Starter
Gratis
Voor jezelf, om te proberen
- 3 meetings per maand
- 60 minuten per opname
- AI-samenvatting & actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, zero retention
Essentiële cookies alleen. Geen tracking.
Voor mediators
Mag je iets vastleggen bij een proces dat per definitie geheim is? Ja, mits je het goed doet. Per fase wat is afgesproken, met de vertrouwelijkheid technisch en procedureel geborgd.
Kort antwoord
Algemene informatie, geen juridisch advies. Bronnen en datum onderaan.
De fasen
Mediation verloopt doorgaans in vier fasen, van intake tot vaststellingsovereenkomst. Per fase verschilt wat je vastlegt, en wat de vertrouwelijkheid daarbij betekent. Die laatste kolom is de rode draad.
Wat gebeurt er
De mediator legt uit hoe het werkt en brengt de geschilpunten in kaart. Partijen voelen of het klikt.
Wat leg je vast
Nog geen inhoudelijke verslaglegging; hooguit praktische afspraken over het traject.
De vertrouwelijkheid
De vertrouwelijkheid is nog niet formeel afgesproken. Houd het daarom licht en bewaar het inhoudelijke voor later.
Wat gebeurt er
Partijen en mediator tekenen de mediationovereenkomst. Hierin staat onder meer de geheimhouding. De mediation begint.
Wat leg je vast
De overeenkomst zelf; vanaf hier ligt het kader voor wat je per sessie vastlegt.
De vertrouwelijkheid
Dit is het moment waarop iedereen zich aan de vertrouwelijkheid bindt. Die geldt ook na afloop van de mediation.
Wat gebeurt er
Partijen vertellen hun kant, zoeken naar oplossingen en onderhandelen. Elk vervolggesprek begint met een terugblik.
Wat leg je vast
Per bijeenkomst een beknopt procesverslag: afspraken, kernpunten en vervolgacties. Geen woordelijk verslag.
De vertrouwelijkheid
Ook deze tussentijdse verslagen vallen onder de geheimhouding. Waar je ze opslaat doet er dus wezenlijk toe.
Wat gebeurt er
De bereikte afspraken worden bindend vastgelegd. Hiermee sluiten partijen het geschil of de onzekerheid af.
Wat leg je vast
De vaststellingsovereenkomst (art. 7:900 BW): het eind-document dat rechten en plichten schept.
De vertrouwelijkheid
Wat partijen naar buiten brengen, is de uitkomst. Het proces erachter blijft binnen de afgesproken kring.
Het procesmodel volgt de lijn die het MFN-register beschrijft. Hoeveel sessies fase drie kost, verschilt per conflict; vaak zijn het er drie tot vijf.
De geheimhouding
De vertrouwelijkheid van mediation gaat verder dan gewoon discreet zijn. En dat heeft directe gevolgen voor hoe en waar je vastlegt.
De geheimhouding staat in de mediationovereenkomst en is gekoppeld aan het MfN-Mediationreglement. Ze strekt zich uit tot de inhoud van de gesprekken, de ingenomen standpunten, de onderhandelingen en de gedeelde stukken. De mediator ziet er bovendien op toe dat alle betrokkenen die vertrouwelijkheid respecteren.
Partijen en mediator kunnen daarnaast afspreken dat wat in de mediation is gedeeld niet als bewijs in een latere procedure wordt ingebracht, en dat de mediator niet als getuige wordt gehoord. Dat heet een bewijsovereenkomst. Het geeft partijen de ruimte om open te praten zonder dat het zich later tegen ze keert.
De conclusie voor jou: alles wat je vastlegt, inclusief verslagen en aantekeningen, valt binnen die kring. De plek waar het wordt opgeslagen en verwerkt doet er dus wezenlijk toe.
Een tussentijds verslag dat ergens in een Amerikaanse cloud belandt, of dat als trainingsdata wordt gebruikt, verlaat die kring. Daarmee is de vraag niet langer of je mag vastleggen, maar waarmee. Daarover gaat de rest van deze pagina.
