Leraren gebruiken nu al een AI-tool, elk een andere.
Op veel scholen werkt een leraar zijn gespreksverslagen al uit met een AI-tool die hij zelf heeft gevonden; dat heet schaduw-AI. Voor het bestuur is dat een probleem: notities over een leerling zijn persoonsgegevens, schrijft Kennisnet, en waar ze heen gaan, weet niemand. Het antwoord is niet om AI te verbieden, maar om in het AI-beleid één tool aan te wijzen die mag, met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) erbij.
Notuly is zo’n tool voor gesprekken: jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag. Het verslag staat binnen tien minuten in de inbox, met de besluiten en de actiepunten erin, en in een online meeting komt geen bot. Hieronder staat hoe je Notuly en elke andere leverancier toetst.
De vier vragen, en waar je het bewijs nakijkt.
Stel elke leverancier dezelfde vier vragen, en kijk bij elk antwoord na waar het staat. Het antwoord van Notuly staat in de tabel; een merkneutrale vragenlijst voor elke AI-tool staat bij een AI-tool kiezen op privacy.
| De vraag | Het antwoord van Notuly | Waar je het nakijkt |
|---|---|---|
| 1. Is de leverancier gecertificeerd? | Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam. De ISO 27001-audit van Notuly loopt. | het certificaat van het datacenter, op veilig notuleren |
| 2. Welke verwerkersovereenkomst tekent de leverancier? | De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie, en bij Enterprise op maat. Van audio en gespreksinhoud maakt Notuly geen back-ups. | de verwerkersovereenkomst |
| 3. Kunnen we per school een eigen sjabloon instellen? | Ja, bij Team en Enterprise: de beheerder maakt sjablonen in het teamportaal en bepaalt met sub-teams voor wie een sjabloon zichtbaar is. | het hulpartikel een sub-team aanmaken |
| 4. Gaat het verslag alleen naar wie het maakt? | De leraar bepaalt wie het verslag krijgt. Met ‘Verstuur alleen naar jezelf’ komt het verslag eerst alleen in de eigen inbox, in elk plan. | het hulpartikel het verslag eerst nalezen |
Vraag 1: is de leverancier gecertificeerd?
+
Vraag welk certificaat er is, van wie, en wat erin valt. Bij Notuly draaien de dataservers in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam, van TransIP; het certificaat (ISO/IEC 27001:2022, afgegeven door DNV) staat op de pagina veilig notuleren. De ISO 27001-audit van Notuly loopt.
Vraag 2: welke verwerkersovereenkomst tekent de leverancier?
+
Verwerkt een tool persoonsgegevens, dan heeft de school een verwerkersovereenkomst nodig (AVG, artikel 28). Voor het onderwijs staat er een modelovereenkomst bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy, op privacyconvenant.nl; vraag elke leverancier welke overeenkomst hij tekent. Bij Notuly is de verwerkersovereenkomst beschikbaar vanaf een Team-licentie; welke modelovereenkomst jullie bestuur vraagt, bespreken we via team@notuly.nl.
Vraag 3: kunnen we per school een eigen sjabloon instellen?
+
Een directievergadering vraagt een ander verslag dan een kindgesprek, en elke school werkt een beetje anders. Bij Notuly maakt de beheerder eigen sjablonen in de sjabloonbouwer van het teamportaal, in zes stappen, en ziet hij meteen wat het verslag wordt. Met sub-teams, bijvoorbeeld één per school, bepaalt hij voor wie een sjabloon zichtbaar is; een gebruiker hoort bij hooguit één sub-team, dus een intern begeleider die op twee scholen werkt, deel je in bij één van de twee.
Standaard hoeft niemand iets te kiezen: Notuly herkent zelf wat voor gesprek het was en kiest de vorm die daarbij past. Hoe de beheerder een sjabloon maakt, staat in een eigen sjabloon maken.
Vraag 4: gaat het verslag alleen naar wie het maakt?
+
Bij een gesprek over een leerling wil een bestuur dat het verslag eerst bij de leraar komt. Bij Notuly bepaalt de leraar zelf wie het verslag krijgt: met ‘Verstuur alleen naar jezelf’ komt het verslag eerst alleen in de inbox van de leraar, in elk plan, en die stuurt het daarna zelf door.
Een instelling waarmee de beheerder dat voor de hele organisatie vastzet, bestaat nog niet; neem dat mee in de pilot.
