Windows-laptops: Notuly als Win32-app in Intune, per gebruiker.
Elke laptop met Windows 11 op x64 die Entra joined of hybrid joined is, krijgt Notuly per gebruiker: met Intune, als Win32-app, met WebView2 op de laptop. De installer Notuly-Setup.exe is ondertekend door Scolutions B.V.; die uitgever vul je ook in bij de app.
Je pakt de installer in met de Win32 Content Prep Tool tot een .intunewin-bestand, en voegt Notuly toe als Windows-app (Win32). Neem de installer van de versie die je uitrolt van https://updates.notuly.nl/windows/installers/; datzelfde versienummer hoort in de detectieregel. De installer van de downloadpagina kan ook, maar die is niet altijd de nieuwste versie. Is die te oud, dan ziet de gebruiker bij de eerste start ‘Update verplicht’ en werkt hij eerst bij.
De vier waarden in Intune
- Installatieopdracht
Notuly-Setup.exe --silent
- Verwijderopdracht
cmd.exe /c ""%LOCALAPPDATA%\nl.notuly.windows\Update.exe" --uninstall --silent"
- Install behavior
- User
- Detectieregel
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\nl.notuly.windows, waarde DisplayVersion, ‘Greater than or equal to’ de versie van de installer
De verwijderopdracht loopt via cmd.exe, omdat Intune hier geen omgevingsvariabelen invult. Microsoft schrijft hetzelfde: uitbreiding van een omgevingsvariabele in de verwijderopdracht “wordt niet ondersteund”. Werkt de gebruiker Notuly bij via https://updates.notuly.nl, dan blijft de detectieregel kloppen. Zet de versie daarin nooit lager: de stille installatie overschrijft ook naar beneden.
Werk je met AppLocker of WDAC, sta dan diezelfde uitgever toe. Een MSI is er niet: per gebruiker gebruik je deze installer, per machine het System-pakket. Is een laptop alleen Entra registered, dan is er ook voor die laptop het System-pakket, op aanvraag via team@notuly.nl.
Telefoons en tablets: wanneer de MDM het werk doet.
Telefoons en tablets in beheer krijgen Notuly via je MDM, als de openbare app uit de App Store of Google Play. Notuly voor iPhone heeft App Store-ID 6755955086 en bundle-ID notulist.notuly.app; Notuly voor Android staat in Managed Google Play onder com.notuly.app. De minimale versies zijn iOS 15.0 en Android 7.0.
In Intune kies je voor de iPhone het type ‘iOS store app’ en voor Android ‘Managed Google Play app’. Met Android keur je daarmee de rechten goed, waaronder de microfoon en meldingen. Wil je de iPhone-app installeren zonder Apple-account van de gebruiker, haal hem dan via Apps en boeken, het volumeprogramma van Apple, en wijs hem per apparaat toe.
De microfoon vooraf toestaan kan op een iPhone niet: iOS vraagt het altijd aan de gebruiker. Op een volledig beheerd Android-toestel kan het met een app-configuratiebeleid; in een werkprofiel staat Android dat voor de microfoon niet toe.
Voor tablets geldt hetzelfde: een iPad draait Notuly als iPhone-app, in het formaat van een iPhone. Op Android-tablets draait de gewone app.
Notuly kent geen instellingen die je via je MDM vooraf meegeeft. Haal je de app later weg met een toewijzing ‘Uninstall’, laat collega’s dan eerst hun opnames versturen: een opname zonder verbinding staat nog op het toestel. Hoe zo’n opname werkt, staat bij notuleren zonder internet.
Terminalserver of VDI: wanneer je per machine installeert.
Op een terminalserver of in VDI neemt Notuly alleen het geluid op dat in die omgeving binnenkomt. Het betrouwbaarst is daarom Notuly op het apparaat waar je het gesprek hoort; de server is de tweede keus.
Kies je toch voor de server, dan gebruik je het System-pakket van Notuly, per machine, op aanvraag via team@notuly.nl. In Intune staat ‘Install behavior’ dan op ‘System’. Twee dingen bepalen of het werkt. In Extern bureaublad staat het doorgeven van de microfoon standaard uit, en dan heeft de omgeving op de server geen microfoon; je zet het aan met audiocapturemode:i:1. En de meeting moet in dezelfde omgeving draaien: Teams zonder media-optimalisatie, of de browser.
Dat tweede controleer je vooraf, want je ziet het niet in Intune. Media-optimalisatie voor Teams is de standaard bij AVD, Windows 365, Citrix, Omnissa Horizon en Amazon WorkSpaces, en dan speelt Teams het gesprek af op de eigen pc, buiten de server. Zoom en Webex met hun VDI-plug-in doen hetzelfde.
In Program Files werkt Notuly zichzelf niet bij: je rolt elke versie zelf uit, met een nieuw pakket. Op een Linux-werkplek, zoals die van IGEL, draait Notuly niet; neem dan op met een telefoon naast de meeting, met het geluid hoorbaar uit de speakers.
Wie werkt Notuly bij na de uitrol?
Notuly zoekt na de uitrol zelf naar updates; wie ze installeert, hangt af van de route: bij een installatie per gebruiker en op de Mac de gebruiker, als hij dat kiest, met het System-pakket de IT-beheerder, en op telefoons de winkel. Een update installeert nooit tijdens een opname.
