Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Vergaderen met AI
De meeste tijd van een overleg zit niet in het uur zelf, maar in de voorbereiding en het uitwerken eromheen. AI kan een deel van dat werk overnemen. Welk deel, lees je hieronder, fase voor fase.
uur per week vergaderen, gemiddeld onder managers
van de managers vindt de vergaderingen te lang
Bron: MT/Sprout (2006), onderzoek onder Nederlandse managers. Illustratieve cijfers, geen Notuly-meting.
Vergaderen met AI betekent dat kunstmatige intelligentie een overleg ondersteunt over vier fases: het voorbereiden, het gesprek zelf, de notulen en de opvolging. Bij vergaderen met AI neemt de software het routinewerk over, opnemen, uitschrijven, samenvatten en de actiepunten eruit halen, terwijl het overleg zelf mensenwerk blijft: iemand leidt het gesprek, mensen nemen de besluiten, en iemand controleert wat de AI maakte.
Dat routinewerk is niet niks. De tijd zit zelden alleen in het overleg: er gaat voorbereiding aan vooraf, en het naderhand uitschrijven van wat er is besloten kost vaak nog eens een avond. Tel dat bij elkaar op, en een flink deel van de werkweek verdwijnt in overleg en verslaglegging.
Geen enkele tool dekt alle vier de fases. De meeste AI-hulp zit rond de notulen en de opvolging, en juist daar valt het meeste werk weg. Wat AI per fase wel en niet kan, zetten we hieronder op een rij.
Herkenbaar
Maar in alles eromheen. Je kent het waarschijnlijk als teamlead of MT-lid.
De agenda is om half negen nog niet rond.
Je pent zelf mee, dus je luistert maar half.
's Avonds zit je thuis de krabbels uit te werken tot een verslag.
Twee weken later: "Wie zou dit ook alweer oppakken?"
Vier momenten, vier keer hetzelfde patroon: een overleg kost niet alleen het uur in de agenda, maar ook de uren ervoor en erna. Bij elk van die momenten kan AI iets doen, en bij elk moment is er iets dat het niet kan.
Fase voor fase
Een vergadering bestaat uit vier fases, en AI raakt ze alle vier op een andere manier. Hieronder per fase wat de AI doet, wat mensenwerk blijft, en waar Notuly wel of niet past.
AI kan de voorbereiding lichter maken door stukken en eerdere notulen vooraf samen te vatten. Je krijgt de kern van een lang document of het vorige verslag terug in een paar regels, zodat je niet alles opnieuw hoeft door te lezen. AI voor vergaderingen is hier vooral een leeshulp.
Wat AI doet
Lange stukken en oude notulen samenvatten tot de kern.
Wat mensenwerk blijft
De agenda maken en bepalen waar het overleg echt over moet gaan. Dat is een keuze, geen samenvatting.
Waar Notuly past
Hier niet. Notuly zit niet in de voorbereidingsfase, en we doen niet alsof dat wel zo is.
Tijdens een ai vergadering legt de software het gesprek vast, zodat niemand meer hoeft mee te pennen. Een opnameapparaat of recorder vangt het gesprek op, en de AI schrijft het later woord voor woord uit. Iedereen kan dus meedoen aan het gesprek in plaats van te notuleren.
Wat AI doet
Het gesprek opnemen en klaarzetten om uit te schrijven.
Wat mensenwerk blijft
Het gesprek leiden. Een voorzitter houdt de regie, kapt uitweidingen af en zorgt dat er besluiten vallen. Gebrek aan regie is de grootste ergernis bij vergaderingen, en dat lost geen AI voor je op.
Waar Notuly past
Notuly neemt op, maar de mechaniek daarvan hoort bij de notulen-fase hieronder.
Notuleren met AI betekent dat de software de opname omzet in een samenvatting met besluiten en actiepunten. Hier valt het meeste handwerk weg. In plaats van krabbels uittypen krijg je een gestructureerd verslag terug: wat is besproken, wat is besloten, wie doet wat. Dit is precies wat Notuly doet.
