Hoe voer je een AI-notulist in zonder dat de pilot doodbloedt?
Een pilot met een AI-notulist sterft zelden aan de tool. Hij sterft aan een einde dat niemand vastlegde: na zes weken gebruiken een paar mensen hem nog, de rest is gestopt, en niemand hoeft te beslissen. Daarom staat de dag waarop je beslist in week 1, met de naam van wie beslist.
De tweede valkuil zit aan het begin. Een AI-notulist neemt gesprekken op, en een opname van iemands stem is een persoonsgegeven. Wie eerst opneemt en daarna de verwerkersovereenkomst, de DPIA-toets en de OR regelt, moet de pilot uitleggen in plaats van evalueren. Notuly verandert daar niets aan: ook met Notuly begint het papierwerk vóór de eerste opname.
Hieronder staan de zes weken, met per week wat je doet, wie het doet en wanneer de week klaar is.
De invoering in zes weken, vanaf week 1.
Een AI-notulist invoeren duurt zes weken als je in week 1 alles regelt wat vóór de eerste opname rond moet. Is er een DPIA nodig, dan begint week 2 pas als die af is, en schuiven de zes weken op.
De invoering van een AI-notulist in zes weken
-
11. De pilotgroep en het papier
Week 1. De pilotgroep en het papier.
+Wat je doetKies de pilotgroep, de gesprekken, de nulmeting en de dag waarop je beslist. Teken de verwerkersovereenkomst, laat de FG de DPIA-toets doen en vertel de OR dat de pilot komt. Er wordt nog niets opgenomen.Klaar alsDe verwerkersovereenkomst is getekend, de DPIA-toets is rond en de OR weet het.
Kies vijf tot tien mensen die veel gesprekken voeren, en twee of drie soorten gesprek, bijvoorbeeld het werkoverleg, een klantgesprek en een intake. Dat aantal is een advies: groot genoeg om in week 6 iets te vergelijken, en klein genoeg om iedereen een korte vragenlijst te laten invullen. Schrijf op hoeveel tijd het verslag van zo’n gesprek nu kost, als schatting per persoon; dat is je nulmeting. Leg de dag vast waarop je beslist, en wie dat doet.
Dan het papier. Vraag de verwerkersovereenkomst op en teken hem; die hoort er te zijn voordat de tool persoonsgegevens verwerkt (AVG, artikel 28). Laat de functionaris gegevensbescherming toetsen of er een DPIA nodig is, en doe hem nu als het antwoord ja is; hoe die toets gaat, staat bij de DPIA voor een AI-notulist. Vertel de OR dat de pilot komt, en vraag een jurist of de pilot zelf al een regeling is waar de OR over meebeslist. Welke vragen je de leverancier stelt, staat bij een AVG-proof AI-tool kiezen.
In week 1 wordt nog niets opgenomen, ook niet om te oefenen. De pilotgroep installeert de app en leest hoe een verslag eruitziet, meer niet.
Notuly in deze week: Team probeer je veertien dagen gratis, vanaf 2 licenties, met één factuur; de proefperiode dekt week 1 en 2, daarna betaal je per licentie, exclusief btw, op één factuur (de prijzen). De verwerkersovereenkomst vraag je op via team@notuly.nl (de verwerkersovereenkomst opvragen), en de eigenaar nodigt de pilotgroep uit in het teamportaal (collega’s uitnodigen). De app is er voor macOS, Windows, iOS en Android; voor IT staat de uitrol in de hulp, met Intune en via een MDM.
-
De poort
Geen opname, ook geen oefengesprek, voordat de verwerkersovereenkomst is getekend, de DPIA-toets rond is en de OR het weet.
✓ Verwerkersovereenkomst✓ DPIA-toets✓ OR geïnformeerd
-
22. Uitleg, oefenen en de eerste gesprekken
Week 2. Eerst uitleg en oefenen, dan de eerste gesprekken.
+Wat je doetEerst een half uur uitleg over hoe de tool werkt en waar een verslag fout kan gaan. Dan een oefengesprek binnen de pilotgroep, die weet dat het een proef is. Daarna de echte gesprekken, met de deelnemers vooraf ingelicht.Klaar alsIedereen kreeg de uitleg, dat staat genoteerd, en elk pilotlid heeft een paar gesprekken opgenomen.
