Wat is een cliëntenraad?
Een cliëntenraad is de raad die in een zorginstelling de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behartigt (art. 3 lid 1 Wmcz 2018). Een instelling is daartoe verplicht zodra er in de regel meer dan tien mensen zorg verlenen (art. 3 lid 1 onder a). Voor bepaalde instellingen waar cliënten niet een etmaal kunnen verblijven, ligt die grens bij meer dan vijfentwintig (art. 3 lid 1 onder b).
In de vergadering komt het werk van de raad samen: adviezen, instemmingsaanvragen, de achterban. Hoe het verslag van die vergadering wordt vastgesteld en verspreid, regelt de raad zelf in zijn huishoudelijk reglement (art. 5 lid 1).
Hoe richt je een cliëntenraad op?
De leden richten de raad niet zelf op: de instelling stelt hem in (art. 3 lid 1). De instelling legt in een medezeggenschapsregeling schriftelijk vast hoeveel leden er zijn, hoe ze benoemd en ontslagen worden, wie lid kan worden en hoe lang ze zitting hebben (art. 3 lid 2). Dat doet ze na overleg met de raad, of met een representatieve delegatie van cliënten als er nog geen raad is (art. 3 lid 2).
Daarna regelt de raad zijn werkwijze in een huishoudelijk reglement (art. 5 lid 1). Spreek daarin ook af wie het verslag maakt en hoe het wordt vastgesteld. Maakt Notuly het verslag, dan leest de secretaris het eerst zelf na en stuurt het daarna naar de leden.
Een cliëntenraad is iets anders dan een ondernemingsraad of een medezeggenschapsraad op school. Voor die raden staat het verslag bij de notulen van de ondernemingsraad en de notulen van de MR.
Een echt voorbeeld: het verslag van een cliëntenraad, zoals Notuly het maakte.
Een verslag van een cliëntenraad volgt de agenda: per punt wat er besproken is en wat de raad besloot, en aan het eind de afspraken, wat nog openstaat en de volgende datum.
Dit voorbeeld komt uit een verzonnen vergadering van dertig minuten. De raad hoort bij een organisatie in de ouderenzorg met twee verpleeghuizen en thuiszorg. Kijk vooral naar punt 3, punt 4 en punt 5.
Samenvatting
De raad adviseert positief over samenvoegen van de nachtdienst, met twee voorwaarden: elke nacht minstens twee medewerkers per gebouw en een gemiddelde belreactietijd van maximaal acht minuten. Vera stuurt het concept-advies 20 november naar de leden en het definitieve uiterlijk 27 november naar de bestuurder. Over de maaltijdleverancier is nog niet besloten; Sam stuurt vragen en Ben regelt een proefmaaltijd.
Deelnemers
- Vera, voorzitter
- Sam, neemt op en verzorgt het verslag
- Ben, lid
- Nora, lid
- Laila, geen lid van de raad, ondersteunt en licht wet- en regelgeving toe
Lees het hele verslag
Agendapunten
1. Opening en mededelingen
Sam legt de werkwijze vast: hij neemt het gesprek op met een app die een verslag maakt, leest dat eerst zelf na, haalt eruit wat er niet in hoort, en stuurt het dan pas naar de leden; de opname wordt gewist zodra het verslag klaar is. Vera meldt dat het jaarlijkse overleg met de raad van toezicht plaatsvindt op 3 december 's avonds in het hoofdkantoor in Rijssen; Vera en Sam gaan, aanleveren is nu nog niet nodig. Laila was vorige week op een regiobijeenkomst van cliëntenraden in Hengelo over de nieuwe kwaliteitskaders en het bereiken van de achterban; de hand-out staat in de gedeelde map en er hoeft verder niets mee te gebeuren.
2. Verslag van 13 oktober
Ben constateert een fout op pagina twee: de brief over de parkeerplaatsen is naar de locatiemanager (Ineke) gegaan, niet naar de bestuurder. Sam corrigeert dit.
Het verslag van 13 oktober is vastgesteld met de correctie dat de brief over de parkeerplaatsen naar de locatiemanager is gegaan, niet naar de bestuurder.