Wat AI doet
Uitschrijven, samenvatten en de besluiten en actiepunten eruit halen.
Wat mensenwerk blijft
De output controleren. Geen AI is foutloos, dus iemand leest het verslag na voor het de deur uit gaat.
Waar Notuly past
Dit is Notuly's fase. Lees wat notuleren met AI precies is, of hoe je van opname naar verslag gaat.
AI kan de besluiten en actiepunten netjes in een mail naar de deelnemers zetten, zodat iedereen weet wat er is afgesproken. Het verslag staat niet in een la, maar in de inbox van de mensen die het aangaat. De afspraken zijn zwart op wit, met een naam erbij.
Wat AI doet
De besluiten en actiepunten verzendklaar maken en rondsturen.
Wat mensenwerk blijft
Ze daadwerkelijk uitvoeren. Een actiepunt in een mail is geen gedaan actiepunt. Dat blijft aan mensen.
Waar Notuly past
Notuly stuurt de samenvatting met besluiten en actiepunten per mail naar de deelnemers, en dekt zo de opvolging tot aan het uitvoeren.
Vier fases, en bij elke fase blijft er iets aan mensen. Maar er is ook een valkuil die los staat van de fases.
De vier fases op een rij
| Fase | Wat AI doet | Wat mensenwerk blijft | Waar Notuly past |
|---|---|---|---|
| Voorbereiden | Lange stukken en oude notulen samenvatten tot de kern | De agenda maken en bepalen waar het overleg over moet gaan | Hier niet (Notuly zit niet in de voorbereiding) |
| Tijdens het gesprek | Het gesprek opnemen en klaarzetten om uit te schrijven | Het gesprek leiden: regie houden en zorgen dat er besluiten vallen | Notuly neemt op; de mechaniek hoort bij de notulen-fase |
| De notulen | Uitschrijven, samenvatten en besluiten en actiepunten eruit halen | De output controleren, want geen AI is foutloos | Dit is Notuly's fase |
| De opvolging | Besluiten en actiepunten in een mail naar de deelnemers zetten | De actiepunten daadwerkelijk uitvoeren | Notuly mailt de samenvatting met besluiten en actiepunten |
| Fase | Wat AI doet | Wat mensenwerk blijft | Waar Notuly past |
|---|---|---|---|
| Voorbereiden | Lange stukken en oude notulen samenvatten tot de kern | De agenda maken en bepalen waar het overleg over moet gaan | Hier niet (Notuly zit niet in de voorbereiding) |
| Tijdens het gesprek | Het gesprek opnemen en klaarzetten om uit te schrijven | Het gesprek leiden: regie houden en zorgen dat er besluiten vallen | Notuly neemt op; de mechaniek hoort bij de notulen-fase |
| De notulen | Uitschrijven, samenvatten en besluiten en actiepunten eruit halen | De output controleren, want geen AI is foutloos | Dit is Notuly's fase |
| De opvolging | Besluiten en actiepunten in een mail naar de deelnemers zetten | De actiepunten daadwerkelijk uitvoeren | Notuly mailt de samenvatting met besluiten en actiepunten |
Welke AI-tool dekt welke fase
Waar je voor kiest, hangt af van het soort overleg. Een online tool luistert mee in de videocall; een tool als Notuly legt juist het gesprek aan tafel vast. Per fase verschilt wat ze dekken.
| Fase | Online vergader-AI (Teams of Copilot, Fireflies) | Fysiek overleg (Notuly) |
|---|---|---|
| Voorbereiden | Soms: een assistent in je suite kan stukken samenvatten | Niet: Notuly zit niet in de voorbereiding |
| Tijdens | Neemt de online call op (Teams, Zoom) | Neemt het gesprek aan tafel op, zonder videocall |
| Notulen | Verslag van de call die meeluisterde | Verslag van het fysieke overleg, met wie wat zei |
| Opvolging | Wisselt per tool | Mailt de samenvatting met besluiten en actiepunten |
Luistert je AI mee in een videocall, vergelijk dan Notuly naast Copilot en Notuly naast Fireflies. Zit je overleg vooral aan tafel, dan dekt Notuly de notulen en de opvolging.