Voordat iemand opneemt, krijgt de pilotgroep een half uur uitleg: wat er met een gesprek gebeurt, van de opname tot het verslag, en waar een verslag fout kan gaan. Noteer wie de uitleg kreeg. Waarom dat half uur er staat, lees je hieronder in het stuk over AI-geletterdheid.
De eerste opname is daarna een oefengesprek binnen de pilotgroep, bijvoorbeeld het eigen startoverleg van de pilot, met mensen die weten dat het een proef is. Zo ziet iedereen een verslag voordat er een collega of klant aan tafel zit. Daarna volgen de echte gesprekken: wie opneemt, zegt het bij de start, en maakt iemand bezwaar, dan neemt hij niet op of pauzeert hij. Wat de wet daarover zegt, staat bij mag ik een gesprek opnemen. Elk verslag leest de maker eerst zelf, voordat het rondgaat.
Notuly in deze week: de opname wordt het verslag. Audio binnen een minuut na verwerking gewist. De transcriptie komt standaard mee als .txt-bestand, en die kun je uitzetten. Er komt geen bot in de meeting, dus de gebruiker zegt het zelf; een voorbeeldzin staat bij deelnemers vertellen dat je opneemt. Met ‘Verstuur alleen naar jezelf’ komt het verslag eerst alleen in je eigen inbox, in elk plan (het verslag eerst zelf lezen). Je verslag binnen tien minuten in je inbox. Aan het eind van deze week loopt de proefperiode van Team af.
-
33. Nakijken en bijsturen
Week 3. Nakijken en bijsturen.
+Wat je doetElk pilotlid legt een verslag naast wat er gezegd is, en de groep bespreekt wat opviel.Klaar alsElk pilotlid heeft minstens één verslag zo nagekeken.
In week 3 legt elk pilotlid een verslag naast wat er gezegd is, met vier vragen: kloppen de getallen, klopt de betekenis, klopt wie wat zei, en wat ontbreekt er. Dat staat uitgewerkt bij AI-notulen controleren. Bespreek wat opviel in één kort overleg, en zet wat terugkomt in de uitleg voor de volgende groep.
Notuly in deze week: namen nakijken staat bij de namen in het verslag controleren. Wil het team bij elk werkoverleg dezelfde vorm, dan maakt de beheerder een eigen sjabloon in de sjabloonbouwer van het teamportaal, in zes stappen (een eigen sjabloon maken).
-
44. De OR
Week 4. De OR.
+Wat je doetHet voorgenomen besluit over de brede invoering gaat schriftelijk naar de OR.Klaar alsHet besluit ligt bij de OR.
In week 4 gaat het voorgenomen besluit over de brede invoering schriftelijk naar de OR. Hoe die procedure loopt en welk recht de OR heeft, staat hieronder in het stuk over de OR. De OR weet sinds week 1 dat de pilot loopt, dus het besluit is geen verrassing. Gebruikt de OR de AI-notulist zelf, voor zijn eigen vergadering, dan staat bij notulen van de ondernemingsraad wat daar anders is.
Notuly in deze week: de vragen die een OR stelt en de antwoorden van Notuly staan bij elkaar in het stuk over de OR.
-
55. De paragraaf in het AI-beleid
Week 5. De paragraaf in het AI-beleid.
+Wat je doetDe FG en de OR stellen de afspraken over notuleren vast.Klaar alsDe paragraaf staat in het AI-beleid.
In week 5 leg je de afspraken over notuleren vast in het AI-beleid of het privacybeleid van de organisatie, samen met de FG en de OR. Een voorbeeld om over te nemen staat verderop, met negen artikelen en de plekken die je zelf invult.
Notuly in deze week: naast het voorbeeld staat per artikel hoe je het met Notuly invult.
-
66. Meten en beslissen
Week 6. Meten en beslissen.
+Wat je doetVergelijk met de nulmeting en beslis: verbreden, aanpassen of stoppen.Klaar alsHet besluit is genomen, op de dag uit week 1.
In week 6 vergelijk je met de nulmeting en neem je het besluit dat in week 1 een datum kreeg. Er zijn drie uitkomsten: verbreden, aanpassen en nog een ronde, of stoppen. Stoppen is ook een uitkomst; doodbloeden niet.
