De AI-samenvatting is bijna net zo lang als het transcript. Welke tool vat echt samen?

In het verslag van Notuly staat de samenvatting bovenaan, los van de bespreking: in het voorbeeld op deze pagina 55 woorden, van een overleg dat uitgeschreven 13.365 woorden telde. Het hele verslag was 2.449 woorden, en met een eigen sjabloon 574. Het woordelijke gesprek komt los mee als transcriptie, dus het verslag hoeft het niet te herhalen.

Ik wil een verslag dat compact is: een lijstje met namen, acties en afspraken. Welke AI maakt dat zo?

Notuly maakt zo’n lijst met een eigen sjabloon dat de beheerder bij Team en Enterprise maakt, met alleen de secties die jullie willen. In het voorbeeld op deze pagina werden dat achttien besluiten en negentien actiepunten, elk met een naam, in 574 woorden. Zonder sjabloon stonden de besluiten en de actiepunten in dit voorbeeld ook apart in het verslag.

De samenvatting van mijn huidige app is te puntsgewijs. Welke tool schrijft het verslag in gewone zinnen?

In het lange voorbeeld op deze pagina schreef Notuly de samenvatting en de bespreking van elk agendapunt in gewone zinnen, en zette alleen de besluiten en de actiepunten los op een rij. Met een eigen sjabloon bepaalt de beheerder bij Team en Enterprise de opmaak en de stijl zelf.

Na een uur vergaderen kreeg ik geen samenvatting, omdat het transcript niet genoeg was. Welke notulist is wel betrouwbaar?

Hoe een notulist met een lang overleg omgaat, zie je aan een echt verslag: van het overleg van 100 minuten op deze pagina maakte Notuly het hele verslag, met de samenvatting, tien agendapunten, vijftien besluiten en twintig actiepunten. Met Pro, Team en Enterprise is de opnameduur onbeperkt; met Starter is een gesprek maximaal 60 minuten.

De AI-samenvatting van mijn spreekuur is meer een transcript dan een samenvatting. Welke tool maakt een kort verslag dat ik na controle in het dossier zet?

Notuly maakt van het spreekuur het verslag en zet het woordelijke gesprek er los bij als transcriptie, zodat het verslag het gesprek niet herhaalt. Wil je het eerst zelf controleren, laat dan de ontvangers leeg en kies ‘Verstuur alleen naar jezelf’; daarna zet je het zelf in het dossier. Een vaste korte vorm voor elk spreekuur maakt de beheerder bij Team en Enterprise in een eigen sjabloon.

Kan ik een lang verslag achteraf korter laten maken?

Nee, bij Notuly niet: na het versturen blijft er niets van het gesprek over waarvan Notuly een nieuw verslag kan maken. Je kort het verslag zelf in, in het Word-bestand bij Pro, Team en Enterprise, of je kiest de korte vorm voor het volgende overleg.

Moet ik een sjabloon kiezen om een kort verslag te krijgen?

Nee, een sjabloon is bij Notuly een optie. Zonder sjabloon maakt Notuly het hele verslag; in het voorbeeld op deze pagina stonden de samenvatting bovenaan en de besluiten en de actiepunten apart, dus wie alleen die drie las, was snel klaar.

Hoeveel woorden heeft een kort verslag?

Daar is geen vaste maat voor. In het voorbeeld op deze pagina telde het korte verslag van Notuly 574 woorden, tegen 2.449 voor het hele verslag en 13.365 voor het uitgeschreven gesprek van een overleg van 100 minuten. Voor dit voorbeeld kreeg het sjabloon een grens van hoogstens 400 mee; met achttien besluiten en negentien actiepunten werd het meer.

Wat is het verschil tussen een kort verslag en een besluitenlijst?

Een kort verslag hoort bij één overleg; een besluitenlijst loopt vaak door over alle vergaderingen, met per punt de stand. Notuly maakt per gesprek het verslag en onthoudt niets over gesprekken heen, dus de doorlopende lijst houd je zelf bij.

Korte notulen met AI: voorbeeld kort en lang

Wat is een beknopt verslag?

