Een echt verslag van een commissievergadering.
De commissie Ruimte van de verzonnen gemeente Lindewaard vergadert 35 minuten. Een bewoner spreekt in over een oversteek bij een school, de commissie bespreekt een raadsvoorstel voor 140 woningen op een oud sportpark, en aan het eind gaat ze met gesloten deuren verder over een grondaankoop. Dit is wat Notuly maakte van het openbare deel.
Samenvatting
De commissie adviseert de raad het Kolk-voorstel voor 140 woningen op 3 december als bespreekstuk te behandelen. Wethouder Laila stuurt vóór 27 november een verkeersnotitie en beantwoordt Charlie vóór 3 december schriftelijk over gelijkvloerse sociale huurwoningen. Groen Lindewaard dient een amendement in om sociale huur naar 40 procent te brengen; Lindewaard Sociaal sluit zich mogelijk aan, afhankelijk van de kosten.
Deelnemers
- Nora: voorzitter
- Ben: griffie
- Laila: wethouder
- Sam: fractie Lokaal Belang
- Vera: fractie Groen Lindewaard
- Charlie: fractie Lindewaard Sociaal (enige aanwezige fractielid; de aangemelde vervanger is ziek)
- Soren: inspreker, wonend aan de Kolkweg, ouder van basisschool De Kolkhoek
Lees het hele verslag+
Agendapunten
1. Opening en mededelingen
Nora opent om half acht de openbare vergadering, die via livestream wordt uitgezonden (op dat moment 17 kijkers). Ben meldt dat de vergadering openbaar is, dat een opname wordt gemaakt voor het conceptverslag dat bij de volgende vergadering aan de commissie wordt voorgelegd, en dat het pas het officiële verslag is na vaststelling door de commissie.
2. Mededelingen wethouder
Laila meldt dat van het werkbezoek aan de nieuwe wijk in het noorden van vorige maand een kort verslag volgt in de week van de achttiende; het is een terugblik waar de commissie niets mee hoeft.
3. Spreekrecht
Soren, ouder van basisschool De Kolkhoek, wijst op de oversteek bij de school aan de Kolkweg. Sinds september is de fietsbrug over de Lindevaart dicht en fietsen alle kinderen uit de wijk om via de Kolkweg, waar geen zebrapad of verkeerslicht is. Twee weken geleden werd een jongen uit groep zes daar geschept door een busje; hij brak zijn pols. De stoep aan de overkant is te smal, waardoor lopende kinderen op de rijbaan belanden. De school telde in oktober op één ochtend 62 fietsende kinderen. De brug gaat volgens de site van de gemeente in april weer open; Soren betwijfelt dat omdat eerder voor de kerst werd beloofd, en hoort dat er iets in de fundering is gevonden. Zijn concrete vraag: zet de gemeente zolang de brug dicht is 's ochtends tussen kwart over acht en half negen een verkeersregelaar bij de oversteek. Klaar-overs blijken geen optie: daarvoor is een cursus nodig en de school heeft niet genoeg ouders die op dat tijdstip kunnen. De directeur van de school stuurde in oktober een mail en kreeg alleen een ontvangstbevestiging. Vera, Sam en Charlie stelden aanvullende vragen. De vraag wordt als vraag aan het college doorgeschoven.
4. Raadsvoorstel wijziging omgevingsplan sportpark De Kolk
Het college stelt voor het omgevingsplan zo te wijzigen dat op het oude sportterrein, dat al vier jaar leeg ligt sinds de verhuizing van de voetbalclub, woningen gebouwd kunnen worden: 140 woningen (niet 180; dat was het plan uit de schets van vorig jaar), waarvan 35 procent sociale huur, met daarnaast middenhuur en koop. Bouw van de eerste fase in 2027.
Sam (Lokaal Belang) is positief: er is groot tekort aan woningen in Lindewaard en jonge mensen vertrekken of blijven bij hun ouders wonen. Hij wil weten wanneer de eerste bewoners er kunnen wonen. Laila kan geen datum beloven: als de raad op 3 december instemt, wordt de planwijziging begin volgend jaar van kracht, daarna volgen bouwrijp maken, aanbesteding, het gesprek met de woningcorporatie en sloop van de kantine (waar mogelijk asbest in zit). Eerste fase in 2027 is wat ze kan zeggen.