Wat je in week 6 meet Wat je meet Hoe Waarom Gebruik Elk pilotlid telt de verslagen in zijn eigen inbox, in week 2 en in week 6, en zet het getal in de vragenlijst. Daalt het, dan bloedt de pilot dood. Tijd De nulmeting uit week 1 naast de tijd die het nakijken nu kost. Je meet je eigen tijd, niet die van de tool. Kwaliteit Hoeveel verslagen je moest aanpassen voordat ze rondgingen, en waarom. Laat zien wat de uitleg in week 2 moet blijven zeggen. Draagvlak Hoe vaak een deelnemer bezwaar maakte, en wat de pilotgroep en de deelnemers ervan vinden. De OR en de FG vragen ernaar. Notuly in deze week: verbreed je, dan zet de eigenaar licenties bij (licenties toevoegen in het teamportaal) en maakt de beheerder sub-teams per afdeling. Vanaf 50 licenties kan het team over op Enterprise, met inloggen via SSO en betalen op factuur (werkaccount en SSO).
Zes weken gaan over één tool. De vraag waar veel organisaties eerst mee zitten, is groter: moet er iets met AI-geletterdheid?
Is AI-geletterdheid verplicht als je een AI-notulist invoert?
Ja: sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI-systemen gebruiken maatregelen nemen voor de AI-geletterdheid van hun personeel, op grond van artikel 4 van de AI-verordening, schrijven de Europese Commissie en de Autoriteit Persoonsgegevens. Welke maatregelen precies, staat niet in de wet, schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens. Volgens de Europese Commissie geldt het ook voor gewone werktools: werknemers die ChatGPT gebruiken, moeten weten wat de risico’s zijn, zoals hallucinaties.
Wat veel mensen niet weten: artikel 4 is in juli 2026 gewijzigd, door de digitale omnibus inzake AI (Verordening (EU) 2026/1744). Zo legt de Europese Commissie het uit: het artikel schrijft sindsdien geen vast of “voldoende” niveau van AI-geletterdheid voor, en organisaties nemen maatregelen die de ontwikkeling ervan ondersteunen. Een certificaat is niet nodig en de kennis van werknemers hoeft niet gemeten te worden; een intern overzicht van wie welke uitleg kreeg, mag. Het Algoritmekader van de Rijksoverheid noemt de vereiste nog “Personeel en gebruikers zijn voldoende AI-geletterd”, maar schrijft eronder dat hij sinds de aanpassing van juli 2026 niet meer vraagt om een specifiek niveau van AI-geletterdheid van een individu. Op de pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens, bijgewerkt op 27 oktober 2025, staat nog de formulering van vóór de wijziging: organisaties moeten zorgen dat hun werknemers AI-geletterd zijn.
Het toezicht ligt bij de nationale toezichthouders, en volgens de Europese Commissie zijn toezicht en handhaving van toepassing vanaf 2 augustus 2026.
De Commissie noemt vier vragen die een organisatie zich ten minste stelt. Voor een AI-notulist zien ze er zo uit:
- Wat is het, en hoe werkt het?
- Een AI-notulist neemt een gesprek op en maakt er een verslag van. Bij Notuly is de audio binnen een minuut na verwerking gewist.
- Welke rol heeft de organisatie?
- Die van gebruiksverantwoordelijke: de organisatie gebruikt een AI-notulist die een ander heeft gemaakt, en ontwikkelt hem niet zelf.
- Wat is het risico?
- Een verslag kan een getal verkeerd noteren, iets stelliger opschrijven dan het klonk, iets bij de verkeerde persoon zetten, iets noemen dat niet gezegd is, of iets weglaten.
- Wat moeten deze mensen nog weten?
- Hoe ze deelnemers inlichten, hoe ze een verslag nakijken, en wat er in het dossier mag.
Het half uur aan het begin van week 2 beantwoordt die vier vragen voor de pilotgroep, voordat iemand opneemt. Dat is ons advies voor een AI-notulist, geen maatstaf uit de wet. De Autoriteit Persoonsgegevens raadt daarnaast een meerjarig plan aan in vier stappen: identificeren, doel bepalen, uitvoeren en evalueren. De pilot van zes weken is daar de eerste ronde van, voor één tool.
