Voorbeeld: een besluitregel in de ALV-notulen die over een jaar nog klopt.
Een besluitregel die houdt, noemt de besluittekst, de uitslag van de voorzitter, de stemverhouding naast de meerderheid die nodig was, en de stappen die vooraf moesten. Dit is een verzonnen voorbeeld van een sportvereniging.
Zo niet
De statutenwijziging is aangenomen.
Zo wel
Agendapunt 7, statutenwijziging (artikel 4: contributie per kwartaal). Opgeroepen op 12 maart, met de mededeling dat een statutenwijziging wordt voorgesteld; het voorstel met de woordelijke tekst lag vanaf 13 maart ter inzage in het clubhuis. Uitgebrachte stemmen: 41, waarvan 3 bij volmacht. Voor 33, tegen 8. Nodig: twee derde, dus 28. De voorzitter, Sam, stelt vast dat het voorstel is aangenomen. De wijziging gaat in zodra de notariële akte is opgemaakt.
De eerste regel zegt wat er gebeurde. De tweede laat zien dat het mocht. Hoe de rest van de notulen is opgebouwd, van aanwezigen tot sluiting, staat bij een voorbeeld van notulen.
Met Notuly staan de besluiten in het verslag en komt de transcriptie, het woordelijke gesprek, als los .txt-bestand mee; de getallen, de data van de oproeping en de vereiste meerderheid vult de secretaris aan uit de stukken.
Wanneer is een ALV-besluit genomen: in de zaal of bij de vaststelling van de notulen?
Een ALV-besluit is genomen in de zaal, op het moment dat de voorzitter de uitslag uitspreekt. Volgens artikel 2:13 lid 3 BW is dat oordeel beslissend, tenzij de statuten anders bepalen, en bij een voorstel dat niet op papier stond geldt dat ook voor de inhoud van het besluit.
Wordt het oordeel meteen betwist, dan volgt een nieuwe stemming als de meerderheid van de vergadering dat wil, of als één stemgerechtigde aanwezige het vraagt wanneer de eerste stemming niet hoofdelijk of schriftelijk was (artikel 2:13 lid 4 BW). De rechtsgevolgen van de eerste stemming vervallen dan.
Over het vaststellen van de notulen zegt de wet niets. Dat regelen de statuten of het gebruik; meestal stelt de volgende ALV ze vast.
Vaststellen bevestigt dat de notulen kloppen. Het besluit was al geldig.
Wie een besluit wil laten vernietigen, heeft daar een jaar voor, gerekend vanaf de dag dat het besluit voldoende bekend werd of de belanghebbende ervan wist (artikel 2:15 lid 5 BW). Hoe nietig en vernietigbaar verschillen, staat bij notulen van een vereniging of stichting.
Laat de voorzitter daarom elke uitslag hardop uitspreken, met de tekst van het besluit erbij. Met Notuly kies je na de vergadering ‘Verstuur alleen naar jezelf’: dan komt het verslag eerst in je eigen inbox en lees je de besluitregels na voordat het concept naar de leden gaat (het verslag eerst nalezen).
Artikel 2:13 en 2:15 BW, wetten.overheid.nl, geraadpleegd op 4 november 2026.
Is een algemene ledenvergadering verplicht, en hoe vaak?
Een algemene ledenvergadering is verplicht: binnen zes maanden na het einde van het boekjaar brengt het bestuur op een algemene vergadering verslag uit over het gevoerde beleid en legt het de balans en de staat van baten en lasten ter goedkeuring voor (artikel 2:48 lid 1 BW). De ALV kan die termijn verlengen. Voor een vereniging met een onderneming als bedoeld in artikel 2:360 lid 3 geldt artikel 2:49 in plaats daarvan; daar stelt de ALV de jaarrekening vast.
De algemene ledenvergadering (ALV) is de vergadering van de leden van een vereniging; zij heeft alle bevoegdheden die de wet of de statuten niet aan een ander orgaan geven (artikel 2:40 lid 1 BW). De wet noemt haar de algemene vergadering.
Leden die samen een tiende van de stemmen hebben, kunnen schriftelijk een extra vergadering vragen; het bestuur roept die dan bijeen binnen vier weken (artikel 2:41 lid 2 BW). Gebeurt dat niet binnen veertien dagen, dan roepen de leden zelf bijeen en kiezen ze wie de leiding heeft en wie de notulen opstelt (artikel 2:41 lid 3 BW).
