Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
61 procent
Een overdrachtsverslag legt het moment vast waarop de zorg voor een cliënt van de ene zorgverlener naar de andere overgaat. Het opschrijven kost een paar minuten. Compleet bij de volgende dienst (of de thuiszorg) aankomen, dat is het lastige deel. In het laatste landelijke onderzoek hiernaar (Nictiz en V&VN, 2014) ontving 61 procent onvolledige documenten.
Het gaat om ongeveer 460.000 overdrachten per jaar in Nederland, en datzelfde verslag blijft daarna minimaal twintig jaar in het dossier. Op deze pagina staat per knelpunt wat erin hoort.
De cijfers
460.000
verpleegkundige overdrachten per jaar in Nederland
61%
ontving onvolledige documenten (Nictiz en V&VN, 2014)
20 jaar
minimale bewaartermijn in het cliëntdossier (WGBO)
Op basis van het onderzoek van Nictiz en V&VN (804 respondenten, 2014), de informatiestandaard eOverdracht en de regels rond het cliëntdossier (WGBO). Algemene informatie, geen medisch of juridisch advies.
Wat is een overdrachtsverslag in de zorg?
Een overdrachtsverslag in de zorg legt het moment vast waarop de verantwoordelijkheid voor een cliënt van de ene zorgverlener naar de andere overgaat, bijvoorbeeld bij een dienstwissel of bij ontslag van het ziekenhuis naar de thuiszorg, en bevat minimaal de actuele situatie, het ziektebeloop, een actueel medicatieoverzicht en de vervolgafspraken. Het is de schriftelijke basis waarop de ontvangende zorgverlener verder kan.
Volgens Nictiz vinden in Nederland jaarlijks ongeveer 460.000 verpleegkundige overdrachten plaats, waarbij zorgverleners informatie uitwisselen tussen organisaties zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen en de thuiszorg. De reden dat dit gevoelig ligt, is dat die informatie vaak niet compleet aankomt. In een online enquête van Nictiz en V&VN onder 804 verpleegkundigen en verzorgenden (mei en juni 2014) ontving 61 procent onvolledige documenten en kreeg 23 procent helemaal geen gegevens bij de overdracht. Niet omdat de zorg ingewikkeld is, maar omdat er in dat ene moment iets wegvalt.
Voordat we kijken wat er dan precies hoort weg te vallen, eerst scherp wat een overdracht wel en niet is.
De tijdas
Een overdracht markeert het moment waarop de verantwoordelijkheid naar een andere zorgverlener of een andere setting overgaat. Een dienstwissel binnen hetzelfde team is zo'n moment in de tijd: de avonddienst neemt over van de dagdienst. Een transmurale overdracht gaat tussen settings, bijvoorbeeld van het ziekenhuis naar de thuiszorg of van de wijk naar een instelling.
Het verschil met de dagrapportage zit op de tijdas. Een overdracht is het transfer-moment naar iemand anders; de doorlopende verslaglegging binnen je eigen team, dienst na dienst, is dagrapportage (dagrapportage voor die doorlopende vorm). Het ene verslag draagt verantwoordelijkheid over, het andere houdt de lijn binnen het team vast.
Waar dat misgaat, merk je pas als de volgende zorgverlener voor de cliënt staat. Een avond uit de praktijk maakt dat concreet.
Uit de praktijk
Esther is wijkverpleegkundige. Om tien uur 's avonds krijgt ze een nieuwe cliënt over uit het ziekenhuis, ontslagen na een operatie, met wondzorg die de eerste nacht al moet gebeuren. Ze opent de overdracht en leest een vooringevuld formulier: hier en daar een vinkje, de diagnose klopt, maar het actuele medicatieoverzicht ontbreekt en het wondzorgplan staat er niet bij. Welk verband, hoe vaak verschonen, met welk materiaal: het staat er niet.
Dus belt ze. Naar de afdeling die het ontslag regelde, waar om die tijd een andere verpleegkundige de telefoon opneemt en het dossier erbij moet pakken. Twintig minuten later weet Esther wat ze had moeten weten toen ze de overdracht opende. De zorg zelf was niet ingewikkeld. Wat ontbrak, was de informatie om eraan te beginnen.
Dit is het werk dat een transferverpleegkundige in het ziekenhuis probeert te voorkomen: die bepaalt welke zorg een cliënt na opname nodig heeft en regelt de eerste overdracht naar de thuiszorg. Lukt dat compleet, dan hoeft Esther niet te bellen. Lukt het niet, dan begint haar nacht met een telefoontje.