3. Adviesaanvraag nachtdienst (binnengekomen 2 november)
Vera vat de aanvraag samen: de organisatie wil de nachtdiensten van De Elzenhof en Ter Weide samenvoegen tot één team met één rooster en één coördinerend verpleegkundige, en gaan van vijf naar vier medewerkers per nacht, ingang per 1 maart. Nu staan er 's nachts drie in de Elzenhof en twee in Ter Weide. De voorgestelde verdeling is twee vaste mensen in de Elzenhof, één in Ter Weide en één rijdende collega met auto (9 kilometer). De onderbouwing is dat er drie vacatures al maanden openstaan, dat wordt ingevallen met dure uitzendkrachten en dat flexibele inzet de afhankelijkheid van inhuur vermindert. De invoering per 1 maart geldt alleen mits de werving voor het vaste nachtteam dan is afgerond.
Laila licht het adviesrecht toe: de raad kan positief, negatief of positief met voorwaarden adviseren; de organisatie moet serieus met het advies omgaan en wijkt ze ervan af, dan moet ze eerst met de raad overleggen en het schriftelijk uitleggen. De ondernemingsraad behandelt apart een eigen adviesaanvraag over rooster en werktijden; de raad gaat over wat het betekent voor bewoners.
Ben brengt het bezwaar in dat in Ter Weide 's nachts, voor 34 bewoners, deel van de nacht maar één iemand zou staan als de rijdende collega in de Elzenhof is; hij wil in elk gebouw de hele nacht twee mensen. Nora wil daarnaast inzicht in de tijd tot er iemand bij de bel is, naar analogie van haar eigen alarmknop voor de thuiszorg. Sam merkt op dat een sensor wel een melding geeft maar niemand optilt en dus niets verandert aan het aantal mensen. Laila bevestigt dat het belsysteem de tijd tussen bellen en uitzetten meestal bijhoudt, dus het is meetbaar. Vera voegt op voorstel van Ben een vraag toe over hoe vaak het afgelopen jaar maar één medewerker in Ter Weide stond.
De raad adviseert positief op het samenvoegen van de nachtdienst, met twee voorwaarden: (1) in elk gebouw zijn elke nacht minstens twee medewerkers aanwezig; (2) de gemiddelde tijd tot er 's nachts iemand bij de bel is, is maximaal acht minuten, wordt elke maand aan de raad gerapporteerd en na zes maanden wordt het samen met de raad geëvalueerd (letterlijk op te nemen, anders doen ze het intern). Daarnaast wordt in het advies megevraagd hoe vaak er het afgelopen jaar maar één medewerker in Ter Weide stond. Alle aanwezigen zijn het hiermee eens.
4. Instemmingsaanvraag maaltijden
Vera vat de aanvraag samen: per 1 februari stapt de organisatie over op maaltijdleverancier Keukenhuys Oost; nu kookt de eigen keuken in de Elzenhof voor beide locaties, straks komen maaltijden gekoeld binnen en worden ze op de afdeling opgewarmd. Redenen: het is goedkoper en de kok (Henk) stopt in maart met pensioen en is niet te vervangen. Voor bewoners verandert er niets aan de kosten; over het eetmoment staat niets in de aanvraag.
Ben wil direct nee stemmen vanwege de opwarmmaaltijden; Sam vindt dat te snel omdat niemand het heeft geproefd. Laila licht het instemmingsrecht toe: de raad mag nee zeggen, maar vóór een echte weigering moet minstens één keer met de organisatie overlegd zijn, eerst om tafel, dan pas weigeren, en dan met redenen. Vera stelt voor nu niet in te stemmen maar ook niet te weigeren, eerst een proefmaaltijd met bewoners erbij en twee schriftelijke vragen: (1) kan de leverancier gemalen en aangepaste voeding per bewoner leveren, en (2) blijven bewoners elke dag uit drie gerechten kiezen (nu drie, in de offerte twee). Nora voegt een derde vraag toe: of de thuiszorgmaaltijden uit dezelfde keuken (Wierden) ook veranderen; dat staat niet in de aanvraag, die gaat alleen over de twee verpleeghuizen. Ben stemt in met eerst proeven en vragen, maar geeft alvast aan dat hij nee zegt als het niets is.