Vera (Groen Lindewaard) wil óók woningen, maar vindt 35 procent sociale huur het minimum uit de eigen woonvisie; gezien de gemiddelde wachtlijst van zeven jaar denkt zij aan 40 procent. Laila antwoordt dat 40 procent technisch kan maar gevolgen heeft voor de grondexploitatie, waarvoor zij vanavond geen bedrag heeft; het is aan de raad om dat voor te stellen, zij legt geen toezegging af. Over de eikenrij langs de Esdoornlaan stelt Laila gerust: die blijft staan, dat staat in de regels van het plan, en aan die kant komt geen weg; de ontsluiting is aan de Kolkweg. Vera leek dat verkeerd te hebben gelezen. Haar tweede punt is het verkeer: het verkeersonderzoek in de bijlage is van vóór de sluiting van de fietsbrug en zegt niets over de school; zij wil het zwart op wit hebben vóór de raadsstemming.
Charlie (Lindewaard Sociaal) is in principe positief en vraagt hoeveel van de 49 sociale huurwoningen gelijkvloers of geschikt voor ouderen zijn; doorstroming zou gezinswoningen vrijmaken. Laila kent het getal niet uit haar hoofd en beantwoordt de vraag schriftelijk. Zij sluit zich aan bij Vera's verkeerspunt.
Laila doet twee toezeggingen (zie TOEZEGGINGEN). In de tweede termijn dringt Sam aan op tempo: 140 woningen is niet niks. Vera komt in de raad terug op de sociale huur; Sam betwist haar doorstromingsargument, waarop Nora het debat bewaart voor de raad.
5. Advies aan de raad
Sam wil het voorstel als hamerstuk naar de raad van 3 december brengen. Vera kondigt aan dat Groen Lindewaard in de raad een amendement indient om het aandeel sociale huur naar 40 procent te brengen, en wil een bespreekstuk; Charlie wil dat ook, om eerst de verkeersnotitie en het schriftelijke antwoord over de gelijkvloerse woningen te lezen. Over het amendement sluit Lindewaard Sociaal zich mogelijk aan, afhankelijk van de kosten. Ben legt uit dat het presidium de spreektijd bij een bespreekstuk bepaalt, normaal een paar minuten per fractie in de eerste termijn; de agenda van 3 december is vol, ook met het zwembad.
6. Lijst met toezeggingen
De lijst telt zes toezeggingen. Zie BESLUITEN voor de afvoering en het laten staan van twee daarvan. De toezeggingen die de wethouder vanavond deed, plus de schriftelijke beantwoording van de vraag over de gelijkvloerse woningen, worden met de genoemde data op de lijst gezet. De overige vier lopen nog zonder nieuws.
7. Rondvraag
Charlie vraagt of de griffie AI gebruikt voor het maken van verslagen, wie dat naleest en wat er met de opname gebeurt. Ben antwoordt dat het presidium daar nog een afspraak over maakt, dat die er nog niet is, en dat hij niet wil vooruitlopen op wat die afspraak wordt; vast staat dat elk conceptverslag altijd door de griffie wordt nagelezen en gecorrigeerd voordat de commissie het vaststelt. Wanneer de presidiumafspraak er is, kan hij niet zeggen. Nora, zelf presidiumlid, neemt mee dat de commissie het hoort zodra die afspraak er ligt.
Sam meldt dat de lantaarnpaal op de hoek bij het gemeentehuis al twee weken kapot is en dat hij het al twee keer via de app heeft gemeld. Laila geeft het morgen door aan de buitendienst. Vera merkt op dat de koffie koud is; geen vraag aan de wethouder.
8. Besloten deel
Nora stelt voor om na het openbare deel in beslotenheid verder te gaan over een grondaankoop waarover vertrouwelijke stukken bestaan; geen van de fracties is ertegen. Ben stopt de opname en de livestream; van het besloten deel komt een apart, niet-openbaar verslag en over de inhoud geldt geheimhouding voor iedereen, tenzij de geheimhouding later wordt opgeheven. Het besloten deel komt niet in het gewone verslag.