De vraag is dus: wat had er in die overdracht moeten staan om dat telefoontje overbodig te maken? Per knelpunt is dat te benoemen.
De compleetheidskaart
Wat het vaakst misgaat bij een overdracht is bekend, en daarmee ook wat er hoort te staan om het te dichten. Hieronder de meest genoemde knelpunten bij de overdracht van ziekenhuis naar thuiszorg, met per knelpunt wat het overdrachtsverslag op dat punt moet bevatten. De knelpunten komen uit de praktijk (Nursing, gevoed door het Nictiz/V&VN-onderzoek); de inhoud sluit aan op wat de landelijke informatiestandaard eOverdracht als overdrachtsgegevens benoemt.
| Knelpunt | Wat het overdrachtsverslag bevat | Wie het aanlevert |
|---|---|---|
| Vooringevuld formulier met vinkjes, weinig echte informatie | Een ingevulde overdracht met de actuele situatie en het beloop in eigen woorden, niet alleen aangevinkte velden | Afzendende afdeling / verpleegkundige |
| Medicatie onduidelijk of verouderd | Een actueel medicatieoverzicht, inclusief recente wijzigingen en stop- en startmomenten | Afdeling / apotheek |
| Geen wondzorgplan | Het wondzorgplan: welk materiaal, welke frequentie, en wie het uitvoert | Afdeling / behandelaar |
| Thuiszorg niet of te laat geïnformeerd over (uitgesteld) ontslag | Het ontslagmoment en de contactgegevens, tijdig doorgegeven aan de ontvangende zorg | Transferverpleegkundige / afdeling |
| Geen uitvoeringsverzoek voor verpleegtechnische handelingen | Het uitvoeringsverzoek met de benodigde bevoegdheid | Behandelend arts |
| Materialen of bestelnummers ontbreken voor de eerste nacht of het weekend | De benodigde materialen en de bestelinformatie | Afdeling / transferpunt |
| Zorgplan en dagelijks functioneren ontbreken | Het zorgplan en het dagelijks functioneren (ADL): wat kan de cliënt zelf, waarbij is hulp nodig | Afdeling / verpleegkundige |
Knelpunten gebaseerd op Nursing (13 knelpunten, gevoed door het Nictiz/V&VN-onderzoek "Verpleegkundige overdracht, een geoliede machine?") en de eOverdracht-inhoud (V&VN/Nictiz); zie bronnen. Laatst gecheckt 10 juni 2026.
Kijk je naar de lijst, dan valt op dat het vaak niet de diagnose zelf is die de overdracht laat haperen, maar de logistiek eromheen. Een ontbrekend bestelnummer of een ontslag dat niet is doorgegeven, kost de volgende dienst meer tijd dan de zwaarste diagnose. De zorg gaat zelden mis op het moeilijke; ze gaat mis op het gewone dat niemand opschreef.
Een complete overdracht kost je nu een paar minuten extra. Het bespaart de volgende dienst de hele terugbel-ronde.
Blijft de vraag hoe je dat in een mondelinge overdracht, aan het bed of bij de dienstwissel, snel en volledig doorgeeft. Daar bestaat een vaste volgorde voor.
De volgorde
SBAR (Situation, Background, Assessment, Recommendation) is een vaste volgorde om in vier stappen een 1-op-1 overdracht te structureren, zodat je niets overslaat en de ontvanger weet wat hij ermee moet. Het is een invulstrook voor deze ene cliënt bij deze ene overdracht, geen vergadermethode. Je loopt de vier stappen langs en je hebt de overdracht compleet.
Wie is de cliënt en wat is nu aan de hand? (de directe aanleiding van de overdracht)
Wat is de relevante achtergrond? (diagnose, beloop, medicatie, eerdere zorg)
Wat is je inschatting? (hoe stabiel, welke risico's, waar let je op)
Wat moet de ontvanger doen? (vervolgafspraken, aandachtspunten, wanneer contact opnemen)
Zo gebruikt, is SBAR de gesproken kant van de compleetheidskaart: de strook bepaalt de volgorde, de kaart bepaalt de inhoud. SBAR als structuur voor een multidisciplinair overleg, waar het gaat om wie besluit en wie de actiehouder is, is iets anders; dat behandelen we op de MDO-notuleren-pagina.
Hoe je overdraagt, hangt ook af van de vorm. Een overdracht aan het bed verloopt anders dan een formulier dat je doorstuurt.