Een stichting heeft geen leden en dus geen ALV. Een VvE noemt haar vergadering vaak ook ALV, maar dat is de vergadering van eigenaars uit Boek 5 BW, met eigen regels: een besluit laten vernietigen kan daar binnen een maand (artikel 5:130 lid 2 BW). Die uitwerking staat bij notulen van de VvE.
Notuly legt de jaarvergadering vast zoals ze is, fysiek, hybride en online, en zet het verslag binnen tien minuten in de inbox van wie jij kiest.
Artikel 2:40, 2:41, 2:48 en 2:49 BW en artikel 5:130 BW, wetten.overheid.nl, geraadpleegd op 4 november 2026.
Per besluit: wat de wet vraagt en wat er in de notulen moet.
Voor een gewoon besluit laat de wet de meerderheid aan de statuten over. Sla die dus als eerste open; deze kaart zegt per soort besluit wat de wet er wel bij vraagt en welke regel in de notulen moet.
| Besluit | Wat de wet vraagt | Wat de statuten regelen | De regel in de notulen |
|---|---|---|---|
| Jaarrekening en bestuursverslag |
Binnen zes maanden na het boekjaar legt het bestuur de balans en de staat van baten en lasten ter goedkeuring voor aan de ALV (artikel 2:48 lid 1).
Het artikelBij een vereniging met een onderneming als bedoeld in artikel 2:360 lid 3 stelt de ALV de jaarrekening vast (artikel 2:49). |
De meerderheid. | Welke stukken zijn voorgelegd, over welk jaar, het verslag van de kascommissie, “goedgekeurd” of “niet goedgekeurd”, en de stemverhouding. |
| Kascommissie |
Zonder raad van commissarissen en zonder verklaring van een accountant benoemt de ALV jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die niet in het bestuur zitten.
Het artikelDie onderzoekt de stukken en brengt verslag uit (artikel 2:48 lid 2). |
Vaak de zittingsduur en een reservelid. | De namen van de commissieleden, hun conclusie, en wie de commissie voor het volgende jaar vormt. |
| Decharge |
Voor een gewone vereniging noemt Boek 2 geen decharge.
Het artikelAlleen bij een vereniging met een onderneming als bedoeld in artikel 2:360 lid 3 staat: “Vaststelling van de jaarrekening strekt niet tot kwijting aan een bestuurder onderscheidenlijk commissaris” (artikel 2:49 lid 3). |
Of en hoe de ALV decharge verleent. | Een eigen besluit, los van de jaarrekening: over welk jaar, aan wie, met de stemverhouding. |
| Bestuursbenoeming en ontslag |
De ALV benoemt de bestuurders, tenzij de statuten dat anders regelen (artikel 2:37 lid 2).
Het artikelEen bindende voordracht verliest haar bindende karakter met ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen (artikel 2:37 lid 4). Wie benoemt, kan ook te allen tijde ontslaan of schorsen (artikel 2:37 lid 6). Het bestuur wijst zelf de voorzitter, de secretaris en de penningmeester aan, tenzij de statuten anders bepalen (artikel 2:37 lid 7). |
De termijn, het rooster van aftreden en de voordracht. | Wie is benoemd of ontslagen, per wanneer, voor welke termijn, en de stemverhouding. De functie alleen als de ALV die volgens de statuten kiest. |
| Contributie |
Geen eis aan de meerderheid.
Het artikelEen lid kan zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzeggen binnen een maand nadat een besluit dat zijn verplichtingen verzwaart hem bekend is geworden of is medegedeeld; de statuten kunnen dat uitsluiten bij geldelijke verplichtingen (artikel 2:36 lid 3). |
De meerderheid, en of die opzegging bij geldelijke verplichtingen is uitgesloten. | Het nieuwe bedrag, per wanneer, de stemverhouding, en hoe en wanneer de leden het besluit kregen. |
| Statutenwijziging |
Alleen een ALV die is opgeroepen met de mededeling dat een statutenwijziging wordt voorgesteld, ten minste zeven dagen vooraf (artikel 2:42 lid 1).
