De reis van een opname zonder verbinding, in zes stappen.
Veertien dagen. Zo lang blijft een opname die Notuly zonder bereik maakte bewaard, op het apparaat waarop je opnam. In die tijd hoef je maar één ding te doen: Notuly openen als je weer bereik hebt. Dit is de weg van de keet naar je inbox, en wat jij in elke stap doet.
| Stap | Waar de opname is | Wat jij doet | Wat er gebeurt |
|---|---|---|---|
| 1. Opnemen | op je telefoon | Je start de opname, ook zonder bereik. | Notuly neemt op. Valt het bereik weg, dan loopt de opname gewoon door. |
| 2. Afronden | op je telefoon, bij ‘Nog afronden’ | Je stopt, beëindigt en rondt af zoals altijd. | Er staat ‘Wachten op verbinding’. Je keuzes zijn bewaard. |
| 3. Wachten | alleen op je apparaat, niet bij Notuly | Niets, tot je weer bereik hebt. | De opname blijft veertien dagen bewaard. |
| 4. Verbinding | onderweg naar Notuly | Je opent Notuly. | De opname gaat vanzelf naar Notuly. |
| 5. Verwerking | op servers in Amsterdam | Niets. | Notuly maakt het verslag. Audio binnen een minuut na verwerking gewist. |
| 6. Het verslag | in je inbox | Je leest het en stuurt het door. | Binnen tien minuten nadat de opname bij Notuly is, staat het verslag klaar. |
Stap 4 is de enige die je zelf moet onthouden. Is een opname op je telefoon na veertien dagen nog niet verstuurd, dan verdwijnt hij. De knoppen per apparaat staan in de hulp bij opnemen zonder internet of bereik.
Hoe notuleer je zonder internet op locatie?
Notuleren zonder internet, ook wel offline notuleren, is een overleg vastleggen op een plek zonder mobiel bereik of wifi, zoals een bouwkeet, een kelder of een zaal op locatie. Er zijn drie manieren, en ze verschillen vooral in wanneer je het resultaat hebt; Notuly hoort bij de tweede.
- Zelf aantekeningen maken, in een programma dat zonder internet werkt of op papier. Je hebt de tekst meteen, maar je luistert maar half mee en werkt het verslag achteraf zelf uit.
- Opnemen en later verwerken. Het apparaat neemt op, en zodra er weer verbinding is, wordt de opname verwerkt. Zo werkt Notuly: de opname wacht op je apparaat, en het verslag komt als je weer bereik hebt.
- Software die op het apparaat zelf uitschrijft. Dan heb je ter plekke tekst, zonder verbinding. Wat je krijgt, verschilt per programma.
Voor een overleg waar je wilt meepraten, valt de eerste manier meestal af. De keuze tussen de tweede en de derde hangt af van één vraag: moet het verslag klaar zijn voordat je de plek verlaat, of mag het komen zodra je weer bereik hebt? Notuly werkt op de tweede manier, en dan telt welk apparaat je gebruikt.
Op de telefoon zonder bereik starten, op de laptop met verbinding.
Notuly start een opname zonder bereik op de telefoon, niet op de laptop. Op Mac en Windows start je de opname terwijl je verbinding hebt; valt die daarna weg, dan neem je gewoon verder op.
Je start de opname ook zonder bereik. Op het startscherm zie je dan dat er geen internetverbinding is. Na het afronden gaat de opname naar Notuly zodra er verbinding is en de app open staat.
Zonder internet start de opname niet, en Notuly zegt dat dan. Valt de verbinding tijdens de opname weg, dan zie je ‘De opname loopt door en blijft op je computer bewaard.’ Zodra er weer verbinding is, probeert Notuly het opnieuw.
Weet je vooraf dat de plek geen bereik heeft, neem dan op met de telefoon; hoe je die aan tafel neerlegt, staat bij vergadering opnemen met je telefoon. Een laptop die je pas in de keet openklapt, start daar geen opname. Dit staat ook in de hulp bij opnemen zonder internet of bereik.