Drie vormen
Het verschil zit in hoe je overdraagt. Bij een warme overdracht draag je mondeling over, vaak met de cliënt erbij, zodat je kunt toelichten en vragen kunt beantwoorden. Bij een koude overdracht stuur je de informatie alleen schriftelijk of administratief door, zonder gesprek. Een transmurale overdracht gaat tussen settings, bijvoorbeeld van het ziekenhuis naar de thuiszorg, en kan zowel warm als koud zijn.
Een koude overdracht is niet per definitie slechter; voor een eenvoudige, stabiele situatie volstaat een goed schriftelijk verslag prima. Maar bij een kwetsbare cliënt of een complex beloop voorkomt een warme overdracht de meeste fouten, omdat de ontvanger meteen kan doorvragen op wat er niet op papier past.
Daarmee is de overdracht zelf scherp. Even belangrijk is wanneer je juist geen overdrachtsverslag nodig hebt.
Een ander verslag
Een overdrachtsverslag past op het transfer-moment, en daarbuiten gebruik je iets anders. Drie situaties waarin het niet de juiste vorm is, en een grens die we hier bewust niet over gaan.
Schrijf je dag na dag bij hoe het met een cliënt gaat, binnen je eigen team, dan is dat geen overdracht maar dagrapportage. De overdracht is het moment dat de verantwoordelijkheid naar iemand anders gaat; de dagelijkse lijn houd je vast in de dagrapportage.
Bespreek je een cliënt met meerdere disciplines aan tafel, dan leg je dat vast als een overlegverslag met besluiten en actiehouders, niet als een 1-op-1 overdracht. Dat hoort op de MDO-notuleren-pagina.
Rapporteer je over één jeugdige in een dossier dat het gezin mag inzien, dan gelden eigen regels over feit, interpretatie en leesbaarheid. Dat is een andere vorm dan een transfer-overdracht (jeugdzorg-rapportage).
Het verslag draagt informatie over; het neemt geen medische beslissing en vervangt niet het oordeel van de ontvangende zorgverlener. Die blijft verantwoordelijk voor wat hij met de overgedragen cliënt doet.
Of een AI-tool in het algemeen AVG-proof of toegestaan is, is een aparte vraag die we hier niet behandelen; die status leggen we uit op is ChatGPT AVG-proof. Deze pagina houdt het bij de overdracht zelf: wat erin hoort, en wie verantwoordelijk blijft.
De inhoud van een goede overdracht is hiermee duidelijk. Het echte knelpunt zit ergens anders: in hoe de overdracht in de praktijk ontstaat.
Het draaipunt
De inhoud van een overdracht is bekend; het probleem is dat ze meestal mondeling ontstaat. Aan het bed, in de auto onderweg naar de volgende cliënt, snel bij de dienstwissel. En daarna moet diezelfde overdracht alsnog worden uitgeschreven in het dossier, vaak op een rustiger moment dat er die dienst niet was. Tussen het zeggen en het opschrijven vallen er dingen weg, en precies daar ontstaat de onvolledigheid waar dit verhaal mee begon.
De vraag is dus niet zozeer wat erin hoort, maar hoe je het gesproken moment compleet op papier krijgt, zonder er na je dienst een avond aan te besteden.
Het alternatief
Notuly maakt van een gesproken overdracht een gestructureerd concept-verslag. Je spreekt de overdracht in zoals je hem toch al doorgeeft, telefoon op tafel, en je krijgt een geordend concept terug met de actuele situatie, het beloop, de medicatie en de vervolgafspraken eruit gelicht. Dat concept kijk je na, je vult aan wat nog mist, en je zet het in het dossier of het EPD.
Zou Esther het hebben gebruikt, dan had ze haar overdracht aan de telefoon kunnen inspreken in plaats van losse aantekeningen te maken. Het concept ligt er binnen enkele minuten, met de onderdelen op een rij, zodat de gaten meteen opvallen in plaats van pas als de volgende dienst belt. Notuly maakt het concept; Esther toetst het en blijft eindverantwoordelijk voor wat erin staat. Het verslag vervangt haar oordeel niet, het neemt haar het uittypen uit handen.
Voor één verpleegkundige scheelt dat tijd. Voor een heel team is er nog een vraag: hoe zorg je dat elke overdracht dezelfde onderdelen raakt, ongeacht wie er die dienst draait?
Telefoon op tafel, spreek de overdracht in zoals je hem toch al doorgeeft. Geen toetsenbord nodig.
Kort daarna ligt er een geordend concept met situatie, beloop, medicatie en vervolgafspraken eruit gelicht.
Je kijkt na, vult aan wat nog mist, en zet het in het dossier of het EPD. Het oordeel houd je zelf.
