Notuleren in de huisartsenpraktijk: niet het consult, wel alles wat eromheen wordt overlegd.

Een huisartsenpraktijk praat de hele dag. Het grootste deel daarvan is zorg en dat hoeft niemand te notuleren. Maar er blijft een tweede laag over: de momenten waarop de praktijk over zichzelf beslist, of waarop meerdere hulpverleners samen naar één patiënt kijken. Van die momenten wil je achteraf weten wat er is afgesproken en wie het oppakt.

Dat is een ander soort schrijven dan het dossier. Het gaat niet om een classificatie of een werkhypothese, maar om een besluit met een naam en een datum erachter. En het is werk dat nu vrijwel altijd bij één persoon aan tafel ligt, die daardoor half meedoet aan het overleg.

Zone 1: het consult blijft waar het hoort

Het consultverslag heeft zijn eigen grammatica. De NHG-richtlijn ADEPD adviseert om bij elk contact minimaal een SOEP-verslag vast te leggen, waarbij de E in de huisartsenzorg staat voor de evaluatie: de werkhypothese of de diagnose. Daarbij hoort episodegericht registreren, en het vastleggen van een episode-ICPC is verplicht, met de regel dat je de classificatie niet specifieker maakt dan gerechtvaardigd is.

Dat is werk in het HIS, met een codering die meeweegt in het vervolg van de zorg. Notuly maakt dat verslag niet en schrijft niet in het HIS. Wie dat deel wil automatiseren, kijkt naar een medische scribe; dat is een andere categorie software, met andere verplichtingen.

Zone 2: het overleg vastleggen, de conclusie zelf plaatsen

Een multidisciplinair overleg is een overlegmoment, maar het resultaat wordt dossierinformatie. Notuly legt het overleg vast tot een verslag met de besluiten en de actiepunten erin. De stap daarna is uitdrukkelijk van jou: bepalen wat er per patiënt in het dossier hoort, en dat er zelf in zetten. Wat er in zo'n verslag hoort te staan, staat uitgewerkt op het MDO-verslag-format, in zorg en onderwijs.

Zone 3: hier zit Notuly zonder voorbehoud

Het praktijkoverleg, het teamoverleg, het FTO, het HAGRO-overleg, de intervisie, het ketenoverleg en de functionerings- en sollicitatiegesprekken. Geen patiëntbeslissing, geen HIS, geen vraag over medische hulpmiddelen. Dit is gewoon vergaderen, en dat is precies waar Notuly voor gemaakt is.

Software die informatie levert die gebruikt wordt bij beslissingen voor diagnostische of therapeutische doeleinden, valt onder de regelgeving voor medische hulpmiddelen. De MDR plaatst zulke software via bijlage VIII, regel 11 in klasse IIa, wat betekent dat er een aangemelde instantie aan te pas komt. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bevestigde in februari 2025 dat een AI-toepassing een medisch hulpmiddel kan zijn, en dat die toepassingen dan aan die wet- en regelgeving moeten voldoen.

Een consultverslag is precies zulke informatie: het is de basis voor het vervolg van de zorg. Een Zweedse toezichthouder kwam in juli 2026 tot dat oordeel over AI-scribes, met als redenering dat de documentatie die een scribe oplevert wordt gebruikt als basis voor beslissingen in het verdere zorgtraject. Dat plaatst een scribe niet in de laagste risicoklasse.

Daarom houdt Notuly zich buiten het consult. Een verslag van een praktijkoverleg, een teamoverleg of een FTO is geen informatie waarop een individuele diagnose of behandeling wordt gebaseerd. Dat is een keuze over waar ons werk begint en waar het ophoudt. Het is geen oordeel over partijen die het consultverslag wél maken, en het is geen juridisch advies over jouw situatie. Wil je weten hoe deze regels op jouw praktijk uitpakken, leg die vraag dan voor aan je eigen jurist of aan je koepel.

Het HIS-Referentiemodel van het NHG is hierover duidelijk: het is van belang dat de conclusies van een multidisciplinair overleg en de gemaakte afspraken goed terug te vinden zijn in het patiëntendossier. Niet het hele overleg, niet de gespreksweergave, maar de conclusie en de afspraak.

Dat maakt de rolverdeling scherp. Notuly zorgt dat het overleg niet verdampt: er ligt een verslag met de besluiten en de actiepunten erin, met de volledige transcriptie als bijlage als je wilt nalezen wat er precies gezegd is. Jij leest dat na en zet per patiënt in het dossier wat daar hoort.

Voor de dossiervoering zelf blijft de NHG-richtlijn ADEPD de norm, inclusief de afspraken over multidisciplinaire afspraken in het dossier. Het verslag van Notuly is invoer voor die stap, geen vervanging ervan.

• Het NHG · verantwoordelijkheid en controleHet NHG houdt een dynamisch webdossier over AI bij en heeft er bewust geen dichtgetimmerd standpunt van gemaakt. De kern is er niet minder duidelijk om: de huisarts is verantwoordelijk voor het beleid, ook wanneer AI wordt ingezet, en er moet een controle van de tekst plaatsvinden, omdat er fouten in kunnen staan en nuance verloren kan gaan. Het NHG verwijst daarbij naar de AVG, de normen voor informatiebeveiliging in de zorg, de regels voor medische hulpmiddelen en de AI-verordening.
• De LHV · publieke AI en MDR-complianceDe LHV zegt hetzelfde in andere woorden: de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij jou als arts. Zet geen patiëntgegevens in publieke AI-toepassingen, kijk bij beslissingsondersteuning naar MDR-compliance, en let bij gevalideerde tools op de CE-markering.
• De KNMG · toestemming en de opnameDe KNMG legt de nadruk op de opname. Maakt een AI-toepassing een geluidsopname van een gesprek met de patiënt, dan worden er volgens de AVG extra beschermde gegevens verwerkt en is toestemming van de patiënt vereist. En het advies daarna is even praktisch als streng: vernietig de opname zodra er een transcript of verslag van is.

Dat laatste is precies hoe Notuly werkt: de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist, en er is geen archief waarin een gesprek terug te vinden is. Wij zetten daar geen keurmerk tegenover. Wat we wel op tafel leggen zijn de twee dingen die je zelf kunt controleren: wat Notuly wel en niet doet, en waar je gesprek verwerkt wordt. Dat staat hieronder, en op veilig notuleren lees je hoe je een tool daarop toetst.

De cijfers over de werkdruk komen van Nivel (april 2025, 884 huisartsen) en het CBS (november 2025). Het AI-cijfer komt uit LHV-onderzoek van november 2025. In datzelfde bericht schrijft de LHV er iets bij dat wij niet gaan wegpoetsen: tijdswinst is nog beperkt.

Wij houden onze belofte daarom klein en controleerbaar. Het verslag staat binnen tien minuten in je inbox, met de samenvatting, de besluiten en de actiepunten erin, en met de volledige transcriptie als bijlage. Wat dat oplevert is geen percentage, maar iets concreets: niemand hoeft tijdens het overleg mee te schrijven, en niemand hoeft het achteraf te reconstrueren.

Over de vergaderlast in de huisartsenpraktijk bestaan geen betrouwbare landelijke cijfers. Wij noemen ze dan ook niet. Reken op je eigen agenda: tel het aantal overlegmomenten per maand, en de tijd die daarna nog in het verslag gaat zitten.