Besluiten
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
De vraag van de inspreker over de verkeersregelaar wordt als vraag aan het college doorgeschoven; het college heeft zes weken voor een schriftelijk antwoord, dat naar de inspreker gaat met een kopie aan de commissie.
De commissie adviseert de raad om het raadsvoorstel over De Kolk als bespreekstuk te behandelen in de raadsvergadering van 3 december. Dat Lokaal Belang het liever als hamerstuk had gezien, wordt aangetekend.
Toezegging 14 van dit jaar (notitie laadpalen in de wijken) wordt afgevoerd; de notitie is op 20 oktober naar de commissie gestuurd en de commissie is akkoord.
Toezegging 9 (evaluatie parkeervergunningen centrum) blijft staan. Sam verzette zich: de brief van september is een halve pagina en bevat niet de toegezegde cijfers per straat (uitgegeven vergunningen en klachten). Laila erkende dat de cijfers er niet in staan en had geen bezwaar tegen het laten staan van de toezegging.
De commissie besluit in beslotenheid verder te vergaderen over de grondaankoop; het besloten deel krijgt een apart, niet-openbaar verslag en over de inhoud geldt geheimhouding.
Toezeggingen
- Laila (wethouder): stuurt vóór vrijdag 27 november een notitie over het verkeer rond De Kolk, met de route van het bouwverkeer ten opzichte van de school en de situatie als de wijk er staat, zodat de commissie die heeft vóór de raadsvergadering van 3 december.
- Laila (wethouder): nodigt de omwonenden van de Kolkweg en de Esdoornlaan in januari uit voor een informatieavond over het plan, nadat de raad op 3 december heeft besloten; commissieleden krijgen de uitnodiging ook.
- Laila (wethouder): beantwoordt de vraag van Charlie over het aantal gelijkvloerse of voor ouderen geschikte sociale huurwoningen schriftelijk, vóór de raad van 3 december.
Afspraken
- Ben: zet de doorgeschoven vraag van de inspreker morgen door naar het college morgen
- Vera: rondt het concept van het amendement (sociale huur naar 40 procent) rond aan alle fracties volgende week
- Ben: zet de toezeggingen van vanavond en de schriftelijke beantwoording over de gelijkvloerse woningen met de genoemde data op de toezeggingenlijst
- Laila: geeft de lantaarnpaalmelding bij het gemeentehuis morgen door aan de buitendienst morgen
- Nora: zorgt dat de commissie het hoort zodra het presidium een afspraak over AI-ondersteunde verslaglegging heeft gemaakt
Sluiting
Nora dankt de inspreker en de kijkers thuis en sluit het openbare deel van de vergadering om vijf over acht. Daarna gaat de commissie in beslotenheid verder over de grondaankoop.
Wat is een raadscommissie?
Een raadscommissie is een commissie die de gemeenteraad instelt om zijn besluiten voor te bereiden en met het college of de burgemeester te overleggen (Gemeentewet artikel 82 lid 1). Een raadslid is voorzitter (lid 4), de burgemeester en de wethouders zijn geen lid (lid 2), en bij de samenstelling zorgt de raad voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de groeperingen in de raad (lid 3). De vergadering van zo'n commissie heet de commissievergadering.
Hoe een commissie heet en hoe ze werkt, verschilt per gemeente. De raad regelt bij het instellen de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze (artikel 82 lid 1), en kan dat vastleggen in een verordening op de raadscommissies.
De griffier staat de raad en de commissies terzijde (artikel 107a lid 1). Een griffie kan voor de commissies een commissiegriffier hebben. In het voorbeeld hierboven is dat Ben: hij neemt het openbare deel op met Notuly, houdt de lijst met toezeggingen bij en legt het conceptverslag bij de volgende vergadering aan de commissie voor.
Wat de griffie in dit verslag terugzoekt.
Notuly maakt het concept, de griffie leest het na. Een conceptverslag lees je het best na op de plekken waar een fout politiek telt, en in dit verslag zijn dat er zes.
