De AI-notulist voor de accountantspraktijk.

Als deelnemer aan het gesprek mag je het in beginsel opnemen. Voor zakelijk gebruik onder de AVG heb je wel een grondslag en een duidelijk doel nodig, en moet je transparant zijn: vertel de andere deelnemers dat Notuly meeschrijft en waarom. In de praktijk is dat één zin aan het begin. De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist; je houdt het verslag, niet de opname.

Nee. Notuly maakt het verslag van je gesprek, met daarin de samenvatting, de besluiten en de actiepunten. Dat is werkmateriaal dat je zelf in je dossier verwerkt. De documentatie-eisen uit de NBA-standaarden (zoals Standaard 4410 voor samenstellen en Standaard 230 voor controle) en de Wwft-bewaarplicht blijven jouw verantwoordelijkheid, in je eigen administratie.

Dat hangt af van het soort opdracht. Bij een samenstellingsopdracht vraagt Standaard 4410 om significante aangelegenheden die zich tijdens de opdracht voordoen en hoe je daarmee bent omgegaan, plus de aansluiting van de samengestelde informatie op de onderliggende vastleggingen. Bij een controle vraagt Standaard 230 dat je dossier inzicht geeft in aard, timing en omvang van de werkzaamheden, de uitkomsten en de significante aangelegenheden met conclusies. Een goed gespreksverslag helpt je die punten compleet vast te leggen.

Onder de Wwft leg je de gegevens en documenten uit het cliëntenonderzoek op toegankelijke wijze vast en bewaar je ze vijf jaar, gerekend vanaf het einde van de zakelijke relatie of vanaf de betreffende transactie (artikel 33 Wwft). Die bewaarplicht ligt bij jou, in je eigen administratie. Notuly bewaart geen klantdossier en wist de opname binnen een minuut na verwerking.

Ja. Accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Het toezicht ligt bij het Bureau Financieel Toezicht (BFT). Je bent onder meer verplicht cliëntenonderzoek te doen, risico's te beoordelen, gegevens vast te leggen en ongebruikelijke transacties te melden.

Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers, in Amsterdam; je data verlaat de EU niet. De AI-stap draait op Notuly's eigen model, zelf gehost in de EU. De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist en er is geen archief: je verslag staat in je mailbox, niet bij ons. Je gesprekken zijn geen trainingsdata, en dat staat in de verwerkersovereenkomst die beschikbaar is vanaf een Team-licentie.

Ja. Notuly is er voor fysieke, hybride en online gesprekken. Aan tafel start je de opname; voor Teams, Zoom of Google Meet notuleert de desktop-app mee, zonder bot in je meeting. Binnen tien minuten na het gesprek staat het verslag in je mail.

Het verslag, met daarin de samenvatting van de besproken punten, de besluiten en de actiepunten. Wil je het woordelijke gesprek erbij, dan komt de transcriptie als .txt-bestand mee. Het verslag is klaar om in je eigen dossier of klantsysteem te verwerken en je kunt het delen met de klant, zodat jullie van dezelfde afspraken uitgaan. Het is een net startpunt voor je dossier, geen kant-en-klaar accountantsdossier.

Nee. Algemene AI-tools verwerken je gesprek vaak buiten de EU en kunnen het gebruiken om hun modellen te trainen. Bij vertrouwelijke financiële gesprekken wil je dat niet. Notuly draait op een eigen AI-model op eigen servers in Amsterdam, traint nooit op je klantdata en wist de opname binnen een minuut na verwerking. Wat jij zegt, blijft van jou.