Wat is een casemanager verzuim?
104 weken. Zo lang houdt een zieke werknemer recht op 70 procent van het loon (art. 7:629 lid 1 BW), en zo lang loopt het traject waarin de casemanager de gesprekken voert. Werkgever en werknemer zijn in die tijd samen verantwoordelijk voor de re-integratie, en wat ze per ziektejaar moeten doen, staat in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (Rijksoverheid).
De casemanager is de persoon die ze daarvoor aanwijzen. UWV schrijft het zo: ‘Om te zorgen dat iedereen de gemaakte afspraken nakomt, wijzen de werknemer en werkgever iemand aan die daarop let. Dit is de casemanager.’ Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens kan dat een onafhankelijke dienstverlener zijn, een medewerker van de arbodienst of een re-integratiebedrijf; heb je als HR-adviseur die taak, dan geldt voor jou hetzelfde.
Wat de casemanager vastlegt, komt in het re-integratiedossier, naast alle gegevens, documenten en correspondentie over het verloop van het verzuim (art. 3 Regeling procesgang; AP). Dat dossier telt: doet een werkgever te weinig aan re-integratie, dan kan UWV hem maximaal een jaar langer loon laten doorbetalen (Rijksoverheid). Notuly maakt van elk gesprek het verslag dat je, nagelezen, in dat dossier zet.
Wat zijn de taken van een casemanager?
De bronnen noemen er vijf:
- De afgesproken activiteiten begeleiden (art. 4 lid 2 onder c Regeling procesgang).
- Het contact verzorgen tussen werknemer, werkgever en bedrijfsarts of arbodienst (art. 4 lid 2 onder c).
- Erop letten dat iedereen de afspraken uit het plan van aanpak nakomt (UWV).
- Aanspreekpunt zijn: werkgever en werknemer ‘kunnen bij de casemanager terecht als iets niet volgens afspraak verloopt’ (UWV).
- Adviezen en verslagen maken die in het re-integratiedossier komen (Autoriteit Persoonsgegevens).
Met Notuly ligt er na elk gesprek over die afspraken een verslag in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin.
De tijdlijn: per moment het gesprek, en wat in het dossier komt.
Het traject heeft vaste momenten, uit de wet en van UWV, en bij bijna elk moment hoort een gesprek. Een weeknummer staat er alleen waar UWV het zelf noemt.
| Moment | Wat de wet of UWV vastlegt | Het gesprek | Wat in het dossier komt |
|---|---|---|---|
| De ziekmelding | De werkgever geeft de bedrijfsarts of de arbodienst tijdig de noodzakelijke gegevens (art. 2 lid 1 Regeling procesgang). | Het eerste gesprek met de werknemer. | Telefoonnummer en (verpleeg)adres, de verwachte duur volgens de werknemer, het lopende werk en de afspraken, en of het om een arbeidsongeval gaat (AP). |
| Week 6 | Bij dreigend langdurig verzuim vraagt de werkgever binnen zes weken een oordeel van de bedrijfsarts (art. 2 lid 2); dat is de probleemanalyse (AP). | Geen eigen gesprek: het spreekuur is van de bedrijfsarts. Daarna bespreek je de uitkomst. | De functionele beperkingen en mogelijkheden uit het afschrift, zonder aard en oorzaak van de ziekte (AP). |
| Week 8 | Binnen twee weken na het oordeel stellen werkgever en werknemer samen het plan van aanpak op (art. 4 lid 1), schriftelijk (art. 4 lid 3). | Het gesprek over het plan van aanpak, met werkgever en werknemer. | De activiteiten, de doelen en de termijnen, de visie van beiden, de momenten van evaluatie en wie de begeleider is (art. 4 lid 2). |
| Minstens 1 keer in de 6 weken | Werkgever en werknemer bespreken hoe het gaat met de re-integratie (UWV). Geeft de evaluatie aanleiding, dan wordt het plan bijgesteld (art. 4 lid 5). | Het voortgangsgesprek. | Hoe het met elke afspraak gaat en wat er in het plan verandert. |
| Week 42 | De werkgever meldt de ziekte bij UWV, uiterlijk op de eerste dag nadat ze 42 weken heeft geduurd (art. 38 lid 1 Ziektewet). | Geen vast gesprek: het is een melding. | De datum van de melding en de eerste ziektedag, die de werkgever daarbij opgeeft (art. 38 lid 1). |
| Week 52 | De evaluatie ‘in ieder geval aan het einde van het eerste ziektejaar’ (art. 4 lid 2 onder b). | Het evaluatiegesprek met werkgever en werknemer. | Het formulier (Eerstejaars)evaluatie van UWV. Hoe je dat invult, staat bij de eerstejaarsevaluatie. |
| Week 91 | De eindevaluatie (UWV). Het re-integratieverslag is er uiterlijk dertien weken voor het einde van de wachttijd (art. 25 lid 3 WIA). | Het gesprek over de eindevaluatie. | Het re-integratieverslag, met onder meer het plan van aanpak, de bijstellingen en de evaluaties (art. 6 Regeling procesgang); het medisch deel stelt de bedrijfsarts op (AP). |
| Week 93 | De werknemer vraagt de WIA-uitkering aan, uiterlijk elf weken voor het einde van de wachttijd (art. 64 lid 3 WIA). | Geen gesprek van de casemanager: de aanvraag is van de werknemer. | Dat het re-integratieverslag af is en de werknemer een afschrift heeft (art. 25 lid 3 WIA). |
| Week 104 | De loondoorbetaling stopt na 2 jaar ziekte (UWV, art. 7:629 lid 1 BW). | Geen vast gesprek. | Bewaar het dossier in principe niet langer dan 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is (AP). |
Op basis van art. 7:629 BW, art. 38 Ziektewet, art. 25 en 64 WIA, de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (geldend vanaf 1-7-2025) en de pagina's van UWV en de Autoriteit Persoonsgegevens, geraadpleegd 12-11-2026. Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies.