De raad stemt nu niet in met de nieuwe maaltijdleverancier, maar weigert de instemming ook nog niet: eerst een proefmaaltijd met zes of acht bewoners erbij, en drie vragen schriftelijk aan de bestuurder (gemalen/aangepaste voeding per bewoner; kiezen uit drie gerechten per dag; of de thuiszorgmaaltijden ook veranderen). Over de uiteindelijke instemming beslist de raad wanneer de antwoorden er zijn.
5. Achterban en vragenuur
Ben was vorige week donderdag bij het vragenuur in Ter Weide: 19 aanwezigen, vooral familie (ongeveer vijf bewoners, enkele kwamen uit Enschede). Het ging over de nachtdienst, die zich al had rondgesproken via de verzorging, en over het eten; de familie was het meest bezorgd en vroeg of de raad er iets aan kon doen. Ben heeft gezegd dat de raad adviseert maar niet beslist, wat Laila een goede weergave vindt.
Er was één klacht van een familielid: een bewoner kan de bel niet goed indrukken en heeft 's nachts een keer een half uur moeten wachten voordat er iemand kwam. Vera beslist dat de naam en de gezondheidsinformatie niet in het verslag thuishoren (Sam haalt die eruit) en dat de klacht zelf naar de klachtenfunctionaris moet; het algemene punt over de lange belreactietijd 's nachts zit al in de tweede voorwaarde van het nachtdienst-advies. Ben vertelt het familielid dat het bij de klachtenfunctionaris terecht kan; het nummer staat op de site en op het bord in de hal.
Nora wijst erop dat thuiszorgcliënten niets van de raad horen; zij wist zelf niet eens dat er een raad was tot de wijkverpleegkundige het vertelde. Laila deelt wat ze op de regiobijeenkomst hoorde: sommige raden leggen een briefje in de map die bij de cliënt thuis ligt, andere bellen een paar mensen per kwartaal. Dit wordt een apart agendapunt voor een volgende keer.
6. Scholing
Vera wijst op de basiscursus medezeggenschap voor nieuwe leden: twee dagdelen in januari in Deventer, kosten 425 euro per persoon. Laila stelt dat de organisatie dit moet betalen op grond van de wet; scholing hoort bij de redelijkerwijs gemaakte kosten voor het raadswerk. Sam heeft de cursus drie jaar geleden gedaan en beveelt hem aan: het verschil tussen advies en instemming en het lezen van een aanvraag komen aan bod; de eerste ochtend is veel wetsartikelen, de tweede is praktisch. Nora en Ben gaan allebei, mits Nora vervoer kan regelen. Er is geen vast budget voor de raad afgesproken met de organisatie; dat kan wel, maar is nooit geregeld.
Nora en Ben gaan in januari naar de basiscursus medezeggenschap en de organisatie betaalt. Akkoord bij algemene stem.
Het aanmelden van Nora en Ben, en het doorsturen van de factuur naar het bestuurssecretariaat, moet nog door iemand worden opgepakt; Laila mag namens de raad geen bestellingen doen. Wie het oppakt is nog niet bepaald.
7. Rondvraag
Nora vraagt naar de lift, die dit jaar al voor de derde keer niet doet; die is al gemeld en de monteur komt donderdag. Ben meldt dat de kerstmarkt op 12 december is in de hal van de Elzenhof; die wordt door de activiteitenbegeleiding geregeld, de raad hoeft niets te doen. Sam en Laila hebben niets.
Afspraken
- Vera: schrijft het concept-advies over de nachtdienst en stuurt het naar de leden vrijdag 20 november; stuurt het definitieve advies naar de bestuurder uiterlijk vrijdag 27 november (de organisatie vraagt reactie binnen vier weken, uiterlijk 30 november; Laila raadt aan niet op de laatste dag te sturen).
- Sam: stuurt de drie vragen over de maaltijden in een mail aan de bestuurder vrijdag.
- Sam: haalt bij het nalezen de naam en de gezondheidsinformatie uit de klacht uit het verslag.