Het artikelHet voorstel met de woordelijke wijziging ligt ten minste vijf dagen vooraf ter inzage (artikel 2:42 lid 2). Ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten anders bepalen (artikel 2:43 lid 1). Bij een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid werkt de wijziging pas na een notariële akte (artikel 2:43 lid 5). Zijn alle leden aanwezig of vertegenwoordigd en stemmen ze allemaal voor, dan gelden de termijnen niet (artikel 2:42 lid 3). |
Een andere meerderheid of een quorum. | De datum van de oproeping en de mededeling, waar het voorstel ter inzage lag, de tekst van de wijziging of een verwijzing naar het voorstel, de stemverhouding naast de vereiste meerderheid, en wie namens de vereniging de notariële akte laat opmaken. |
| Ontbinding |
De ALV kan de vereniging ontbinden (artikel 2:19 lid 1 onder a).
Het artikelDaarvoor gelden dezelfde oproepingsregels als bij een statutenwijziging, en ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten anders bepalen (artikel 2:42 lid 4, met artikel 2:43 lid 1 en 2). |
De bestemming van het batig saldo. | Hetzelfde als bij de statutenwijziging, plus het besluit over het saldo. |
Bij elk besluit
Het oordeel van de voorzitter over de uitslag beslist, tenzij de statuten anders bepalen; bij een voorstel dat niet op papier stond ook over de inhoud (artikel 2:13 lid 3). Wordt dat meteen betwist, dan kan een nieuwe stemming volgen (artikel 2:13 lid 4). Een stemgerechtigde kan schriftelijk volmacht geven aan een andere stemgerechtigde, ook elektronisch, tenzij de statuten anders bepalen (artikel 2:38 lid 4 en 5). In de notulen dus: de uitslag zoals de voorzitter hem uitsprak, een betwisting met de nieuwe uitslag, en het aantal stemmen bij volmacht.
Deze kaart is gebaseerd op Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, in de versie die geldt vanaf 1 juli 2026, geraadpleegd op wetten.overheid.nl op 4 november 2026. Algemene informatie, geen juridisch advies: de eigen statuten zijn leidend.
Wie deze opbouw elk jaar in het verslag wil terugzien: met een Team-licentie maakt de beheerder in het teamportaal een eigen sjabloon, in zes stappen, zodat elk verslag van Notuly dezelfde opbouw houdt, ook na een bestuurswissel (een eigen sjabloon maken). Hoe ver decharge reikt, lees je bij notulen van een vereniging of stichting.
Waarom je bij de statuten begint en niet bij een sjabloon.
De wet schrijft niet voor hoe notulen eruitzien. Ze schrijft voor wanneer een besluit houdbaar is, en daar volgen de notulen uit.
Boek 2 gebruikt het woord notulen bij de vereniging maar één keer, en noemt voor een gewoon besluit geen meerderheid.
Die ene keer gaat over een ALV die leden zelf bijeenroepen, als het bestuur niet reageert (artikel 2:41 lid 3 BW). Verder staat in de wet niets over wie notuleert, wie de notulen vaststelt, hoe snel ze rondgaan of wie ze tekent; dat staat in de statuten of het huishoudelijk reglement, of het is gewoonte.
Een sjabloon dat je van internet haalt, kent jullie statuten niet. Notuly ook niet: het verslag zet de besluiten op een rij, en de secretaris legt ze naast de statuten.
Boek 2 BW, titel 1 en 2, wetten.overheid.nl, geraadpleegd op 4 november 2026.
Wat de secretaris tijdens de ALV vastlegt.
Tijdens de ALV legt de secretaris vast wie er stemde, wat er per besluit is uitgesproken en wie wat gaat doen. Deze tien punten passen op een A4 naast de agenda.
- Hoeveel leden aanwezig zijn en hoeveel stemmen er zijn, ook die bij volmacht.
- Welke volmachten er zijn, van wie aan wie. Een volmacht mag ook elektronisch zijn, tenzij de statuten anders bepalen (artikel 2:38 lid 4 en 5 BW).
- Wie online meedoet en stemt, als de statuten dat toelaten. De stemgerechtigde moet dan te identificeren zijn, de vergadering kunnen volgen en kunnen stemmen (artikel 2:38 lid 6 en 7 BW).
- Bij elk besluit de tekst zoals de voorzitter hem formuleert.
- Bij elk besluit de uitslag zoals de voorzitter hem uitspreekt, met voor, tegen en onthoudingen.
- Een betwisting van de uitslag, en de uitslag van de nieuwe stemming.
- Bij een schriftelijke stemming wie telde en welke uitslag de voorzitter bekendmaakte; de stembriefjes en de telling zijn dan het bewijs.
- Decharge als eigen agendapunt, los van de jaarrekening.
- De actiepunten met naam en moment: “Sam stuurt vrijdag de nieuwe contributiebrief naar de leden.”