Wanneer heb je opnemen zonder verbinding nodig?
Opnemen zonder verbinding heb je nodig op elke plek waar je overlegt en het bereik niet te vertrouwen is. Vier situaties komen in de buitendienst steeds terug, en in elk ervan werkt Notuly op dezelfde manier.
In de bouwkeet of op de bouwplaats.
Het overleg zit in een keet of een ruimte in aanbouw, waar de telefoon geen bereik heeft. Met Notuly start je de opname op je telefoon, ook zonder bereik; het verslag komt als je weer bereik hebt. Vanaf ongeveer tien deelnemers of in een grote ruimte adviseren wij een externe microfoon; aan een gewone tafel volstaat de ingebouwde microfoon. Wat er in het verslag van een bouwoverleg hoort, staat bij bouwvergadering notuleren.
Bij een klant op locatie, in een kelder of een zaal zonder wifi.
Je zit bij een klant en weet niet of er wifi is, of je bent te gast op een plek waar je niet op het netwerk mag. Notuly neemt op de telefoon op zonder dat je om een wachtwoord hoeft te vragen. Meer over Notuly voor salesteams en de buitendienst.
Onderweg, als het bereik halverwege wegvalt.
Het gesprek loopt in de trein of in een gebied met wisselend bereik. Valt het bereik weg tijdens een opname op je telefoon, dan loopt de opname bij Notuly gewoon door. Op Mac en Windows gaat het net zo, als je de opname met verbinding startte.
Een overleg dat langer duurt dan een uur.
Het bouwoverleg of een klantbezoek loopt uit. Met Starter duurt een gesprek in Notuly maximaal 60 minuten (hoe lang een opname mag duren); met Pro, Team en Enterprise is de opnameduur onbeperkt, ook zonder bereik. Hoe je een lang overleg in één keer vastlegt, staat bij lange vergadering notuleren.
Welke aanpak past bij welke plek zonder bereik.
De aanpak volgt uit twee dingen: welk apparaat je bij je hebt, en wanneer het verslag er moet zijn. In zes van de acht situaties hieronder past Notuly; in twee past iets anders.
| Situatie | Wat past | Waarom |
|---|---|---|
| Overleg in een keet zonder bereik, telefoon op tafel | Notuly op de telefoon | De opname start zonder bereik en gaat naar Notuly zodra er verbinding is en de app open staat. |
| Overleg met de laptop op een plek zonder internet | Notuly op de telefoon, of de opname op de laptop starten waar je nog verbinding hebt | Op Mac en Windows start een opname niet zonder internet, maar hij loopt door als de verbinding later wegvalt. |
| Het bereik valt halverwege weg | Notuly, op elk apparaat | De opname loopt gewoon door. |
| Het verslag moet klaar zijn voordat je de plek verlaat | Software die op het apparaat zelf uitschrijft, of eigen aantekeningen | Notuly maakt het verslag pas als de opname bij Notuly is. |
| Je hebt al een opname van een dictafoon of een andere app | Een dienst waar je audio kunt aanbieden, of zelf uitwerken | Notuly neemt zelf op; een opname van elders kun je er niet in zetten. |
| Kort overleg op de steiger, zonder de opname aan te zetten | Notuly, door na afloop in te spreken | Je spreekt na het overleg in de app in wat er is afgesproken, en Notuly maakt er het verslag van. |
| Overleg van langer dan een uur | Notuly Pro, Team of Enterprise | Daar is de opnameduur onbeperkt; Starter stopt bij 60 minuten per gesprek. |
| Grote ruimte, of een overleg met veel deelnemers | Notuly met een externe microfoon | Vanaf ongeveer tien deelnemers of in een grote ruimte adviseren wij een externe microfoon. |
De bedragen staan op de prijzenpagina.