Op teamniveau
Compleetheid mag niet afhangen van wie er die dienst draait, en dat borg je met een vast format. Een organisatie kan een eigen overdracht-sjabloon in de team portal zetten, met de velden uit de compleetheidskaart, zodat elke overdracht dezelfde onderdelen raakt. De beheerder maakt dat sjabloon aan; de gebruiker kiest het aan het eind van de opname. De default blijft automatische detectie, zodat de drempel laag blijft voor wie niets wil instellen.
Zo wordt de inhoudsnorm uit de compleetheidskaart reproduceerbaar over het hele team, in plaats van elke dienst opnieuw afhankelijk van het geheugen van één persoon. Het format dwingt de zorg niet af, het dwingt af dat dezelfde vragen elke keer langskomen.
Voorbeeld
Je krijgt een geordend concept-overdrachtsverslag terug, met de situatie, het beloop, de medicatie en de vervolgafspraken op een rij. De verwerking duurt gemiddeld een tot vijf minuten, bij lange gesprekken kan het oplopen tot rond de acht. Hieronder een kort, geanonimiseerd voorbeeld van hoe zo'n concept eruitziet.
Situatie
Cliënt thuis na operatie; wondzorg rechteronderbeen, eerste verschoning vannacht.
Beloop
Stabiel sinds ontslag; geen koorts; mobiliteit beperkt, loopt met rollator.
Medicatie
Actueel overzicht bijgevoegd; pijnstilling aangepast bij ontslag (zie lijst).
Vervolgafspraken
Wondzorg dagelijks, materiaal X, frequentie 1x per dag. Controle huisarts over 5 dagen; thuiszorg belt bij koorts of toename pijn.
Concept. Lees na en vul aan voor je het in het dossier zet.
De opname
De audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist; de tekst houd je, en je bepaalt zelf of je naast de samenvatting ook de volledige transcriptie meestuurt.
De data-levenscyclus in het kort: inspreken, verwerken in Nederland (servers in Amsterdam, het gesprek verlaat de EU niet), concept naar jou, audio gewist. Er wordt niet op je gesprekken getraind en een verwerkersovereenkomst is standaard beschikbaar. De privacy-details achter die stappen staan op een aparte pagina (veilig notuleren).
Voor de beslisser
Er is een gratis variant om mee te starten en een betaald abonnement per gebruiker; de actuele tarieven staan hieronder bij de prijzen. Geen opstartkosten om het uit te proberen.
Het gesprek wordt in Nederland verwerkt (servers in Amsterdam) en verlaat de EU niet, de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist, er wordt niet op je data getraind en een verwerkersovereenkomst is standaard beschikbaar (veilig notuleren).
Met een eigen overdracht-sjabloon in de team portal dat de velden uit de compleetheidskaart afdwingt, zodat elke overdracht dezelfde onderdelen raakt, ongeacht wie er die dienst draait.
Ja. Notuly levert alleen een concept; de zorgverlener houdt het laatste woord over wat er in het dossier komt.
Een overdrachtsverslag in de zorg legt het moment vast waarop de verantwoordelijkheid voor een cliënt van de ene zorgverlener naar de andere overgaat. Denk aan een dienstwissel of het ontslag van het ziekenhuis naar de thuiszorg. Het bevat minimaal de actuele situatie, het ziektebeloop, een actueel medicatieoverzicht en de vervolgafspraken.
In een verpleegkundige overdracht horen minimaal de actuele situatie, het ziektebeloop, een actueel medicatieoverzicht, het zorgplan en de vervolgafspraken. Afhankelijk van de cliënt komen daar zaken bij zoals het wondzorgplan, een uitvoeringsverzoek voor verpleegtechnische handelingen en benodigde materialen. De compleetheidskaart op deze pagina zet per knelpunt op een rij wat erin hoort.
Bij een warme overdracht draag je mondeling over, vaak met de cliënt erbij, zodat je kunt toelichten en vragen kunt beantwoorden. Bij een koude overdracht stuur je de informatie alleen schriftelijk of administratief door, zonder gesprek. Voor een kwetsbare of complexe situatie voorkomt een warme overdracht meestal de meeste fouten.
Een transmurale overdracht is een overdracht tussen settings, bijvoorbeeld van het ziekenhuis naar de thuiszorg of van de wijk naar een instelling. Ze kan warm (mondeling) of koud (schriftelijk) verlopen. Het kenmerk is dat de zorg de muren van de ene organisatie verlaat en bij een andere binnenkomt.
