notulist als Notuly kan dat, als de vorm vastligt voordat het verslag gemaakt wordt.
Die vorm heeft drie lagen. De opbouw: welke onderdelen erin staan en in welke volgorde, zoals de agendapunten, de besluiten en de actiepunten. De stijl: hoe lang, hoe formeel, en hoe je over de deelnemers schrijft. Het uiterlijk: hoe het document eruitziet, in de huisstijl van de organisatie.
Zonder AI regel je die lagen meestal met een Word-sjabloon. Microsoft beschrijft het als een document dat je opslaat als basis, “zodat je het bestand niet steeds helemaal opnieuw hoeft te maken”. De vorm ligt dan vast, maar het invullen blijft handwerk: iemand zet na elk overleg de tekst in het sjabloon.
Notuly splitst die lagen ook: de opbouw en de stijl in een sjabloon, het uiterlijk in het Word-bestand. Hoe dat gaat, staat hieronder in zes stappen.
Van sjabloon naar Word-bestand, in zes stappen.
Bij Team en Enterprise maakt de beheerder een eigen sjabloon in de sjabloonbouwer van het teamportaal, in zes genummerde stappen: de naam, het gesprek, de opbouw, de stijl, de taal en de zichtbaarheid. Na elke keuze beweegt een voorbeeldverslag mee, dus je ziet meteen wat het verslag wordt.
Elke stap is een vraag die een organisatie toch al beantwoordt als ze een vaste vorm afspreekt. Wie de antwoorden vooraf op papier zet, is in de sjabloonbouwer snel klaar.
De zes stappen van de sjabloonbouwer, met per stap de vraag die je organisatie beantwoordt. Stap in de sjabloonbouwer; De vraag die je organisatie hier beantwoordt.
-
1.
De naam
Hoe heet dit overleg, zodat elke collega het juiste sjabloon herkent?
-
2.
Het gesprek
Wat voor gesprek is het, en wat moet het verslag daarna doen?
-
3.
De opbouw
Welke onderdelen moeten er elke keer in, en in welke volgorde?
-
4.
De stijl
Hoe lang en hoe formeel mag het verslag zijn?
-
5.
De taal
Welke woorden en afkortingen gebruikt jullie organisatie?
-
6.
De zichtbaarheid
Wie in de organisatie mag dit sjabloon gebruiken?
Wat een eigen sjabloon vastlegt, is concreet: de secties en de koppen, de opmaak, de stijl en de lengte (beknopt, normaal of uitgebreid), en jullie eigen afkortingen en termen. Met sub-teams, bijvoorbeeld één per vestiging of afdeling, wijst de beheerder het sjabloon toe aan groepen binnen het team; standaard ziet iedereen in de organisatie het. Een gebruiker hoort bij hooguit één sub-team.
Het uiterlijk zit niet in het sjabloon maar in het Word-bestand. Dat is het verslag als bewerkbaar .docx-bestand, en bij Team krijgt het jullie eigen huisstijl. Wie wat kan, per plan:
| Laag | Starter | Pro | Team | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Het Word-bestand | nee, je ziet de optie wel | ja | ja | ja |
| Een standaardsjabloon van Notuly kiezen | nee | ja | ja | ja |
| Een eigen sjabloon maken | nee | nee | ja, de beheerder | ja, de beheerder |
| Eigen huisstijl in het Word-bestand | nee | nee | ja | vraag het na in een demo |
Wil je zien hoe het Word-bestand er in jullie huisstijl uitziet? Boek een demo.
De stappen in het teamportaal staan in de hulp bij een eigen sjabloon maken, vaktermen en afkortingen, een sub-team aanmaken en de huisstijl van het Word-bestand.
Wanneer heb je het Word-bestand, een sjabloon of de huisstijl nodig?
Wat je nodig hebt, hangt af van wat er na het overleg met het verslag gebeurt: zelf bijwerken, elke keer dezelfde opbouw, de huisstijl, of per vestiging een eigen vorm. Voor elk van die vier heeft Notuly een plan.
Je wilt het verslag zelf nog bijwerken in Word.
Dit heb je nodig als je het verslag naleest voordat een klant of je team het krijgt. Met Pro, Team en Enterprise komt het Word-bestand mee, en een naam of een woord verbeter je daar zelf in. Wil je het eerst alleen zelf zien, laat dan de ontvangers leeg en kies ‘Verstuur alleen naar jezelf’: het verslag komt dan eerst in je eigen inbox, in elk plan, en je stuurt het daarna zelf door. Zie het Word-bestand gebruiken en eerst zelf lezen.
Je team wil elke keer dezelfde opbouw.
Dit heb je nodig als verslagen van hetzelfde overleg er steeds anders uitzien, afhankelijk van wie notuleerde. Met Pro kies je uit de standaardsjablonen van Notuly; met Team en Enterprise maakt de beheerder een eigen sjabloon, met de opbouw als derde stap. Een lijst met wie wat doet en wanneer, en hoe je die opschrijft, staat bij de actie- en besluitenlijst.
Het verslag moet in de huisstijl.
Dit heb je nodig als het verslag naar buiten gaat, of als de organisatie elk document in haar eigen uiterlijk wil. Bij Team komt het Word-bestand van Notuly in jullie huisstijl. Het verslag erin blijft bewerkbaar, dus wat de klant niet hoeft te zien, haal je eruit voordat je het doorstuurt.
Elke vestiging of afdeling werkt anders.
Dit heb je nodig als één organisatie meer soorten overleg heeft, elk met een eigen vorm. Bij Team en Enterprise maken de eigenaar en de beheerders sub-teams aan, en bepalen ze per sjabloon wie het ziet: de vestiging in Deventer haar eigen sjabloon, de afdeling advies het hare.