Wat Notuly zonder verbinding niet doet.
Notuly neemt zonder verbinding op, maar maakt zonder verbinding geen verslag. Dat volgt uit hoe Notuly werkt: alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam.
- Zonder verbinding komt er nog geen verslag. Moet je het verslag in de keet al lezen, dan past software die op het apparaat zelf uitschrijft beter.
- Een opname van een dictafoon, een losse recorder of een andere app kun je er niet in zetten. Notuly neemt zelf op.
- Op Mac en Windows start een opname niet zonder internet. Neem op zo’n plek op met de telefoon.
- Notuly neemt nooit vanzelf op: jij start de opname.
In die veertien dagen staat het gesprek alleen op je apparaat.
Een opname die Notuly nog niet verwerkt heeft, staat op je eigen apparaat, niet bij Notuly. Zolang er geen verbinding is, heb jij het gesprek dus als enige. Dat is precies de reden om Notuly te openen zodra je weer bereik hebt, en niet op dag veertien.
Na de verwerking is het andersom. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er bij Notuly niets achter. Het verslag staat in je eigen mailbox en in die van de mensen die het krijgen.
Wat er met je gesprek gebeurt
- Audio binnen een minuut na verwerking gewist.
- Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
- De hele AI-stap draait op onze eigen modellen, op servers in Amsterdam.
- Data verlaat de EU niet.
Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Zo gaat het bouwoverleg van Ben, zonder bereik.
Dinsdag half acht zitten Ben, de installateur en twee onderaannemers in de keet. Ben zegt eerst tegen de anderen dat hij Notuly gebruikt. Dat hoort bij opnemen: Notuly stuurt de andere deelnemers geen melding dat er wordt opgenomen. Vertel het ze zelf. Daarna legt hij zijn telefoon op tafel en start de opname, zonder bereik.
Het overleg duurt vijf kwartier, en met Pro is dat geen probleem. Na afloop stopt Ben de opname, beëindigt hem en rondt hem af; op het scherm staat ‘Wachten op verbinding’. Om negen uur rijdt hij naar de volgende bouwplaats.
Op het parkeerterrein heeft hij weer bereik en opent hij Notuly. De opname gaat vanzelf naar Notuly, en binnen tien minuten staat het verslag in de inbox van iedereen die het krijgt, met de besluiten en de actiepunten erin, zoals ‘Ben belt donderdag de installateur over de leidingen in blok B’. Hoe je de anderen vooraf vertelt dat je opneemt, staat bij deelnemers vertellen.
Gratis beginnen kan met Starter: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens, van maximaal 60 minuten per gesprek. Een opname zonder verbinding telt bij het versturen als gesprek.
Pro heeft onbeperkt gesprekken, zonder grens aan de opnameduur; de prijs is inclusief btw. Team begint vanaf 2 licenties, met één factuur en een prijs per licentie, exclusief btw. Enterprise is er vanaf 50 licenties, op maat.
Voor wie de buitendienst regelt: kosten, risico en beheer.
Wie Notuly voor een team van uitvoerders of accountmanagers regelt, wil vier dingen weten.
Wat kost het?
Bij Notuly Team betaal je per licentie, exclusief btw, met één factuur voor het hele team. De bedragen staan op de prijzenpagina.
Wat als iemand vergeet de app te openen?
Dan blijft de opname op zijn telefoon staan, en na veertien dagen zonder versturen verdwijnt hij. Er komt dan geen verslag, en bij Notuly is er niets om terug te halen.
Wie ziet het gesprek?
Niemand buiten jouw organisatie. Jij bepaalt wie het verslag van Notuly krijgt, en de verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Hoe komt de app op de telefoons van het team?
Notuly is er voor macOS, Windows, iOS en Android. Hoe je de app in een organisatie uitrolt, staat bij de notulen-app uitrollen; een gesprek erover plan je via een demo.