SBAR staat voor Situation, Background, Assessment, Recommendation en is een vaste volgorde om in vier stappen een 1-op-1 overdracht te structureren. Je beschrijft de huidige situatie, de relevante achtergrond, je inschatting en je aanbeveling voor het vervolg. Zo geef je in vier stappen een complete overdracht door zonder iets over te slaan.
Dagrapportage is de doorlopende verslaglegging binnen je eigen team, dienst na dienst; een overdracht is het transfer-moment waarop de verantwoordelijkheid naar een andere zorgverlener of setting overgaat. Het verschil zit op de tijdas: het ene houdt de lijn binnen het team vast, het andere draagt de zorg over. Voor de doorlopende vorm gebruik je dagrapportage, niet een overdracht.
Een transferverpleegkundige in het ziekenhuis bepaalt welke zorg een cliënt na opname nodig heeft en regelt de overdracht naar bijvoorbeeld de thuiszorg of een vervolginstelling. Die maakt de eerste zorgvraag in het ziekenhuis en stemt de start van de zorg thuis af met de ontvangende organisatie. Het doel is dat de zorg na ontslag zonder gaten doorloopt.
eOverdracht is de landelijke informatiestandaard voor de digitale verpleegkundige overdracht. V&VN is de houder en inhoudelijk eigenaar van de standaard en stuurt het programma aan; Nictiz ontwikkelt en beheert de standaard technisch. Het is geen product maar een afspraak over welke gegevens bij de overdracht horen en hoe ze digitaal worden uitgewisseld; Notuly is niet het eOverdracht-systeem.
Een medisch dossier moet onder de WGBO minimaal twintig jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Deze termijn geldt sinds 1 januari 2020 (daarvoor was het vijftien jaar). In bepaalde gevallen kan de termijn langer zijn; controleer het beleid van je eigen organisatie.
Een AI-tool mag een gesproken overdracht tot een concept uitwerken, maar de zorgverlener toetst dat concept en blijft eindverantwoordelijk voor wat in het dossier komt. Bij Notuly wordt het gesprek in Nederland verwerkt (servers in Amsterdam) en de audio binnen een minuut na verwerking gewist, met een verwerkersovereenkomst standaard beschikbaar. Of een AI-tool in het algemeen AVG-proof is, is een aparte vraag die we uitleggen op /is-chatgpt-avg-proof.
Volgens Nictiz vinden in Nederland jaarlijks ongeveer 460.000 verpleegkundige overdrachten plaats, waarbij zorgverleners patiëntgegevens uitwisselen tussen organisaties zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen en de thuiszorg.
In het kort
Dan maak je een overdrachtsverslag: het eenmalige transfer-moment, met minimaal situatie, beloop, medicatie en vervolgafspraken. Bij een kwetsbare cliënt draag je bij voorkeur warm (mondeling) over.
Dan is het dagrapportage, niet een overdracht (dagrapportage). Het verschil zit op de tijdas: dagrapportage loopt door binnen je eigen team, een overdracht is het eenmalige moment waarop de zorg naar een ander overgaat.
Dan leg je dat vast als een MDO-verslag met besluiten en actiehouders (MDO-notuleren), niet als een 1-op-1 overdracht.
Lees ook
MDO notuleren
Het overlegverslag met besluiten en actiehouders, in plaats van een 1-op-1 overdracht.
Dagrapportage
De doorlopende verslaglegging binnen je eigen team, dienst na dienst.
Jeugdzorg-rapportage
De inhoudelijke rapportage over één jeugdige, met eigen regels.
Veilig notuleren
Waar de opname blijft, en hoe Notuly cliëntgegevens verwerkt.
Is ChatGPT AVG-proof?
Wat de AVG zegt over gesprekken door een AI-tool halen.
Hoe het werkt
Opnemen, verwerken, het concept in je mail.
Leg de telefoon op tafel bij je volgende overdracht en spreek hem in zoals je hem toch al doorgeeft. Je krijgt een gestructureerd concept terug dat je nakijkt en in het dossier zet. Het oordeel houd je zelf.
Bronnen
Deze pagina is algemene informatie, geen juridisch of medisch advies. De regels rond verslaglegging, bewaartermijnen en privacy kunnen per situatie verschillen; controleer altijd het beleid van je eigen organisatie en de geldende richtlijnen. Bronnen geraadpleegd 10 juni 2026.
Laatst bijgewerkt: juni 2026. Aanbeveling: juridische review vóór deploy (de zorg-, AVG- en bewaartermijn-claims zijn YMYL).