- De rondvraag, kort.
Met Notuly schrijf je tijdens de vergadering alleen de getallen op: de aanwezigen, de volmachten en de telling. De besluiten en de actiepunten staan straks in het verslag. Vertel de leden aan het begin dat je opneemt (deelnemers vertellen dat je Notuly gebruikt); wat de wet daarover zegt, staat bij mag ik een gesprek opnemen.
Artikel 2:38 BW, wetten.overheid.nl, geraadpleegd op 4 november 2026.
Welke aanpak past bij jouw ALV?
Hoe je de ALV vastlegt, hangt af van de zaal, van wie online meedoet en van het soort besluit. Bij twee situaties past iets anders dan een opname.
| Situatie | Wat past | Waarom |
|---|---|---|
| Acht leden aan één tafel | Notuly met de ingebouwde microfoon | Aan een gewone tafel volstaat de ingebouwde microfoon. |
| Een zaal met veertig leden | Notuly met een externe microfoon | Vanaf ongeveer tien deelnemers of in een grote ruimte adviseren wij een externe microfoon (een andere microfoon kiezen). Notuly herkent tot 32 sprekers, op elk plan. |
| Een hybride ALV, een deel stemt online | De desktop-app van Notuly op de computer waar de online meeting draait, met een microfoon in de zaal | De desktop-app neemt de microfoon en het systeemgeluid allebei op, zonder bot in de meeting (een online meeting opnemen). Online stemmen kan alleen als de statuten het toelaten (artikel 2:38 lid 6 BW). |
| Een ALV die langer duurt dan een uur | Notuly Pro | Starter heeft maximaal 60 minuten per gesprek; Pro heeft onbeperkte opnameduur per gesprek. De plannen staan op de prijzenpagina. |
| Een geheime schriftelijke stemming over personen | De stembriefjes en een telcommissie | Een opname hoort geen briefjes. Noteer wie telde en welke uitslag de voorzitter bekendmaakte. |
| Een statutenwijziging of een ontbinding | De notaris, vooraf | De wijziging werkt pas met de notariële akte (artikel 2:43 lid 5 BW). Laat de notaris het voorstel en de vereiste stemming vooraf zien. |
Wat Notuly niet voor je beslist.
Notuly maakt het verslag van de ALV, maar beslist niet of een besluit geldig is. Notuly kent jullie statuten niet, telt geen stembriefjes en ziet geen volmacht op papier. Het verslag is een concept voor de notulen: de secretaris leest het na, vult aan uit de stukken, en de ALV stelt de notulen vast zoals de statuten zeggen. Een besluit dat de leden buiten de vergadering nemen, eenstemmig en met voorkennis van het bestuur (artikel 2:40 lid 2 BW), is geen gesprek en dus geen verslag.
Meestemmen en toch alles vastleggen.
Op de meeste ALV’s is de secretaris ook lid. Wie meeschrijft, praat niet mee, en wie meepraat, mist de stemverhouding. Jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag.
Om half tien sluit de voorzitter de vergadering. Je beëindigt de opname en kiest ‘Verstuur alleen naar jezelf’. Binnen tien minuten staat het verslag in je inbox.
In het verslag staan de samenvatting, de besluiten en de actiepunten. De transcriptie komt standaard mee als .txt-bestand; je kunt hem uitzetten. Met Pro, Team en Enterprise krijg je er een Word-bestand bij, zodat je de besluitregels aanvult met de getallen en de data uit de stukken.
Daarna stuur je het concept naar het bestuur, en de volgende ALV stelt de notulen vast.
Is jullie vereniging internationaal, dan verstaat Notuly meer dan 90 gesproken talen; het verslag komt in het Nederlands of het Engels.
Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam, en de data verlaat de EU niet. De hele AI-stap draait op onze eigen modellen, op servers in Amsterdam. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Je begint met Starter: drie gesprekken gratis per maand, zonder betaalgegevens, tot 60 minuten per gesprek. Probeer het eerst op een bestuursvergadering. Voor de ALV zelf past Pro, voor de secretaris alleen: onbeperkt gesprekken, met onbeperkte opnameduur per gesprek.
Willen meer bestuursleden opnemen, dan is er Team, vanaf 2 licenties, met eigen sjablonen. De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie (verwerkersovereenkomst). De bedragen staan op de prijzenpagina.
Na de vergadering houd je de besluiten bij in een actie- en besluitenlijst.