- Ben: belt Ineke morgen over de proefmaaltijd in het restaurant van de Elzenhof, met zes of acht bewoners erbij, eind november als dat lukt.
- Ben: vertelt het familielid dat het bij de klachtenfunctionaris terecht kan; hij ziet haar waarschijnlijk zaterdag.
- Nog te beleggen: aanmelding van Nora en Ben voor de basiscursus medezeggenschap, en doorsturen van de factuur naar het bestuurssecretariaat.
Openstaand
- Of de thuiszorgmaaltijden uit dezelfde keuken ook naar de nieuwe leverancier gaan; dat staat niet in de aanvraag en wordt als derde vraag aan de bestuurder gesteld.
- De uiteindelijke instemming over de maaltijdleverancier: de raad beslist wanneer de antwoorden op de vragen en de proefmaaltijd er zijn; Ben heeft aangekondigd nee te zeggen als het niets is.
- Het bereiken van thuiszorgcliënten door de raad staat op de agenda voor een volgende vergadering.
Sluiting
De volgende vergadering wordt niet 8 december (Laila kan dan niet, zij zit in Zwolle bij een andere raad), maar dinsdag 15 december om twee uur in Ter Weide, bij voorkeur met de antwoorden op de maaltijdvragen. Vera sluit de vergadering; Sam stopt de opname.
Per agendapunt wat de Wmcz 2018 vraagt, en wat dus in het verslag staat.
De Wmcz 2018 zegt niets over het verslag van de raad; de raad regelt zijn werkwijze zelf (art. 5 lid 1). Wel hangen de rechten van de raad aan wat er schriftelijk ligt: een advies met redenen, overleg vóór een weigering, een besluit dat de instelling schriftelijk meldt (art. 7 lid 4, art. 8 lid 4 en art. 7 lid 6). Daarom vraagt elk soort agendapunt iets anders van het verslag: de tabel zet per situatie de wet, wat daarom in het verslag hoort en de plek in het voorbeeldverslag van Notuly naast elkaar.
| Situatie op de agenda | Wat de wet vraagt | Wat daarom in het verslag staat | In het voorbeeld |
|---|---|---|---|
| Een adviesaanvraag | De instelling vraagt advies over onder meer een belangrijke wijziging in de organisatie van de zorgverlening (art. 7 lid 1 onder e). De raad brengt een met redenen omkleed advies uit (art. 7 lid 4). Wijkt de instelling af van een schriftelijk advies, dan overlegt ze eerst minstens één keer met de raad en meldt ze haar besluit schriftelijk, met redenen (art. 7 lid 5 en 6). | Het advies (positief, negatief of met voorwaarden), de redenen, de voorwaarden letterlijk, en wie het schriftelijke advies wanneer verstuurt | Punt 3: positief, met twee voorwaarden; Vera stuurt het advies uiterlijk 27 november |
| Een instemmingsaanvraag | Instemming is nodig bij onder meer het algemene beleid over voeding, als cliënten er het etmaal kunnen verblijven (art. 8 lid 1 onder f). De raad weigert pas na minstens één keer overleg, en meldt een weigering schriftelijk, met redenen (art. 8 lid 4). | Of de raad instemt, weigert of nog niet beslist, de vragen aan de instelling, en of er al overleg is geweest | Punt 4: nog niet ingestemd en ook niet geweigerd; eerst een proefmaaltijd en drie vragen |
| Een ongevraagd advies | De raad mag ongevraagd adviseren over onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn (art. 9 lid 1). Wil de instelling afwijken van een schriftelijk advies, dan overlegt ze eerst minstens één keer met de raad (art. 9 lid 2). | Het onderwerp, het advies en wie het schriftelijk opstelt | Niet in dit voorbeeld |
| De achterban | De raad inventariseert regelmatig de wensen en meningen van de cliënten en hun vertegenwoordigers, en informeert hen over zijn werk en de resultaten (art. 5 lid 2 onder a en b). | Wat de achterban vroeg, zonder namen, en hoe de raad de achterban bereikt | Punt 5: het vragenuur, en thuiszorgcliënten die niets van de raad horen |
| Overleg met de raad van toezicht | Het toezichthoudend orgaan en de raad overleggen minstens één keer per jaar (art. 11 lid 1), en het toezichthoudend orgaan laat de raad minstens één keer per jaar weten wat het met de inbreng deed (art. 11 lid 2). | De datum, wie er gaat en wat de raad wil inbrengen | Punt 1: 3 december, Vera en Sam gaan |
| Scholing en kosten | Kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het werk van de raad, ook voor scholing, zijn voor de instelling (art. 6 lid 3). In overeenstemming met de raad kan de instelling een vast bedrag per jaar afspreken (art. 6 lid 4). | Wat de raad wil, wat het kost, en wie het regelt | Punt 6: de cursus, en een aanmelding die nog niemand heeft |
Op basis van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (BWBR0042294, geldend vanaf 5-7-2025), geraadpleegd 10-11-2026. Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies.