Slimmer vergaderen
Slimmer vergaderen met AI is juist minder en korter vergaderen. De korte samenvatting die iedereen leest is meer waard dan het complete transcript dat niemand opent.
En er zit een addertje onder het gras: als notuleren geen werk meer is, wordt de drempel om te vergaderen lager. Het risico van vergaderen met AI is daarom niet dat je iets mist, maar dat je méér gaat overleggen omdat het zo makkelijk gaat. De winst zit niet in meer tekst, maar in vergaderingen die je daarna kunt schrappen.
Dat verklaart ook waarom AI niet altijd het antwoord is.
Eerlijk antwoord
AI is niet bij elk overleg de juiste keuze, en soms is een mens of helemaal niets vastleggen beter.
Een functioneringsgesprek of een gevoelig een-op-een-overleg leg je soms bewust niet vast. De techniek kan het, maar de situatie vraagt erom dat je het niet doet.
Een drukke ruimte, mensen die door elkaar praten, een slechte opstelling. Als jij de deelnemers zelf nauwelijks verstaat, kan de AI het ook niet.
Een brainstorm leeft van losse ideeën die nog alle kanten op mogen. Een strak verslag met besluiten en actiepunten doet zo'n sessie tekort.
De software vat samen wat er gezegd is. Of een plan goed is, of een besluit klopt, dat is een menselijk oordeel.
Dan haal je een AVG-risico binnen in plaats van werk weg te nemen. Waar de data heen gaat, is geen detail.
Dat laatste punt verdient een eigen blik, want vergaderen met AI raakt bijna altijd persoonsgegevens.
De notulen-fase
Van de vier fases kost de notulen-fase de meeste tijd en frustratie, en het is precies de fase waar Notuly voor gebouwd is.
Notuly doet niet de hele vergadering. Het maakt geen agenda en notuleert geen Teams- of Zoom-call. Waar Notuly wel zit, is bij een fysiek overleg, het soort gesprek dat aan tafel plaatsvindt en waar geen videocall meeluistert. Je legt je telefoon op tafel, voert het gesprek, en na afloop krijgen jij en de deelnemers een samenvatting met besluiten en actiepunten in de mail. Het notuleren en de opvolging, in een handeling.
Dat is bewust een halve suite. Notuly is er voor het moment dat telt, het gesprek dat anders verdampt zodra je de kamer uitloopt, niet voor de hele kalender.
Zo werkt het
Notuly verandert de notulen-fase in een handeling: telefoon op tafel, en na afloop staat de samenvatting in de mail. Zo ziet dat eruit.
Half drie, teamoverleg. Je legt je telefoon midden op tafel en drukt op opnemen. De rest van het uur kun je gewoon meedoen aan het gesprek, in plaats van te notuleren.
Een paar minuten later, gemiddeld een tot vijf minuten, krijgen jij en de deelnemers een verslag: een samenvatting, de besluiten, en de actiepunten met een naam erbij.
Notuly herkent automatisch wie wat zei, op basis van hoe iemand klinkt, ook bij een vol overleg, dus je hoeft vooraf geen namen in te voeren. Het verschil tussen "iemand stuurt de offerte" en "Jan stuurt de offerte".
Standaard herkent Notuly zelf wat voor gesprek je voert en kiest de bijpassende opbouw; wil je organisatiebreed een vast format, dan kun je een eigen sjabloon instellen.
