Vertrouwelijk vastleggen bij mediation.

Ja, mits alle deelnemers het weten en ermee instemmen. In Nederland mag je een gesprek waaraan je zelf deelneemt opnemen, maar bij mediation geldt bovendien een strikte vertrouwelijkheid: je legt niets vast zonder dat de andere partij en de mediator dat goedkeuren. Vraag de toestemming aan het begin van het gesprek en leg die vast. Kies bovendien een hulpmiddel dat de vertrouwelijkheid borgt: geen opslag buiten de EU en geen archief.

Vrijwel alles: de inhoud van de gesprekken, de ingenomen standpunten, de onderhandelingen en de gedeelde stukken. Ook de tussentijdse verslagen vallen eronder. Partijen en mediator kunnen daarnaast afspreken dat wat in de mediation is gedeeld niet als bewijs in een procedure wordt gebruikt en dat de mediator niet als getuige wordt gehoord. De geheimhouding staat in de mediationovereenkomst en blijft ook na afloop van de mediation gelden.

Meestal geen woordelijk verslag. Mediators leggen doorgaans alleen vast wat nodig is voor de voortgang: de gemaakte afspraken, de kernpunten en de vervolgacties. Dat beknopte procesverslag dient als terugblik aan het begin van het volgende gesprek. Een woordelijke uitwerking wordt vaak bewust vermeden omdat die afleidt en tot nieuwe discussies leidt. Het tussentijdse verslag valt zelf ook onder de geheimhouding.

Mediation verloopt doorgaans in vier fasen: een intake of kennismaking waarin de mediator uitlegt hoe het werkt en de geschilpunten in kaart brengt, het tekenen van de mediationovereenkomst waarin onder meer de geheimhouding wordt afgesproken, de gezamenlijke gesprekken waarin partijen hun kant vertellen en naar oplossingen toewerken, en tot slot de vaststellingsovereenkomst waarin de bereikte afspraken bindend worden vastgelegd.

Een vaststellingsovereenkomst is het document waarin de afspraken uit de mediation worden vastgelegd. Op grond van artikel 7:900 BW binden partijen zich daarmee aan een vaststelling van wat tussen hen geldt, ter beëindiging of voorkoming van onzekerheid of geschil. De overeenkomst is bindend en schept rechten en plichten waaraan beide partijen zich moeten houden, ook als de afspraak afwijkt van de eerder bestaande juridische situatie.

Dat verschilt per situatie. Veel mediationtrajecten bestaan uit ongeveer drie tot vijf bijeenkomsten, met uitschieters naar boven en beneden. Elke bijeenkomst begint vaak met een korte terugblik op het verslag van de vorige keer, zodat helder is waar partijen staan. Het aantal hangt af van de complexiteit van het conflict en hoe constructief partijen het gesprek aangaan.

Ja. Ook de tussentijdse verslagen vallen onder de geheimhouding van de mediation. Een werkgever mag bij een arbeidsconflict het tussentijdse verslag bijvoorbeeld niet zomaar in het personeelsdossier van de werknemer opnemen. Daarom doet de plek waar verslagen worden opgeslagen en verwerkt er wezenlijk toe: de gegevens mogen niet buiten de afgesproken kring belanden.

Vraag bij elk gesprek toestemming aan de deelnemers en leg die toestemming vast. Controleer en corrigeer het verslag altijd zelf voordat je het gebruikt; je blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud. Kies een AI-notulist die geen data buiten de EU opslaat, niet traint op de inhoud en geen archief aanlegt. Bij hoog-gevoelige gesprekken kan handmatig vastleggen passender zijn.

Nee. Notuly maakt van het gesprek het verslag, met de afspraken en de vervolgacties erin, en wist de audio binnen een minuut na verwerking. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter: geen opname, geen archief. Alle verwerking verloopt via Nederlandse servers in Amsterdam, data verlaat de EU niet en je gesprekken zijn geen trainingsdata. Een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) is beschikbaar vanaf een Team-licentie.