Geen vast moment in de wet heeft het arbeidsdeskundig onderzoek. Wanneer dat komt en wat erin gebeurt, staat bij het arbeidsdeskundig onderzoek.
Het voortgangsgesprek komt het vaakst terug: minstens 1 keer in de 6 weken, dus in twee jaar al snel vijftien keer, en de bijstellingen en de laatste evaluatie gaan mee in het re-integratieverslag (art. 6 lid 1 onder g en h).
Met Notuly heb je van elk voortgangsgesprek binnen tien minuten het verslag. Bij het spreekuur, de melding in week 42 en de aanvraag in week 93 voert de casemanager geen eigen gesprek, en heb je Notuly niet nodig.
Wat mag een casemanager wel en niet?
Dat hangt af van de vraag voor wie je werkt. Een werkgever mag geen medische gegevens verwerken, zoals de aard en oorzaak van de ziekte; dat mag alleen de bedrijfsarts of de arbodienst (Autoriteit Persoonsgegevens). In de beleidsregels De zieke werknemer (2016) onderscheidt de AP twee rollen.
| De rol | Wat de AP zegt | Wat je dus mag verwerken |
|---|---|---|
| Procesbewaker voor de werkgever | Je taak bestaat alleen uit ‘faciliterende en coördinerende werkzaamheden’. | Niet meer dan de werkgever: de gegevens van de ziekmelding, de functionele beperkingen en mogelijkheden, de verwachte duur en de adviezen over aanpassingen. |
| Gedelegeerde van de bedrijfsarts | Je voert ‘een deel van de taken van de bedrijfsarts uit, maar werkt onder instructie, begeleiding én verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts’. | Alleen de gegevens over de gezondheid die voor je taak strikt noodzakelijk zijn. Welk deel van het medisch dossier, hangt af van je taken. |
Op basis van de Beleidsregels De zieke werknemer van de Autoriteit Persoonsgegevens (Staatscourant 2016, 21703), geraadpleegd 12-11-2026. Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies.
Ook wat een werknemer uit zichzelf over de ziekte vertelt, mag de werkgever niet vastleggen (AP). Wat dat betekent voor het verslag van een verzuimgesprek, met de afspraken die wel mogen, staat bij een verzuimgesprek vastleggen.
Notuly maakt geen onderscheid tussen een zin over het werk en een zin over de ziekte: in het verslag staat wat er gezegd is. Welke rol je ook hebt, jij leest het verslag na voordat het in het dossier komt.
Wat is taakdelegatie bij een casemanager?
Bij taakdelegatie draagt de bedrijfsarts een deel van de medische taken bij de verzuimbegeleiding over aan een ander, bijvoorbeeld een medewerker van een arbodienst. De bedrijfsarts houdt de eindverantwoordelijkheid. De AP noemt zeven randvoorwaarden, onder meer deze drie:
- ‘De gedelegeerde is voldoende opgeleid voor en aantoonbaar bekwaam in de uitoefening van de taak.’
- ‘Er is structureel persoonlijk overleg tussen gedelegeerde en bedrijfsarts.’
- De werknemer weet van de delegatie, van de eindverantwoordelijkheid van de bedrijfsarts en van de mogelijkheid om de bedrijfsarts te consulteren.