Van losse accounts naar één team.
Heeft een leraar al een gratis account van Notuly, dan valt dat buiten de afspraken van het bestuur: bij Starter is er geen verwerkersovereenkomst; die is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Zo breng je iedereen onder één team:
- Het bestuur neemt Team of Enterprise, en de beheerder maakt de sub-teams per school.
- De beheerder nodigt de leraren uit in het teamportaal en wijst de licenties toe; zie collega’s uitnodigen.
- Bij Enterprise logt iedereen in met SSO, en kan de organisatie instellen dat een leraar bij het inloggen vanzelf lid wordt van het team; zie inloggen met je werkaccount.
Een licentie koop je, een gebruiker is de leraar die hem krijgt: ‘acht gebruikers, tien licenties’ kan, en betekent dat er twee klaarstaan.
Waar blijven de gesprekken over leerlingen?
Zodra het verslag verstuurd is, is er bij Notuly geen opname, geen transcriptie en geen verslag meer. Het verslag staat in de inbox van de leraar, met de transcriptie standaard als .txt-bestand erbij; die kan de leraar uitzetten. Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Het gesprek wordt verwerkt via Nederlandse servers in Amsterdam en de data verlaat de EU niet. In de verwerking van je gesprek zit geen Amerikaanse partij. De hele AI-stap draait op onze eigen modellen, en gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar. Neemt een leraar op zonder verbinding, dan blijft die opname veertien dagen bewaard en gaat hij naar Notuly zodra er verbinding is en de app open staat.
Moet een school een DPIA doen voor een AI-notulist?
Kennisnet zegt: ‘Voer een DPIA uit als een AI-toepassing persoonsgegevens verwerkt.’ Een AI-notulist die gesprekken over leerlingen verwerkt, valt daaronder, en de DPIA doet het bestuur zelf, met de FG.
Notuly levert daarvoor de feiten van de verwerking aan: de verwerking in Amsterdam, wat er na het verslag overblijft, de eigen modellen, en de verwerkersovereenkomst vanaf een Team-licentie. Onderweg is het gesprek versleuteld met TLS 1.2 of hoger, in rust met AES-256. Bij een datalek meldt Notuly het binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert het zakelijke klanten binnen 48 uur.
Welk plan past bij een schoolbestuur?
Notuly heeft voor een bestuur twee plannen: Team en Enterprise. Team begint bij 2 licenties, met één factuur en een prijs per licentie exclusief btw; je kunt Team veertien dagen gratis proberen. Enterprise begint bij 50 licenties, op maat, met inloggen via SSO en betalen op factuur.
| Plan | Voor wie | Wat erbij zit |
|---|---|---|
| Team | een school of een kleine stichting, vanaf 2 licenties | eigen sjablonen, sub-teams, de verwerkersovereenkomst |
| Enterprise | een bestuur met veel scholen, vanaf 50 licenties | hetzelfde, plus SSO, betalen op factuur en een verwerkersovereenkomst op maat |
De bedragen staan bij de prijzen.
Zo begin je met één school.
- Kies een pilotschool en maak er een sub-team voor aan in het teamportaal.
- Laat de beheerder de sjablonen maken voor de gesprekken die daar het meest voorkomen.
- Vertel leraren, ouders en leerlingen dat er wordt opgenomen, en hoe; wat de wet over opnemen zegt, staat bij mag ik een gesprek opnemen.
De gesprekken die op school het vaakst voorkomen, staan elk op een eigen pagina: het kindgesprek, het driehoeksgesprek, de leerlingbespreking, het oudergesprek en de MR. Hoe een school vergaderingen en oudergesprekken in het algemeen laat notuleren, staat bij notuleren in het onderwijs.
Wanneer Notuly niet past bij een schoolbestuur.
Notuly past niet bij elk bestuur. In drie situaties ben je met een andere tool beter af:
- Het bestuur wil dat gesprekken bij de leverancier bewaard blijven, om later te doorzoeken. Bij Notuly blijft niets achter; het verslag staat in de inbox.
- Leraren moeten in een browser kunnen opnemen. Notuly neemt op in de app voor macOS, Windows, iOS en Android; het teamportaal in de browser is alleen voor beheerders.
- Het bestuur wil centraal vastzetten dat elk verslag alleen naar de maker gaat. Die instelling bestaat nog niet.