Is een versie te oud, dan kan Notuly niet opnemen tot de gebruiker bijwerkt; in de app staat dan ‘Update verplicht’. Met het System-pakket stuurt Notuly de gebruiker voor de nieuwe versie naar zijn IT-beheerder. De stappen staan bij Notuly bijwerken na de uitrol.
Wat je firewall en je beleid moeten toestaan.
Notuly gebruikt alleen HTTPS over poort 443. Onderweg versleuteld met TLS 1.2 of hoger, in rust met AES-256. De Mac-app gebruikt daarbij ook HTTP/3, over UDP-poort 443, en de desktop-app haalt updates op bij https://updates.notuly.nl. De lijst met adressen stuurt Notuly op aanvraag, via team@notuly.nl.
Na het inloggen in de browser opent notuly:// de app weer; sta die koppeling toe. Op Windows moet de microfoontoegang voor bureaublad-apps aanstaan; voor het systeemgeluid is geen toestemming nodig. Op de Mac vraagt Notuly om de Microfoon en de Systeemaudio-opname, en neemt alleen het geluid op, nooit het scherm. Alles over adressen en gegevens staat bij netwerk en gegevens.
Wat er met jullie gesprekken gebeurt
- Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam. Data verlaat de EU niet.
- Audio binnen een minuut na verwerking gewist.
- Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
- De hele AI-stap draait op onze eigen modellen, op servers in Amsterdam.
Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam. De ISO 27001-audit van Notuly loopt.
Na de installatie: hoe honderd collega’s in het juiste team komen.
De app op de laptop is de helft; de andere helft is dat elke collega bij het team van de organisatie hoort. Dat regel je in het teamportaal op notuly.nl/team, de enige webomgeving van Notuly, in een gewone browser.
Bij Enterprise loopt dat via SSO. Je vult in het teamportaal onder Instellingen het e-maildomein in, zet een TXT-record bij dat domein en zet daarna Collega’s doen automatisch mee aan. Wie dan inlogt met een adres op dat domein, wordt meteen lid van het team. Met Notuly Team nodigen de eigenaar en de beheerders collega’s uit; de uitnodiging komt per mail en is veertien dagen geldig.
De rollen heten eigenaar, beheerder en gebruiker. Elke gebruiker heeft een licentie; is er geen licentie vrij, dan ziet de collega een melding en krijgt de beheerder een mail. Met sub-teams, bijvoorbeeld één per afdeling, bepaalt de beheerder welk sjabloon voor wie zichtbaar is. Zie inloggen met je werkaccount en SSO, collega’s uitnodigen en licenties.
Na de uitrol staat Notuly klaar, maar doet niets uit zichzelf. Notuly neemt nooit vanzelf op: jij start de opname.
Welke route past bij jullie omgeving.
De route volgt uit waar het gesprek klinkt en hoe het apparaat beheerd wordt, niet uit het aantal laptops. In zeven van de acht situaties hieronder heeft Notuly een route; in de laatste past een andere tool beter.
Wat het kost, staat op de prijzenpagina.
Wat de uitrol van Notuly niet doet.
Notuly is een app die je per gebruiker of per machine uitrolt, met een paar grenzen die je vooraf wilt kennen.
- Er is geen MSI en geen versie voor Arm.
- Op Windows N zonder het Media Feature Pack start Notuly niet.
- De app kent geen instellingen die je via je MDM vooraf meegeeft.
- Voor de Mac staat er nog geen uitrolartikel in de hulp.
- Opnemen in een browser kan niet; het teamportaal is alleen voor beheerders.
Op elk apparaat loopt één opname tegelijk; met één account kun je op meer apparaten ingelogd zijn.
Zo gaat de uitrol in de week van Laila.
Op maandag voegt Laila Notuly toe in Intune, wijst de app toe aan een pilotgroep van tien collega’s en kijkt of Intune ‘Installed’ meldt. Dinsdag zet ze de iPhone-app en de Android-app erbij, voor de collega’s die op locatie werken.
Woensdag nodigt de eigenaar de pilotgroep uit in het teamportaal. Na de eerste meeting staat het verslag binnen tien minuten in de inbox van de deelnemers, met de besluiten en de actiepunten erin. Laila heeft niemand beheerder gemaakt, en ze hoeft geen nieuwe versie uit te rollen: Notuly zoekt zelf naar updates, en de collega installeert ze.
Wat er vóór die maandag geregeld moet zijn (de pilot, de afspraken en de ondernemingsraad), staat bij een AI-notulist invoeren. Welke rol de laptop zelf speelt bij het opnemen, staat bij notuleren op je laptop.
Voor wie tekent.
Welk plan hoort bij een uitrol?
Notuly Team begint bij 2 licenties, met één factuur en een prijs per licentie, exclusief btw; je kunt Team veertien dagen gratis proberen. Enterprise is er vanaf 50 licenties, op maat, met SSO en betalen op factuur. Wil je de uitrol en het team vooraf doornemen? Boek een demo.
Wat is het risico voor de organisatie?
Op de laptop staat Notuly als ondertekende app in het profiel van de gebruiker, zonder beheerdersrechten. De verwerkersovereenkomst van Notuly is beschikbaar vanaf een Team-licentie, en of je een DPIA nodig hebt, staat bij de DPIA voor een AI-notulist.
Wat als we stoppen?
Verwijderen doe je met een toewijzing ‘Uninstall’, en de verslagen blijven in de mailbox. Stopt de Team-licentie, dan komt je team op Notuly Team gratis en blijven de instellingen bewaard.