Na de wet over AI komt de wet over medezeggenschap, en daar zit de vraag die een pilot het vaakst vertraagt.
Heeft de OR instemmingsrecht bij een AI-notulist?
Dat hangt af van wat de organisatie regelt. Een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van werknemers vraagt instemming van de OR. Dat geldt ook voor een regeling over voorzieningen waarmee je aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers kunt volgen (Wet op de ondernemingsraden, artikel 27 lid 1, onder k en onder l). Een AI-notulist neemt gesprekken van medewerkers op, dus de vraag ligt op tafel. Of hij instemmingsplichtig is, bepalen de bestuurder en de OR samen, met een jurist erbij.
Er is een tweede route. Of het invoeren van een AI-tool onder het adviesrecht valt, hangt af van de vraag of het een belangrijk besluit is (artikel 25 lid 1, onder k), en dat verschilt per organisatie, schrijft de Bedrijfscommissie van de SER. Zij kijkt daarbij naar de zeggenschapslijnen, de inhoud van het werk, de arbeidsomstandigheden en de inrichting van de organisatie.
Voor de procedure is de wet duidelijk. De ondernemer legt het voorgenomen besluit schriftelijk voor, met de redenen en de gevolgen, en de OR beslist pas na ten minste één overleg (artikel 27 lid 2). Neemt de ondernemer het besluit zonder instemming waar die nodig was, dan is het nietig als de OR zich daar schriftelijk op beroept (artikel 27 lid 5). Daarom hoort de OR het in week 1 en krijgt hij het besluit in week 4.
Een OR stelt bij een AI-notulist vijf vragen. Dit zijn de antwoorden van Notuly:
- Wie ziet het gesprek? Niemand buiten jouw organisatie. Jij bepaalt wie het verslag krijgt.
- Blijft er iets achter? Nee. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter: geen opname, geen transcriptie, geen verslag. Je inbox is je archief.
- Wordt ons gesprek gebruikt om AI te trainen? Nee, nooit. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
- Zijn er back-ups? Van audio en gespreksinhoud maakt Notuly geen back-ups.
- Kan de werkgever meekijken? Notuly bewaart geen gespreksinhoud. Het verslag staat bij wie het kreeg, en wat de werkgever met verslagen mag doen, leg je vast in het AI-beleid.
Dat laatste is precies waar de paragraaf in het AI-beleid over gaat.
Wat zet je in het AI-beleid over notuleren? Een voorbeeld.
Een AI-beleid legt vast welke AI-tools een organisatie gebruikt, wat er met gegevens mag, wie controleert wat de AI maakt en wie eigenaar is van de afspraken. Over het opnemen van gesprekken staat daar meestal niets, ook niet in de voorbeelden die je online vindt. Dit is een voorbeeld van de paragraaf die je toevoegt, in negen artikelen, met de plekken die je zelf invult tussen haken.
Opnemen en notuleren met een AI-notulist
- Waarvoor. Deze afspraken gelden voor het opnemen van gesprekken en vergaderingen om er een verslag van te maken. Medewerkers gebruiken daarvoor alleen de AI-notulist die [organisatie] aanwijst, en geen andere tools voor werkgesprekken.
- De leverancier. [Organisatie] gebruikt alleen een AI-notulist met een verwerkersovereenkomst, die gesprekken niet gebruikt om AI te trainen en die de gegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.
- Vooraf zeggen. Wie een gesprek opneemt, zegt dat bij de start. Maakt iemand bezwaar, dan wordt het gesprek niet opgenomen, of wordt de opname gepauzeerd zolang dat onderwerp duurt.
- Niet opnemen. De volgende gesprekken worden nooit opgenomen: [bijvoorbeeld gesprekken met de vertrouwenspersoon].
- Nakijken. Wie het verslag laat maken, leest het na voordat het naar anderen gaat of in een dossier komt.
- Delen en bewaren. Wie het verslag laat maken, bepaalt wie het krijgt. Een verslag valt onder het bewaarbeleid van [organisatie], ook als het in een mailbox staat.
- Waarvoor niet. Verslagen worden niet gebruikt om de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van medewerkers te beoordelen[, tenzij ...].