Waar het gesprek verwerkt wordt, is een bewuste keuze. De volledige AI-stap draait op eigen modellen in Nederland (servers in Amsterdam), en de data verlaat de EU niet. Er wordt niet getraind op klantdata, een verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van het zakelijke account, en de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. De tekst blijft: jij bepaalt of alleen de samenvatting meegaat of ook de volledige transcriptie. Alleen het geluid verdwijnt.
Wil je het uitproberen, dan hoef je er geen project van te maken. Pak je eerstvolgende overleg, leg je telefoon op tafel en druk op opnemen. Na afloop zie je zelf wat eruit komt. Hoe de stappen precies werken, lees je bij hoe het werkt.
Privacy en AVG
Elk overleg dat je opneemt bevat persoonsgegevens, en daarmee is de AVG van toepassing zodra je vergaderen met AI inzet. De Autoriteit Persoonsgegevens rekent AI tot de verwerkingen met een hoog risico en noemt het uploaden van een vergaderopname naar een AI-tool die transcribeert en samenvat expliciet als zo'n geval; soms is een DPIA verplicht.
Daar komt bij dat veel tools de opname bewaren of gebruiken om hun modellen te trainen, en dat een deel van de verwerking buiten de EU gebeurt. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar het is wel iets dat je wilt weten voordat je een tool teambreed inzet. Drie vragen dekken het meeste af: waar staat de data, wordt erop getraind, en is er een verwerkersovereenkomst?
Hoe Notuly die vragen invult, en hoe je een tool zelf beoordeelt, lees je bij veilig notuleren.
Voor de beslisser
Vijf vragen, kort beantwoord.
Je kunt gratis beginnen en het daarna per maand afnemen, met een teamoptie per seat. We noemen hier geen bedrag omdat tarieven wijzigen; de actuele opties staan hieronder in de prijzen-sectie.
De AVG is van toepassing en de Autoriteit Persoonsgegevens rekent AI tot de hoog-risico-verwerkingen. Bij Notuly blijft de data in Nederland (servers in Amsterdam), wordt er niet op klantdata getraind, en wordt de audio binnen een minuut na verwerking gewist; een verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van het zakelijke account.
Laag. Er is niets te installeren om te starten: telefoon op tafel of de web-app, en het werkt vanaf het eerste overleg. Een eigen sjabloon voor een vast verslagformat is optioneel.
Notuly maakt geen agenda en notuleert geen Teams- of Zoom-call. Het dekt de notulen- en opvolgfase van fysieke overleggen, niet de hele vergadercyclus.
Begin met de gratis variant op een enkel intern overleg, beoordeel het verslag, en schaal pas op als het bevalt.
Vergaderen met AI betekent dat kunstmatige intelligentie een overleg ondersteunt over vier fases: voorbereiden, tijdens het gesprek, de notulen en de opvolging. AI neemt het routinewerk over, zoals opnemen, uitschrijven en samenvatten, terwijl het overleg zelf mensenwerk blijft. Geen enkele tool dekt alle vier de fases; de meeste hulp zit rond de notulen en de opvolging.
AI is het sterkst bij de notulen en de opvolging, en kan ook de voorbereiding lichter maken door stukken samen te vatten. Tijdens het gesprek kan AI opnemen, maar het leiden van het overleg blijft mensenwerk. De besluiten nemen en de output controleren doen mensen, niet de AI.
Nee, AI doet het routinewerk en mensen leiden en beslissen. De software neemt op, schrijft uit en vat samen, maar een voorzitter houdt de regie en mensen nemen de besluiten. Een mens controleert ook altijd het verslag, want geen AI is foutloos.
Ja, bij Notuly staat in de samenvatting en het transcript wie wat zei, met sprekerherkenning tot 32 sprekers. Dat gaat automatisch op basis van hoe iemand klinkt, dus je hoeft vooraf geen namen in te voeren. Hoe schoner de opname, hoe beter het werkt; meer hierover bij automatisch notuleren.