Twee documenten
In de zoekvraag lopen deze twee vaak door elkaar. Het zijn verschillende documenten, met een verschillend doel en een verschillende juridische status.
| Kenmerk | Procesverslag (tussentijds) | Vaststellingsovereenkomst |
|---|---|---|
| Doel | De voortgang bewaken: afspraken, kernpunten, huiswerk | De bereikte afspraken bindend vastleggen |
| Moment | Per sessie, tussentijds | Aan het eind van het traject |
| Juridische status | Geen wettelijke vormplicht; partijen bepalen zelf of en hoe | Bindend op grond van art. 7:900 BW |
| Valt onder geheimhouding | Ja, het tussentijdse verslag valt eronder | De afspraken erin zijn juist bedoeld om te gelden |
Voor het tussentijdse verslag bestaat geen wettelijke vormplicht. Partijen bepalen zelf of en hoe ze de tussenresultaten vastleggen. Dat is precies waar een goed gestructureerd verslag tijd bespaart: van een ruwe sessie naar een helder concept dat richting de vaststellingsovereenkomst werkt.
Meer over het gespreksverslagEerlijk antwoord
Niet elk gesprek vraagt om een hulpmiddel, en het hoort er nooit zomaar bij te zijn. Hier is wanneer het helpt, en wanneer je het beter laat.
Wanneer het helpt
Wanneer je het beknopte procesverslag sneller op papier wilt, zodat je volledige aandacht houdt voor wat er aan tafel gebeurt. Niet half meetypen, maar luisteren en doorvragen, en het verslag achteraf nakijken.
Wanneer je terughoudend bent
Bij hoog-gevoelige of geëscaleerde sessies kan handmatig vastleggen passender zijn. En je legt nooit iets vast zonder dat alle deelnemers dat weten en ermee instemmen. Twijfel je, doe het dan met de hand.
De beroepsgroep voor psychologen, de LVVP, gaf hier een heldere lijn voor die zich goed naar mediation laat vertalen. Vraag bij elke sessie toestemming en leg die toestemming vast. Controleer en corrigeer een automatisch verslag altijd zelf voordat je het gebruikt. En blijf zelf verantwoordelijk voor de inhoud; de tool levert een concept, jij maakt het af.
De voorwaarde die alles draagt: het hulpmiddel mag de vertrouwelijkheid niet doorbreken. Geen opslag buiten de EU, geen training op de inhoud, geen blijvend archief.
Wanneer mag je een gesprek opnemenDe invulling
De voorwaarden van hierboven zijn precies hoe Notuly is gebouwd. Telefoon op tafel, de sessie wordt verwerkt tot een gestructureerde samenvatting met afspraken en vervolgacties, en de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Geen doorzoekbaar archief.
De volledige verwerking gebeurt in Nederland, op servers in Amsterdam. De data verlaat de EU niet en er wordt niet getraind op de inhoud. Een verwerkersovereenkomst is standaard beschikbaar.
Kenmerk gekoppeld aan de eis
Geen blijvend archief
Sluit aan op de geheimhoudingsplicht
Verwerkt in Nederland (servers in Amsterdam)
De zorg om vertrouwelijke stukken
Geen training op de inhoud
De inhoud is geen handelswaar
Verwerkersovereenkomst standaard
De afspraken zwart-op-wit
De kring die in de mediationovereenkomst is afgesproken, blijft ook de kring waarin de verwerking zich afspeelt. Dat is geen belofte op een sticker, maar hoe het technisch is ingericht.
De kern
Mediation werkt omdat partijen weten dat wat ze zeggen binnen de kamer blijft. Een procesverslag dat die kring respecteert, helpt het traject vooruit. Een hulpmiddel dat de kring oprekt, ondermijnt juist waar mediation op rust.
De vraag is niet of je vastlegt, maar of het binnen de kring blijft. Bij Notuly wel: wat partijen delen, blijft tussen de partijen.
In de praktijk
Een handvol stappen om vastleggen netjes in je traject te passen, met de vertrouwelijkheid voorop.
Vertel dat en hoe je vastlegt en vraag instemming. Leg die toestemming vast. Wil iemand het niet, dan doe je het met de hand.
Het beknopte procesverslag is je opening voor het volgende gesprek: helder waar partijen staan, zonder discussie over wat er vorige keer is gezegd.
Lees na, corrigeer en vul aan. De tool levert een concept; jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud.
De tussentijdse verslagen vormen samen de lijn naar het eind-document waarin de afspraken bindend worden vastgelegd.
Ja, mits alle deelnemers het weten en ermee instemmen. In Nederland mag je een gesprek waaraan je zelf deelneemt opnemen, maar bij mediation geldt bovendien een strikte vertrouwelijkheid: je legt niets vast zonder dat de andere partij en de mediator dat weten en goedkeuren. Vraag de toestemming aan het begin van de sessie en leg die vast. Gebruik alleen een hulpmiddel dat de vertrouwelijkheid borgt, dus zonder opslag buiten de EU en zonder blijvend archief.