Een beknopt verslag bevat alleen wat iemand na het overleg nodig heeft om verder te kunnen: wat er besloten is, wie wat doet en wanneer. De discussie, de cijfers achter een besluit en de mededelingen laat het weg.

Kort betekent dus niet: hetzelfde, in minder woorden. Een samenvatting die elke spreker een zin geeft, is korter dan het gesprek, maar nog steeds een verslag van de discussie. Beknopt is een andere keuze: alleen de uitkomst, vaak in telegramstijl, één regel per besluit of actiepunt.

Nora, office manager bij een adviesbureau, kent het verschil. De directeur wil na het MT alleen weten wat er besloten is, en de AI-samenvatting die zij krijgt, is drie schermen lang.

In het voorbeeld hieronder zette Notuly de besluiten en de actiepunten al los op een rij, ook in de lange vorm. De vraag is wat er verder nog in moet. Hoe je een verslag van begin tot eind opzet, staat bij notuleren en bij een verslag maken.

Hetzelfde overleg van 100 minuten in twee vormen: wat erin staat
Onderdeel	Kort, met een eigen sjabloon	Uitgebreid, in de vorm Automatisch
Samenvatting	nee	ja, 55 woorden
Deelnemers	nee	ja, met hun rol
Bespreking per agendapunt	nee	ja, tien agendapunten
Besluiten	18 regels	15, met de reden erbij
Actiepunten	19 regels, met wie en wanneer	20, met wie en wanneer
Wat nog openstaat	nee	ja, vijf punten
Lengte	574 woorden	2.449 woorden
Leestijd, bij 230 woorden per minuut	ongeveer 2,5 minuut	ongeveer 11 minuten

Hoe die twee verslagen eruitzien, staat hieronder, woord voor woord.

Wat het korte verslag weglaat, en wat dat kost.

Het korte verslag houdt alle besluiten en bijna alle actiepunten, en laat de rest weg, zoals het sjabloon vraagt. Leg je het naast het lange verslag, dan ontbreekt dit:

de samenvatting en de deelnemers;
de cijfers achter de besluiten, zoals het tekort van 1,1 miljoen euro over januari tot en met september, en waarom de prognose van 1,8 naar 1,6 miljoen ging;
de afweging bij De Vlasakker: de huur van 41.000 euro per maand en de 46 mensen op de wachtlijst, de redenen om niet tot 1 juni te wachten;
de mededelingen en de rondvraag;
het hele blok Openstaand, met de informatie over De Vlasakker die vóór eind oktober op de website moet.

Dat laatste is de prijs van kort. Niemand in het overleg nam die websitetekst op zich, en een besluitenlijst noteert alleen wie wat doet. Een taak zonder eigenaar heeft geen wie, dus valt hij eruit.

In het lange verslag staat hij in de samenvatting en bij Openstaand; in het korte verslag van Notuly staat hij nergens.

Wat er niet klopt.

Niets is nabewerkt, dus de fouten staan er ook:

Het sjabloon vroeg hoogstens 400 woorden. Het korte verslag telt er 574 (559 zonder de koppen en de slotregel), en de regel over De Vlasakker heeft 26 woorden, waar 25 de grens was. Met achttien besluiten en negentien actiepunten, één regel per punt, kwam het boven de grens uit.
Eén actiepunt staat er krom in: “Monique draagt Hans voor om deze week de voorzitter van de raad van toezicht te bellen”. In het overleg legt Monique het bij Hans neer en belt Hans zelf; het lange verslag zet het als actiepunt van Hans.
Het korte verslag mist het actiepunt van Fatima, een kwartaaloverzicht van de kwaliteitsindicatoren per locatie. Het besluit staat erin, maar niet wie het overzicht maakt.
Het lange verslag heeft tikfouten: twee keer “jaargrognose”, “drie maalen”, “niet besproken-beslecht”, “op na 6 procent” en “tegenwees”.

Op de lastige plekken klopt het korte verslag van Notuly wel. De prognose is 1,6 miljoen en niet de eerst genoemde 1,8, het uitstel naar 1 juni is als niet overgenomen genoteerd, en de teamleiders horen de cijfers pas op 5 november. De open dag staat als besluit voor januari, niet als afspraak.

Wanneer is kort genoeg, en wanneer heb je het hele verslag nodig?