- De toezeggingen. De twee toezeggingen van wethouder Laila en haar schriftelijke antwoord aan Charlie staan in een eigen rubriek, elk met een termijn: de verkeersnotitie vóór 27 november, de informatieavond in januari en het antwoord vóór de raad van 3 december. Die zet je op de lijst met toezeggingen.
- De inspreker. Bij het spreekrecht staat wat Soren vraagt, en bij de besluiten wat ermee gebeurt: de vraag gaat naar het college, dat zes weken heeft voor een schriftelijk antwoord. Controleer of zijn vraag er precies zo staat als hij hem stelde.
- Het advies. De commissie adviseert de raad een bespreekstuk, en het verslag tekent aan dat Lokaal Belang liever een hamerstuk had gezien. Het voorstel van Sam staat er als voorstel, niet als besluit.
- De lijst met toezeggingen. Toezegging 14 gaat eraf, toezegging 9 blijft staan, met de reden erbij: in de brief van september staan de toegezegde cijfers per straat niet.
- Het aantal woningen. Het verslag noemt 140 woningen en zegt erbij dat 180 het plan uit de schets van vorig jaar was. Controleer zulke getallen tegen de stukken voordat het concept rondgaat.
- Het besloten deel. Over de grondaankoop staat alleen dat de commissie in beslotenheid verdergaat, met een apart verslag dat niet openbaar is. Ben stopte de opname voordat de deuren dichtgingen, dus de inhoud kon er niet in komen.
Niets is nabewerkt, dus ook de dubbele "morgen" in de eerste en de vierde afspraak blijft staan. Zoiets haal je eruit bij het nalezen, voordat de commissie het verslag vaststelt.
Wat de wet regelt, en wat de raad zelf afspreekt.
De Gemeentewet zegt wie een commissie instelt, wie er voorzitter is en wat er met een besloten deel gebeurt (artikel 82 en 23). Hoe het verslag van het openbare deel ontstaat, staat niet in de artikelen hieronder: dat valt onder de werkwijze die de raad regelt (artikel 82 lid 1).
| Onderwerp | Wat de Gemeentewet regelt | Wat de raad zelf afspreekt | In het voorbeeld |
|---|---|---|---|
| Instellen | De raad kan raadscommissies instellen en regelt de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze (art. 82 lid 1) | Welke commissies er zijn, bijvoorbeeld in een verordening op de raadscommissies | De commissie Ruimte |
| Voorzitter en leden | Een raadslid is voorzitter; de burgemeester en de wethouders zijn geen lid (art. 82 lid 2 en 4) | Wie voorzitter is | Nora is voorzitter; wethouder Laila zit erbij zonder lid te zijn |
| Openbaarheid | De vergadering is openbaar (art. 23 lid 1, via art. 82 lid 5) | Hoe aanwezigen en publiek horen dat er wordt opgenomen | Ben meldt bij de opening dat de vergadering openbaar is en dat hij opneemt |
| Deuren dicht | Op verzoek van ten minste een vijfde van de leden die de presentielijst tekenden, of als de voorzitter het nodig vindt; daarna beslist de vergadering (art. 23 lid 2 en 3) | Wat er dan met de opname gebeurt | Nora stelt het voor, geen fractie is ertegen, Ben stopt de opname |
| Het besloten deel | Geheimhouding over wat daar ter kennis komt, tot die wordt opgeheven; een afzonderlijk verslag dat niet openbaar is (art. 23 lid 4 en 5) | Wie dat afzonderlijke verslag maakt, en hoe | Het besloten deel staat niet in dit verslag |
| De besluitenlijst | Openbaar op de in de gemeente gebruikelijke wijze, behalve als er geheimhouding geldt (art. 23 lid 6) | Hoe en waar de besluitenlijst verschijnt | De rubriek Besluiten in het verslag |
| De griffier | Staat de raad en de commissies terzijde; de raad stelt in een instructie regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier (art. 107a lid 1 en 2) | Wie het concept maakt en wie het naleest | Ben maakt het concept; de griffie leest elk concept na |
| Het verslag van het openbare deel | Niet geregeld in deze artikelen; het valt onder de werkwijze (art. 82 lid 1) | Of er wordt opgenomen, of AI meeschrijft, wat er met de opname gebeurt en wie het verslag vaststelt | Het presidium maakt er nog een afspraak over (rondvraag) |
Voor zijn eigen vergaderingen stelt de raad een reglement van orde vast (artikel 16). Notuly hoort in de laatste rij: het concept komt van Notuly, en wat de raad afspreekt over opnemen en nalezen, bepaalt hoe de griffie dat concept gebruikt.