Vrijwel alles: de inhoud van de gesprekken, de ingenomen standpunten, de onderhandelingen en de gedeelde stukken. Ook de tussentijdse verslagen vallen eronder. Partijen en mediator kunnen daarnaast afspreken dat wat in de mediation is gedeeld niet als bewijs in een procedure wordt gebruikt en dat de mediator niet als getuige wordt gehoord. De geheimhouding wordt vastgelegd in de mediationovereenkomst en blijft ook na afloop van de mediation gelden.
Meestal geen woordelijk verslag. Mediators leggen doorgaans alleen vast wat nodig is voor de voortgang: de gemaakte afspraken, de kernpunten en de vervolgacties. Dit beknopte procesverslag dient als terugblik aan het begin van het volgende gesprek. Een woordelijk transcript wordt vaak bewust vermeden omdat het afleidt, tot nieuwe discussies leidt en juridisch weinig toevoegt. Het tussentijdse verslag valt zelf ook onder de geheimhouding.
Mediation verloopt doorgaans in een aantal fasen: een intake of kennismaking waarin de mediator uitlegt hoe het werkt en de geschilpunten in kaart brengt, het tekenen van de mediationovereenkomst waarin onder meer de geheimhouding wordt afgesproken, de gezamenlijke sessies waarin partijen hun kant van het conflict vertellen en naar oplossingen toewerken, en tot slot de vaststellingsovereenkomst waarin de bereikte afspraken bindend worden vastgelegd.
Een vaststellingsovereenkomst is het document waarin de afspraken uit de mediation worden vastgelegd. Op grond van artikel 7:900 BW binden partijen zich daarmee aan een vaststelling van wat tussen hen geldt, ter beëindiging of voorkoming van onzekerheid of geschil. De overeenkomst is bindend en schept rechten en plichten waaraan beide partijen zich moeten houden, ook als de afspraak afwijkt van de eerder bestaande juridische situatie.
Dat verschilt per situatie. Veel mediationtrajecten bestaan uit ongeveer drie tot vijf bijeenkomsten, met uitschieters naar boven en beneden. Elke sessie begint vaak met een korte terugblik op het verslag van de vorige keer, zodat helder is of partijen nog op hetzelfde punt staan. Het aantal sessies hangt af van de complexiteit van het conflict en hoe constructief partijen het gesprek aangaan.
Ja. Ook de tussentijdse verslagen vallen onder de geheimhouding van de mediation. Een werkgever mag bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict het tussentijdse verslag niet zomaar in het personeelsdossier van de werknemer opnemen. Daarom is het belangrijk dat verslagen worden opgeslagen en verwerkt op een plek die de vertrouwelijkheid respecteert, zonder dat de gegevens buiten de afgesproken kring belanden.
Vraag bij elke sessie toestemming aan de deelnemers en leg die toestemming vast. Controleer en corrigeer een automatisch gegenereerd verslag altijd zelf voordat je het gebruikt, want je blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud. Kies een tool die geen data buiten de EU opslaat, niet traint op de inhoud en geen blijvend archief aanlegt. Bij hoog-gevoelige sessies kan handmatig vastleggen passender zijn.
Nee. Notuly verwerkt de sessie tot een gestructureerde samenvatting met afspraken en vervolgacties en wist de audio binnen een minuut na verwerking. Er is geen doorzoekbaar archief. De verwerking gebeurt in Nederland, op servers in Amsterdam, de data verlaat de EU niet en er wordt niet getraind op de inhoud. Een verwerkersovereenkomst is standaard beschikbaar, zodat het vastleggen aansluit op de vertrouwelijkheid die mediation vereist.
Lees ook
Mag ik een gesprek opnemen
Wanneer het mag en hoe je toestemming vastlegt.
Voor advocaten
Vertrouwelijke gesprekken vastleggen in de juridische praktijk.
Veilig notuleren
Waar de data staat en wat ermee gebeurt.
Gespreksverslag
Van gesprek naar een gestructureerd verslag.
Notulen uitwerken
Van ruwe sessie naar een helder concept.
AI zonder data naar de VS
Hoe de verwerking binnen Nederland blijft.
Begin gratis. Telefoon op tafel, een gestructureerd procesverslag in je mail, en de audio binnen een minuut na verwerking gewist. Niets verlaat de kring.
Bronnen
Algemene informatie, geen juridisch advies. Het MfN-Mediationreglement en de Gedragsregels zijn leidend; controleer de actuele versie voor je eigen praktijk.
Laatst bijgewerkt: juni 2026