Kort is genoeg als iedereen die het leest erbij was. Het hele verslag heb je nodig voor wie er niet bij was, of voor wie later wil weten waarom.

Het team was erbij en wil alleen weten wie wat doet.

Dit is het vaste overleg, elke week of elke twee weken, met dezelfde mensen aan tafel. Een eigen sjabloon met alleen de besluiten en de actiepunten maakt elk verslag van Notuly in dezelfde korte vorm. Lees wel na of elk open punt een eigenaar heeft: in het voorbeeld viel een punt zonder eigenaar uit die vorm weg.

Iemand die er niet bij was, moet het kunnen volgen.

In het voorbeeld zat de bestuurder, Hans, op een congres, maar hij tekent wel het verbeterplan en belt de raad van toezicht. Voor hem is de lijst te kaal: hij moet weten waarom de prognose 1,6 miljoen is. Het hele verslag van Notuly geeft hem dat, met de afweging per agendapunt.

De reden van een besluit moet later terug te vinden zijn.

Een raad van toezicht, een ondernemingsraad of een inspectie vraagt over een halfjaar waarom iets besloten is. Een besluit in telegramstijl zegt wat, niet waarom. In het lange verslag van Notuly staat de reden bij het besluit: de zzp’ers stoppen “vanwege handhaving op schijnzelfstandigheid en het risico op naheffingen”.

Je wilt één lijst over alle vergaderingen heen.

Een doorlopende besluitenlijst houdt per punt de stand bij, overleg na overleg. Notuly maakt per gesprek het verslag en neemt niets mee naar het volgende gesprek. De besluiten en de actiepunten uit elk verslag zet je zelf in die lijst; hoe je hem opzet, staat bij de actie- en besluitenlijst.

Welke vorm past bij welk overleg.

De vorm volgt uit wie het verslag leest, niet uit hoe lang het overleg duurde. In vijf van de zes situaties past een vorm of een plan van Notuly; in de laatste houd je zelf een lijst bij.

Welke vorm van het verslag past, per situatie
Situatie	Wat past	Waarom
Vast overleg, iedereen was erbij	Het korte verslag, met een eigen sjabloon (Team of Enterprise)	Elke keer alleen de besluiten en de actiepunten, in dezelfde vorm.
Je wilt snel lezen, maar de reden moet erin staan	Het hele verslag in de vorm Automatisch	In het voorbeeld stond een samenvatting van 55 woorden bovenaan, met de besluiten en de actiepunten apart eronder.
Een deelnemer of de bestuurder was er niet bij	Het hele verslag	De afweging en de cijfers per agendapunt staan erin.
Een spreekuur of klantgesprek voor het dossier	Het verslag, met de transcriptie los erbij	Het woordelijke gesprek komt mee als .txt-bestand, dus het verslag hoeft het niet te herhalen. Een voorbeeld staat bij de SOAP-rapportage.
Een overleg dat langer duurt dan een uur	Pro, Team of Enterprise, niet Starter	Met Starter is een gesprek maximaal 60 minuten; met Pro is de opnameduur onbeperkt. Zie de maximale duur.
Eén lijst die over alle vergaderingen doorloopt	Een besluitenlijst die iemand bijhoudt	Notuly onthoudt niets over gesprekken heen: elk verslag staat op zichzelf.

De bedragen staan op de prijzenpagina.

Zo maak je het verslag elke keer kort.

Bij Notuly houd je het verslag van hetzelfde overleg elke keer kort met een eigen sjabloon. Bij Team en Enterprise maakt de beheerder dat in de sjabloonbouwer van het teamportaal, in zes stappen: de naam, het gesprek, de opbouw, de stijl, de taal en de zichtbaarheid. Na elke keuze beweegt een voorbeeldverslag mee, dus je ziet meteen wat het verslag wordt.

In een eigen sjabloon bepaalt de beheerder de secties en de koppen, de opmaak, de stijl en de lengte: beknopt, normaal of uitgebreid. Eigen afkortingen en termen geeft hij mee, zodat “MT” en “ECD” er goed in komen. Met sub-teams wijst hij het sjabloon toe aan een groep, bijvoorbeeld alleen het managementteam; standaard ziet iedereen in de organisatie het.