Werk je onder taakdelegatie en gaat een gesprek over de klachten of de behandeling, dan hoort het verslag bij het medisch dossier van de bedrijfsarts. Leg je zo'n gesprek vast met Notuly, kies dan ‘Verstuur alleen naar jezelf’ en houd het verslag buiten het dossier van de werkgever.
Aan de telefoon, aan tafel of in Teams: zo leg je het gesprek vast.
Notuly neemt nooit vanzelf op: jij start de opname. Notuly stuurt de andere deelnemers geen melding dat er wordt opgenomen. Vertel het ze zelf; een voorbeeldzin staat in deelnemers vertellen dat je opneemt, en wat de wet over opnemen zegt bij mag ik een gesprek opnemen.
| De situatie | Wat je doet |
|---|---|
| Je belt de werknemer via de computer: Teams, WhatsApp of je telefoon via de laptop | De desktop-app neemt het gesprek op, via het systeemgeluid (een telefoongesprek opnemen via je laptop) |
| Je belt met de belapp van je telefoon | Notuly neemt dat gesprek niet op. Open na afloop de app en spreek zelf in wat er is afgesproken; Notuly maakt daar het verslag van |
| Het plan van aanpak, aan tafel bij de werkgever | Start de opname in de app; aan een gewone tafel volstaat de ingebouwde microfoon |
| Een voortgangsgesprek in Teams, Zoom of Google Meet | De desktop-app op de computer neemt het gesprek op, zonder bot in de meeting |
| De ziekte komt even ter sprake | Pauzeer de opname: je gesprek loopt door, Notuly luistert even niet |
| Je werkt voor de werkgever en het gesprek gaat vooral over klachten of behandeling, of de werknemer wil niet dat je opneemt | Niet opnemen. Schrijf de afspraken zelf op, of spreek ze na afloop in |
Na het gesprek lees je eerst zelf, in drie stappen:
- Laat de ontvangers leeg en kies ‘Verstuur alleen naar jezelf’: het verslag komt eerst in je eigen inbox (het verslag eerst nalezen).
- Haal eruit wat over de ziekte gaat, ook bij de actiepunten. De transcriptie komt standaard mee als .txt-bestand en bevat het hele gesprek: zet hem uit of stuur hem niet door (de transcriptie).
- Zet de afspraken in het dossier, en stuur het verslag daarna naar wie het nodig heeft.
Hoe je verder omgaat met gezondheid in een gesprek, staat bij bijzondere persoonsgegevens in een gesprek.
Voor de arbodienst of de werkgever die kiest.
Kies je een AI-notulist voor een team van casemanagers, dan spelen drie vragen. Wat Notuly voor een arbodienst als geheel doet, staat bij Notuly voor de arbodienst.
Krijgt elk soort gesprek een eigen vorm?
Ja, bij Team en Enterprise. De beheerder maakt in het teamportaal een eigen sjabloon per soort gesprek, bijvoorbeeld voor het plan van aanpak en voor de voortgang, en wijst het met sub-teams toe aan de casemanagers (een eigen sjabloon maken). Het verslag komt bij Pro, Team en Enterprise ook als Word-bestand, bij Team en Enterprise in de eigen huisstijl van je organisatie (je huisstijl in het Word-bestand).
Hoe zit het met de verwerkersovereenkomst?
De verwerkersovereenkomst van Notuly is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Wat erin staat, lees je bij de verwerkersovereenkomst.
Waar blijft het verslag?
Jij bepaalt wie het verslag krijgt. Daarna staat het in de mailbox van die ontvangers, met de transcriptie standaard als bijlage. Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
De hele AI-stap draait op onze eigen modellen, op servers in Amsterdam, en de data verlaat de EU niet. Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
Welk plan past?
- Met Starter heb je drie gesprekken gratis per maand, zonder betaalgegevens, tot 60 minuten per gesprek.
- Met Pro zijn de gesprekken en de opnameduur onbeperkt, en komt het verslag ook als Word-bestand.
- Met Team maakt de beheerder eigen sjablonen per soort gesprek, en is de verwerkersovereenkomst beschikbaar.
Wat het per plan kost, staat bij de prijzen. Wil je Notuly eerst met je team zien? Boek een demo.
Wanneer je als casemanager niet opneemt.
Neem in deze gevallen niet op:
- Je werkt voor de werkgever en het gesprek gaat vooral over de klachten, de diagnose of de behandeling.
- De werknemer wil niet dat je opneemt.
Wil je toch een verslag, open dan na afloop de app en spreek zelf in wat er is afgesproken. Notuly maakt het verslag van jouw woorden.