- Uitleg vooraf. Wie de AI-notulist gebruikt, krijgt eerst uitleg over hoe hij werkt en waar een verslag fout kan gaan.
- Eigenaar. [Functie] is eigenaar van deze afspraken en bekijkt ze [elk jaar] opnieuw, samen met de functionaris gegevensbescherming en de OR.
Artikel 7 is een keuze. Het raakt precies de vraag uit artikel 27 lid 1 onder l van de Wet op de ondernemingsraden, dus de OR zal ernaar vragen; wat het juridisch betekent, laat je een jurist beoordelen.
| Artikel | Met Notuly |
|---|---|
| 2. De leverancier | De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie, bij Enterprise ook op maat; je vraagt hem op via team@notuly.nl. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar. |
| 3. Vooraf zeggen | Geen bot in de meeting, dus de gebruiker zegt het zelf, met de zin uit de hulp. |
| 5. Nakijken | ‘Verstuur alleen naar jezelf’: het verslag komt eerst alleen bij de maker. |
| 6. Delen en bewaren | Bij Notuly blijft niets achter; het verslag staat alleen in de mailbox van wie het kreeg, en daar geldt jullie bewaarbeleid. |
| 8. Uitleg vooraf | Het half uur aan het begin van week 2, voor de eerste opname. |
Een voorbeeld is geen beleid voor elke organisatie. Welke route je neemt, hangt af van hoe groot je bent en wie er meebeslist.
Welke route past bij jouw organisatie?
Hoe zwaar de invoering is, hangt af van wie er meebeslist: met een OR en een FG loop je alle zes weken, zonder OR valt week 4 weg, en voor jezelf heb je geen pilot nodig.
| De situatie | Wat je doet | Waarom |
|---|---|---|
| Je wilt eerst zelf zien wat een verslag is | Starter: drie gesprekken gratis, zonder betaalgegevens. Voor gesprekken met collega’s eerst de afspraak met je leidinggevende. | Starter is voor jezelf en heeft geen verwerkersovereenkomst. |
| Een team zonder OR | De zes weken zonder week 4, met Team. | De verwerkersovereenkomst blijft nodig, en de deelnemers licht je nog steeds vooraf in. |
| Een organisatie met OR en FG | De zes weken, volledig, met Team. | De OR beslist mee en de FG toetst vooraf. |
| Vanaf 50 licenties, met SSO en betalen op factuur | De zes weken, daarna Enterprise. | Bij Enterprise is de verwerkersovereenkomst ook op maat. |
| Een school of schoolbestuur | Lees een AI-notulist kiezen als schoolbestuur. | Een bestuur heeft eigen vragen, met eigen bewijs. |
| De organisatie staat geen opname van gesprekken toe | Niet opnemen. Na afloop zelf inspreken wat er is afgesproken kan wel. | Dan neemt Notuly geen gesprek op, maar jouw eigen woorden. |
Wanneer je beter niet begint.
Begin niet aan een pilot met een AI-notulist als een van deze drie dingen speelt:
- De organisatie of de FG staat het opnemen van gesprekken niet toe.
- Er kan geen verwerkersovereenkomst komen. Bij Notuly is die er niet bij Starter of Pro; hij is beschikbaar vanaf een Team-licentie.
- Niemand wil eigenaar zijn van het besluit in week 6.
In die gevallen is zelf schrijven, of na afloop zelf inspreken, de eerlijkere keuze. Wil je wel beginnen, dan is de eerste stap klein.
Zo begin je met Notuly.
Op maandag van week 1 zet Charlie drie dingen in gang, en daarna wacht ze tot de poort open is.
- Ze start Team en probeert het veertien dagen gratis, met licenties voor de pilotgroep.
- Ze vraagt de verwerkersovereenkomst op via team@notuly.nl en stuurt hem naar de FG, met deze pagina erbij.
- Ze nodigt de pilotgroep uit in het teamportaal, en zet de dag van het besluit in ieders agenda.
In week 2, zodra de poort open is, neemt de pilotgroep het eigen startoverleg op. Binnen tien minuten ligt het verslag in haar inbox. Wat de licenties daarna kosten, staat bij de prijzen.