Het advies staat in het verslag met de voorwaarden letterlijk, en met de reden waarom: ‘letterlijk op te nemen, anders doen ze het intern’. Dat is wat Vera in het schriftelijke advies zet, en waarover de instelling eerst met de raad overlegt als ze ervan afwijkt (art. 7 lid 5).
Bij de maaltijden staat niet ‘akkoord’ en ook niet ‘afgewezen’, maar wat de raad echt besloot: nu niet instemmen, en ook nog niet weigeren. Dat klopt met de wet, want weigeren kan pas na minstens één keer overleg (art. 8 lid 4). In het voorbeeld staat die tussenstand zo in het verslag, en de vraag die nog open is onder Openstaand.
Eén afspraak heeft nog geen naam. De aanmelding voor de cursus staat bij de afspraken als ‘Nog te beleggen’, en niet bij iemand die er in de vergadering geen ja op zei. Wijs bij de volgende vergadering iemand aan.
En de volgende vergadering is verschoven, van 8 naar 15 december, met de reden erbij. Dat staat onder Sluiting, waar de leden het zoeken.
Wat niet in het verslag hoort: een bewoner bij naam.
Bij punt 5 noemde Ben in de vergadering de naam van een bewoner, haar kamernummer en een herseninfarct. Vera zei meteen dat dat niet in het verslag hoort, en Sam beloofde het eruit te halen. In dit voorbeeld zette Notuly de naam, het kamernummer en het herseninfarct niet in het verslag, en wel de afspraak dat Sam ze eruit haalt.
Reken daar niet op. Er staat nog wel dat een bewoner de bel niet goed kan indrukken, en bij punt 3 vertelt Nora over haar eigen alarmknop voor de thuiszorg. Notuly laat niet altijd weg wat persoonlijk is; wat naar de leden en de achterban gaat, beslist de secretaris. Zo haal je het eruit:
- Zeg het in de vergadering, zoals Vera deed: deze naam hoort niet in het verslag. Dan staat die afspraak er ook in.
- Lees het verslag eerst zelf. Laat de ontvangers leeg en kies ‘Verstuur alleen naar jezelf’; hoe dat gaat, staat in het verslag eerst nalezen.
- Zoek namen en gezondheidsgegevens in elke rubriek na, ook bij de afspraken, en schrap ze voordat het verslag naar de leden gaat. De transcriptie komt standaard mee als .txt-bestand, en daarin staat de naam woord voor woord: zet hem uit of stuur hem niet door (de transcriptie).
Hoe je verder omgaat met gezondheid en andere bijzondere gegevens in een gesprek, staat bij bijzondere persoonsgegevens in een gesprek.
Mag de cliëntenraad de vergadering opnemen?