Welk plan past bij welke situatie.
Het plan volgt uit wat je met het verslag doet, niet uit de grootte van het overleg. In vijf van de zes situaties hieronder past een plan van Notuly; in de laatste is het verslag niet wat je zoekt.
| Situatie | Wat past | Waarom |
|---|---|---|
| Je leest het verslag en stuurt het door, zonder Word | Starter of Pro, in de vorm Automatisch | Notuly herkent zelf wat voor gesprek het was en maakt het verslag in de vorm die daarbij past. |
| Je wilt het verslag zelf bijwerken voor je het deelt | Pro, met het Word-bestand | Het Word-bestand is het verslag als bewerkbaar .docx-bestand. |
| Je wilt een vaste vorm, maar niet zelf ontwerpen | Pro, met een standaardsjabloon | Je kiest uit de standaardsjablonen van Notuly. |
| Je organisatie wil haar eigen opbouw | Team of Enterprise | De beheerder maakt een eigen sjabloon in zes stappen. |
| Het Word-bestand moet in jullie huisstijl | Team | De huisstijl van het Word-bestand hoort bij Team. |
| Je wilt het letterlijke gesprek in een document | De transcriptie, of zelf uitwerken | Het woordelijke gesprek is de transcriptie: een los .txt-bestand bij het verslag, standaard erbij en uit te zetten. Wie het liever zelf doet, vindt de werkwijze bij notulen uitwerken. |
De bedragen staan op de prijzenpagina.
Het verslag puntsgewijs, in zinnen of compact?
Een bruikbaar verslag zet de besluiten en de actiepunten los op een rij en vat de bespreking in gewone zinnen samen. Een lijst is snel te scannen; zinnen dragen de reden achter een besluit.
Een lijst werkt voor wat iemand moet doen: wie, wat en wanneer. Zinnen werken voor de afweging, voor wie er niet bij was en over een maand wil weten waarom. Compact is te kort zodra een besluit zonder reden in het verslag staat: dan komt het in het volgende overleg opnieuw op tafel.
- Compact
- “Offerte gaat door”
- Met de reden
- “De offerte gaat door, omdat de klant de planning van maart accepteert”
De tweede regel kost negen woorden meer, en niemand hoeft het later na te vragen.
Bij Notuly bestaat het verslag uit de samenvatting, de besluiten en de actiepunten, en de transcriptie komt los mee als .txt-bestand: het verslag herhaalt het gesprek dus niet. Met een eigen sjabloon kiest de beheerder de lengte (beknopt, normaal of uitgebreid), de stijl en de opmaak, en ziet hij meteen wat het verslag wordt. Wat daarna nog anders moet, pas je aan in het Word-bestand. Hoe dat eruitziet, zie je in de voorbeeldverslagen.
Wat het eigen sjabloon niet doet.
Een eigen sjabloon is een keuze voor Team en Enterprise, geen voorwaarde voor een goed verslag. Kies je niets, dan herkent Notuly zelf wat voor gesprek het was en kiest de vorm die past.
- Met Starter is er geen Word-bestand en kies je geen sjabloon: je ziet de optie wel staan, maar kunt hem niet aanzetten.
- Met Pro krijg je het Word-bestand en de standaardsjablonen, maar geen eigen sjabloon en geen eigen huisstijl.
- Het verslag komt in het Nederlands of het Engels; Notuly verstaat 90+ talen, maar een verslag in het Duits of het Frans maakt Notuly niet.
De vorm ligt vast vóór het verslag, niet erna.
Bij Notuly komt de vorm eerst, en daarna het verslag. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter: geen opname, geen transcriptie, geen verslag. Een ander sjabloon achteraf kan dus niet, want er is niets meer om opnieuw te maken.
Bij een Word-sjabloon is het andersom: de vorm komt pas als iemand na het overleg gaat zitten om in te vullen. Dat is het werk dat een eigen sjabloon wegneemt, en meteen de reden om het vooraf goed te maken. Wat je achteraf nog wilt veranderen, verander je in het Word-bestand.
Zo komt het verslag in Word in je inbox.
Zo ziet de maandag van Nora er dan uit. Om negen uur begint het partneroverleg aan de grote tafel, en een van de partners start de opname in de app. Om half elf is het overleg klaar.
Binnen tien minuten staat het verslag in de inbox van iedereen die het krijgt, in het sjabloon Partneroverleg dat Nora als beheerder maakte, met het Word-bestand in de huisstijl van het bureau erbij. De transcriptie zit er standaard bij, als .txt-bestand. Nora zet niets meer over; een naam die net anders moet, verbetert ze in het Word-bestand.
Notuly werkt zo bij elk gesprek, fysiek, hybride en online, in de app voor macOS, Windows, iOS en Android. Jij bepaalt wie het verslag krijgt, en delen is onbeperkt in alle plannen.
Wat er met je gesprek gebeurt
- Audio binnen een minuut na verwerking gewist.
- Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
- Je gesprek wordt verwerkt in Europa.
- De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Voor macOS, Windows, iOS en Android
Gratis beginnen kan met Starter: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens. Het Word-bestand zit daar niet in; dat hoort bij Pro, Team en Enterprise. Wil je vooral het Word-bestand, dan is Pro genoeg: onbeperkt gesprekken, prijs inclusief btw. Een eigen sjabloon maakt de beheerder bij Team en Enterprise. Team begint vanaf 2 licenties, met één factuur en een prijs per licentie, exclusief btw, en je kunt Team veertien dagen gratis proberen. Enterprise is er vanaf 50 licenties, op maat.