Op basis van de Gemeentewet (BWBR0005416, geldend vanaf 1-10-2026), gelezen 10-11-2026. Algemene informatie op basis van de genoemde bronnen, geen juridisch advies.
Wat de raad afspreekt voordat AI meeschrijft.
In het voorbeeld loopt de griffie vooruit: Ben neemt al op terwijl het presidium nog een afspraak moet maken, en Charlie vraagt er in de rondvraag naar. Draai die volgorde om: eerst de afspraak, dan de opname. Zes vragen horen erin; bij elke vraag staat hoe het met Notuly gaat.
- Wie maakt het concept, en wie leest het na? Notuly maakt het concept en stuurt het naar jou en naar de ontvangers die je invult. Laat je die leeg en kies je ‘Verstuur alleen naar jezelf’, dan komt het eerst alleen in de inbox van de griffie en stuur je het daarna zelf door; hoe dat gaat, staat in het verslag eerst nalezen en dan doorsturen.
- Wie stelt het verslag vast? In het voorbeeld de commissie zelf, bij de volgende vergadering. Notuly stelt niets vast: wat het maakt, is een concept.
- Wordt er opgenomen, en wie weet het? Notuly neemt nooit vanzelf op: jij start de opname. Notuly stuurt de andere deelnemers geen melding dat er wordt opgenomen. Vertel het ze zelf, bij de opening, zoals Ben deed.
- Hoe horen insprekers en publiek het? Zet het in de uitnodiging aan insprekers, en zeg het bij de opening ook voor wie thuis meekijkt. Een voorbeeldzin staat in deelnemers vertellen dat je Notuly gebruikt.
- Wat gebeurt er bij een besloten deel? Stop of pauzeer de opname voordat de deuren dichtgaan. Het afzonderlijke verslag van het besloten deel (artikel 23 lid 5) maakt de griffie zelf, zonder Notuly.
- Wat gebeurt er met de opname? Dat vroeg Charlie in de rondvraag. Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Wat de gemeente daarna zelf bewaart van het verslag en de transcriptie, valt onder haar eigen afspraken; wat de griffie verder bij Notuly kan nagaan, staat hieronder.
Het besloten deel: stop de opname voordat de deuren dichtgaan.
Een commissievergadering is openbaar (Gemeentewet artikel 23 lid 1, via artikel 82 lid 5). Gaan de deuren dicht, dan beslist de vergadering daar zelf over (artikel 23 lid 2 en 3). Over wat er dan besproken wordt, geldt geheimhouding, en er komt een afzonderlijk verslag (artikel 23 lid 4 en 5).
Met Notuly zijn er twee routes. Komt het besloten deel aan het eind, zoals in het voorbeeld, dan stop je de opname en beëindig je hem: Notuly maakt het verslag van het openbare deel. Komt het tussendoor, dan pauzeer je: je gesprek loopt door, Notuly luistert even niet, en daarna ga je verder met dezelfde opname. Hoe dat gaat, staat in een opname starten, pauzeren en stoppen.
Wat in het openbare deel over het besloten punt gezegd wordt, staat wel in het verslag. In het voorbeeld is dat één zin: een grondaankoop waarover vertrouwelijke stukken bestaan. Lees die passage na voordat het verslag rondgaat.