Of jullie opnemen, spreekt de raad samen af, zoals Sam aan het begin van punt 1 deed. Notuly neemt nooit vanzelf op: jij start de opname. Notuly stuurt de andere deelnemers geen melding dat er wordt opgenomen. Vertel het ze zelf. Wat de wet over opnemen zegt, staat bij mag ik een gesprek opnemen; een voorbeeldzin staat in deelnemers vertellen dat je opneemt.
| De situatie | Wat je doet |
|---|---|
| Een gewone vergadering van de raad, korter dan een uur | Opnemen met Notuly; met Starter zijn drie gesprekken per maand gratis |
| Een vergadering die langer duurt dan een uur | Starter neemt maximaal 60 minuten per gesprek op; Pro heeft onbeperkte opnameduur (hoe lang een opname mag duren) |
| Eén agendapunt gaat over één bewoner, zoals een klacht met naam | De opname pauzeren tijdens dat punt: je gesprek loopt door, Notuly luistert even niet; de afspraak schrijf je zelf |
| Een lid wil niet dat er wordt opgenomen | Niet opnemen; de secretaris schrijft zelf, of opent na afloop de app en spreekt in wat er is besloten |
| De raad vergadert online of hybride | De desktop-app op de computer neemt het gesprek op, zonder bot in de meeting |
Wat de raad en de instelling bij Notuly kunnen nagaan: de hele AI-stap draait op onze eigen modellen, op servers in Amsterdam, en de data verlaat de EU niet. Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
Voor de instelling, die de kosten van de raad draagt.
Kies als secretaris niet in je eentje een AI-notulist. De instelling draagt de kosten van de raad, dus zij praat mee over deze drie vragen. Wat er in de zorg verder bij Notuly met een gesprek gebeurt, staat bij Notuly in de zorg.
Wie betaalt de licentie van de cliëntenraad?
De instelling staat de raad de voorzieningen toe die hij redelijkerwijs nodig heeft (art. 6 lid 2 Wmcz 2018), en kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor zijn werk, ook scholing, zijn voor de instelling (art. 6 lid 3). Spreek dus met de instelling af of een licentie van Notuly daaronder valt. Is er een vast bedrag per jaar afgesproken, dan kan de raad de licentie daaruit betalen, want dat bedrag mag hij naar eigen inzicht besteden (art. 6 lid 4).
Hoe zit het met de verwerkersovereenkomst?
De verwerkersovereenkomst van Notuly is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Werk je alleen, met Pro, dan kun je de verwerkersovereenkomst op aanvraag krijgen via team@notuly.nl. Wat erin staat, lees je bij de verwerkersovereenkomst.
Waar blijft het verslag?
Het verslag gaat alleen naar de adressen die de secretaris invult: jij bepaalt wie het verslag krijgt. Daarna staat het in de mailbox van die ontvangers, met de transcriptie standaard als bijlage. Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Wil de instelling Notuly eerst zelf zien? Boek een demo.
Wanneer Notuly niet past bij een cliëntenraad.
Soms schrijf je het verslag beter zelf, of neem je een deel niet op:
- De raad bespreekt één bewoner of één medewerker, zoals een klacht met naam.
- Een lid wil niet dat er wordt opgenomen.
- Je werkt met Starter en de vergadering duurt langer dan een uur.
Wil je toch een verslag, open dan na afloop de app en spreek zelf in wat er is besloten. Notuly maakt het verslag van jouw woorden, en van de vergadering zelf is geen opname.
Zo werkt het met Notuly.
Opnemen.
Vertel aan het begin dat je opneemt, en start de opname in de app van Notuly. Vergadert de raad online, dan neemt de desktop-app het gesprek op, zonder bot in de meeting.
Vergaderen.
Notuly herkent tot 32 sprekers, op elk plan. Vanaf ongeveer tien deelnemers of in een grote ruimte adviseren wij een externe microfoon; aan een gewone tafel volstaat de ingebouwde microfoon.
Het verslag.
Binnen tien minuten staat het verslag in je inbox, met de besluiten en de actiepunten erin. Je leest het na, haalt eruit wat er niet in hoort, en stuurt het daarna naar de leden.
- Met Starter heb je drie gesprekken gratis per maand, zonder betaalgegevens, tot 60 minuten per gesprek; het verslag komt in je inbox, zonder Word-bestand.
- Met Pro is de opnameduur onbeperkt, en komt het verslag er ook als Word-bestand bij, zodat je de versie voor de leden daarin bijwerkt.
- Met Team maakt de beheerder een eigen sjabloon voor de raad, zodat elk verslag dezelfde vorm heeft (een eigen sjabloon maken).
Jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag. Wat het per plan kost, staat bij de prijzen.