Ja, met een opnameapparaat of telefoon op tafel legt AI ook een gesprek aan tafel vast. Je hebt geen videocall nodig; de opname wordt naderhand uitgeschreven en samengevat. Notuly is hier specifiek voor gebouwd, zie de notulen-fase hierboven.
Ja, je kunt met een enkel overleg starten zonder er een project van te maken. Leg bij je eerstvolgende overleg de telefoon op tafel en kijk wat eruit komt. De actuele opties en prijzen vind je bij de prijzen-sectie.
Dat kan, mits de tool AVG-proof is: verwerking in de EU, een verwerkersovereenkomst, geen training op je data en audio die na verwerking gewist wordt. Bij Notuly draait de AI in Nederland (servers in Amsterdam) en verlaat de data de EU niet. Hoe je een tool zelf beoordeelt, lees je bij veilig notuleren.
De AVG is altijd van toepassing, want een opname bevat persoonsgegevens, en de Autoriteit Persoonsgegevens rekent AI tot de verwerkingen met een hoog risico. Bij Notuly staat de data in Nederland (servers in Amsterdam), verlaat die de EU niet, en wordt de audio binnen een minuut na verwerking gewist. Of de tekst meegaat, bepaal je zelf.
Vergaderen met AI beslaat het hele traject: voorbereiden, het gesprek, de notulen en de opvolging. Notuleren met AI is specifiek de notulen-fase, het omzetten van een gesprek in een verslag. Meer daarover bij notuleren met AI en automatisch notuleren.
Onderzoek onder Nederlandse managers wijst op gemiddeld ruim tien uur vergaderen per week, en twee op de drie vinden vergaderingen te lang (MT/Sprout). De winst van AI zit vooral in het wegnemen van het uitschrijven achteraf en in korter vergaderen. Externe schattingen van tijdsbesparing lopen uiteen en hangen sterk af van hoeveel je nu zelf uitwerkt.
Verder lezen
Automatisch notuleren
Hoe AI van een opname een verslag maakt.
Notuleren met AI
Wat het is, hoe het werkt, waar je op let.
Notulen uitwerken
Het verslag naderhand afmaken.
Hoe het werkt
Notuly stap voor stap.
Veilig notuleren
Privacy, servers en data.
Notuly vs. Copilot
Online vergader-AI versus een fysiek overleg.
Teams-transcriptie bij een fysieke vergadering
Een overleg aan tafel vastleggen zonder online tool.
In het kort
Vergaderen met AI verdeelt het werk over vier fases, en bij elke fase blijft een deel mensenwerk. Wil je weten of een tool genoeg dekt, kijk dan niet naar wat de AI allemaal kan, maar naar wat er aan jou blijft.
| Fase | AI doet | Mensenwerk |
|---|---|---|
| Voorbereiden | Stukken en oude notulen samenvatten | Agenda maken, prioriteiten kiezen |
| Tijdens | Opnemen en klaarzetten voor uitschrijven | Het gesprek leiden, regie houden |
| Notulen | Uitschrijven, samenvatten, actiepunten eruit halen | Het verslag controleren |
| Opvolging | Besluiten en actiepunten rondmailen | De actiepunten uitvoeren |
Geen enkele tool dekt alle vier de fases. De meeste AI-hulp, en de meeste tijdwinst, zit rond de notulen en de opvolging. Notuly richt zich op die twee fases bij fysieke overleggen: telefoon op tafel, en een samenvatting met besluiten en actiepunten in de mail.
Laatst bijgewerkt: juni 2026.
Je hoeft de hele vergadercultuur niet in een keer om te gooien. Eén overleg, telefoon op tafel, en je ziet zelf wat eruit komt.
Bronnen
De vergadercijfers zijn illustratief en afkomstig uit extern onderzoek; het zijn geen Notuly-metingen. Het AVG-kader is gebaseerd op de Autoriteit Persoonsgegevens.
Laatst bijgewerkt: juni 2026