| De situatie | Wat je doet met Notuly |
|---|---|
| Het openbare deel, in de raadzaal | Start de opname bij de opening en zeg dat je opneemt. Vanaf ongeveer tien deelnemers of in een grote ruimte adviseren wij een externe microfoon; aan een gewone tafel volstaat de ingebouwde microfoon. |
| Een commissielid of een inspreker doet online mee | Neem op met de desktop-app op de computer waar de meeting draait: die neemt de microfoon en het systeemgeluid allebei op, zonder bot in de meeting (Teams, Zoom of Google Meet opnemen zonder bot). |
| De commissie gaat aan het eind met gesloten deuren verder | Stop en beëindig de opname vóór het besloten deel; de griffie maakt het afzonderlijke verslag zelf. |
| Het besloten deel komt tussendoor | Pauzeer de opname, en hervat hem als de deuren weer opengaan. |
| De raad heeft nog niets afgesproken over opnemen en AI | Neem nog niet op; leg eerst de zes vragen hierboven voor aan het presidium of de raad. |
Wat de griffie bij Notuly kan nagaan.
Bij Notuly draait de hele AI-stap op onze eigen modellen, op servers in Amsterdam, en de data verlaat de EU niet. Audio binnen een minuut na verwerking gewist. Gesprekken zijn geen trainingsdata en geen handelswaar.
Het verslag komt in de inbox van wie opnam, met de transcriptie standaard als .txt-bestand erbij; je kunt hem uitzetten, zie de transcriptie. Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.
Van audio en gespreksinhoud maakt Notuly geen back-ups. Dat staat ook in de verwerkersovereenkomst, het document dat de griffie aan het presidium kan voorleggen.
Notuly herkent tot 32 sprekers, ook in een commissie met een wethouder en een inspreker aan tafel. Of opnemen mag en wat je de aanwezigen vertelt, lees je bij mag ik een gesprek opnemen.
Wanneer Notuly niet past bij een commissievergadering.
Soms neem je beter niet op:
- De raad of het presidium heeft nog geen afspraak gemaakt over opnemen en AI.
- Het deel is besloten. Dat verslag maakt de griffie zelf, zonder opname.
- Je werkt met Starter en de vergadering duurt langer dan een uur: Starter neemt maximaal 60 minuten per gesprek op. Hoe het met de andere plannen zit, staat bij hoe lang een opname mag duren.
Gaat het niet om het verslag maar om de besluitnota die het college naar de raad stuurt, kijk dan bij AI voor de besluitnota van je gemeente.
Een commissievergadering notuleren met AI: zo werkt het met Notuly.
Opnemen.
Start de opname bij de opening, en zeg dat je Notuly gebruikt.
Stoppen.
Stop en beëindig de opname aan het eind van het openbare deel; pauzeer als de deuren tussendoor dichtgaan.
Nalezen.
Binnen tien minuten staat het verslag in je inbox. Lees het na, zet de toezeggingen op de lijst en leg het concept aan de commissie voor.
- Met Starter heb je drie gesprekken gratis per maand, tot 60 minuten per gesprek.
- Met Pro is de opnameduur onbeperkt. Het verslag komt dan ook als Word-bestand, zodat je het concept daarin naleest.
- Met Team maakt de beheerder een eigen sjabloon voor de commissievergadering, in zes stappen in de sjabloonbouwer van het teamportaal, zodat elk verslag dezelfde vorm heeft (een eigen sjabloon maken).
Jij voert het gesprek, Notuly maakt het verslag. Wat het per plan kost, staat bij de prijzen.
Voor wie het regelt: presidium, griffier en gemeente.
Wie de afspraak maakt, is meestal niet degene die het verslag naleest. Drie vragen komen dan op tafel.
Wie beslist of de griffie AI gebruikt?
Dat is een afspraak over de werkwijze, en die regelt de raad (Gemeentewet artikel 82 lid 1). Het presidium kan haar voorbereiden, zoals in het voorbeeld. Leg het presidium de zes vragen van hierboven voor, en neem pas op als de afspraak er is.
Wat regelt de gemeente als organisatie?
De verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie. Met Enterprise log je in met SSO en betaal je op factuur. Wat er in een DPIA voor een AI-notulist als Notuly komt, staat bij een DPIA voor een AI-notulist.
Hoe begin je?
Begin met één commissie, en breid uit als de afspraak staat. Wil je het eerst zien? Boek een demo. Hoe je een AI-notulist in een organisatie invoert, staat bij een AI-notulist invoeren; wat Notuly verder voor gemeenten doet, staat bij Notuly voor gemeenten.