Met Pro kies je uit de standaardsjablonen van Notuly, maar een eigen korte vorm maak je daarmee niet. Starter heeft geen sjabloonkeuze. Laat je de keuze open, dan herkent Notuly zelf wat voor gesprek het was en maakt het verslag in de vorm die daarbij past, zoals het lange voorbeeld hierboven.

Een sjabloon blijft een optie: niemand hoeft bij een gesprek iets te kiezen. Hoe een eigen sjabloon ook het Word-bestand in jullie huisstijl zet, staat bij het verslag in Word. De stappen staan in de hulp bij een eigen sjabloon maken, een sjabloon kiezen en de standaardsjablonen.

Wat een kort verslag niet doet.

Een kort verslag is een keuze vooraf, geen schaar achteraf. Drie dingen doet het bij Notuly niet:

Een lang verslag achteraf laten inkorten kan niet. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter: geen opname, geen transcriptie, geen verslag. Wat te lang is, kort je zelf in het Word-bestand in, bij Pro, Team en Enterprise.
Het maakt een taak zonder eigenaar niet zichtbaar. Hoort die in het verslag, geef hem in het overleg een naam, of lees het hele verslag.
Het houdt geen lijst bij over vergaderingen heen. Elk verslag staat op zichzelf.

Zo komt het korte verslag in je inbox.

Terug naar Nora. Het MT van haar bureau vergadert elke twee weken anderhalf uur, en vroeger kortte zij de AI-samenvatting na afloop zelf in tot een lijstje voor de directeur.

Nu heeft Nora als beheerder één keer het sjabloon MT-besluitenlijst gemaakt. De voorzitter start de opname in de app en kiest dat sjabloon.

Binnen tien minuten staat het verslag in de inbox van het MT: alleen de besluiten en de actiepunten, elk met een naam. De transcriptie komt standaard mee als .txt-bestand, dus wie wil nalezen wat er precies gezegd is, heeft het woordelijke gesprek.

Notuly werkt zo bij elk gesprek, fysiek, hybride en online, in de app voor macOS, Windows, iOS en Android. Jij bepaalt wie het verslag krijgt.

Je inbox is je archief. Bij Notuly blijft niets achter.

Download de app

Voor macOS, Windows, iOS en Android

Gratis beginnen kan met Starter: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens, tot 60 minuten per gesprek. Pro heeft onbeperkt gesprekken en een onbeperkte opnameduur, en je kiest uit de standaardsjablonen; de prijs is inclusief btw.

Een eigen sjabloon maakt de beheerder bij Team en Enterprise. Team begint vanaf 2 licenties, met één factuur en een prijs per licentie, exclusief btw; je kunt Team veertien dagen gratis proberen. Enterprise is er vanaf 50 licenties, op maat.

Voor wie de licenties regelt.

Wat kost een kort verslag?

Een kort verslag in een eigen vorm vraagt een eigen sjabloon, en dat hoort bij Team en Enterprise. De beheerder maakt het één keer; daarna kiest iedereen in het team dat sjabloon, zonder extra werk per overleg. De bedragen per licentie staan op de prijzenpagina, en de verwerkersovereenkomst is beschikbaar vanaf een Team-licentie.

Wat is het risico?

Het risico van kort zag je hierboven: een taak zonder eigenaar valt weg. Spreek daarom af dat de voorzitter elk open punt een naam geeft, of laat een afwezige het hele verslag lezen. Wil je eerst zien hoe jullie eigen overleg kort uitvalt, boek dan een demo.

Probeer Notuly gratis Boek een demo

Drie gesprekken gratisZonder betaalgegevens

Hoe krijg je een kort verslag met AI?

Wat is een beknopt verslag?

Hetzelfde overleg van 100 minuten, kort en uitgebreid.

Besluiten

Actiepunten

Samenvatting

Deelnemers

Agendapunten

1. Mededelingen

2. Kwartaalcijfers

3. Personeel en inhuur

4. Inspectierapport

5. ECD

6. De Vlasakker

7. Kwaliteitsindicatoren

8. OR en roosters

9. Communicatieplan

10. Rondvraag

Besluiten

Afspraken

Openstaand